A projektterv szakaszai, amelyek biztosítják a projekt sikerét

A projektterv a projektmenedzser gondos tervezésének csúcspontja. Ez a fő dokumentum, amely a projekt előrehaladását irányítja. Ez a projektmenedzser útmutatója.

Bár a projekttervek vállalatonként eltérőek, tíz lépésnek feltétlenül szerepelnie kell a projekttervben, hogy elkerüljük a félreértéseket és a kényszerű improvizációt a projekt végrehajtási szakaszában.

Ebben a cikkben, Elhozom a tanácsaimat, hogy jól meg tudja írni a projekttervét. Ha sikeresen szeretné végrehajtani a projektet, a projekttervnek feltétlenül tartalmaznia kell a következő elemeket:

1. A projekt céljai

A projekt céljait a projekt alapszabálya határozza meg. Ezeket azonban a projekttervben is szerepeltetni kell a projekt céljainak további magyarázata érdekében. Bárhogy is dönt a projektmenedzser a célkitűzések beépítése a projekttervbe, a fontos az, hogy világos kapcsolatot tartson fenn közöttük a projekt chartája – egy projekt első kulcsdokumentuma – és a projekt második kulcsdokumentuma, a projektterve.

2. Projekt hatóköre

A projektcélokhoz hasonlóan a hatókört az alapszabály határozza meg, és a projektmenedzsernek tovább kell finomítania a projekttervben. A hatókör meghatározásával a projektmenedzser elkezdheti megmutatni, hogyan fog kinézni a projekt célja.

Ha a hatókör nincs meghatározva, akkor az egész projektre kiterjedhet. Ez költségtúllépéshez és határidők elmulasztásához vezet.

Olvasható cikk: Hogyan vezessünk virágzó vállalkozást?

Például, ha egy marketingcsapatot vezet egy prospektus elkészítéséhez egy vállalat termékcsaládjához, fel kell sorolnia az oldalak számát, és példákat kell bemutatnia a késztermék kinézetére.

Egyes csapattagok számára egy brosúra két oldalt jelenthet, míg mások tíz oldalt tarthatnak megfelelőnek. A hatókör meghatározása az egész csapatot a kezdetektől fogva ugyanarra az oldalra állíthatja.

3. Mérföldkövek és főbb eredmények

A projekt fő eredményeit mérföldköveknek, a fő munkatermékeket pedig fő teljesítményeknek nevezzük. Mindkettő a projekten való munka fő összetevői. A projekttervnek azonosítania kell ezeket az elemeket, meg kell határoznia azokat, és meg kell határoznia a befejezésükhöz szükséges határidőket.

Ha egy szervezet új szoftver fejlesztésére vállalkozik, akkor a fő eredmények az üzleti követelmények végleges listája és azok megvalósításának módja lehet.

Ezután a projekt mérföldkövei lehetnek a tervezés befejezésének, a rendszertesztelésnek, a felhasználói elfogadási tesztelésnek és a szoftver üzembe helyezési dátumának. Ezek a mérföldkövek a munkatermékekhez kapcsolódnak, de inkább a folyamatokhoz kapcsolódnak, mint magukhoz a termékekhez.

Olvasható cikk: A digitális marketing helye az üzleti életben

A mérföldköveknek és a legfontosabb szállítási időknek nem kell pontos dátumoknak lenniük, de minél pontosabb, annál jobb. A pontos dátumok segítenek a projektmenedzsereknek a munkastruktúrák pontosabb lebontásában.

A tervnek ebben a szakaszában mérföldköveket hoz létre, hogy nagy vagy magas szintű leszállítandó anyagokat tudjon átvenni, és azokat kisebb teljesítményekre bontani, amelyeket a következő szakaszban lehet leírni.

4. A munkalebontási struktúra

A munkalebontási struktúra a projekt mérföldköveit és főbb eredményeit kisebb részekre bontja, így minden egyes aspektusért egy személyt lehet kijelölni.

A struktúra kialakításakor a projektmenedzser számos tényezőt figyelembe vesz, mint például a projektcsapat tagjainak erősségeit és gyengeségeit, a feladatok közötti kölcsönhatásokat, a rendelkezésre álló erőforrásokat és a projekt teljes határidejét.

Végső soron a projektmenedzserek felelősek a projekt sikeréért, de nem tudják egyedül elvégezni a munkát. A bontási struktúra egy olyan eszköz, amelyet a projektmenedzser a projekt elszámoltathatóságának biztosítására használ.

Olvasható cikk: Íme 14 tipp, hogy gyorsan gazdagodj meg

Ez az eszköz azt is megmondja a projektben érintett feleknek, hogy ki miért felelős. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat miatt, pontosan tudja, kivel kell találkoznia ezzel a gonddal.

5. A beruházás költségvetése

A projekt költségvetése megmutatja, hogy mennyi pénzt szánnak a projekt befejezésére. A projektmenedzser felelős ezen erőforrások megfelelő elosztásáért.

A beszállítókkal rendelkező projekteknél a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a szállítmányok a szerződésben foglaltak szerint készüljenek el, különös figyelmet fordítva a minőségre. Néhány projekt költségvetése kapcsolódik a humánerőforrás-tervhez.

Fontos meghatározni az egyes lépések költségét a feladatok elvégzéséhez szükséges idő és munkaerő költségének figyelembevételével. A projekt költsége a projekt időtartamától függ, amely a projekt terjedelmétől függ. A hatókörnek, a mérföldköveknek, a feladatoknak és a költségvetésnek összhangban kell lennie és reálisnak kell lennie.

6. A humánerőforrás-terv

A humánerőforrás-terv megmutatja, hogy a projekt milyen személyzettel lesz ellátva. Meghatározza, hogy kik lesznek a projektcsapat tagjai, és mennyi ideig kell az egyes személyeknek elköteleződnie.

A terv kidolgozásakor a projektmenedzser megtárgyalja a csapattagokkal és feletteseikkel, hogy az egyes csapattagok mennyi időt fordíthatnak a projektre. Ha további személyzetre van szükség a projekttel kapcsolatos konzultációhoz, de a projektcsapat részét képezik, ezt szintén dokumentálják a személyzeti tervben. Ismét konzultálnak a megfelelő felügyelőkkel.

7. A kockázatkezelési terv

Sok dolog elromolhat egy projekt futtatásakor. Bár nehéz minden lehetséges katasztrófát vagy kisebb eseményt előre látni, sok buktatót megjósolhatunk. A kockázatkezelési tervben a projektvezető azonosítja az összes projektkockázatot. Meghatározza ezen forgatókönyvek bekövetkezésének valószínűségét és az enyhítésükre vonatkozó stratégiákat is.

A terv elkészítésekor a projektmenedzser kikérheti a projektszponzor vagy a projektcsapat véleményét.

Csökkentő stratégiákat vezetnek be azokra a kockázatokra, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy amelyek magas költségekkel járnak. A valószínűtlen előfordulású kockázatokat és azokat, amelyek költsége alacsony, akkor is fel kell jegyezni a tervben, ha nincs mérséklő stratégiájuk.

8. A kommunikációs terv

A kommunikációs terv leírja, hogy egy projektet hogyan kommunikálnak a különböző közönségekkel. A munkalebontási struktúrához hasonlóan a kommunikációs terv a projektcsapat egy tagjára ruházza az egyes komponensek elvégzésének felelősségét.

Ebben a lépésben fontos leírni, hogyan kommunikálják és oldják meg a problémákat a csapaton belül. Meg kell határozni a csapattal és az érintettekkel való kommunikáció gyakoriságát is. Minden üzenetnek megvan a célközönsége. Segít a projektmenedzsereknek abban, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben jusson el a megfelelő emberekhez.

Olvasható cikk: 1 pénzügyi tipp ifjú házasoknak

9. Az érintettek kezelési terve

Az érintettek kezelési terve meghatározza, hogy az érdekelt feleket hogyan használják fel a projektben. Néha az érdekelt feleknek egyszerűen csak információt kell kapniuk. Ezt figyelembe lehet venni a kommunikációs tervben.

10. A változáskezelési terv

A változáskezelési terv keretet ad a projekt változtatásainak. Bár a projektmenedzserek hajlamosak elkerülni a projekt megváltoztatását, néha elkerülhetetlenek.

A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a változtatásokhoz. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság érdekében elengedhetetlen, hogy a projektszponzorok, a projektmenedzserek és a projektcsapat tagjai kövessék a változáskezelési tervet.

Összefoglalva….

A projektterv fontos dokumentum a projekt sikeréhez. Iránytűként szolgál a projekt lebonyolításában, az elejétől a végéig. Ezért minden érdekelt fél aktív részvételére van szükség a különböző pontokban való megegyezéshez. Az is fontos, hogy minden szükséges időt szánjunk ennek meghatározására.

A rosszul definiált terv fő kockázata, hogy olyan vitáknak van kitéve, amelyeket meg kell oldani olyan nézeteltérések kapcsán, amelyek nem kerültek keretbe.

Arra kérlek benneteket, hogy ossza meg véleményét és tapasztalatait a megjegyzésekben.