איך להכין את תוכנית התקשורת של פרויקט?

תוכניות תקשורת חשובות לפרויקטים שלך. תקשורת אפקטיבית, פנימית וחיצונית, היא חיוני להצלחת הפרויקט. חיוני שתהיה תוכנית תקשורת לפרויקט המתארת ​​מי הם בעלי העניין, כמו גם מתי וכיצד להגיע אליהם. עם זאת, שיהיה טוב אסטרטגיית תקשורת יכול להיות מאוד שימושי עבורך. מאמר זה מכסה:

• היתרונות של תוכניות תקשורת בפרויקט
• מה לכלול בתוכנית תקשורת
• איך כותבים תוכנית תקשורת
• וכיצד להשתמש בתוכנית תקשורת לאורך כל הפרויקט

אבל לפני שמתחילים, אני רוצה לספר לכם על הכשרת הפרימיום הזו שאפשרה לי באופן אישי להגדיל את שיעורי ההמרה שלי באתרים שלי. פשוט לחץ כאן, זה קישור שותף.

היתרונות של תוכניות תקשורת פרויקטים

בבסיסן, תוכניות תקשורת של פרויקטים מקלות על תקשורת יעילה. הם יגרמו לפרויקטים שלך להתנהל בצורה חלקה ויעזרו לך להימנע מכשל בפרויקט. יתרונות מרכזיים נוספים כוללים הגדרה וניהול של ציפיות, ניהול טוב יותר של בעלי עניין וסיוע בתהליך תכנון הפרויקט.

הגדר ונהל ציפיות

תקשורת פרויקטים היא רחוב דו-סטרי. בדומה לתכנון פרויקט, יש להגדיר ציפיות וצוות הפרויקט ובעלי העניין של הלקוח צריכים לקחת אחריות על כך שהתקשורת תעבור בצורה חלקה.

אמנם פרויקט אינו מתחיל ללא תוכנית פרויקט קיימת, תוכניות תקשורת פרויקט אינן ניתנות לדיון בקלות, אבל הן צריכות להיות.

על ידי מתן הודעה ללקוח בשלב מוקדם של תהליך הפרויקט למה לצפות, אתה נותן את הטון לכל הפרויקט, החל מתהליך הצעת הפרויקט.

זה גם מועיל להם לדעת מראש מה תצטרך מהם כדי שיוכלו להיות מוכנים בבוא הזמן.

ניהול מחזיקי עניין ולקוחות

לאורך כל הפרויקט, תקשורת מוצלחת על התאמה ליעדים ואבני דרך, והתאמה מחדש לאלו כאשר הפרויקטים משתנים, חיונית לרכישת בעלי עניין ולשקיפות לגבי מצב הפרויקט.

תקשורת היא המפתח לשמירה על מערכת יחסים טובה עם הלקוח, ותוכנית תקשורת לפרויקט יכולה לעזור לך לשמור על ההבנה המשותפת של מה שקורה ומה צריך לקרות לאורך הפרויקט שלך.

תכנון פרוייקט

תוכנית תקשורת לניהול פרויקט מגדירה כיצד מידע קריטי יסופק לאורך הפרויקט, על ידי מי ובאיזו תדירות. עם השלמת תכנון הפרויקט, עליך להשלים גם את תכנון התקשורת.

לא כל הפרויקטים נוצרים שווים, ומסיבה זו, תוכנית תקשורת לפרויקט היא ייחודית לפרויקט שלך, ולכן חשוב לחשוב עליה בעת יצירת תוכנית הפרויקט שלך לאחר ההשקה.

לפרויקטים גדולים יש צרכי תקשורת שונים משל פרויקטים קטנים, וכך גם בפרויקטים עם צוותים של בעלי עניין לעומת איש קשר פרויקט אחד.

פרויקטים עם יעדים, תקציבים, מועדים שונים ואפילו תוצרים שונים דורשים תקשורת מותאמת לצרכים האלה, וזה משהו שצריך לזכור כשיוצרים תוכנית תקשורת לפרויקט.

מה לכלול בתוכניות תקשורת

בעוד שהפרטים של תוכנית התקשורת שלך ישתנו בהתאם לסוג והיקף הפרויקט, יש לכלול כמה אלמנטים מרכזיים בכל תוכנית תקשורת של פרויקט שאתה יוצר:

בעל מניות עיקרי

רשום את כל מחזיקי העניין העיקריים, כולל איש הקשר העיקרי שלך עם הלקוח. כלול מידע ליצירת קשר כגון מספרי טלפון ואימיילים, כך שכל מי שניגש לתוכנית התקשורת יוכל למצוא מידע זה.

חברי הצוות

כלול את חברי הצוות המרכזיים של הפרויקט ואת תפקידיהם. זה שימושי לכל מי שחדש או לא מכיר את הפרויקט. רשום את חברי הצוות שלך המעורבים בתקשורת תוצרים, הובלת דיונים אסטרטגיים, או כיצד תנהל שיחות טכניות בין מחזיקי עניין והצוות שלך.

שיטות תקשורת

תאר את שיטות התקשורת העיקריות ואת הערוצים השונים שבהם תשתמש כדי ליצור קשר עם מחזיקי עניין. השתמש במייל, שיחות טלפון, פגישות פנים אל פנים, פגישות וידאו, מדיה חברתית או כל דבר אחר. כלול הערות על ערוצי בעלי עניין מועדפים.

סוג תקשורת

כלול את סוגי התקשורת, כיצד התקשורת הזו תשותף, מה ייכלל ועם מי תהיה התקשורת. למשל, אתה יכול לספק דוחות סטטוס שבועיים ללקוח.

שקול כיצד תספק את זה, למי זה יסופק ואיזה מידע צריך לכלול בדוח.

סגנונות תקשורת

זה יכול להתפרק לפי מחזיקי עניין ושיטות תקשורת. האם בעל עניין מסוים מעדיף תקשורת רשמית בלבד, או שאתה יכול לקחת את זה קצת יותר כלאחר יד?

לוח פגישות

אמנם אתה יכול להתאים את זה לפי הצורך לאורך הפרויקט, אבל זה מועיל לקבל מושג ראשוני באיזו תדירות תיפגש עם מחזיקי עניין.

בהתאם להיקף הפרויקט, תוכלו גם לציין באיזו תדירות תשלחו מיילים ללקוח. כלול גם פגישות צוות פנימיות בלוח הפגישות שלך.

הודעות מפתח

עבור כל בעל עניין, קבע את המסר המרכזי או את המידע שיש להעביר אליהם לאורך הפרויקט. זה כולל גם כל מידע או משוב שתצטרך מהם.

מטרות תקשורת

תוכנית תקשורת הכוללת יעדי תקשורת יכולה לעזור לך לקבל החלטות על סמך מה שאתה מנסה להשיג.

כיצד לכתוב תוכנית תקשורת פרויקט משלך

1. הבן את ההגדרות שלך

תוכנית תקשורת לפרויקט לא צריך להיות רשמי. אבל זה לפחות צריך להיות כתוב לעיונך האישי. שקול דקדוק, לא בגלל שאתה רוצה להישמע חכם, אלא בגלל שאתה רוצה להיות ברור ומובן.

כלי כתיבה יכולים לעזור לך להתמודד עם זה מבלי לקחת יותר מדי זמן. לפי הסדר הזה, אתה יכול להתחיל ליצור את התוכן שלך בביטחון.

ראשית, זה מאפשר לך לשבת ולהגדיר את פרמטרי הפרויקט. אלה כוללים את גודל הפרויקט, מידע על חברת הלקוח, תוצרי הפרויקט, לוח הזמנים וצוות הפרויקט.

לַחשׁוֹב סגנונות תקשורת של הצוות שלך ושל הלקוח שלך:

• עד כמה התקשורת הייתה מוצלחת עד כה?
• האם הלקוח שלך ציין העדפה לתקשורת: האם הוא נוטה להתקשר כשיש לו שאלה או שהם ממוקדים בדוא"ל?
• נפגשתם באופן אישי או באמצעות וידאו?
• באיזו תדירות הצוות שלך מקיים אינטראקציה ישירה איתך בפרויקט? האם הם מעדיפים את ההקשר הכתוב על פני פגישות?

לאחר שתבינו את הצוות והלקוחות איתם אתם עובדים, תוכלו ליישם זאת על תוכנית פעולה לתקשורת.

2. הגדר את היעדים שלך ואת מחזיקי העניין שלך

רשום את תוצרי הפרויקט שלך ומחזיקי עניין מרכזיים בפרויקט. לאחר מכן, הוסף את יעדי הפרויקט שלך לרשימה הזו: חשבו מהי תקשורת מוצלחת בפרויקט, לא רק עם הלקוח שלכם, אלא גם עם הצוות שלכם.

רשימה זו תנחה את החלטות התקשורת.

3. ערכו תוכנית תקשורת

עכשיו הגיע הזמן להכין את התוכנית. הגדר את הגישה שלך לתקשורת שתהיה לך לאורך הפרויקט שלך. הכרת מטרות הפרויקט שלך, שקול באיזו תדירות תתקשר עם מחזיקי העניין של הלקוחות שלך, כיצד תעשה זאת ומה תכלול התקשורת הזו.

ייתכן שתחליט להשתמש במספר גישות, כגון צ'ק-אין טלפוני שבועי כדי לעדכן את לוח הזמנים והתקדמות התקציב, כמו גם הודעות דוא"ל יומיות לשאלות תוך כדי תנועה ופגישות אישיות פחות תכופות כדי להציג עדכונים. אבני דרך עיקריות של פּרוֹיֶקט.

לא משנה מה תחליט, זכור את המדדים והיעדים שלך. אלה אמורים לעזור לך לזהות את סוגי התקשורת שיהיו מועילים ביותר לפרויקט שלך ועד כמה התקשורת שלך צריכה להיות מפורטת או מעמיקה.

כיצד להשתמש בתוכנית תקשורת לפרויקט

1. שתף אותו עם הצוות שלך

שיתוף התוכנית עם הצוות שלך יודיע להם על קצב התקשורת שלך, מה שמשפיע על תאריכי העבודה והאספקה ​​שלהם, אבל גם יעניק להם יותר הקשר לגבי האופן שבו תתקשר ועם מי.

שיתוף המידע הזה אומר שהצוות שלך יכול לעזור לך ליישם את תוכנית התקשורת.

2. הישאר על המסלול

ודא שהצוות שלך מכיר ומבין את תוכנית התקשורת שלך כך שהלקוח שלך יקבל מידע עקבי ומשמעותי שנמסר לו לאורך כל הפרויקט.

הזמינו את כל פגישות הפרויקט המרכזיות ברגע שיש לכם תוכנית והוסיפו תזכורות ליומן שלכם לביצוע צ'ק-אין רגיל ואפילו הודעות דוא"ל לפרויקט, כך שתשארו על המסלול עם הדברים החשובים שהגדרתם בתכנית שלכם.

אם בשלב כלשהו אתה סוטה מתוכנית התקשורת שלך ומתקשה לחזור אליה, שקול מחדש את הגישה שהצבת:

• האם זה עדיין תואם את מטרות הפרויקט שלך?
• האם היעדים או מחזיקי העניין השתנו בדרך כלשהי מאז תחילת הפרויקט?
• האם יש דרכים יעילות יותר לתקשר מידע על הפרויקט בשלב זה?

תוכנית תקשורת = הצלחה

קיום תוכנית תקשורת לפרויקט נותנת לך את הכלים לתקשר ביעילות. תוכנית יכולה גם לאפשר לך להעריך מחדש את הגישה שלך וצרכי ​​הלקוח שלך במידת הצורך.

לא משנה כמה רשמית או בלתי פורמלית עשויה להיות תוכנית התקשורת של הפרויקט שלך, זה יכול להיות ההבדל בין פרויקט מאוד מוצלח ויעיל לבין כזה שפשוט נתקע ללא תוכנית מוצקה.

חשבו על זה כעל דרך נוספת להגדיר ולבדוק ציפיות לאורך הפרויקט. חשבו על זה כעל דרך להבטיח תקשורת משמעותית ומוצלחת בקלות.

מה אתה חושב ?

עד כמה חיונית תוכנית תקשורת פרויקט להצלחת פרויקט? האם אתה חושב שמנהלי פרויקטים צריכים תמיד לכתוב תוכנית תקשורת לפרויקטים, ללא קשר לגודלם? תן לי לדעת את המחשבות שלך על ידי השארת תגובה!

עם זאת, אם אתה רוצה להשתלט על הכספים האישיים שלך תוך שישה חודשים, אני ממליץ בחום על המדריך הזה.

השאירו לנו תגובה