Hvernig á að gera samskiptaáætlun verkefnis?

Samskiptaáætlanir eru mikilvægar fyrir verkefnin þín. Skilvirk samskipti, bæði innri og ytri, eru nauðsynleg fyrir árangur verkefnisins. Nauðsynlegt er að hafa verkefnasamskiptaáætlun þar sem fram kemur hverjir eru hagsmunaaðilar, svo og hvenær og hvernig á að ná til þeirra. Hins vegar hafa það gott samskiptastefna getur verið mjög gagnlegt fyrir þig. Þessi grein nær yfir:

• Kostir samskiptaáætlana verkefna
• Hvað á að taka með í samskiptaáætlun
• Hvernig á að skrifa samskiptaáætlun
• Og hvernig á að nota samskiptaáætlun í gegnum verkefnið

En áður en ég byrja, langar mig að segja þér frá þessari úrvalsþjálfun sem hefur persónulega gert mér kleift að auka viðskiptahlutfallið mitt á síðunum mínum. Smelltu bara hér, það er tengt tengill.

Kostir verkefnasamskiptaáætlana

Í kjarna þeirra auðvelda verkefnasamskiptaáætlanir skilvirk samskipti. Þeir munu láta verkefnin þín ganga vel og hjálpa þér að forðast verkefnabilun. Aðrir helstu kostir fela í sér að setja og stjórna væntingum, betri stjórnun hagsmunaaðila og aðstoða við áætlanagerð verkefnisins.

Settu og stjórnaðu væntingum

Verkefnasamskipti eru tvíhliða gata. Líkt og skipulagningu verkefna þarf að gera væntingar og verkefnishópurinn og hagsmunaaðilar viðskiptavina þurfa að axla ábyrgð á því að samskipti gangi snurðulaust fyrir sig.

Þó að verkefni hefjist ekki án þess að verkefnaáætlun sé til staðar, er ekki eins auðvelt að ræða samskiptaáætlanir verkefna, en þær ættu að vera það.

Með því að láta viðskiptavininn vita snemma í verkefnaferlinu hverju hann á að búast við gefur þú tóninn fyrir allt verkefnið, byrjað á verktillöguferlinu.

Það er líka gagnlegt fyrir þá að vita fyrirfram hvað þú þarft frá þeim svo þeir geti verið tilbúnir þegar tíminn kemur.

Stjórnun hagsmunaaðila og viðskiptavina

Í gegnum verkefnið eru farsæl samskipti um aðlögun að markmiðum og áfangamarkmiðum, og síðari aðlögun að þeim þegar verkefni breytast, nauðsynleg fyrir kaup hagsmunaaðila og gagnsæi um stöðu verkefnisins.

Samskipti eru lykillinn að því að viðhalda góðu sambandi við viðskiptavininn og verkefnasamskiptaáætlun getur hjálpað þér að viðhalda þessum sameiginlega skilningi á því sem er að gerast og hvað ætti að gerast í gegnum verkefnið þitt.

Verkefnaskipulag

Samskiptaáætlun verkefnastjórnunar skilgreinir hvernig mikilvægar upplýsingar verða veittar í gegnum verkefnið, af hverjum og hversu oft. Þegar þú lýkur verkefnisáætluninni ættirðu einnig að ljúka samskiptaáætluninni.

Ekki eru öll verkefni jöfn og þess vegna er verkefnasamskiptaáætlun einstök fyrir verkefnið þitt og þess vegna er mikilvægt að huga að henni þegar verkáætlun er búin til eftir ræsingu.

Stór verkefni hafa aðrar samskiptaþarfir en lítil verkefni og það sama á við um verkefni með teymi hagsmunaaðila á móti einum verkefnistengilið.

Verkefni með markmið, fjárhagsáætlanir, mismunandi tímafrestir og jafnvel mismunandi afhendingar krefjast samskipta sem eru sérsniðin að þeim þörfum og það er eitthvað sem þarf að hafa í huga þegar samskiptaáætlun verkefnisins er gerð.

Hvað á að hafa með í samskiptaáætlunum

Þó að sérkenni samskiptaáætlunar þinnar séu mismunandi eftir tegund og umfangi verkefnisins, ættu nokkrir lykilþættir að vera með í hverri samskiptaáætlun verkefnisins sem þú býrð til:

Helstu hagsmunaaðilar

Skrifaðu niður alla helstu hagsmunaaðila, þar á meðal aðal tengilið þinn. Láttu tengiliðaupplýsingar eins og símanúmer og tölvupósta fylgja með svo allir sem nálgast samskiptaáætlunina geti fundið þessar upplýsingar.

Liðsmenn

Taktu með helstu liðsmenn verkefnisins og hlutverk þeirra. Þetta er gagnlegt fyrir alla sem eru nýir eða óvanir verkefninu. Skráðu meðlimi teymisins þíns sem taka þátt í að miðla árangri, leiða stefnumótandi umræður eða hvernig þú stjórnar tæknilegum samtölum milli hagsmunaaðila og teymis þíns.

Samskiptaaðferðir

Lýstu helstu samskiptaaðferðum og mismunandi leiðum sem þú munt nota til að hafa samband við hagsmunaaðila. Notaðu tölvupóst, símtöl, augliti til auglitis fundi, myndbandsfundi, samfélagsmiðla eða annað. Láttu athugasemdir fylgja með ákjósanlegum rásum hagsmunaaðila.

tegund samskipta

Taktu fram tegundir samskipta, hvernig þeim samskiptum verður deilt, hvað verður innifalið og við hverja þau samskipti verða. Til dæmis, þú getur veitt viðskiptavinum vikulegar stöðuskýrslur.

Íhugaðu hvernig þú gefur þetta upp, hverjum það verður veitt og hvaða upplýsingar ættu að vera með í skýrslunni.

Samskiptastíll

Þetta má skipta niður eftir hagsmunaaðilum og samskiptaaðferðum. Kýs ákveðinn hagsmunaaðili eingöngu formleg samskipti, eða geturðu tekið þeim aðeins meira frjálslegur?

Fundadagatal

Þó að þú getir stillt þetta eftir þörfum í gegnum verkefnið, þá er það gagnlegt að hafa fyrstu hugmynd um hversu oft þú munt hitta hagsmunaaðila.

Það fer eftir umfangi verkefnisins, þú getur líka gefið til kynna hversu oft þú sendir tölvupóst til viðskiptavinarins. Taktu einnig innri teymisfundi inn í fundardagatalið þitt.

Lykilboð

Fyrir hvern hagsmunaaðila, ákvarða lykilskilaboð eða upplýsingar sem þarf að miðla til þeirra í gegnum verkefnið. Þetta felur einnig í sér allar upplýsingar eða endurgjöf sem þú þarft frá þeim.

Samskiptamarkmið

Samskiptaáætlun sem inniheldur samskiptamarkmið getur hjálpað þér að taka ákvarðanir byggðar á því sem þú ert að reyna að ná.

Hvernig á að skrifa eigin verkefnasamskiptaáætlun

1. Skildu stillingarnar þínar

Samskiptaáætlun verkefna þarf ekki að vera formlegt. En það ætti að minnsta kosti að vera skrifað til eigin viðmiðunar. Íhugaðu málfræði, ekki vegna þess að þú vilt hljóma klár, heldur vegna þess að þú vilt vera skýr og skiljanleg.

Ritverkfæri geta hjálpað þér að takast á við þetta án þess að taka of mikinn tíma. Með það í röð geturðu byrjað að búa til efnið þitt með sjálfstrausti.

Í fyrsta lagi gerir það þér kleift að setjast niður og stilla breytur verkefnisins. Þar á meðal eru verkefnisstærð, upplýsingar um fyrirtæki viðskiptavina, afrakstur verkefna, áætlun og verkefnishóp.

Hugsaðu samskiptastílar liðs þíns og viðskiptavinar þíns:

• Hversu árangursrík hafa samskipti verið hingað til?
• Hefur viðskiptavinur þinn gefið til kynna að hann vilji samskipti: hafa þeir tilhneigingu til að hringja þegar þeir hafa spurningu eða eru þeir tölvupóstmiðaðir?
• Hittist þú í eigin persónu eða í gegnum myndband?
• Hversu oft hefur teymið þitt beint samskipti við þig í verkefni? Vilja þeir frekar skriflegt samhengi en fundi?

Þegar þú hefur skilið teymið og viðskiptavinina sem þú vinnur með geturðu notað þetta í samskiptaáætlun.

2. Skilgreindu markmið þín og hagsmunaaðila þína

Skráðu verkefnaskil þín og helstu hagsmunaaðila verkefnisins. Næst skaltu bæta verkefnismarkmiðum þínum við þann lista: Hugsaðu um hvað árangursrík verkefnissamskipti eru, ekki bara við viðskiptavininn þinn heldur líka við teymið þitt.

Þessi listi mun leiða ákvarðanir um samskipti.

3. Gerðu samskiptaáætlun

nú það er kominn tími til að gera áætlunina. Skilgreindu nálgun þína á samskiptin sem þú munt hafa í gegnum verkefnið þitt. Þegar þú þekkir verkefnismarkmiðin þín skaltu íhuga hversu oft þú átt samskipti við hagsmunaaðila viðskiptavina þinna, hvernig þú munt gera það og hvað þessi samskipti munu innihalda.

Þú gætir ákveðið að nota margar aðferðir, svo sem vikulega innritun í síma til að uppfæra áætlun og framvindu fjárhagsáætlunar, sem og daglega tölvupósta fyrir spurningar á flugi og sjaldgæfari persónulega fundi til að kynna uppfærslur. verkefni.

Hvað sem þú ákveður skaltu hafa mælikvarða þína og markmið í huga. Þetta ætti að hjálpa þér að bera kennsl á þær tegundir samskipta sem munu nýtast verkefninu þínu best og hversu ítarleg eða ítarleg samskipti þín ættu að vera.

Hvernig á að nota samskiptaáætlun verkefna

1. Deildu því með liðinu þínu

Að deila áætluninni með teyminu þínu mun upplýsa það um samskiptahraða þína, sem hefur áhrif á vinnu þeirra og afhendingardaga, en einnig gefur þeim meira samhengi um hvernig þú átt samskipti og við hvern.

Að deila þessum upplýsingum þýðir að teymið þitt getur hjálpað þér að innleiða samskiptaáætlunina.

2. Vertu á réttri leið

Gakktu úr skugga um að teymið þitt þekki og skilji samskiptaáætlun þína svo viðskiptavinur þinn fái samkvæmar og þýðingarmiklar upplýsingar sendar þeim í gegnum verkefnið.

Bókaðu alla helstu verkefnafundi um leið og þú ert með áætlun í höfn og bættu við áminningum í dagatalið þitt fyrir reglulega innritun og jafnvel verkefnispóst svo þú fylgist með þeim mikilvægu hlutum sem þú hefur sett í áætlunina þína.

Ef þú á einhverjum tímapunkti villst frá samskiptaáætlun þinni og átt erfitt með að snúa aftur til hennar skaltu endurskoða nálgunina sem þú hefur valið:

• Samsvarar það enn markmiðum verkefnisins þíns?
• Hafa markmið eða hagsmunaaðilar breyst á einhvern hátt frá upphafi verkefnisins?
• Eru árangursríkari leiðir til að miðla upplýsingum um verkefni á þessu stigi?

Samskiptaáætlun = Árangur

Að hafa verkefnasamskiptaáætlun gefur þér tæki til að eiga skilvirk samskipti. Áætlun getur einnig gert þér kleift að endurmeta nálgun þína og þarfir viðskiptavinarins ef þörf krefur.

Sama hversu formleg eða óformleg samskiptaáætlun verkefnisins þín kann að vera, það getur verið munurinn á mjög vel heppnuðu og árangursríku verkefni og verkefni sem bara sleppur án þess að hafa trausta áætlun til staðar.

Hugsaðu um það sem aðra leið til að setja og athuga væntingar í gegnum verkefnið. Hugsaðu um það sem leið til að tryggja þroskandi og árangursrík samskipti á auðveldan hátt.

Hvað finnst þér ?

Hversu nauðsynleg er samskiptaáætlun verkefnis fyrir árangur verkefnis? Finnst þér að verkefnastjórar ættu alltaf að skrifa samskiptaáætlun fyrir verkefni, óháð stærð þeirra? Láttu mig vita af hugsunum þínum með því að skilja eftir athugasemd!

Hins vegar, ef þú vilt ná stjórn á persónulegum fjármálum þínum á sex mánuðum, mæli ég eindregið með þessari handbók.

Skildu eftir athugasemd