પ્રોજેક્ટની સંચાર યોજના કેવી રીતે બનાવવી?

તમારા પ્રોજેક્ટ્સ માટે સંચાર યોજનાઓ મહત્વપૂર્ણ છે. અસરકારક સંચાર, આંતરિક અને બાહ્ય બંને, છે પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે જરૂરી. હિસ્સેદારો કોણ છે, તેમજ તેમના સુધી ક્યારે અને કેવી રીતે પહોંચવું તેની રૂપરેખા આપતો પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન હોવો જરૂરી છે. જો કે, એક સારા કર્યા વાતચીત વ્યૂહરચના તમારા માટે ખૂબ ઉપયોગી થઈ શકે છે. આ લેખ આવરી લે છે:

• પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજનાઓના ફાયદા
• સંચાર યોજનામાં શું શામેલ કરવું
• સંચાર યોજના કેવી રીતે લખવી
• અને સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન સંચાર યોજનાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

પરંતુ શરૂ કરતા પહેલા, હું તમને આ પ્રીમિયમ તાલીમ વિશે જણાવવા માંગુ છું જેણે મને વ્યક્તિગત રીતે મારી સાઇટ્સ પર મારા રૂપાંતરણ દર વધારવાની મંજૂરી આપી છે. બસ અહીં ક્લિક કરો, તે એક સંલગ્ન લિંક છે.

પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજનાઓના લાભો

તેમના મૂળમાં, પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજનાઓ અસરકારક સંચારની સુવિધા આપે છે. તેઓ તમારા પ્રોજેક્ટને સરળતાથી ચાલશે અને તમને પ્રોજેક્ટની નિષ્ફળતા ટાળવામાં મદદ કરશે. અન્ય મુખ્ય લાભોમાં અપેક્ષાઓનું નિર્ધારણ અને સંચાલન, બહેતર હિતધારકનું સંચાલન અને પ્રોજેક્ટ આયોજન પ્રક્રિયામાં સહાયતાનો સમાવેશ થાય છે.

અપેક્ષાઓ સેટ કરો અને મેનેજ કરો

પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન્સ એ બે-માર્ગી શેરી છે. પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગની જેમ, અપેક્ષાઓ સેટ કરવાની જરૂર છે અને પ્રોજેક્ટ ટીમ અને ક્લાયન્ટ હિતધારકોએ સંચારને સરળ રીતે આગળ વધારવા માટે જવાબદારી લેવાની જરૂર છે.

જ્યારે કોઈ પ્રોજેક્ટ કોઈ પ્રોજેક્ટ પ્લાન વિના શરૂ થતો નથી, ત્યારે પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાનની ચર્ચા એટલી સહેલાઈથી થતી નથી, પરંતુ તે હોવી જોઈએ.

ક્લાયન્ટને પ્રોજેક્ટ પ્રક્રિયાની શરૂઆતમાં શું અપેક્ષા રાખવી તે જણાવીને, તમે પ્રોજેક્ટ દરખાસ્ત પ્રક્રિયાથી શરૂ કરીને, સમગ્ર પ્રોજેક્ટ માટે ટોન સેટ કરો છો.

તમને તેમની પાસેથી શું જોઈએ છે તે અગાઉથી જાણવું તેમના માટે પણ મદદરૂપ છે જેથી જ્યારે સમય આવે ત્યારે તેઓ તૈયાર થઈ શકે.

હિતધારક અને ગ્રાહક વ્યવસ્થાપન

સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન, ધ્યેયો અને સીમાચિહ્નો માટે સંરેખણ વિશે સફળ સંચાર, અને પ્રોજેક્ટમાં બદલાવની સાથે અનુગામી પુનઃસંરેખણ, પ્રોજેક્ટની સ્થિતિ પર હિસ્સેદારોની ખરીદી અને પારદર્શિતા માટે જરૂરી છે.

ક્લાયન્ટ સાથે સારા સંબંધ જાળવવા માટે કોમ્યુનિકેશન એ ચાવી છે અને પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન તમને તમારા સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન શું થઈ રહ્યું છે અને શું થઈ રહ્યું છે તેની વહેંચાયેલ સમજ જાળવી રાખવામાં મદદ કરી શકે છે.

પ્રોજેક્ટ આયોજન

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન વ્યાખ્યાયિત કરે છે કે સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન કેવી રીતે મહત્વપૂર્ણ માહિતી પૂરી પાડવામાં આવશે, કોના દ્વારા અને કેટલી વાર. જેમ તમે પ્રોજેક્ટ પ્લાનિંગ પૂર્ણ કરો છો, તેમ તમારે સંચાર આયોજન પણ પૂર્ણ કરવું જોઈએ.

બધા પ્રોજેક્ટ સમાન રીતે બનાવવામાં આવતા નથી, અને આ કારણોસર, પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજના તમારા પ્રોજેક્ટ માટે અનન્ય છે, તેથી જ લોંચ પછી તમારો પ્રોજેક્ટ પ્લાન બનાવતી વખતે તેના વિશે વિચારવું મહત્વપૂર્ણ છે.

મોટા પ્રોજેક્ટમાં નાના પ્રોજેક્ટ્સ કરતાં અલગ-અલગ સંચાર જરૂરિયાતો હોય છે, અને એક જ પ્રોજેક્ટ સંપર્ક વિરુદ્ધ હિતધારકોની ટીમ સાથેના પ્રોજેક્ટ્સ માટે પણ તે જ છે.

ઉદ્દેશ્યો, બજેટ, વિવિધ સમયમર્યાદા અને અલગ-અલગ ડિલિવરેબલ માટે પણ તે જરૂરિયાતોને અનુરૂપ સંદેશાવ્યવહારની જરૂર છે, અને પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન બનાવતી વખતે તે ધ્યાનમાં રાખવા જેવી બાબત છે.

કોમ્યુનિકેશન પ્લાન્સમાં શું સામેલ કરવું

જ્યારે તમારી સંચાર યોજનાની વિશિષ્ટતાઓ પ્રોજેક્ટના પ્રકાર અને અવકાશના આધારે બદલાઈ જશે, ત્યારે તમે બનાવો છો તે દરેક પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજનામાં કેટલાક મુખ્ય ઘટકો શામેલ હોવા જોઈએ:

મુખ્ય હિસ્સેદારો

તમારા પ્રાથમિક ગ્રાહક સંપર્ક સહિત તમામ મુખ્ય હિતધારકોને લખો. ફોન નંબર અને ઈમેઈલ જેવી સંપર્ક માહિતી શામેલ કરો, જેથી કોઈપણ જે કોમ્યુનિકેશન પ્લાન એક્સેસ કરે છે તે આ માહિતી શોધી શકે.

ટીમના સભ્યો

તમારા પ્રોજેક્ટના મુખ્ય ટીમના સભ્યો અને તેમની ભૂમિકાઓનો સમાવેશ કરો. આ પ્રોજેક્ટથી નવા અથવા અજાણ્યા કોઈપણ માટે સરળ છે. તમારી ટીમના સભ્યોની યાદી બનાવો કે જેઓ ડિલિવરેબલ્સ, અગ્રણી વ્યૂહાત્મક ચર્ચાઓમાં સામેલ છે અથવા તમે હિતધારકો અને તમારી ટીમ વચ્ચે તકનીકી વાર્તાલાપનું સંચાલન કેવી રીતે કરશો.

સંચાર પદ્ધતિઓ

મુખ્ય સંદેશાવ્યવહાર પદ્ધતિઓ અને વિવિધ ચેનલોનું વર્ણન કરો જેનો તમે હિતધારકોનો સંપર્ક કરવા માટે ઉપયોગ કરશો. ઈમેઈલ, ફોન કોલ્સ, રૂબરૂ મીટીંગ, વિડીયો મીટીંગ, સોશીયલ મીડીયા કે અન્ય કોઈપણનો ઉપયોગ કરો. પસંદીદા હિતધારક ચેનલો પર નોંધો શામેલ કરો.

સંદેશાવ્યવહારનો પ્રકાર

સંદેશાવ્યવહારના પ્રકારો શામેલ કરો, તે સંચાર કેવી રીતે શેર કરવામાં આવશે, શું શામેલ કરવામાં આવશે અને તે સંચાર કોની સાથે હશે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે ગ્રાહકને સાપ્તાહિક સ્ટેટસ રિપોર્ટ આપી શકો છો.

તમે આ કેવી રીતે પ્રદાન કરશો, તે કોને પ્રદાન કરવામાં આવશે અને રિપોર્ટમાં કઈ માહિતી શામેલ કરવી જોઈએ તે ધ્યાનમાં લો.

સંચાર શૈલીઓ

આને હિસ્સેદારો અને સંચાર પદ્ધતિઓ દ્વારા તોડી શકાય છે. શું કોઈ ચોક્કસ હિતધારક માત્ર ઔપચારિક સંચારને પસંદ કરે છે, અથવા તમે તેને થોડી વધુ આકસ્મિક રીતે લઈ શકો છો?

મીટિંગ્સનું કેલેન્ડર

જ્યારે તમે આખા પ્રોજેક્ટ દરમિયાન જરૂરિયાત મુજબ આને સમાયોજિત કરી શકો છો, ત્યારે તમે કેટલી વાર હિતધારકો સાથે મળશો તેનો પ્રારંભિક વિચાર કરવો મદદરૂપ છે.

પ્રોજેક્ટના અવકાશના આધારે, તમે ક્લાયંટને કેટલી વાર ઇમેઇલ્સ મોકલશો તે પણ સૂચવી શકો છો. તમારા મીટિંગ કેલેન્ડરમાં આંતરિક ટીમ મીટિંગ્સ પણ શામેલ કરો.

મુખ્ય સંદેશાઓ

દરેક હિતધારક માટે, મુખ્ય સંદેશ અથવા માહિતી નક્કી કરો કે જે તેમને સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન સંચાર કરવાની જરૂર પડશે. આમાં તમને તેમની પાસેથી જોઈતી કોઈપણ માહિતી અથવા પ્રતિસાદનો પણ સમાવેશ થાય છે.

સંચાર હેતુઓ

સંદેશાવ્યવહારના ઉદ્દેશ્યોનો સમાવેશ કરતી સંચાર યોજના તમે જે હાંસલ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં છો તેના આધારે નિર્ણય લેવામાં તમારી મદદ કરી શકે છે.

તમારી પોતાની પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન કેવી રીતે લખવો

1. તમારી સેટિંગ્સ સમજો

એક પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજના ઔપચારિક બનવાની જરૂર નથી. પરંતુ તે ઓછામાં ઓછું તમારા પોતાના સંદર્ભ માટે લખવું જોઈએ. વ્યાકરણને ધ્યાનમાં લો, એટલા માટે નહીં કે તમે સ્માર્ટ લાગવા માંગો છો, પરંતુ એટલા માટે કે તમે સ્પષ્ટ અને સમજવા માંગો છો.

લેખન સાધનો તમને વધુ સમય લીધા વિના આનો સામનો કરવામાં મદદ કરી શકે છે. તે ક્રમમાં, તમે આત્મવિશ્વાસ સાથે તમારી સામગ્રી બનાવવાનું શરૂ કરી શકો છો.

પ્રથમ, તે તમને બેસીને પ્રોજેક્ટ પરિમાણો સેટ કરવા દે છે. તેમાં પ્રોજેક્ટનું કદ, ક્લાયન્ટ કંપનીની માહિતી, પ્રોજેક્ટ ડિલિવરી, શેડ્યૂલ અને પ્રોજેક્ટ ટીમનો સમાવેશ થાય છે.

વિચારો સંચાર શૈલીઓ તમારી ટીમ અને તમારા ક્લાયંટની:

• અત્યાર સુધી વાતચીત કેટલી સફળ રહી છે?
• શું તમારા ક્લાયન્ટે સંદેશાવ્યવહાર માટે પસંદગીનો સંકેત આપ્યો છે: શું તેઓ જ્યારે કોઈ પ્રશ્ન હોય ત્યારે ફોન કરે છે અથવા તેઓ ઈમેલ-કેન્દ્રિત છે?
• શું તમે રૂબરૂ મળ્યા હતા કે વિડિયો દ્વારા?
• પ્રોજેક્ટ પર તમારી ટીમ કેટલી વાર તમારી સાથે સીધી રીતે સંપર્ક કરે છે? શું તેઓ મીટિંગમાં લેખિત સંદર્ભને પસંદ કરે છે?

એકવાર તમે જે ટીમ અને ક્લાયન્ટ સાથે કામ કરો છો તે સમજી લો, પછી તમે આને સંચાર ક્રિયા યોજનામાં લાગુ કરી શકો છો.

2. તમારા ઉદ્દેશ્યો અને તમારા હિતધારકોને વ્યાખ્યાયિત કરો

તમારા પ્રોજેક્ટ ડિલિવરી અને મુખ્ય પ્રોજેક્ટ હિતધારકોની યાદી બનાવો. આગળ, તમારા પ્રોજેક્ટ લક્ષ્યોને તે સૂચિમાં ઉમેરો: ફક્ત તમારા ક્લાયંટ સાથે જ નહીં, પણ તમારી ટીમ સાથે પણ સફળ પ્રોજેક્ટ સંચાર શું છે તે વિશે વિચારો.

આ સૂચિ સંદેશાવ્યવહારના નિર્ણયોને માર્ગદર્શન આપશે.

3. સંચાર યોજના બનાવો

હવે આ યોજના બનાવવાનો સમય છે. તમારા સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન તમારી પાસે જે સંદેશાવ્યવહાર હશે તેના પ્રત્યેના તમારા અભિગમને વ્યાખ્યાયિત કરો. તમારા પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યોને જાણીને, તમે તમારા ક્લાયન્ટના હિતધારકો સાથે કેટલી વાર વાતચીત કરશો, તમે તે કેવી રીતે કરશો અને તે સંચારમાં શું શામેલ હશે તે ધ્યાનમાં લો.

તમે બહુવિધ અભિગમોનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરી શકો છો, જેમ કે શેડ્યૂલ અને બજેટની પ્રગતિને અપડેટ કરવા માટે સાપ્તાહિક ફોન ચેક-ઇન્સ, તેમજ ફ્લાય પ્રશ્નો માટે દૈનિક ઇમેઇલ્સ અને અપડેટ્સ પ્રસ્તુત કરવા માટે ઓછી વારંવાર વ્યક્તિગત મીટિંગ્સ.ના મુખ્ય લક્ષ્યો પ્રોજેક્ટ

તમે જે પણ નક્કી કરો છો, તમારા મેટ્રિક્સ અને લક્ષ્યોને ધ્યાનમાં રાખો. આ તમને સંદેશાવ્યવહારના પ્રકારોને ઓળખવામાં મદદ કરશે જે તમારા પ્રોજેક્ટ માટે સૌથી વધુ ફાયદાકારક હશે અને તમારા સંચાર કેટલા વિગતવાર અથવા ઊંડાણપૂર્વક હોવા જોઈએ.

પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાનનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

1. તેને તમારી ટીમ સાથે શેર કરો

તમારી ટીમ સાથે યોજના શેર કરવાથી તેઓને તમારા સંદેશાવ્યવહારની ગતિ વિશે જાણ કરવામાં આવશે, જે તેમના કાર્ય અને ડિલિવરીની તારીખોને અસર કરે છે, પરંતુ તમે કેવી રીતે અને કોની સાથે વાતચીત કરશો તેના પર તેમને વધુ સંદર્ભ પણ આપશે.

આ માહિતી શેર કરવાનો અર્થ છે કે તમારી ટીમ તમને સંચાર યોજના અમલમાં મૂકવામાં મદદ કરી શકે છે.

2. ટ્રેક પર રહો

ખાતરી કરો કે તમારી ટીમ તમારી સંચાર યોજનાને જાણે છે અને સમજે છે જેથી કરીને તમારા ક્લાયન્ટને સમગ્ર પ્રોજેક્ટ દરમિયાન તેમને સતત અને અર્થપૂર્ણ માહિતી પહોંચાડવામાં આવે.

તમારી પાસે કોઈ યોજના હોય કે તરત જ બધી મુખ્ય પ્રોજેક્ટ મીટિંગ્સ બુક કરો અને નિયમિત ચેક-ઇન અને પ્રોજેક્ટ ઇમેઇલ્સ માટે તમારા કૅલેન્ડરમાં રિમાઇન્ડર્સ ઉમેરો જેથી તમે તમારી યોજનામાં સેટ કરેલી મહત્વપૂર્ણ બાબતો સાથે ટ્રેક પર રહો.

જો કોઈપણ સમયે તમે તમારી સંચાર યોજનામાંથી ભટકી જાઓ છો અને તેના પર પાછા આવવું મુશ્કેલ લાગે છે, તો તમે જે અભિગમ સેટ કર્યો છે તેના પર પુનર્વિચાર કરો:

• શું તે હજી પણ તમારા પ્રોજેક્ટના ઉદ્દેશ્યોને અનુરૂપ છે?
• શું પ્રોજેક્ટની શરૂઆતથી ઉદ્દેશ્યો અથવા હિતધારકોમાં કોઈ પણ પ્રકારનો ફેરફાર થયો છે?
• શું આ તબક્કે પ્રોજેક્ટ માહિતીનો સંચાર કરવાની વધુ અસરકારક રીતો છે?

સંચાર યોજના = સફળતા

પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન રાખવાથી તમને અસરકારક રીતે વાતચીત કરવા માટેના સાધનો મળે છે. યોજના તમને તમારા અભિગમનું પુનઃમૂલ્યાંકન કરવાની પણ મંજૂરી આપી શકે છે અને જો જરૂરી હોય તો તમારા ગ્રાહકની જરૂરિયાતો.

તમારી પ્રોજેક્ટ સંચાર યોજના ગમે તેટલી ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક હોય, તે ખૂબ જ સફળ અને અસરકારક પ્રોજેક્ટ વચ્ચેનો તફાવત હોઈ શકે છે અને જે કોઈ નક્કર યોજના વિના જ અટકી જાય છે.

સમગ્ર પ્રોજેક્ટમાં અપેક્ષાઓ સેટ કરવા અને તપાસવાની બીજી રીત તરીકે તેને વિચારો. સરળતા સાથે અર્થપૂર્ણ અને સફળ સંચાર સુનિશ્ચિત કરવાના માર્ગ તરીકે તેને વિચારો.

તમે શુ વિચારો છો, તમને શુ લાગે છે ?

પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે પ્રોજેક્ટ કમ્યુનિકેશન પ્લાન કેટલું જરૂરી છે? શું તમને લાગે છે કે પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સે તેમના કદને ધ્યાનમાં લીધા વિના હંમેશા પ્રોજેક્ટ માટે કોમ્યુનિકેશન પ્લાન લખવો જોઈએ? એક ટિપ્પણી મૂકીને મને તમારા વિચારો જણાવો!

જો કે, જો તમે છ મહિનામાં તમારી વ્યક્તિગત નાણાકીય બાબતો પર નિયંત્રણ મેળવવા માંગતા હો, તો હું આ માર્ગદર્શિકાની ખૂબ ભલામણ કરું છું.

અમને એક ટિપ્પણી મૂકો