Ինչպե՞ս կազմել նախագծի հաղորդակցման պլանը:

Ձեր նախագծերի համար կարևոր են հաղորդակցության պլանները: Արդյունավետ հաղորդակցություն, ինչպես ներքին, այնպես էլ արտաքին էական է ծրագրի հաջողության համար: Կարևոր է ունենալ ծրագրի հաղորդակցման պլան, որտեղ ուրվագծվում են, թե ովքեր են շահագրգիռ կողմերը, ինչպես նաև երբ և ինչպես հասնել նրանց: Այնուամենայնիվ, ունենալով լավ կապի ռազմավարություն կարող է շատ օգտակար լինել ձեզ համար: Այս հոդվածը ներառում է.

• Ծրագրի հաղորդակցման պլանների առավելությունները
• Ինչ ներառել հաղորդակցության պլանում
• Ինչպես գրել հաղորդակցման պլան
• Եվ ինչպես օգտագործել հաղորդակցման պլան ամբողջ նախագծի ընթացքում

Բայց նախքան սկսելը, ես կցանկանայի ձեզ պատմել այս պրեմիում դասընթացի մասին, որն անձամբ ինձ թույլ է տվել բարձրացնել իմ փոխարկման տոկոսադրույքները իմ կայքերում: Պարզապես սեղմեք այստեղ, դա փոխկապակցված հղում է:

Ծրագրի հաղորդակցման պլանների առավելությունները

Ծրագրի հաղորդակցման պլաններն իրենց հիմքում հեշտացնում են արդյունավետ հաղորդակցությունը: Նրանք կստիպեն ձեր նախագծերը սահուն ընթացք տալ և օգնել ձեզ խուսափել ծրագրի ձախողումից: Այլ հիմնական առավելությունները ներառում են ակնկալիքներ սահմանելը և կառավարելը, շահագրգիռ կողմերի ավելի լավ կառավարումը և ծրագրի պլանավորման գործընթացին աջակցելը:

Սահմանեք և կառավարեք ակնկալիքները

Նախագծային հաղորդակցությունները երկկողմանի են։ Ծրագրի պլանավորման նման, ակնկալիքները պետք է սահմանվեն, և ծրագրի թիմը և հաճախորդի շահագրգիռ կողմերը պետք է պատասխանատվություն ստանձնեն հաղորդակցության հարթ ընթացքի համար:

Թեև նախագիծը չի սկսվում առանց ծրագրի պլանի, նախագծի հաղորդակցման պլանները այնքան էլ հեշտությամբ չեն քննարկվում, բայց դրանք պետք է քննարկվեն:

Ծրագրի գործընթացի սկզբում հաճախորդին տեղեկացնելով, թե ինչ է սպասվում, դուք սահմանում եք ամբողջ նախագծի երանգը` սկսած նախագծի առաջարկի գործընթացից:

Նրանց համար նաև օգտակար է նախապես իմանալ, թե ինչ է ձեզ հարկավոր նրանցից, որպեսզի նրանք պատրաստ լինեն, երբ ժամանակը գա:

Շահագրգիռ կողմերի և հաճախորդների կառավարում

Ծրագրի ընթացքում հաջող հաղորդակցությունը նպատակներին և նշաձողերին համապատասխանեցնելու, և դրանց հետագա վերադասավորումը, երբ նախագծերը փոխվում են, էական նշանակություն ունեն շահագրգիռ կողմերի միջև ներգրավման և ծրագրի կարգավիճակի թափանցիկության համար:

Հաղորդակցությունը առանցքային է հաճախորդի հետ լավ հարաբերություններ պահպանելու համար, և ծրագրի հաղորդակցման պլանը կարող է օգնել ձեզ պահպանել ընդհանուր պատկերացումն այն մասին, թե ինչ է տեղի ունենում և ինչ պետք է տեղի ունենա ձեր ծրագրի ընթացքում:

Ծրագրի պլանավորում

Ծրագրի կառավարման հաղորդակցման պլանը սահմանում է, թե ինչպես է կարևոր տեղեկատվություն տրամադրվելու ծրագրի ողջ ընթացքում, ում կողմից և որքան հաճախ: Ծրագրի պլանավորումն ավարտելուն պես դուք պետք է ավարտեք նաև հաղորդակցության պլանավորումը:

Բոլոր նախագծերը չէ, որ ստեղծվում են հավասար, և այդ պատճառով ծրագրի հաղորդակցման պլանը եզակի է ձեր նախագծի համար, այդ իսկ պատճառով կարևոր է մտածել դրա մասին՝ ծրագրի մեկնարկից հետո ձեր պլանը ստեղծելիս:

Խոշոր նախագծերն ունեն հաղորդակցման տարբեր կարիքներ, քան փոքր նախագծերը, և նույնը վերաբերում է շահագրգիռ կողմերի թիմերի հետ նախագծերին՝ ընդդեմ մեկ նախագծի շփման:

Նպատակներով նախագծեր, բյուջեներ, Տարբեր վերջնաժամկետներ և նույնիսկ տարբեր արդյունքներ, բոլորն էլ պահանջում են հաղորդակցություն, որը հարմարեցված է այդ կարիքներին, և դա պետք է հիշել նախագծի հաղորդակցման պլան ստեղծելիս:

Ինչ ներառել հաղորդակցության պլաններում

Թեև ձեր հաղորդակցության պլանի առանձնահատկությունները կտարբերվեն՝ կախված ծրագրի տեսակից և ծավալից, մի քանի հիմնական տարրեր պետք է ներառվեն ձեր ստեղծած յուրաքանչյուր ծրագրի հաղորդակցման պլանում.

Հիմնական շահագրգիռ կողմերը

Գրեք բոլոր հիմնական շահագրգիռ կողմերին, ներառյալ ձեր հիմնական հաճախորդների հետ կապը: Ներառեք կոնտակտային տվյալներ, ինչպիսիք են հեռախոսահամարները և էլ. նամակները, որպեսզի ցանկացած ոք, ով մուտք է գործում կապի պլան, կարողանա գտնել այս տեղեկատվությունը:

Թիմի անդամներ

Ներառեք ձեր նախագծի հիմնական թիմի անդամներին և նրանց դերերը: Սա հարմար է բոլորի համար, ովքեր նոր են կամ ծանոթ չեն նախագծին: Թվարկեք ձեր թիմի անդամներին, որոնք ներգրավված են արդյունքների հաղորդակցման, ռազմավարական քննարկումների առաջատարի մեջ կամ ինչպես եք կառավարելու շահագրգիռ կողմերի և ձեր թիմի միջև տեխնիկական խոսակցությունները:

Հաղորդակցման մեթոդներ

Նկարագրեք հաղորդակցության հիմնական մեթոդները և տարբեր ուղիները, որոնք դուք կօգտագործեք շահագրգիռ կողմերի հետ կապ հաստատելու համար: Օգտագործեք էլ.փոստ, հեռախոսազանգեր, դեմ առ դեմ հանդիպումներ, տեսահանդիպումներ, սոցիալական լրատվամիջոցներ կամ որևէ այլ: Ներառեք նշումներ շահագրգիռ կողմերի նախընտրելի ուղիների վերաբերյալ:

Հաղորդակցման տեսակը

Ներառեք հաղորդակցության տեսակները, ինչպես այդ հաղորդակցությունը կկիսվի, ինչ կներառվի և ում հետ կլինի այդ շփումը: Օրինակ, Դուք կարող եք հաճախորդին տրամադրել շաբաթական կարգավիճակի հաշվետվություններ:

Մտածեք, թե ինչպես եք դա տրամադրելու, ում է տրամադրվելու և ինչ տեղեկատվություն պետք է ներառվի զեկույցում:

Հաղորդակցման ոճերը

Սա կարելի է բաժանել ըստ շահագրգիռ կողմերի և հաղորդակցման մեթոդների: Արդյո՞ք որոշակի շահագրգիռ կողմ նախընտրում է միայն պաշտոնական հաղորդակցությունը, թե՞ կարող եք մի փոքր ավելի անկաշկանդ ընդունել:

Հանդիպումների օրացույց

Թեև դուք կարող եք դա կարգավորել ըստ անհրաժեշտության ծրագրի ողջ ընթացքում, օգտակար է նախնական պատկերացում ունենալ, թե որքան հաճախ եք հանդիպելու շահագրգիռ կողմերի հետ:

Կախված նախագծի շրջանակից՝ կարող եք նաև նշել, թե հաճախորդին որքան հաճախ եք նամակներ ուղարկելու: Ձեր հանդիպումների օրացույցում ներառեք նաև թիմի ներքին հանդիպումները:

Հիմնական հաղորդագրություններ

Յուրաքանչյուր շահագրգիռ կողմի համար որոշեք հիմնական հաղորդագրությունը կամ տեղեկատվությունը, որը պետք է հաղորդվի նրանց ծրագրի ողջ ընթացքում: Սա ներառում է նաև ցանկացած տեղեկատվություն կամ արձագանք, որը ձեզ անհրաժեշտ կլինի նրանցից:

Հաղորդակցության նպատակներ

Հաղորդակցման պլանը, որը ներառում է հաղորդակցման նպատակներ, կարող է օգնել ձեզ որոշումներ կայացնել՝ հիմնվելով այն բանի վրա, ինչին փորձում եք հասնել:

Ինչպես գրել ձեր սեփական նախագծի հաղորդակցման պլանը

1. Հասկացեք ձեր կարգավորումները

Ծրագրի հաղորդակցման պլան պետք չէ ֆորմալ լինել. Բայց դա գոնե պետք է գրվի ձեր սեփական տեղեկանքի համար։ Մտածեք քերականության մասին ոչ թե այն պատճառով, որ ցանկանում եք խելացի թվալ, այլ որովհետև ուզում եք լինել պարզ և հասկանալի:

Գրելու գործիքները կարող են օգնել ձեզ հաղթահարել այս խնդիրը՝ առանց շատ ժամանակ խլելու: Դրանով դուք կարող եք սկսել վստահորեն ստեղծել ձեր բովանդակությունը:

Նախ, այն թույլ է տալիս նստել և սահմանել նախագծի պարամետրերը: Դրանք ներառում են ծրագրի չափը, հաճախորդի ընկերության տեղեկատվությունը, ծրագրի արդյունքները, ժամանակացույցը և ծրագրի թիմը:

Մտածեք հաղորդակցման ոճերը ձեր և ձեր հաճախորդի թիմի՝

• Որքա՞ն հաջող են եղել հաղորդակցությունները մինչ այժմ:
• Արդյո՞ք ձեր հաճախորդը նախապատվություն է տվել հաղորդակցությանը. արդյոք նրանք հակված են զանգահարել, երբ հարցեր ունեն, թե՞ էլփոստի վրա կենտրոնացած են:
• Հանդիպե՞լ եք անձամբ, թե՞ տեսագրության միջոցով։
• Որքա՞ն հաճախ է ձեր թիմը անմիջականորեն համագործակցում ձեզ հետ նախագծի վրա: Նրանք նախընտրում են գրավոր համատեքստը հանդիպումներից։

Երբ հասկանաք թիմին և հաճախորդներին, որոնց հետ աշխատում եք, կարող եք դա կիրառել հաղորդակցության գործողությունների պլանում:

2. Սահմանեք ձեր նպատակները և ձեր շահագրգիռ կողմերին

Թվարկեք ձեր ծրագրի արդյունքները և ծրագրի հիմնական շահագրգիռ կողմերին: Հաջորդը, ավելացրեք ձեր ծրագրի նպատակները այդ ցանկին. Մտածեք, թե ինչ է հաջողված ծրագրի հաղորդակցությունը ոչ միայն ձեր հաճախորդի, այլ նաև ձեր թիմի հետ:

Այս ցանկը կուղղորդի հաղորդակցության որոշումները:

3. Կազմեք հաղորդակցության պլան

այժմ ժամանակն է կազմել պլանը. Սահմանեք ձեր մոտեցումը հաղորդակցություններին, որոնք դուք կունենաք ձեր ողջ ծրագրի ընթացքում: Իմանալով ձեր ծրագրի նպատակները, մտածեք, թե որքան հաճախ եք շփվելու ձեր հաճախորդի շահագրգիռ կողմերի հետ, ինչպես եք դա անելու և ինչ են ներառելու այդ հաղորդակցությունները:

Դուք կարող եք որոշել օգտագործել բազմաթիվ մոտեցումներ, ինչպիսիք են՝ հեռախոսի շաբաթական գրանցումները՝ ժամանակացույցը և բյուջեի առաջընթացը թարմացնելու համար, ինչպես նաև ամենօրյա էլ. նամակներ՝ ուղիղ հարցերի համար և ավելի քիչ հաճախակի անձնական հանդիպումներ՝ թարմացումներ ներկայացնելու համար: նախագիծը։

Ինչ էլ որ որոշեք, նկատի ունեցեք ձեր ցուցանիշներն ու նպատակները: Սրանք պետք է օգնեն ձեզ բացահայտել հաղորդակցությունների այն տեսակները, որոնք առավել շահավետ կլինեն ձեր նախագծի համար, և որքան մանրամասն կամ խորը պետք է լինի ձեր հաղորդակցությունը:

Ինչպես օգտվել նախագծի հաղորդակցման պլանից

1. Կիսվեք ձեր թիմի հետ

Ծրագիրը ձեր թիմի հետ կիսելը նրանց կտեղեկացնի ձեր հաղորդակցման արագության մասին, որն ազդում է նրանց աշխատանքի և առաքման ամսաթվերի վրա, բայց նաև նրանց ավելի շատ ենթատեքստ կտա այն մասին, թե ինչպես եք շփվելու և ում հետ:

Այս տեղեկատվության փոխանակումը նշանակում է, որ ձեր թիմը կարող է օգնել ձեզ իրականացնել հաղորդակցման պլանը:

2. Մնացեք ուղու վրա

Համոզվեք, որ ձեր թիմը գիտի և հասկանում է ձեր հաղորդակցման պլանը, որպեսզի ձեր հաճախորդը ստանա հետևողական և բովանդակալից տեղեկատվություն, որը նրան տրամադրվում է ծրագրի ողջ ընթացքում:

Ամրագրեք բոլոր հիմնական նախագծերի հանդիպումները, հենց որ պլան ունենաք, և ձեր օրացույցում ավելացրեք հիշեցումներ կանոնավոր գրանցումների և նույնիսկ նախագծի էլ.

Եթե ​​որևէ պահի դուք շեղվում եք ձեր հաղորդակցության պլանից և դժվարանում եք վերադառնալ դրան, վերանայեք ձեր սահմանած մոտեցումը.

• Արդյո՞ք այն դեռ համապատասխանում է ձեր նախագծի նպատակներին:
• Ծրագրի մեկնարկից հետո նպատակները կամ շահագրգիռ կողմերը որևէ կերպ փոխվե՞լ են:
• Կա՞ն արդյոք այս փուլում ծրագրի տեղեկատվության փոխանցման ավելի արդյունավետ ուղիներ:

Հաղորդակցության պլան = Հաջողություն

Ծրագրի հաղորդակցման պլան ունենալը ձեզ հնարավորություն է տալիս արդյունավետ հաղորդակցվելու գործիքներ: Պլանը կարող է նաև թույլ տալ ձեզ վերագնահատել ձեր մոտեցումը և անհրաժեշտության դեպքում ձեր հաճախորդի կարիքները:

Անկախ նրանից, թե որքան պաշտոնական կամ ոչ ֆորմալ կարող է լինել ձեր ծրագրի հաղորդակցման պլանը, դա կարող է լինել տարբերությունը շատ հաջող և արդյունավետ նախագծի և այն նախագծի միջև, որը պարզապես կանգ է առնում առանց ամուր պլանի:

Մտածեք դրա մասին որպես նախագծի ողջ ընթացքում ակնկալիքները սահմանելու և ստուգելու մեկ այլ միջոց: Մտածեք դրա մասին որպես հեշտությամբ իմաստալից և հաջող հաղորդակցություն ապահովելու միջոց:

Ինչ ես մտածում ?

Որքանո՞վ է կարևոր ծրագրի հաղորդակցման պլանը ծրագրի հաջողության համար: Ի՞նչ եք կարծում, ծրագրի ղեկավարները միշտ պետք է ծրագրերի համար հաղորդակցման պլան գրեն՝ անկախ դրանց չափից: Տեղեկացրեք ինձ ձեր մտքերը՝ թողնելով մեկնաբանություն:

Այնուամենայնիվ, եթե ցանկանում եք վեց ամսում վերահսկել ձեր անձնական ֆինանսները, ես բարձր խորհուրդ եմ տալիս այս ուղեցույցը:

Թողեք մեզ մեկնաբանություն