किसी परियोजना की संचार योजना कैसे बनाएं?

संचार योजनाएँ आपकी परियोजनाओं के लिए महत्वपूर्ण हैं। प्रभावी संचार, आंतरिक और बाह्य दोनों, है परियोजना की सफलता के लिए आवश्यक है. एक परियोजना संचार योजना का होना आवश्यक है जिसमें यह बताया जाए कि हितधारक कौन हैं, साथ ही उन तक कब और कैसे पहुंचना है। हालाँकि, अच्छा चल रहा है संचार रणनीति आपके लिए बहुत उपयोगी हो सकता है. इस लेख में शामिल हैं:

• परियोजना संचार योजनाओं के लाभ
• संचार योजना में क्या शामिल करें
• संचार योजना कैसे लिखें
• और पूरे प्रोजेक्ट में संचार योजना का उपयोग कैसे करें

लेकिन शुरू करने से पहले, मैं आपको इस प्रीमियम प्रशिक्षण के बारे में बताना चाहूंगा जिसने मुझे व्यक्तिगत रूप से अपनी साइटों पर रूपांतरण दर बढ़ाने की अनुमति दी है। बस यहाँ क्लिक करें, यह एक सहबद्ध लिंक है।

परियोजना संचार योजनाओं के लाभ

उनके मूल में, परियोजना संचार योजनाएँ प्रभावी संचार की सुविधा प्रदान करती हैं। वे आपकी परियोजनाओं को सुचारू रूप से चलाएंगे और परियोजना की विफलता से बचने में आपकी सहायता करेंगे। अन्य प्रमुख लाभों में अपेक्षाओं को निर्धारित करना और प्रबंधित करना, बेहतर हितधारक प्रबंधन और परियोजना नियोजन प्रक्रिया में सहायता करना शामिल है।

अपेक्षाओं को सेट और प्रबंधित करें

परियोजना संचार एक दो तरफा सड़क है। प्रोजेक्ट प्लानिंग की तरह, अपेक्षाओं को निर्धारित करने की आवश्यकता होती है और प्रोजेक्ट टीम और क्लाइंट हितधारकों को संचार को सुचारू रूप से चलाने की जिम्मेदारी लेने की आवश्यकता होती है।

जबकि एक परियोजना एक परियोजना योजना के बिना शुरू नहीं होती है, परियोजना संचार योजनाओं पर आसानी से चर्चा नहीं की जाती है, लेकिन उन्हें होना चाहिए।

क्लाइंट को प्रोजेक्ट प्रक्रिया के शुरू में ही बता देने से कि क्या उम्मीद करनी है, आप प्रोजेक्ट प्रस्ताव प्रक्रिया से शुरू करते हुए, पूरी प्रोजेक्ट के लिए टोन सेट करते हैं।

उनके लिए यह पहले से जानना भी मददगार होता है कि आपको उनसे क्या चाहिए ताकि समय आने पर उन्हें तैयार किया जा सके।

हितधारक और ग्राहक प्रबंधन

एक परियोजना के दौरान, लक्ष्यों और मील के पत्थर के संरेखण के बारे में सफल संचार, और बाद में परियोजनाओं में बदलाव के रूप में इन्हें पुनर्गठित करना, हितधारक खरीद-इन और परियोजना की स्थिति पर पारदर्शिता के लिए आवश्यक है।

ग्राहक के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने के लिए संचार महत्वपूर्ण है, और एक परियोजना संचार योजना आपको उस साझा समझ को बनाए रखने में मदद कर सकती है कि क्या हो रहा है और आपके पूरे प्रोजेक्ट में क्या होना चाहिए।

परियोजना की योजना बना

एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना परिभाषित करती है कि पूरी परियोजना में कितनी महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान की जाएगी, किसके द्वारा और कितनी बार। जैसे-जैसे आप परियोजना नियोजन पूरा करते हैं, आपको संचार योजना भी पूरी करनी चाहिए।

सभी प्रोजेक्ट समान नहीं बनाए गए हैं, और इस कारण से, एक प्रोजेक्ट संचार योजना आपके प्रोजेक्ट के लिए अद्वितीय है, यही कारण है कि लॉन्च के बाद अपना प्रोजेक्ट प्लान बनाते समय इसके बारे में सोचना महत्वपूर्ण है।

बड़ी परियोजनाओं की छोटी परियोजनाओं की तुलना में संचार की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं, और वही परियोजनाओं के लिए जाता है जिसमें हितधारकों की टीम होती है बनाम एकल परियोजना संपर्क।

उद्देश्यों, बजट के साथ परियोजनाएं अलग-अलग समय सीमा और यहां तक ​​कि अलग-अलग डिलिवरेबल्स सभी को उन जरूरतों के अनुरूप संचार की आवश्यकता होती है, और प्रोजेक्ट संचार योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखना चाहिए।

संचार योजनाओं में क्या शामिल करें

जबकि आपकी संचार योजना की विशेषताएं परियोजना के प्रकार और दायरे के आधार पर अलग-अलग होंगी, आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक परियोजना संचार योजना में कुछ प्रमुख तत्वों को शामिल किया जाना चाहिए:

महत्त्वपूर्ण साझीदार

अपने प्राथमिक ग्राहक संपर्क सहित सभी प्रमुख हितधारकों को लिख लें। फोन नंबर और ईमेल जैसी संपर्क जानकारी शामिल करें, ताकि संचार योजना तक पहुंचने वाले किसी भी व्यक्ति को यह जानकारी मिल सके।

टीम के सदस्य

अपनी परियोजना के प्रमुख टीम सदस्यों और उनकी भूमिकाओं को शामिल करें। यह किसी भी नए या परियोजना से अपरिचित के लिए आसान है। डिलिवरेबल्स को संप्रेषित करने, रणनीतिक चर्चाओं का नेतृत्व करने, या आप हितधारकों और अपनी टीम के बीच तकनीकी बातचीत का प्रबंधन कैसे करेंगे, में शामिल अपनी टीम के सदस्यों की सूची बनाएं।

संचार के तरीके

मुख्य संचार विधियों और विभिन्न चैनलों का वर्णन करें जिनका उपयोग आप हितधारकों से संपर्क करने के लिए करेंगे। ईमेल, फोन कॉल, आमने-सामने की मीटिंग, वीडियो मीटिंग, सोशल मीडिया या किसी अन्य का उपयोग करें। पसंदीदा हितधारक चैनलों पर नोट्स शामिल करें।

संचार प्रकार

संचार के प्रकारों को शामिल करें, वह संचार कैसे साझा किया जाएगा, क्या शामिल किया जाएगा और वह संचार किसके साथ होगा। उदाहरण के लिए, आप क्लाइंट को साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट प्रदान कर सकते हैं।

विचार करें कि आप इसे कैसे प्रदान करेंगे, इसे किसे प्रदान किया जाएगा और रिपोर्ट में कौन सी जानकारी शामिल की जानी चाहिए।

संचार शैलियाँ

इसे हितधारकों और संचार विधियों द्वारा तोड़ा जा सकता है। क्या एक निश्चित हितधारक औपचारिक संचार को ही पसंद करता है, या आप इसे थोड़ा और लापरवाही से ले सकते हैं?

कैलेंडियर डेस रियूनियन

यद्यपि आप इसे पूरे प्रोजेक्ट में आवश्यकतानुसार समायोजित कर सकते हैं, लेकिन यह प्रारंभिक विचार रखने में मददगार है कि आप हितधारकों के साथ कितनी बार मिलेंगे।

प्रोजेक्ट के दायरे के आधार पर, आप यह भी बता सकते हैं कि आप क्लाइंट को कितनी बार ईमेल भेजेंगे। अपने मीटिंग कैलेंडर में आंतरिक टीम मीटिंग भी शामिल करें।

मूल संदेश

प्रत्येक हितधारक के लिए, मुख्य संदेश या जानकारी निर्धारित करें जिसे पूरे प्रोजेक्ट में उन्हें संप्रेषित करने की आवश्यकता होगी। इसमें कोई भी जानकारी या प्रतिक्रिया भी शामिल है जिसकी आपको उनसे आवश्यकता होगी।

संचार उद्देश्य

एक संचार योजना जिसमें संचार उद्देश्य शामिल हैं, आप जो हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं उसके आधार पर निर्णय लेने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

अपना खुद का प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लान कैसे लिखें

1. अपनी सेटिंग को समझें

एक परियोजना संचार योजना औपचारिक होने की आवश्यकता नहीं है. लेकिन इसे कम से कम आपके संदर्भ के लिए लिखा जाना चाहिए। व्याकरण पर विचार करें, इसलिए नहीं कि आप स्मार्ट दिखना चाहते हैं, बल्कि इसलिए कि आप स्पष्ट और समझना चाहते हैं।

लेखन उपकरण बिना ज्यादा समय लिए इससे निपटने में आपकी मदद कर सकते हैं। इसके क्रम में, आप विश्वास के साथ अपनी सामग्री बनाना शुरू कर सकते हैं।

सबसे पहले, यह आपको बैठने और प्रोजेक्ट पैरामीटर सेट करने देता है। इनमें प्रोजेक्ट का आकार, क्लाइंट कंपनी की जानकारी, प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स, शेड्यूल और प्रोजेक्ट टीम शामिल हैं।

सोचना संचार शैलियों आपकी टीम और आपके क्लाइंट की:

• संचार अब तक कितना सफल रहा है?
• क्या आपके ग्राहक ने संचार के लिए प्राथमिकता का संकेत दिया है: क्या वे प्रश्न होने पर फोन करते हैं या वे ईमेल-केंद्रित हैं?
• क्या आप व्यक्तिगत रूप से या वीडियो के माध्यम से मिले थे?
• किसी प्रोजेक्ट पर आपकी टीम कितनी बार आपसे सीधे बातचीत करती है? क्या वे बैठकों के लिए लिखित संदर्भ पसंद करते हैं?

एक बार जब आप उस टीम और ग्राहकों को समझ जाते हैं जिनके साथ आप काम करते हैं, तो आप इसे संचार कार्य योजना पर लागू कर सकते हैं।

2. अपने उद्देश्यों और अपने हितधारकों को परिभाषित करें

अपने प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स और प्रमुख प्रोजेक्ट हितधारकों को सूचीबद्ध करें। अगला, अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को उस सूची में जोड़ें: इस बारे में सोचें कि न केवल आपके क्लाइंट के साथ, बल्कि आपकी टीम के साथ भी सफल प्रोजेक्ट संचार क्या है।

यह सूची संचार निर्णयों का मार्गदर्शन करेगी।

3. संचार योजना बनाएं

अब यह योजना बनाने का समय है. अपने प्रोजेक्ट के दौरान संचार के प्रति अपने दृष्टिकोण को परिभाषित करें। अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को जानने के बाद, विचार करें कि आप अपने ग्राहक हितधारकों के साथ कितनी बार संवाद करेंगे, आप इसे कैसे करेंगे और उन संचारों में क्या शामिल होगा।

आप कई दृष्टिकोणों का उपयोग करने का निर्णय ले सकते हैं, जैसे शेड्यूल और बजट प्रगति को अपडेट करने के लिए साप्ताहिक फोन चेक-इन, साथ ही साथ ऑन-द-फ्लाई प्रश्नों के लिए दैनिक ईमेल और अपडेट प्रस्तुत करने के लिए कम बार-बार इन-पर्सन मीटिंग। परियोजना।

आप जो भी निर्णय लें, अपने मैट्रिक्स और लक्ष्यों को ध्यान में रखें। इनसे आपको संचार के उन प्रकारों की पहचान करने में मदद मिलेगी जो आपके प्रोजेक्ट के लिए सबसे अधिक फायदेमंद होंगे और आपका संचार कितना विस्तृत या गहरा होना चाहिए।

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लान का उपयोग कैसे करें

1. इसे अपनी टीम के साथ साझा करें

अपनी टीम के साथ योजना साझा करने से उन्हें आपके संचार ताल के बारे में सूचित किया जाएगा, जो उनके काम और डिलीवरी की तारीखों को प्रभावित करता है, लेकिन उन्हें इस बारे में अधिक संदर्भ भी देता है कि आप कैसे और किसके साथ संवाद करेंगे।

इस जानकारी को साझा करने का अर्थ है कि आपकी टीम संचार योजना को लागू करने में आपकी सहायता कर सकती है।

2. ट्रैक पर रहें

सुनिश्चित करें कि आपकी टीम आपकी संचार योजना को जानती और समझती है ताकि आपके क्लाइंट को पूरे प्रोजेक्ट के दौरान लगातार और सार्थक जानकारी दी जाए।

जैसे ही आपके पास कोई योजना हो, सभी प्रमुख प्रोजेक्ट मीटिंग बुक करें और नियमित चेक-इन और यहां तक ​​कि प्रोजेक्ट ईमेल के लिए अपने कैलेंडर में रिमाइंडर जोड़ें ताकि आप अपनी योजना में निर्धारित महत्वपूर्ण चीजों के साथ ट्रैक पर रहें।

यदि किसी भी समय आप अपनी संचार योजना से भटक जाते हैं और उस पर वापस आना कठिन पाते हैं, तो आपके द्वारा निर्धारित दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करें:

• क्या यह अभी भी आपकी परियोजना के उद्देश्यों के अनुरूप है?
• क्या परियोजना की शुरुआत के बाद से उद्देश्य या हितधारक किसी भी तरह से बदल गए हैं?
• क्या इस स्तर पर परियोजना की जानकारी को संप्रेषित करने के अधिक प्रभावी तरीके हैं?

संचार योजना = सफलता

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लान होने से आपको प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए टूल मिलते हैं। एक योजना आपको अपने दृष्टिकोण का पुनर्मूल्यांकन करने की अनुमति भी दे सकती है और यदि आवश्यक हो तो आपके ग्राहक की ज़रूरतें।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी परियोजना संचार योजना कितनी औपचारिक या अनौपचारिक हो सकती है, यह एक बहुत ही सफल और प्रभावी परियोजना के बीच का अंतर हो सकता है और एक ठोस योजना के बिना रुक जाता है।

इसे एक परियोजना के दौरान अपेक्षाओं को निर्धारित करने और जाँचने का दूसरा तरीका समझें। इसे आसानी से सार्थक और सफल संचार सुनिश्चित करने के तरीके के रूप में सोचें।

तुम क्या सोचते हो ?

किसी परियोजना की सफलता के लिए परियोजना संचार योजना कितनी आवश्यक है? क्या आपको लगता है कि परियोजना प्रबंधकों को परियोजनाओं के आकार की परवाह किए बिना हमेशा एक संचार योजना लिखनी चाहिए? मुझे एक टिप्पणी छोड़ कर अपने विचार बताएं!

हालाँकि, यदि आप छह महीने में अपने व्यक्तिगत वित्त पर नियंत्रण रखना चाहते हैं, तो मैं इस गाइड की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं।

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