プロジェクトのコミュニケーション計画を立てるには？

コミュニケーション計画はプロジェクトにとって重要です。 社内外の効果的なコミュニケーションとは、 プロジェクトの成功に不可欠です。 利害関係者が誰であるか、いつ、どのように利害関係者に連絡を取るかを概説したプロジェクトのコミュニケーション計画を立てることが不可欠です。 ただし、良いものを持っている コミュニケーション戦略 とても役に立つかもしれません。 この記事の内容は次のとおりです。

• プロジェクト コミュニケーション プランの利点
• コミュニケーション計画に含めるもの
• コミュニケーションプランの書き方
• プロジェクト全体でコミュニケーション計画を使用する方法

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プロジェクト コミュニケーション プランの利点

プロジェクト コミュニケーション プランの核心は、効果的なコミュニケーションを促進することです。 プロジェクトをスムーズに実行し、プロジェクトの失敗を回避するのに役立ちます。 その他の主な利点には、期待の設定と管理、利害関係者の管理の改善、プロジェクト計画プロセスの支援が含まれます。

期待値の設定と管理

プロジェクトのコミュニケーションは双方向です。 プロジェクト計画と同様に、期待値を設定する必要があり、プロジェクト チームとクライアントの利害関係者は、コミュニケーションを円滑に進める責任を負う必要があります。

プロジェクト計画が整っていないとプロジェクトは開始されませんが、プロジェクトのコミュニケーション計画は簡単に議論することはできませんが、議論する必要があります。

プロジェクト プロセスの早い段階で何を期待するかをクライアントに知らせることで、プロジェクト提案プロセスから始まるプロジェクト全体のトーンを設定できます。

また、必要なものを事前に知っておくと、必要なときに準備できるようになります。

利害関係者と顧客の管理

プロジェクト全体を通して、目標とマイルストーンへの整合性、およびその後のプロジェクトの変更に伴うこれらの再整合性に関するコミュニケーションの成功は、利害関係者の賛同とプロジェクトのステータスに関する透明性にとって不可欠です。

コミュニケーションはクライアントとの良好な関係を維持するための鍵であり、プロジェクト コミュニケーション プランは、プロジェクト全体で何が起こっているのか、何が起こるべきなのかについて共有された理解を維持するのに役立ちます。

プロジェクトの計画

プロジェクト管理コミュニケーション計画では、プロジェクト全体で重要な情報を提供する方法、提供者、提供頻度を定義します。 プロジェクト計画を完了したら、コミュニケーション計画も完了する必要があります。

すべてのプロジェクトが同じように作成されるわけではありません。このため、プロジェクト コミュニケーション計画はプロジェクトに固有のものです。そのため、開始後にプロジェクト計画を作成するときに考慮することが重要です。

大規模なプロジェクトでは、小規模なプロジェクトとは異なるコミュニケーションのニーズがあり、同じことが利害関係者のチームと単一のプロジェクト連絡先のプロジェクトにも当てはまります。

目的、予算、 さまざまな締め切りやさまざまな成果物でさえも、それらのニーズに合わせて調整されたコミュニケーションが必要であり、プロジェクトのコミュニケーション計画を作成する際には、これを念頭に置いておく必要があります。

コミュニケーション計画に含めるもの

コミュニケーション計画の詳細はプロジェクトの種類と範囲によって異なりますが、作成するすべてのプロジェクト コミュニケーション計画にはいくつかの重要な要素を含める必要があります。

主な利害関係者

主要な顧客連絡先を含むすべての主要な利害関係者を書き留めます。 電話番号や電子メールなどの連絡先情報を含めて、コミュニケーション プランにアクセスするすべての人がこの情報を見つけられるようにします。

チームのメンバー

プロジェクトの主要なチーム メンバーとその役割を含めます。 これは、プロジェクトに慣れていない、または初心者にとって便利です。 成果物の伝達、戦略的議論の主導、または利害関係者とチーム間の技術的な会話の管理方法に関与するチームのメンバーを挙げてください。

コミュニケーション方法

主なコミュニケーション方法と、利害関係者に連絡するために使用するさまざまなチャネルについて説明してください。 メール、電話、対面式の会議、ビデオ会議、ソーシャル メディアなどを使用します。 優先する利害関係者のチャネルに関するメモを含めます。

通信タイプ

コミュニケーションの種類、そのコミュニケーションの共有方法、含まれる内容、およびそのコミュニケーションの対象者を含めます。 例えば、 毎週のステータス レポートをクライアントに提供できます。

これをどのように提供するか、誰に提供するか、レポートにどのような情報を含めるべきかを検討してください。

コミュニケーションスタイル

これは、利害関係者とコミュニケーション方法によって分類できます。 特定の利害関係者は正式なコミュニケーションのみを好みますか?それとも、もう少しカジュアルなコミュニケーションを取ることができますか?

Calendrierdesréunions

プロジェクト全体を通じて必要に応じてこれを調整できますが、関係者と会う頻度について最初のアイデアを持っておくと役立ちます。

プロジェクトの範囲に応じて、クライアントに電子メールを送信する頻度を指定することもできます。 社内チームの会議も会議カレンダーに含めます。

キーメッセージ

各利害関係者について、プロジェクト全体で伝達する必要がある重要なメッセージまたは情報を決定します。 これには、必要な情報やフィードバックも含まれます。

コミュニケーションの目的

コミュニケーションの目的を含むコミュニケーション計画は、達成しようとしていることに基づいて意思決定を行うのに役立ちます。

独自のプロジェクト コミュニケーション プランを作成する方法

1. 設定を理解する

プロジェクトコミュニケーション計画 正式である必要はありません。 しかし、少なくとも自分自身の参考のために書くべきです。 文法を考慮するのは、賢く思われたいからではなく、明確に理解したいからです。

書き込みツールを使用すると、時間をかけずにこれに対処できます。 これで、自信を持ってコンテンツの作成を開始できます。

まず、座ってプロジェクトのパラメーターを設定できます。 これらには、プロジェクトの規模、クライアント企業の情報、プロジェクトの成果物、スケジュール、およびプロジェクト チームが含まれます。

考え コミュニケーションスタイル あなたのチームとあなたのクライアントのそれ：

• これまでの通信はどの程度成功していますか?
• あなたのクライアントはコミュニケーションの好みを示していますか? 質問があるときに電話をかける傾向がありますか? それともメール中心ですか?
• 直接会ったのですか、それともビデオで会ったのですか？
• あなたのチームは、プロジェクトに関してどのくらいの頻度であなたと直接やり取りしますか? 彼らは会議よりも文書化されたコンテキストを好みますか?

一緒に仕事をしているチームとクライアントを理解したら、これをコミュニケーション アクション プランに適用できます。

2. 目的と利害関係者を定義する

プロジェクトの成果物と主要なプロジェクト関係者をリストします。 次に、そのリストにプロジェクトの目標を追加します。クライアントだけでなく、チームとのプロジェクト コミュニケーションを成功させるにはどうすればよいかを考えてください。

このリストは、コミュニケーションに関する決定の指針となります。

3. コミュニケーション計画を立てる

今 計画を立てる時が来た。 プロジェクト全体を通じて行うコミュニケーションへのアプローチを定義します。 プロジェクトの目標を理解した上で、クライアントの関係者とコミュニケーションをとる頻度、方法、コミュニケーションの内容を検討します。

スケジュールと予算の進捗状況を更新する毎週の電話チェックイン、その場で質問するための毎日の電子メール、更新を提示するための頻繁ではない対面会議など、複数のアプローチを使用することを決定する場合があります.事業。

何を決めるにしても、指標と目標を念頭に置いてください。 これらは、プロジェクトにとって最も有益なコミュニケーションの種類と、コミュニケーションをどの程度詳細に行うべきかを特定するのに役立ちます。

プロジェクト コミュニケーション プランの使用方法

1. チームで共有する

計画をチームと共有することで、コミュニケーション ケイデンスをチームに知らせることができます。これは、チームの仕事や納期に影響を与えるだけでなく、どのように、誰とコミュニケーションするかについて、より多くのコンテキストを提供します。

この情報を共有することは、チームがコミュニケーション計画の実装を支援できることを意味します。

2. 軌道に乗る

チームがコミュニケーション プランを把握し、理解していることを確認して、クライアントがプロジェクト全体を通じて一貫した意味のある情報を受け取るようにします。

計画が整ったらすぐにすべての重要なプロジェクト ミーティングを予約し、定期的なチェックインやプロジェクト メールのリマインダーをカレンダーに追加して、計画で設定した重要事項を順調に進められるようにします。

コミュニケーション計画から外れてしまい、元に戻すのが難しい場合は、設定したアプローチを再考してください。

• それはまだあなたのプロジェクトの目的に対応していますか?
• プロジェクトの開始以来、目標または利害関係者は何らかの形で変更されましたか?
• この段階でプロジェクト情報を伝達するためのより効果的な方法はありますか?

コミュニケーション計画 = 成功

プロジェクトのコミュニケーション計画を立てることで、効果的にコミュニケーションするためのツールが得られます。 計画により、アプローチを再評価することもできます 必要に応じて、顧客のニーズ。

プロジェクトのコミュニケーション計画がどれほど正式なものであろうと非公式であろうと、それは、非常に成功し効果的なプロジェクトと、しっかりした計画を立てずにうまくいかないプロジェクトとの違いになる可能性があります。

これは、プロジェクト全体で期待値を設定および確認するもう XNUMX つの方法と考えてください。 有意義で成功したコミュニケーションを簡単に確保する方法と考えてください。

どう思いますか ？

プロジェクト コミュニケーション プランは、プロジェクトの成功にどの程度不可欠ですか? プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの規模に関係なく、常にプロジェクトのコミュニケーション計画を作成する必要があると思いますか? コメントを残して、あなたの考えを教えてください!

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