プロジェクトの成功を保証するプロジェクト計画の段階

プロジェクト計画は、プロジェクト マネージャーによる慎重な計画の集大成です。 プロジェクトの進行をガイドする主要なドキュメントです。 これは、プロジェクト マネージャーのガイドです。

プロジェクト計画は会社ごとに異なりますが、プロジェクト実行段階での混乱や強制的な即興を避けるために、プロジェクト計画に絶対に含める必要がある XNUMX のステップがあります。

この記事で プロジェクト計画をうまく書くためのアドバイスをお伝えします。 プロジェクトを正常に実行したい場合、プロジェクト計画には必ず次の要素が含まれている必要があります。

1. プロジェクトの目的

プロジェクトの目的は、プロジェクト憲章で定義されています。 ただし、プロジェクトの目的をさらに説明するために、それらもプロジェクト計画に含める必要があります。 プロジェクト マネージャーが目的をプロジェクト計画に組み込むことを選択したとしても、重要なことは、目的と目的を明確に結び付けることです。 プロジェクト憲章 – プロジェクトの最初の主要文書 – プロジェクトの XNUMX 番目の主要文書であるプロジェクト計画。

2. プロジェクトの範囲

プロジェクトの目的と同様に、スコープはチャーターで定義され、プロジェクト マネージャーがプロジェクト計画でさらに絞り込む必要があります。 スコープを定義することで、プロジェクト マネージャーはスコープがどのように見えるかを示し始めることができます プロジェクトの目的.

範囲が定義されていない場合は、プロジェクト全体に及ぶ可能性があります。 これは、コストの超過や納期の遅れにつながります。

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たとえば、マーケティング チームを率いて会社の製品ラインのパンフレットを作成する場合、ページ数をリストし、完成品がどのように見えるかの例を提供する必要があります。

チーム メンバーによっては、パンフレットは XNUMX ページを意味する場合もあれば、XNUMX ページで十分だと考えるチーム メンバーもいます。 スコープを定義することで、チーム全体が最初から同じ認識を持つことができます。

3. マイルストーンと主な成果物

プロジェクトの主な成果はマイルストーンと呼ばれ、主な成果物は主な成果物と呼ばれます。 どちらも、プロジェクトでの作業の主要なコンポーネントを表しています。 プロジェクト計画では、これらの要素を特定して定義し、完了までのタイムラインを設定する必要があります。

組織が新しいソフトウェアを開発するプロジェクトに着手している場合、主な成果物は、ビジネス要件とその実装方法の最終的なリストになる場合があります。

次に、プロジェクトには、設計の完了、システムのテスト、ユーザーの受け入れテスト、ソフトウェアの展開日などのマイルストーンを設定できます。 これらのマイルストーンは作業成果物に関連付けられていますが、成果物自体よりもプロセスに関連しています。

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マイルストーンと主要な配信時間は正確な日付である必要はありませんが、より具体的であるほど良いです。 正確な日付は、プロジェクト マネージャーが作業構造をより正確に分析するのに役立ちます。

計画のこの段階では、次の段階で説明できるように、大規模または高レベルの成果物を小さな成果物に分割できるように、マイルストーンを作成します。

4. 作業分解構造

ワーク ブレークダウン ストラクチャーは、プロジェクトのマイルストーンと主要な成果物を小さなチャンクに分割し、XNUMX 人の担当者が各ファセットの責任を割り当てられるようにします。

この構造を開発するとき、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト チーム メンバーの長所と短所、タスク間の相互依存性、利用可能なリソース、プロジェクト全体の締め切りなど、多くの要因を考慮に入れます。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの成功に最終的な責任を負いますが、その仕事を XNUMX 人で行うことはできません。 ブレークダウン ストラクチャは、プロジェクト マネージャがプロジェクトの説明責任を確保するために使用するツールです。

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このツールは、プロジェクトの利害関係者が何を担当しているかも示します。 プロジェクト マネージャーがタスクについて懸念している場合、その懸念について誰に相談すればよいかを正確に知っています。

5. 投資予算

プロジェクトの予算は、プロジェクトを完了するために割り当てられた金額を示します。 プロジェクト マネージャーは、これらのリソースを適切に割り当てる責任があります。

サプライヤーがいるプロジェクトの場合、プロジェクト マネージャーは、品質に特に注意を払いながら、契約条件に従って成果物が完成するようにします。 一部のプロジェクト予算は、人事計画にリンクされています。

必要な時間とタスクを完了するために必要な労力のコストを調べて、各ステップのコストを確立することが重要です。 プロジェクトのコストは、プロジェクトの期間に関連しており、プロジェクトの範囲になります。 スコープ、マイルストーン、タスク、および予算は、調整され、現実的である必要があります。

6. 人事計画

人的資源計画は、プロジェクトに人員を配置する方法を示します。 誰がプロジェクト チームの一員になるか、および各人がコミットしなければならない期間を定義します。

この計画を作成するとき、プロジェクト マネージャーは、チーム メンバーおよびその監督者と、各チーム メンバーがプロジェクトに費やすことができる時間を交渉します。 プロジェクトについて相談するために追加のスタッフが必要であるが、プロジェクト チームの一員である場合、これも人員配置計画に記載されています。 ここでも、適切な監督者に相談します。

7. リスク管理計画

プロジェクトの実行中には、多くのことがうまくいかないことがあります。 起こりうるすべての災害や軽微なインシデントを予測することは困難ですが、多くの落とし穴を予測することができます。 リスク管理計画では、プロジェクト マネージャーはすべてのプロジェクト リスクを特定します。 また、これらのシナリオが発生する可能性と、それらを軽減するための戦略も決定します。

この計画を策定する際、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト スポンサーまたはそのプロジェクト チームから情報を得ることができます。

発生する可能性が高いリスク、または関連するコストが高いリスクに対して、緩和戦略が実施されます。 発生する可能性が低いリスクと低コストのリスクは、緩和戦略がなくても計画に記載されています。

8. コミュニケーション計画

コミュニケーション計画は、プロジェクトがさまざまな聴衆にどのように伝えられるかを説明します。 作業分解構造と同様に、コミュニケーション計画では、各コンポーネントを完了する責任をプロジェクト チームのメンバーに割り当てます。

このステップでは、問題がチーム内でどのように伝達され、解決されるかを説明することが重要です。 チームおよび利害関係者とのコミュニケーションの頻度も指定する必要があります。 すべてのメッセージには対象読者がいます。 これにより、プロジェクト マネージャーは、適切な情報を適切な人に適切なタイミングで確実に届けることができます。

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9. 利害関係者管理計画

利害関係者管理計画は、利害関係者がプロジェクトでどのように使用されるかを特定します。 利害関係者が情報を受け取るだけでよい場合もあります。 これは、コミュニケーション計画で考慮に入れることができます。

10. 変更管理計画

変更管理計画は、プロジェクトに変更を加えるためのフレームワークを確立します。 プロジェクト マネージャーはプロジェクトの変更を避けたいと思う傾向がありますが、変更が避けられない場合もあります。

変更管理計画は、変更を行うためのプロトコルとプロセスを提供します。 プロジェクト スポンサー、プロジェクト マネージャー、およびプロジェクト チーム メンバーが変更管理計画に従うことは、説明責任と透明性にとって不可欠です。

要約すると...

プロジェクト計画書は、プロジェクトを成功させるための重要な文書です。 プロジェクトの開始から終了まで、コンパスとして機能します。 したがって、さまざまな点に同意するには、すべての利害関係者の積極的な参加が必要です。 それを定義するために必要なすべての時間を費やすことも重要です。

不明確な計画の主なリスクは、組み立てられていない意見の相違点について解決すべき論争にさらされることです。

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