Come realizzare il piano di comunicazione di un progetto?

I piani di comunicazione sono importanti per i tuoi progetti. La comunicazione efficace, sia interna che esterna, lo è essenziali per il successo del progetto. È essenziale disporre di un piano di comunicazione del progetto che delinei chi sono gli stakeholder, nonché quando e come raggiungerli. Tuttavia, avere un buon strategia di comunicazione può esserti molto utile. Questo articolo tratta:

• I vantaggi dei piani di comunicazione del progetto
• Cosa inserire in un piano di comunicazione
• Come scrivere un piano di comunicazione
• E come utilizzare un piano di comunicazione durante tutto il progetto

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Vantaggi dei piani di comunicazione del progetto

Fondamentalmente, i piani di comunicazione del progetto facilitano una comunicazione efficace. Faranno funzionare i tuoi progetti senza intoppi e ti aiuteranno a evitare il fallimento del progetto. Altri importanti vantaggi includono l'impostazione e la gestione delle aspettative, una migliore gestione delle parti interessate e l'assistenza nel processo di pianificazione del progetto.

Impostare e gestire le aspettative

Le comunicazioni del progetto sono una strada a doppio senso. Proprio come la pianificazione del progetto, le aspettative devono essere stabilite e il team di progetto e le parti interessate del cliente devono assumersi la responsabilità affinché la comunicazione proceda senza intoppi.

Sebbene un progetto non inizi senza un piano di progetto in atto, i piani di comunicazione del progetto non sono discussi così facilmente, ma dovrebbero esserlo.

Facendo sapere al cliente all'inizio del processo di progetto cosa aspettarsi, si imposta il tono per l'intero progetto, a partire dal processo di proposta del progetto.

È anche utile per loro sapere in anticipo di cosa avrai bisogno da loro in modo che possano essere preparati quando sarà il momento.

Gestione degli stakeholder e dei clienti

Nel corso di un progetto, una comunicazione di successo sull'allineamento agli obiettivi e alle pietre miliari e il successivo riallineamento a questi quando i progetti cambiano, è essenziale per l'adesione delle parti interessate e la trasparenza sullo stato del progetto.

La comunicazione è la chiave per mantenere un buon rapporto con il cliente e un piano di comunicazione del progetto può aiutarti a mantenere quella comprensione condivisa di ciò che sta accadendo e di ciò che dovrebbe accadere durante il tuo progetto.

Planificazione di progetto

Un piano di comunicazione per la gestione del progetto definisce in che modo verranno fornite le informazioni critiche durante il progetto, da chi e con quale frequenza. Quando si completa la pianificazione del progetto, è necessario completare anche la pianificazione delle comunicazioni.

Non tutti i progetti sono uguali e, per questo motivo, un piano di comunicazione del progetto è unico per il tuo progetto, motivo per cui è importante pensarci quando crei il tuo piano di progetto dopo il lancio.

I grandi progetti hanno esigenze di comunicazione diverse rispetto ai piccoli progetti, e lo stesso vale per i progetti con team di stakeholder rispetto a un singolo contatto di progetto.

Progetti con obiettivi, budget, scadenze diverse e persino risultati diversi richiedono tutti una comunicazione su misura per tali esigenze, e questo è qualcosa da tenere a mente quando si crea un piano di comunicazione del progetto.

Cosa includere nei piani di comunicazione

Mentre le specifiche del tuo piano di comunicazione variano a seconda del tipo e dell'ambito del progetto, alcuni elementi chiave dovrebbero essere inclusi in ogni piano di comunicazione del progetto che crei:

Azionisti principali

Annota tutte le principali parti interessate, incluso il contatto principale con il cliente. Includere informazioni di contatto come numeri di telefono ed e-mail, in modo che chiunque acceda al piano di comunicazione possa trovare queste informazioni.

Membri della squadra

Includi i membri chiave del team del tuo progetto e i loro ruoli. Questo è utile per chiunque sia nuovo o non abbia familiarità con il progetto. Elenca i membri del tuo team coinvolti nella comunicazione dei risultati finali, nella conduzione di discussioni strategiche o in come gestirai le conversazioni tecniche tra le parti interessate e il tuo team.

Metodi di comunicazione

Descrivi i principali metodi di comunicazione e i diversi canali che utilizzerai per contattare le parti interessate. Usa e-mail, telefonate, riunioni faccia a faccia, riunioni video, social media o qualsiasi altro. Includere note sui canali preferiti delle parti interessate.

Tipo di comunicazione

Includi i tipi di comunicazione, come tale comunicazione sarà condivisa, cosa sarà incluso e con chi sarà tale comunicazione. Per esempio, è possibile fornire rapporti di stato settimanali al cliente.

Considera come lo fornirai, a chi verrà fornito e quali informazioni dovrebbero essere incluse nel rapporto.

Stili di comunicazione

Questo può essere suddiviso per parti interessate e metodi di comunicazione. Un determinato stakeholder preferisce solo la comunicazione formale o puoi prenderla un po' più casualmente?

Calendario delle riunioni

Sebbene sia possibile modificarlo secondo necessità durante il progetto, è utile avere un'idea iniziale della frequenza con cui incontrerai le parti interessate.

A seconda dell'ambito del progetto, puoi anche indicare la frequenza con cui invierai e-mail al cliente. Includi anche le riunioni del team interno nel calendario delle riunioni.

Messaggi chiave

Per ogni stakeholder, determina il messaggio chiave o le informazioni che dovranno essere loro comunicate durante il progetto. Ciò include anche qualsiasi informazione o feedback di cui avrai bisogno da parte loro.

Obiettivi di comunicazione

Un piano di comunicazione che includa obiettivi di comunicazione può aiutarti a prendere decisioni in base a ciò che stai cercando di ottenere.

Come scrivere il proprio piano di comunicazione del progetto

1. Comprendi le tue impostazioni

Un piano di comunicazione del progetto non è necessario che sia formale. Ma dovrebbe almeno essere scritto per tuo riferimento. Considera la grammatica, non perché vuoi sembrare intelligente, ma perché vuoi essere chiaro e compreso.

Gli strumenti di scrittura possono aiutarti ad affrontare questo problema senza impiegare troppo tempo. Con questo in ordine, puoi iniziare a creare i tuoi contenuti con sicurezza.

Innanzitutto, ti consente di sederti e impostare i parametri del progetto. Questi includono la dimensione del progetto, le informazioni sulla società del cliente, i risultati del progetto, la pianificazione e il team di progetto.

Pensare stili comunicativi del tuo team e di quello del tuo cliente:

• Quanto successo hanno avuto finora le comunicazioni?
• Il tuo cliente ha indicato una preferenza per la comunicazione: tende a telefonare quando ha una domanda o è incentrato sulla posta elettronica?
• Vi siete incontrati di persona o tramite video?
• Quanto spesso il tuo team interagisce direttamente con te su un progetto? Preferiscono il contesto scritto alle riunioni?

Una volta compreso il team e i clienti con cui lavori, puoi applicarlo a un piano d'azione di comunicazione.

2. Definisci i tuoi obiettivi e i tuoi stakeholder

Elenca i risultati finali del tuo progetto e le principali parti interessate del progetto. Successivamente, aggiungi gli obiettivi del tuo progetto a quell'elenco: pensa a cosa sia una comunicazione di progetto di successo, non solo con il tuo cliente, ma anche con il tuo team.

Questo elenco guiderà le decisioni di comunicazione.

3. Prepara un piano di comunicazione

Adesso, è il momento di fare il piano. Definisci il tuo approccio alle comunicazioni che avrai durante il tuo progetto. Conoscendo gli obiettivi del tuo progetto, considera quanto spesso comunicherai con le parti interessate del tuo cliente, come lo farai e cosa includeranno tali comunicazioni.

Puoi decidere di utilizzare più approcci, come i check-in telefonici settimanali per aggiornare la pianificazione e l'avanzamento del budget, nonché le e-mail quotidiane per domande al volo e riunioni di persona meno frequenti per presentare gli aggiornamenti. .

Qualunque cosa tu decida, tieni a mente le tue metriche e i tuoi obiettivi. Questi dovrebbero aiutarti a identificare i tipi di comunicazioni che saranno più vantaggiose per il tuo progetto e quanto dettagliate o approfondite dovrebbero essere le tue comunicazioni.

Come utilizzare un piano di comunicazione del progetto

1. Condividilo con il tuo team

Condividere il piano con il tuo team li informerà della tua cadenza di comunicazione, che influisce sul loro lavoro e sulle date di consegna, ma darà loro anche più contesto su come comunicherai e con chi.

Condividere queste informazioni significa che il tuo team può aiutarti a implementare il piano di comunicazione.

2. Rimani in pista

Assicurati che il tuo team conosca e comprenda il tuo piano di comunicazione in modo che il tuo cliente riceva informazioni coerenti e significative durante tutto il progetto.

Prenota tutte le riunioni chiave del progetto non appena hai un piano in atto e aggiungi promemoria al tuo calendario per i controlli regolari e persino le e-mail di progetto in modo da rimanere in linea con le cose importanti che hai impostato nel tuo piano.

Se in qualsiasi momento ti allontani dal tuo piano di comunicazione e trovi difficile tornarci, riconsidera l'approccio che hai impostato:

• Corrisponde ancora agli obiettivi del vostro progetto?
• Gli obiettivi o gli stakeholder sono cambiati in qualche modo dall'inizio del progetto?
• Ci sono modi più efficaci per comunicare le informazioni sul progetto in questa fase?

Piano di comunicazione = successo

Avere un piano di comunicazione del progetto ti dà gli strumenti per comunicare in modo efficace. Un piano può anche permetterti di rivalutare il tuo approccio e le esigenze del cliente, se necessario.

Non importa quanto formale o informale possa essere il piano di comunicazione del tuo progetto, può fare la differenza tra un progetto di grande successo ed efficace e uno che si blocca senza un piano solido in atto.

Pensalo come un altro modo per impostare e verificare le aspettative durante un progetto. Pensalo come un modo per garantire una comunicazione significativa e di successo con facilità.

Cosa ne pensi ?

Quanto è essenziale un piano di comunicazione di progetto per il successo di un progetto? Pensi che i project manager dovrebbero sempre scrivere un piano di comunicazione per i progetti, indipendentemente dalle loro dimensioni? Fatemi sapere cosa ne pensate lasciando un commento!

Tuttavia, se vuoi prendere il controllo delle tue finanze personali in sei mesi, ti consiglio vivamente questa guida.

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