נהל את החשבונות העסקיים שלך היטב

הנהלת חשבונות היא אחד החלקים החשובים ביותר בכל עסק, ללא קשר לגודלו או הענף שלו. זה מאפשר לך לעקוב אחר כספי החברה, לנהל את כניסות ויציאות הכסף, הפקת דוחות כספיים וקבלת החלטות מושכלות לגבי עתיד החברה. הנהלת חשבונות מנוהלת היטב יכולה לספק בסיס איתן לצמיחה והצלחה לטווח ארוך של חברה.

עם זאת, הנהלת חשבונות יכולה להיות גם מקור לבלבול ותסכול עבור יזמים רבים. אם אין לך רקע חשבונאי, זה עשוי להיראות סוחף וקשה לניהול. למרבה המזל, על ידי ביצוע מספר שלבים פשוטים, תוכל להגדיר הנהלת חשבונות חזקה ויעילה לעסק שלך.

במאמר זה, נסקור את הצעדים שעליך לנקוט כדי לנהל נכון את הנהלת החשבונות של העסק שלך, כמו גם את היתרונות של הנהלת חשבונות מנוהלת היטב. בין אם אתה יזם מתחיל או מנוסה, מדריך זה יעזור לך לדעת את השלבים לניהול נכון של חשבונות עסקיים. אבל לפני כן, מה זה הנהלת חשבונות מהם היתרונות? בוא נלך !!

מהי הנהלת חשבונות?

אחריות בחברה מורכבת מרישום כל העסקאות הפיננסיות שבוצעו על ידה. זה כולל ניהול רישומים חשבונאיים, ניהול חשבוניות, בדיקת דפי בנק, הכנת החזרי מס ומשימות נוספות הקשורות לניהול הפיננסי של העסק. למשל, כאשר עסק רוכש ציוד משרדי, עליו לרשום עסקה זו ברישומי החשבונאות שלו באמצעות חיוב חשבון הציוד המשרדי וזיכוי חשבון המזומן או חשבון הספק, בהתאם לשיטת התשלום בה נעשה שימוש.

באופן דומה, כאשר עסק מוכר מוצר או שירות, עליו לרשום את המכירה על ידי חיוב חשבון המזומן או חשבון הלקוח וזיכוי חשבון המכירות המתאים. הנהלת חשבונות היא אפוא א תפקיד חיוני של כל עסק, מכיוון שהוא מאפשר לך לעקוב אחר הוצאות החברה, ההכנסות והרווחים, לעמוד בהתחייבויות מס ורגולציה ולקבל החלטות פיננסיות מושכלות.

הצורות השונות של הנהלת חשבונות

ישנן מספר צורות של הנהלת חשבונות שבהן עסקים יכולים להשתמש כדי לנהל את הפעילות הפיננסית שלהם. להלן צורות החשבונאות העיקריות:

1. חשבונאות כללית

חשבונאות כללית מהווה את הבסיס הבסיסי למערכת החשבונאות של החברה. הוא מתעד באופן שיטתי את כל העסקאות הפיננסיות על פי עקרון הכניסה הכפולה, כאשר כל עסקה משפיעה על שני חשבונות שונים לפחות. דיסציפלינה זו עוקבת אחר מסגרת רגולטורית קפדנית, בפרט התוכנית החשבונאית הכללית בצרפת או תקני IFRS ברמה הבינלאומית. הוא מפיק שלושה מסמכים חיוניים: המאזן, המציג את נכסי החברה בזמן נתון; דוח רווח והפסד, המסכם את ההכנסות וההוצאות לשנת הכספים; והנספח המספק מידע נוסף להבנת הדוחות הכספיים.

חשבונאות כללית מצייתת לעקרונות יסוד כמו זהירות, קביעות השיטות, רציפות הפעולה וכנות החשבונות. היא משמשת בסיס להכנת הצהרות מס ומאפשרת לבעלי עניין (משקיעים, בנקאים, ספקים) להעריך את הבריאות הפיננסית של החברה. הרישומים נרשמים ביומן באופן כרונולוגי, לאחר מכן מדווחים בפנקס הכללי, לפני שהם מסוכמים במאזן. צורת הנהלת חשבונות זו דורשת קפדנות רבה ותיעוד מדויק של כל עסקה.

2. חשבונאות אנליטית

חשבונאות עלויות נבדלת על ידי האוריינטציה שלה לניתוח פנימי של עלויות וביצועים. בניגוד לחשבונאות כללית, היא אינה כפופה לכללים נורמטיביים מחמירים וניתן להתאים אותה לצרכים הספציפיים של כל ארגון. זה מפרק את ההוצאות לפי הטבע כדי להקצות אותן מחדש לפי צירי ניתוח שונים: לפי מוצר, לפי שירות, לפי פרויקט או לפי מרכז אחריות. גישה זו מאפשרת לחשב עלויות ייצור מדויקות, להעריך את הרווחיות של פעילויות שונות ולקבל החלטות אסטרטגיות מושכלות.

הוא משתמש בשיטות שונות לחישוב עלויות כגון שיטת העלות המלאה, עלויות משתנות או ABC (Activity Based Costing). חשבונאות עלויות מסייעת גם בעריכת הצעות מחיר, קביעת מחירי מכירה, ייעול תהליכי הייצור ומדידת היעילות של מחלקות שונות. הוא מספק מדדי ביצועים מכריעים לניהול העסק ומאפשר לזהות מקורות רווח או הפסד. צורת הנהלת חשבונות זו דורשת איסוף נתונים מפורט והבנה מעמיקה של התהליכים התפעוליים של החברה.

3. חשבונאות תקציבית

חשבונאות תקציבית מייצגת את היבט החיזוי של ניהול פיננסי. זה מתחיל בקביעת תקציבים מפורטים לכל תפקיד של החברה: מכירות, ייצור, אספקה, השקעות, תזרים מזומנים וכו'. תקציבים אלו מפותחים באמצעות גישה מובנית, בדרך כלל מתחילה מתחזיות מכירות כדי להסיק צרכים אחרים. לאחר קביעת התקציבים, חשבונאות זו מבטיחה מעקב שוטף על ידי השוואת הישגים לתחזיות וניתוח אי התאמות. כך היא מאפשרת להפעיל בקרה על הפעילויות ולנקוט באמצעי תיקון במידת הצורך.

חשבונאות תקציבית ממלאת תפקיד מכריע בתכנון אסטרטגי ותפעולי, ומקלה על תיאום בין מחלקות שונות והקצאה מיטבית של משאבים. הוא משתמש בכלים כמו לוחות מחוונים, דוחות ניתוח פערים ותחזיות מתגלגלות. צורת הנהלת חשבונות זו דורשת מעורבות חזקה של מנהלים תפעוליים ותקשורת אפקטיבית בין המחלקות כדי להתאים יעדים ואמצעים בהתאם להתפתחויות שנצפו.

4. חשבונאות מזומנים

חשבונאות מזומנים מתמקדת אך ורק בתזרים המזומנים של העסק. היא דואגת למעקב יומיומי אחר תקבולים ותשלומים, קובעת תחזיות תזרים מזומנים לטווח קצר ובינוני ומנהלת קשרים בנקאיים. צורת הנהלת חשבונות זו חיונית כדי להבטיח את כושר הפירעון של החברה ולייעל את ניהול הנזילות. זה כולל מעקב מתמיד אחר יתרות הבנקים, משא ומתן על תנאים בנקאיים וניהול השקעות מזומנים או מימון לטווח קצר.

חשבונאות המזומנים משתמשת בכלים ספציפיים כמו תוכנית תזרים המזומנים, המפרטת תחזית כניסות ויציאות של כספים, ותקציב תזרים המזומנים, המתכנן את צרכי המימון. הוא ממלא תפקיד חיוני בניהול דרישות ההון החוזר וייעול תזרים המזומנים. הנהלת חשבונות זו דורשת היענות רבה ושליטה מצוינת במכשירים פיננסיים וקשרים בנקאיים.

5. חשבונאות חברתית

חשבונאות חברתית מנהלת את כל ההיבטים הפיננסיים הקשורים לכוח אדם. הוא מעבד משכורות, חיובים סוציאליים, חופשה בתשלום, קצבאות, דוחות הוצאות וכל מרכיבי התגמול. צורת חשבונאות זו מפיקה תלושי שכר, קובעת הצהרות סוציאליות מחייבות (DSN, URSSAF, קרנות פנסיה) ומנהלת קשרים עם ארגונים חברתיים. עליה להסתגל כל העת לשינויים בחקיקה הסוציאלית ובהסכמים קיבוציים.

חשבונאות חברתית ממלאת תפקיד מכריע בבקרת עלויות כוח אדם ועמידה בהתחייבויות משפטיות בנושאים חברתיים. הוא מספק מידע חיוני לדוח החברתי ולמשא ומתן עם שותפים חברתיים. הנהלת חשבונות זו דורשת מעקב רגולטורי מתמיד ודיוק רב בעיבוד הנתונים, מכיוון שלטעויות יכולות להיות השלכות משמעותיות הן על החברה והן על העובדים.

היתרונות של הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות אולי נראית מייגעת, אבל היא למעשה מציעה יתרונות רבים. קודם כל, הנהלת חשבונות נותנת לך ראייה ברורה של הכספים שלך. זה כמו שיש לך מפת דרכים של הכסף שלך. אתה רואה מאיפה זה בא, לאן זה הולך וכמה נשאר לך. זה עוזר לך לקבל החלטות פיננסיות טובות יותר, בין אם לעסק שלך או לתקציב האישי שלך.

יתרון גדול הוא בכך עוזר לכבד את החוק. אם יש לך עסק, ניהול חשבונות זו לא בחירה, זו חובה חוקית. זה חוסך ממך בעיות עם מיסים ורשויות אחרות. אפילו עבור אנשים פרטיים, הנהלת חשבונות טובה מקלה על הגשת מסים.

הנהלת חשבונות גם עוזרת לך לזהות בעיות לפני שהן הופכות לגדולות מדי. אם אתה מוציא יותר מדי באזור אחד, או אם חלק מהעסק שלך לא מספיק רווחי, אתה תראה את זה במהירות בחשבונות שלך. זה כמו מערכת התרעה מוקדמת על הכספים שלך. עבור עסקים, הנהלת חשבונות טובה היא קריטית לקבלת הלוואות או למשיכת משקיעים. בנקים ומשקיעים רוצים לראות מספרים ברורים וקשים לפני שהם נותנים אמון בכספם. זה כמו להראות את תעודת הדו"ח שלך כדי להוכיח שאתה תלמיד טוב.

הנהלת חשבונות מסייעת גם בתכנון העתיד. על ידי התבוננות במספרי העבר שלך, תוכל לבצע תחזיות מדויקות יותר לעתיד. זה שימושי להגדרת יעדים ריאליים וליצירת תוכניות ארוכות טווח. יתרון נוסף הוא שזה עוזר לך לחסוך כסף. אם תראה בבירור לאן הכסף שלך הולך, אתה יכול לזהות הוצאות מיותרות ולחסוך כסף. זה כמו למיין את הארון שלך: אתה מבין שיש לך דברים שאתה לא באמת צריך.

לבסוף, הנהלת חשבונות טובה נותנת לך שקט נפשי. אתה יודע בדיוק איפה אתה עומד מבחינה כלכלית, בלי צורך לנחש או לדאוג. זה מרגיע לדעת שיש לך שליטה על הכספים שלך.

כיצד לנהל חשבונות בצורה נכונה

ניהול הנהלת חשבונות יכול להיות מסובך ומייגע, במיוחד אם אתה חדש בו. להלן השלבים העיקריים שיש לבצע כדי לנהל נכון את הנהלת החשבונות העסקית שלך.

⚡️זיהוי חובות חשבונאיות

הצעד הראשון לניהול נכון של הנהלת החשבונות העסקית שלך הוא לזהות את חובות החשבונאות החוקיות. זה עשוי להשתנות בין מדינות ותחומי שיפוט, אך באופן כללי ישנם תקנים וכללים שיש לפעול לפיהם לגבי המסמכים החשבונאיים שיש להפיק, מועדי הגשה, שיטות שמירה וכו'. חשוב להישאר מעודכן בכללים התקפים כדי למנוע טעויות ועונשים אפשריים.

⚡️ בחרו מערכת הנהלת חשבונות מתאימה

בחירת מערכת הנהלת החשבונות תהיה תלויה במספר גורמים, כגון גודל העסק, מורכבות הפעולות, מספר העסקאות וכו'. ישנם מספר סוגים של מערכות הנהלת חשבונות, מהפשוטות ביותר (הנהלת חשבונות חד פעמית) למורכבים ביותר (הנהלת חשבונות כפולה). מומלץ לבחור במערכת המתאימה לצרכיכם ומאפשרת ניהול חשבונאי יעיל.

⚡️ הקפידו על הנהלת חשבונות קפדנית

לאחר שבחרתם את מערכת הנהלת החשבונות שלכם, חשוב להקפיד על הנהלת חשבונות קפדנית על ידי רישום כל העסקאות הפיננסיות של החברה. זה כולל חשבוניות, קבלות, תשלומים, דפי בנק וכו'. מומלץ לעדכן חשבונות לפחות פעם בחודש כדי למנוע עיכובים וטעויות.

⚡️ הזמינו איש מקצוע

אם אינכם חשים בנוח עם ניהול הנהלת חשבונות, רצוי להתקשר לאיש מקצוע (רואה חשבון, רואה חשבון וכו'). הם יכולים לעזור לך לשמור על חשבונותיך מעודכנים, להכין דוחות כספיים, להשלים דוחות מס ולייעץ לך בענייני חשבונאות ומס. שכירת איש מקצוע יכולה לעזור לך לחסוך זמן ולמזער את הסיכון לטעויות.

⚡️השתמש בכלים לניהול חשבונאות

ישנם כלים רבים לניהול חשבונאות זמינים כיום שיכולים לעזור לך להפוך משימות מסוימות לאוטומטיות, לפשט את הניהול החשבונאי ולהפחית את הסיכון לשגיאות. תוכנות הנהלת חשבונות, אפליקציות לניהול חשבוניות ופלטפורמות מקוונות לניהול פיננסי הן דוגמאות לכלים שניתן להשתמש בהם כדי להקל על ניהול החשבונות.

שאלות נפוצות 

✔️ מדוע חשוב לנהל היטב את הנהלת החשבונות העסקית שלך?

הנהלת חשבונות היא חלק מרכזי בניהול עסק מכיוון שהיא עוזרת לעקוב אחר הכספים של החברה ולהבטיח את יציבותה. ניהול חשבונאי טוב מאפשר לך לקבל החלטות מושכלות, לשלוט בעלויות ובהכנסות, לחזות הוצאות עתידיות ולהבטיח שהעסק רווחי.

✔️ מהם השלבים החיוניים לניהול נכון של הנהלת החשבונות העסקית שלך?

השלבים החיוניים לניהול נכון של החשבונות העסקיים שלך הם:

• ניהול חשבונות שוטפים ומעודכנים
• מעקב אחר הפעילות הבנקאית של החברה
• ביצוע ניתוח שוטף של התוצאות הכספיות של החברה
• עמידה בהתחייבויות משפטיות מבחינת חשבונאות (הצהרות מס וכו')
• השתמש בכלי ניהול פיננסי וחשבונאות המותאמים לצרכיהם

✔️אילו כלים לניהול פיננסי וחשבונאות זמינים לעסקים?

קיימים מספר כלים לניהול פיננסי והנהלת חשבונות לעסקים כגון תוכנות הנהלת חשבונות, שירותי הנהלת חשבונות מקוונים, שירותי חשבוניות מקוונות, שירותי ניהול הוצאות וכו'.

✔️איך לבחור את כלי הניהול הפיננסי והחשבונאות המתאים לעסק שלך?

כדי לבחור בכלי הניהול הפיננסי והחשבונאי המתאים לעסק שלכם, חשוב לקחת בחשבון את הצרכים הספציפיים של העסק, התקציב הזמין, מורכבות הנהלת החשבונות והפונקציונליות שמציע הכלי.

✔️מהן הטעויות הנפוצות ביותר שיש להימנע מהן בכל הנוגע לניהול הנהלת חשבונות עסקית? הטעויות הנפוצות ביותר שיש להימנע מהן בעת ​​ניהול הנהלת חשבונות עסקית הן:

• אי ניהול חשבונות רגילים ומעודכנים
• אי עמידה בהתחייבויות חשבונאיות חוקיות
• מערבבים פיננסים אישיים ומקצועיים
• לא עוקב אחר עסקאות בנקאיות של החברה
• לא עושים ניתוח שוטף של התוצאות הכספיות של החברה

✔️ האם ניתן להאציל את ניהול הנהלת החשבונות לצד שלישי?

כן, ניתן להאציל את ניהול החשבונאות לצד שלישי, כגון רואה חשבון או חברת שירותי הנהלת חשבונות. זו יכולה להיות אפשרות טובה לעסקים שאין להם את המומחיות או את הזמן לנהל את הנהלת החשבונות שלהם.

סיכום

בקיצור, ניהול הנהלת חשבונות הוא משימה בלתי נמנעת לכל חברה המעוניינת להבטיח את קיימותה וצמיחתה. השלבים השונים שציינו במאמר זה הם מדריכים מעשיים שיעזרו לך לנהל את החשבונאות שלך בצורה טובה. חשוב לזכור שניהול חשבונאות מסודרת ומדויקת לא רק תאפשר לך לעמוד בהתחייבויות המס שלך, אלא גם להבין טוב יותר את הבריאות הפיננסית של העסק שלך ולקבל החלטות מושכלות לעתידו.

בסופו של דבר, ניהול הנהלת החשבונות שלך הוא השקעה חיונית לעסק שלך. על ידי ביצוע הצעדים המרכזיים שתיארנו, אתה יכול להיות בטוח להקים הנהלת חשבונות חזקה ויעילה שתאפשר לך לשגשג במשך שנים רבות.