Hogyan készítsünk kommunikációs tervet egy projekthez?

A kommunikációs tervek fontosak a projektjeihez. A hatékony kommunikáció, belső és külső egyaránt elengedhetetlen a projekt sikeréhez. Alapvető fontosságú egy projekt kommunikációs terve, amely felvázolja, hogy kik az érintettek, valamint hogy mikor és hogyan lehet elérni őket. Azonban, miután egy jó kommunikációs stratégia nagyon hasznos lehet számodra. Ez a cikk a következőket tartalmazza:

• A projektkommunikációs tervek előnyei
• Mit kell belefoglalni a kommunikációs tervbe
• Hogyan írjunk kommunikációs tervet
• És hogyan lehet kommunikációs tervet használni a projekt során

Mielőtt azonban elkezdené, szeretnék mesélni erről a prémium képzésről, amely személyesen lehetővé tette számomra, hogy növeljem a konverziós arányomat a webhelyeimen. Csak kattintson ide, ez egy kapcsolt link.

A projektkommunikációs tervek előnyei

Alapvetően a projektkommunikációs tervek elősegítik a hatékony kommunikációt. Ezek zökkenőmentessé teszik projektjeit, és segítenek elkerülni a projekt kudarcát. További jelentős előnyök közé tartozik az elvárások meghatározása és kezelése, az érdekelt felek jobb kezelése, valamint a projekttervezési folyamatban való segítségnyújtás.

Állítsa be és kezelje az elvárásokat

A projekt kommunikációja kétirányú. Hasonlóan a projekttervezéshez, elvárásokat kell megfogalmazni, és a projektcsapatnak és az ügyfelek érdekelt feleinek felelősséget kell vállalniuk a kommunikáció zavartalanságáért.

Míg egy projekt nem indul el projektterv nélkül, a projektkommunikációs terveket nem lehet olyan könnyen megvitatni, de meg kell tenni.

Azáltal, hogy a projekt folyamatának korai szakaszában tudatja az ügyféllel, hogy mire számíthat, megadja az egész projekt alaphangját, a projektjavaslat folyamatától kezdve.

Az is hasznos, ha előre tudják, mire lesz szüksége tőlük, így felkészülhetnek, amikor eljön az ideje.

Érintettek és ügyfélkezelés

A projekt során a sikeres kommunikáció a célokhoz és a mérföldkövekhez való igazodásról, majd a projektek változása esetén ezekhez való igazodásról elengedhetetlen az érdekelt felek részvételéhez és a projekt állapotával kapcsolatos átláthatósághoz.

A kommunikáció kulcsfontosságú az ügyféllel való jó kapcsolat fenntartásához, és a projektkommunikációs terv segíthet fenntartani azt a közös megértést, hogy mi történik és minek kell történnie a projekt során.

Projekt tervezés

A projektmenedzsment kommunikációs terve meghatározza, hogy a projekt során milyen kritikus információkat nyújtanak, kik és milyen gyakran. A projekttervezés befejezésekor a kommunikációs tervezést is el kell végeznie.

Nem minden projektet hoznak létre egyformán, ezért a projektkommunikációs terv egyedi az Ön projektje számára, ezért fontos, hogy gondoljon rá a projektterv indítás utáni elkészítésekor.

A nagy projekteknek más kommunikációs igényeik vannak, mint a kis projekteknek, és ugyanez vonatkozik az érdekelt felek csoportjaiból álló projektekre is, szemben az egyetlen projektpartnerrel.

Projektek célokkal, költségvetéssel, a különböző határidők, sőt a különböző teljesítések is ezekhez az igényekhez szabott kommunikációt igényelnek, és ezt szem előtt kell tartani a projekt kommunikációs tervének elkészítésekor.

Mit kell belefoglalni a kommunikációs tervekbe

Míg a kommunikációs terv sajátosságai a projekt típusától és hatókörétől függően változnak, néhány kulcsfontosságú elemet be kell építeni minden létrehozott projektkommunikációs tervbe:

Főbb érdekeltek

Jegyezze fel az összes kulcsfontosságú érdekelt felet, beleértve az elsődleges ügyfélkapcsolattartóját is. Adjon meg elérhetőségi adatokat, például telefonszámokat és e-mail-címeket, hogy bárki, aki hozzáfér a kommunikációs tervhez, megtalálja ezeket az információkat.

A csapat tagjai

Tartalmazza a projekt kulcsfontosságú csapattagjait és szerepeiket. Ez hasznos azoknak, akik újak vagy nem ismerik a projektet. Sorolja fel csapatának azon tagjait, akik részt vesznek az eredmények kommunikálásában, a stratégiai megbeszélések vezetésében, vagy azt, hogy hogyan fogja kezelni az érdekelt felek és a csapata közötti technikai beszélgetéseket.

Kommunikációs módszerek

Ismertesse a fő kommunikációs módszereket és a különböző csatornákat, amelyeket az érdekelt felekkel való kapcsolatfelvételhez fog használni. Használjon e-maileket, telefonhívásokat, személyes találkozókat, videomegbeszéléseket, közösségi médiát vagy bármi mást. Vegyen fel megjegyzéseket a preferált érdekelt felek csatornáiról.

kommunikáció típusa

Tüntesse fel a kommunikáció típusait, a kommunikáció megosztásának módját, mit fog tartalmazni, és kivel lesz ez a kommunikáció. Például, heti állapotjelentést adhat az ügyfélnek.

Fontolja meg, hogyan fogja ezt megadni, kinek fogja átadni, és milyen információkat kell tartalmaznia a jelentésben.

Kommunikációs stílusok

Ez az érintettek és a kommunikációs módszerek szerint bontható. Egy bizonyos érdekelt fél csak a formális kommunikációt részesíti előnyben, vagy lehet ezt kicsit lazábban is venni?

Találkozói naptár

Bár ezt a projekt során szükség szerint módosíthatja, hasznos, ha van egy kezdeti elképzelése arról, hogy milyen gyakran fog találkozni az érdekelt felekkel.

A projekt hatókörétől függően azt is megadhatja, hogy milyen gyakran küldjön e-maileket az ügyfélnek. A belső csapatértekezleteket is vegye fel az értekezletnaptárba.

Kulcsüzenetek

Minden érintett számára határozza meg azt a kulcsfontosságú üzenetet vagy információt, amelyet a projekt során közölni kell velük. Ide tartozik minden olyan információ vagy visszajelzés is, amelyre szüksége lesz tőlük.

Kommunikációs célok

A kommunikációs célokat tartalmazó kommunikációs terv segíthet abban, hogy döntéseket hozzon az alapján, hogy mit próbál elérni.

Hogyan írjon saját projektkommunikációs tervet

1. Ismerje meg beállításait

Projekt kommunikációs terv nem kell formálisnak lennie. De legalább saját referenciaként kell megírni. Ne azért fontolja meg a nyelvtant, mert okosnak akar hangzani, hanem azért, mert világos és érthető akar lenni.

Az íróeszközök segítségével túl sok idő nélkül kezelheti ezt. Ha ez rendben van, magabiztosan hozzáláthat a tartalom létrehozásához.

Először is, leülhet és beállíthatja a projekt paramétereit. Ezek közé tartozik a projekt mérete, az ügyfél cég adatai, a projekt leszállítandó eredményei, ütemezése és projektcsapata.

Gondol kommunikációs stílusok az Ön csapata és az ügyfele:

• Mennyire volt sikeres a kommunikáció eddig?
• Jelezte-e ügyfele a kommunikációt: hajlamos telefonálni, ha kérdése van, vagy e-mail-központú?
• Személyesen vagy videón találkoztál?
• Milyen gyakran lép kapcsolatba a csapata közvetlenül Önnel egy projekt során? Inkább az írásos szövegkörnyezetet részesítik előnyben a találkozókkal szemben?

Miután megértette a csapatot és az ügyfeleket, akikkel dolgozik, alkalmazhatja ezt egy kommunikációs cselekvési tervben.

2. Határozza meg céljait és érdekelt feleit

Sorolja fel projektjeit és a projekt legfontosabb érintettjeit. Ezután adja hozzá projektcéljait ehhez a listához: Gondolja át, mi a sikeres projektkommunikáció, nemcsak az ügyfelével, hanem a csapatával is.

Ez a lista iránymutatást ad a kommunikációs döntésekben.

3. Készítsen kommunikációs tervet

most ideje elkészíteni a tervet. Határozza meg megközelítését a projekt során folytatott kommunikációhoz. A projekt céljainak ismeretében gondolja át, hogy milyen gyakran fog kommunikálni az ügyfelekkel érdekelt felekkel, hogyan fogja ezt megtenni, és mit fog tartalmazni ez a kommunikáció.

Dönthet úgy, hogy többféle megközelítést alkalmaz, például heti telefonos bejelentkezéssel frissíti az ütemtervet és a költségvetés előrehaladását, valamint napi e-maileket küld a menet közbeni kérdésekre, és ritkábban tart személyes találkozókat a frissítések bemutatására. projekt.

Bárhogyan is dönt, tartsa szem előtt a mérőszámait és céljait. Ezek segíthetnek azonosítani azokat a kommunikációs típusokat, amelyek a legelőnyösebbek lesznek a projektje szempontjából, és milyen részletesnek vagy mélyrehatónak kell lennie a kommunikációnak.

Hogyan kell használni a projekt kommunikációs tervet

1. Oszd meg a csapatoddal

Ha megosztja a tervet a csapatával, akkor tájékoztatni fogja őket a kommunikációs üteméről, ami befolyásolja a munkájukat és a szállítási dátumokat, de több kontextust is ad számukra arról, hogyan fog kommunikálni és kivel.

Ezen információk megosztása azt jelenti, hogy csapata segíthet a kommunikációs terv megvalósításában.

2. Maradj a pályán

Győződjön meg arról, hogy csapata ismeri és megérti kommunikációs tervét, hogy ügyfele következetes és értelmes információkat kapjon a projekt során.

Foglalja le az összes kulcsfontosságú projekttalálkozót, amint elkészült a terve, és adjon hozzá emlékeztetőket a naptárához a rendszeres bejelentkezésekhez, sőt a projekt e-mailjéhez is, hogy lépést tarthasson a tervében meghatározott fontos dolgokkal.

Ha bármikor eltér a kommunikációs tervétől, és nehezen tér vissza hozzá, gondolja át újra a beállított megközelítést:

• Még mindig megfelel a projekt céljainak?
• Változtak-e a célok vagy az érintettek valamilyen módon a projekt kezdete óta?
• Vannak-e hatékonyabb módszerek a projektinformációk közlésére ebben a szakaszban?

Kommunikációs terv = Siker

A projekt kommunikációs terve megadja az eszközöket a hatékony kommunikációhoz. A terv lehetővé teheti a megközelítés újraértékelését is és szükség esetén ügyfelei igényeit.

Nem számít, mennyire formális vagy informális a projekt kommunikációs terve, ez lehet a különbség egy nagyon sikeres és hatékony projekt és egy olyan projekt között, amely szilárd terv nélkül elakad.

Tekintsd úgy, mint egy másik módszert az elvárások meghatározására és ellenőrzésére a projekt során. Gondoljon rá úgy, mint arra, hogy könnyedén biztosítsa az értelmes és sikeres kommunikációt.

Mit gondolsz ?

Mennyire elengedhetetlen egy projekt kommunikációs terve a projekt sikeréhez? Ön szerint a projektmenedzsereknek mindig kommunikációs tervet kell írniuk a projektekhez, függetlenül azok méretétől? Mondd el nekem a gondolataidat kommentben!

Ha azonban hat hónapon belül szeretné kézbe venni személyes pénzügyeit, akkor ezt az útmutatót nagyon ajánlom.

Írjon nekünk egy megjegyzést