Bagaimana cara membuat rencana komunikasi suatu proyek?

Rencana komunikasi penting untuk proyek Anda. Komunikasi yang efektif, baik internal maupun eksternal, adalah penting bagi keberhasilan proyek. Penting untuk memiliki rencana komunikasi proyek yang menguraikan siapa saja pemangku kepentingan, serta kapan dan bagaimana menjangkau mereka. Namun, bersenang-senanglah strategi komunikasi bisa sangat berguna bagi Anda. Artikel ini mencakup:

• Manfaat rencana komunikasi proyek
• Apa yang harus disertakan dalam rencana komunikasi
• Bagaimana menulis rencana komunikasi
• Dan bagaimana menggunakan rencana komunikasi di seluruh proyek

Namun sebelum memulai, saya ingin memberi tahu Anda tentang pelatihan premium ini yang secara pribadi memungkinkan saya meningkatkan rasio konversi di situs saya. Cukup klik di sini, itu adalah tautan afiliasi.

Manfaat Rencana Komunikasi Proyek

Pada intinya, rencana komunikasi proyek memfasilitasi komunikasi yang efektif. Mereka akan membuat proyek Anda berjalan lancar dan membantu Anda menghindari kegagalan proyek. Manfaat utama lainnya termasuk menetapkan dan mengelola ekspektasi, manajemen pemangku kepentingan yang lebih baik, dan membantu proses perencanaan proyek.

Tetapkan dan kelola harapan

Komunikasi proyek adalah jalan dua arah. Sama seperti perencanaan proyek, ekspektasi perlu ditetapkan dan tim proyek serta pemangku kepentingan klien perlu bertanggung jawab agar komunikasi berjalan lancar.

Meskipun sebuah proyek tidak dapat dimulai tanpa adanya rencana proyek, rencana komunikasi proyek tidak mudah didiskusikan, tetapi seharusnya demikian.

Dengan memberi tahu klien di awal proses proyek apa yang diharapkan, Anda mengatur nada untuk keseluruhan proyek, dimulai dengan proses proposal proyek.

Juga bermanfaat bagi mereka untuk mengetahui sebelumnya apa yang Anda perlukan dari mereka sehingga mereka dapat bersiap ketika waktunya tiba.

Manajemen pemangku kepentingan dan pelanggan

Sepanjang proyek, komunikasi yang sukses tentang keselarasan dengan tujuan dan tonggak sejarah, dan penataan kembali selanjutnya saat proyek berubah, sangat penting untuk dukungan pemangku kepentingan dan transparansi pada status proyek.

Komunikasi adalah kunci untuk menjaga hubungan baik dengan klien, dan rencana komunikasi proyek dapat membantu Anda mempertahankan pemahaman bersama tentang apa yang terjadi dan apa yang seharusnya terjadi selama proyek Anda.

Perencanaan proyek

Rencana komunikasi manajemen proyek menentukan seberapa penting informasi akan diberikan selama proyek, oleh siapa, dan seberapa sering. Saat Anda menyelesaikan perencanaan proyek, Anda juga harus menyelesaikan perencanaan komunikasi.

Tidak semua proyek dibuat sama, dan untuk alasan ini, rencana komunikasi proyek bersifat unik untuk proyek Anda, oleh karena itu penting untuk memikirkannya saat membuat rencana proyek setelah peluncuran.

Proyek besar memiliki kebutuhan komunikasi yang berbeda dari proyek kecil, dan hal yang sama berlaku untuk proyek dengan tim pemangku kepentingan versus kontak proyek tunggal.

Proyek dengan tujuan, anggaran, tenggat waktu yang berbeda dan bahkan pengiriman yang berbeda semuanya memerlukan komunikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan tersebut, dan itu adalah sesuatu yang perlu diingat saat membuat rencana komunikasi proyek.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Rencana Komunikasi

Sementara spesifikasi rencana komunikasi Anda akan bervariasi tergantung pada jenis dan ruang lingkup proyek, beberapa elemen kunci harus disertakan dalam setiap rencana komunikasi proyek yang Anda buat:

Pemangku kepentingan utama

Tuliskan semua pemangku kepentingan utama, termasuk kontak pelanggan utama Anda. Sertakan informasi kontak seperti nomor telepon dan email, sehingga siapa saja yang mengakses rencana komunikasi dapat menemukan informasi ini.

Anggota tim

Sertakan anggota tim kunci proyek Anda dan peran mereka. Ini berguna untuk siapa saja yang baru atau tidak terbiasa dengan proyek ini. Buat daftar anggota tim Anda yang terlibat dalam mengkomunikasikan kiriman, memimpin diskusi strategis, atau bagaimana Anda akan mengelola percakapan teknis antara pemangku kepentingan dan tim Anda.

Metode komunikasi

Jelaskan metode komunikasi utama dan berbagai saluran yang akan Anda gunakan untuk menghubungi pemangku kepentingan. Gunakan email, panggilan telepon, pertemuan tatap muka, pertemuan video, media sosial atau lainnya. Sertakan catatan tentang saluran pemangku kepentingan pilihan.

Jenis komunikasi

Sertakan jenis komunikasi, bagaimana komunikasi itu akan dibagikan, apa yang akan disertakan, dan dengan siapa komunikasi itu akan dilakukan. Sebagai contoh, Anda dapat memberikan laporan status mingguan kepada pelanggan.

Pertimbangkan bagaimana Anda akan memberikan ini, kepada siapa akan diberikan, dan informasi apa yang harus dimasukkan dalam laporan.

Gaya komunikasi

Ini dapat dipecah oleh pemangku kepentingan dan metode komunikasi. Apakah pemangku kepentingan tertentu lebih memilih komunikasi formal saja, atau dapatkah Anda melakukannya dengan lebih santai?

Kalender des réunions

Meskipun Anda dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan selama proyek berlangsung, akan sangat membantu jika Anda memiliki gambaran awal tentang seberapa sering Anda akan bertemu dengan pemangku kepentingan.

Bergantung pada cakupan proyek, Anda juga dapat menunjukkan seberapa sering Anda akan mengirim email ke klien. Sertakan juga rapat tim internal di kalender rapat Anda.

Pesan kunci

Untuk setiap pemangku kepentingan, tentukan pesan atau informasi utama yang perlu dikomunikasikan kepada mereka selama proyek berlangsung. Ini juga mencakup informasi atau umpan balik apa pun yang Anda perlukan dari mereka.

Tujuan komunikasi

Rencana komunikasi yang mencakup tujuan komunikasi dapat membantu Anda membuat keputusan berdasarkan apa yang ingin Anda capai.

Cara Menulis Rencana Komunikasi Proyek Anda Sendiri

1. Pahami pengaturan Anda

Rencana komunikasi proyek tidak perlu formal. Tapi setidaknya itu harus ditulis untuk referensi Anda sendiri. Pertimbangkan tata bahasa, bukan karena Anda ingin terdengar cerdas, namun karena Anda ingin jelas dan dipahami.

Alat tulis dapat membantu Anda mengatasi hal ini tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu. Dengan itu, Anda dapat mulai membuat konten Anda dengan percaya diri.

Pertama, ini memungkinkan Anda duduk dan mengatur parameter proyek. Ini termasuk ukuran proyek, informasi perusahaan klien, kiriman proyek, jadwal dan tim proyek.

Memikirkan gaya komunikasi tim Anda dan klien Anda:

• Seberapa sukseskah komunikasi sejauh ini?
• Apakah klien Anda menunjukkan preferensi untuk komunikasi: apakah mereka cenderung menelepon ketika mereka memiliki pertanyaan atau apakah mereka berpusat pada email?
• Apakah Anda bertemu langsung atau melalui video?
• Seberapa sering tim Anda berinteraksi langsung dengan Anda dalam sebuah proyek? Apakah mereka lebih suka konteks tertulis daripada rapat?

Setelah Anda memahami tim dan klien yang bekerja dengan Anda, Anda dapat menerapkannya pada rencana tindakan komunikasi.

2. Tentukan tujuan Anda dan pemangku kepentingan Anda

Buat daftar kiriman proyek Anda dan pemangku kepentingan proyek utama. Selanjutnya, tambahkan tujuan proyek Anda ke daftar tersebut: Pikirkan tentang komunikasi proyek yang berhasil, tidak hanya dengan klien Anda, tetapi juga dengan tim Anda.

Daftar ini akan memandu keputusan komunikasi.

3. Buat rencana komunikasi

sekarang saatnya membuat rencana. Tentukan pendekatan Anda terhadap komunikasi yang akan Anda lakukan sepanjang proyek Anda. Mengetahui tujuan proyek Anda, pertimbangkan seberapa sering Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan klien Anda, bagaimana Anda akan melakukannya, dan apa saja yang termasuk dalam komunikasi tersebut.

Anda dapat memutuskan untuk menggunakan beberapa pendekatan, seperti check-in telepon mingguan untuk memperbarui jadwal dan progres anggaran, serta email harian untuk pertanyaan langsung dan pertemuan tatap muka yang lebih jarang untuk menyajikan pembaruan. proyek.

Apa pun keputusan Anda, ingatlah metrik dan sasaran Anda. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi jenis komunikasi yang paling bermanfaat bagi proyek Anda dan seberapa detail atau mendalam komunikasi Anda seharusnya.

Cara menggunakan rencana komunikasi proyek

1. Bagikan dengan tim Anda

Berbagi rencana dengan tim Anda akan memberi tahu mereka tentang irama komunikasi Anda, yang memengaruhi pekerjaan dan tanggal pengiriman mereka, tetapi juga memberi mereka lebih banyak konteks tentang bagaimana Anda akan berkomunikasi dan dengan siapa.

Berbagi informasi ini berarti tim Anda dapat membantu Anda menerapkan rencana komunikasi.

2. Tetap di jalur

Pastikan tim Anda mengetahui dan memahami rencana komunikasi Anda sehingga klien Anda menerima informasi yang konsisten dan bermakna yang disampaikan kepada mereka selama proyek berlangsung.

Pesan semua rapat proyek utama segera setelah Anda memiliki rencana dan tambahkan pengingat ke kalender Anda untuk check-in reguler dan bahkan email proyek sehingga Anda tetap mengikuti hal-hal penting yang telah Anda atur dalam rencana Anda.

Jika suatu saat Anda menyimpang dari rencana komunikasi Anda dan merasa sulit untuk kembali ke sana, pertimbangkan kembali pendekatan yang telah Anda tetapkan:

• Apakah masih sesuai dengan tujuan proyek Anda?
• Apakah tujuan atau pemangku kepentingan telah berubah sejak awal proyek?
• Apakah ada cara yang lebih efektif untuk mengkomunikasikan informasi proyek pada tahap ini?

Rencana Komunikasi = Sukses

Memiliki rencana komunikasi proyek memberi Anda alat untuk berkomunikasi secara efektif. Sebuah rencana juga dapat memungkinkan Anda untuk menilai kembali pendekatan Anda dan kebutuhan pelanggan Anda jika perlu.

Tidak peduli seberapa formal atau informal rencana komunikasi proyek Anda, itu bisa menjadi perbedaan antara proyek yang sangat sukses dan efektif dan proyek yang hanya macet tanpa rencana yang solid.

Anggap saja sebagai cara lain untuk menetapkan dan memeriksa harapan di seluruh proyek. Anggap saja sebagai cara untuk memastikan komunikasi yang bermakna dan sukses dengan mudah.

Bagaimana menurutmu ?

Seberapa penting rencana komunikasi proyek untuk keberhasilan proyek? Apakah menurut Anda manajer proyek harus selalu menulis rencana komunikasi untuk proyek, terlepas dari ukurannya? Beri tahu saya pendapat Anda dengan meninggalkan komentar!

Namun, jika Anda ingin mengendalikan keuangan pribadi Anda dalam enam bulan, saya sangat merekomendasikan panduan ini.

Tinggalkan kami komentar