Kepiye carane nggawe rencana komunikasi proyek?

Rencana komunikasi penting kanggo proyek sampeyan. Komunikasi efektif, internal lan eksternal, yaiku penting kanggo sukses proyek. Penting kanggo duwe rencana komunikasi proyek sing nggambarake sapa sing dadi pemangku kepentingan, uga kapan lan kepiye carane nggayuh. Nanging, duwe apik strategi komunikasi bisa migunani banget kanggo sampeyan. Artikel iki kalebu:

• Keuntungan saka rencana komunikasi proyek
• Apa sing kudu kalebu ing rencana komunikasi
• Kepiye carane nulis rencana komunikasi
• Lan carane nggunakake rencana komunikasi ing saindhenging project

Nanging sadurunge miwiti, aku arep menehi pitutur marang kowe babagan latihan premium iki sing wis ngidini aku nambah tarif konversi ing situsku. Cukup klik kene, iku link afiliasi.

Keuntungan saka Rencana Komunikasi Proyek

Ing inti, rencana komunikasi proyek nggampangake komunikasi sing efektif. Dheweke bakal nggawe proyek sampeyan lancar lan mbantu sampeyan ngindhari kegagalan proyek. Keuntungan utama liyane kalebu nyetel lan ngatur pangarepan, manajemen stakeholder sing luwih apik, lan mbantu proses perencanaan proyek.

Nyetel lan ngatur pangarepan

Komunikasi proyek minangka dalan loro-lorone. Kaya perencanaan proyek, pangarepan kudu disetel lan tim proyek lan pemangku kepentingan klien kudu tanggung jawab supaya komunikasi bisa lancar.

Nalika proyek ora diwiwiti tanpa rencana proyek, rencana komunikasi proyek ora gampang dibahas, nanging mesthine.

Kanthi menehi katrangan marang klien ing awal proses proyek apa sing bakal dikarepake, sampeyan nyetel nada kanggo kabeh proyek, diwiwiti kanthi proses proposal proyek.

Iku uga migunani kanggo wong-wong mau ngerti luwih dhisik apa sing sampeyan butuhake saka dheweke supaya bisa disiapake nalika wektune teka.

Stakeholder lan manajemen pelanggan

Saindhenging proyek, komunikasi sing sukses babagan keselarasan karo tujuan lan tonggak sejarah, lan realignment sabanjure minangka owah-owahan proyek, penting kanggo tuku lan transparansi stakeholder babagan status proyek kasebut.

Komunikasi minangka kunci kanggo njaga hubungan sing apik karo klien, lan rencana komunikasi proyek bisa mbantu sampeyan njaga pangerten bareng babagan apa sing kedadeyan lan apa sing kudu kedadeyan ing proyek sampeyan.

Perencanaan proyek

Rencana komunikasi manajemen proyek nemtokake cara informasi kritis bakal diwenehake ing saindhenging proyek, dening sapa, lan sepira kerepe. Nalika sampeyan ngrampungake perencanaan proyek, sampeyan uga kudu ngrampungake perencanaan komunikasi.

Ora kabeh proyek digawe padha, lan mulane, rencana komunikasi proyek unik kanggo proyek sampeyan, mula iku penting kanggo dipikirake nalika nggawe rencana proyek sawise diluncurake.

Proyèk gedhe duwe kabutuhan komunikasi sing beda karo proyek cilik, lan padha karo proyek karo tim pemangku kepentingan lawan siji kontak proyek.

Proyek kanthi tujuan, anggaran, tenggat wektu sing beda-beda lan uga pangiriman sing beda-beda kabeh mbutuhake komunikasi sing cocog karo kabutuhan kasebut, lan iku kudu eling nalika nggawe rencana komunikasi proyek.

Apa Kalebu ing Plans Komunikasi

Nalika spesifik rencana komunikasi sampeyan bakal beda-beda gumantung saka jinis lan ruang lingkup proyek, sawetara unsur penting kudu kalebu ing saben rencana komunikasi proyek sing digawe:

Pemangku kepentingan utama

Tulis kabeh pemangku kepentingan utama, kalebu kontak pelanggan utama sampeyan. Kalebu informasi kontak kayata nomer telpon lan email, supaya sapa wae sing ngakses rencana komunikasi bisa nemokake informasi iki.

Anggota tim

Kalebu anggota tim utama proyek lan perane. Iki migunani kanggo sapa wae sing anyar utawa ora ngerti proyek kasebut. Dhaptar anggota tim sampeyan sing melu komunikasi kiriman, ngarahake diskusi strategis, utawa carane sampeyan ngatur obrolan teknis antarane para pemangku kepentingan lan tim sampeyan.

Cara komunikasi

Nerangake cara komunikasi utama lan macem-macem saluran sing bakal sampeyan gunakake kanggo ngubungi pemangku kepentingan. Gunakake email, telpon, rapat langsung, rapat video, media sosial utawa liyane. Kalebu cathetan babagan saluran pemangku kepentingan sing disenengi.

jinis komunikasi

Kalebu jinis komunikasi, carane komunikasi kasebut bakal dituduhake, apa sing bakal kalebu, lan karo sapa komunikasi kasebut. Contone, sampeyan bisa nyedhiyani laporan status saben minggu kanggo klien.

Coba kepiye carane sampeyan bakal nyedhiyakake iki, sapa sing bakal diwenehake, lan informasi apa sing kudu dilebokake ing laporan kasebut.

Gaya komunikasi

Iki bisa dipecah dening stakeholder lan cara komunikasi. Apa pemangku kepentingan tartamtu luwih seneng komunikasi formal, utawa sampeyan bisa njupuk kanthi santai?

Tanggalan rapat

Nalika sampeyan bisa nyetel iki kaya sing dibutuhake sajrone proyek kasebut, penting kanggo duwe ide awal babagan sepira kerepe sampeyan bakal ketemu karo para pemangku kepentingan.

Gumantung ing ruang lingkup proyek, sampeyan uga bisa nuduhake sepira kerepe sampeyan ngirim email menyang klien. Uga kalebu rapat tim internal ing tanggalan rapat sampeyan.

Pesen kunci

Kanggo saben pemangku kepentingan, temtokake pesen utawa informasi kunci sing kudu dikomunikasikake ing saindhenging proyek. Iki uga kalebu informasi utawa umpan balik sing dibutuhake saka dheweke.

Tujuan komunikasi

Rencana komunikasi sing kalebu tujuan komunikasi bisa mbantu sampeyan nggawe keputusan adhedhasar apa sing sampeyan coba entuk.

Cara Nulis Rencana Komunikasi Proyek Panjenengan

1. Ngerti setelan sampeyan

Rencana komunikasi proyek ora perlu formal. Nanging paling ora kudu ditulis kanggo referensi sampeyan dhewe. Coba grammar, ora amarga sampeyan pengin muni pinter, nanging amarga sampeyan pengin cetha lan dingerteni.

Piranti nulis bisa mbantu sampeyan ngatasi iki tanpa butuh wektu akeh. Kanthi mangkono, sampeyan bisa miwiti nggawe konten kanthi yakin.

Pisanan, ngidini sampeyan njagong lan nyetel paramèter proyek. Iki kalebu ukuran proyek, informasi perusahaan klien, kiriman proyek, jadwal lan tim proyek.

Mikir gaya komunikasi saka tim sampeyan lan klien sampeyan:

• Kepiye carane komunikasi wis sukses nganti saiki?
• Apa klien sampeyan wis menehi pilihan kanggo komunikasi: apa dheweke cenderung nelpon nalika duwe pitakonan utawa email-sentris?
• Apa sampeyan ketemu ing wong utawa liwat video?
• Sepira kerepe tim sampeyan sesambungan langsung karo sampeyan ing sawijining proyek? Apa dheweke luwih seneng konteks sing ditulis tinimbang rapat?

Sawise sampeyan ngerti tim lan klien sing bisa digunakake, sampeyan bisa ngetrapake iki menyang rencana aksi komunikasi.

2. Nemtokake tujuan sampeyan lan para pemangku kepentingan

Dhaptar kiriman proyek lan para pemangku kepentingan proyek utama. Sabanjure, tambahake gol proyek menyang dhaptar kasebut: Coba apa komunikasi proyek sing sukses, ora mung karo klien sampeyan, nanging uga karo tim sampeyan.

Dhaptar iki bakal nuntun keputusan komunikasi.

3. Nggawe rencana komunikasi

saiki iku wektu kanggo nggawe rencana. Nemtokake pendekatan sampeyan kanggo komunikasi sing bakal sampeyan lakoni sajrone proyek sampeyan. Ngerti tujuan proyek sampeyan, nimbang sepira kerepe sampeyan bakal komunikasi karo para pemangku kepentingan klien, kepiye sampeyan bakal nindakake, lan apa sing bakal kalebu komunikasi kasebut.

Sampeyan bisa uga mutusake nggunakake macem-macem pendekatan, kayata mriksa telpon saben minggu kanggo nganyari jadwal lan kemajuan anggaran, uga email saben dina kanggo pitakonan on-the-fly lan rapat-rapat pribadi sing kurang kerep kanggo nampilake nganyari. proyek.

Apa wae sing sampeyan pilih, elinga metrik lan tujuan sampeyan. Iki kudu mbantu sampeyan ngenali jinis komunikasi sing paling migunani kanggo proyek sampeyan lan kepiye komunikasi sampeyan kudu rinci utawa jero.

Cara nggunakake rencana komunikasi proyek

1. Nuduhake karo tim sampeyan

Nuduhake rencana karo tim sampeyan bakal menehi informasi babagan irama komunikasi sampeyan, sing mengaruhi tanggal kerja lan tanggal pangiriman, nanging uga menehi konteks luwih akeh babagan carane sampeyan bakal komunikasi lan karo sapa.

Nuduhake informasi iki tegese tim sampeyan bisa mbantu sampeyan ngetrapake rencana komunikasi.

2. Tetep ing trek

Priksa manawa tim sampeyan ngerti lan ngerti rencana komunikasi sampeyan supaya klien sampeyan nampa informasi sing konsisten lan migunani sing dikirim menyang kabeh proyek kasebut.

Book kabeh rapat proyek utama sanalika sampeyan duwe rencana lan tambahake pangeling menyang tanggalan kanggo mriksa-in reguler lan malah email proyek supaya sampeyan tetep nglacak perkara-perkara penting sing wis disetel ing rencana sampeyan.

Yen ing sembarang titik sampeyan nyimpang saka rencana komunikasi lan nemokake angel kanggo bali maneh, nimbang maneh pendekatan sing wis disetel:

• Apa isih cocog karo tujuan proyek sampeyan?
• Apa tujuan utawa pemangku kepentingan diganti kanthi cara apa wae wiwit wiwitan proyek?
• Apa ana cara sing luwih efektif kanggo komunikasi informasi proyek ing tahap iki?

Rencana Komunikasi = Sukses

Duwe rencana komunikasi proyek menehi alat kanggo komunikasi kanthi efektif. Rencana uga bisa ngidini sampeyan ngevaluasi maneh pendekatan sampeyan lan kabutuhan pelanggan yen perlu.

Ora ketompo carane formal utawa informal rencana komunikasi proyek sampeyan, bisa dadi bedane antarane proyek sing sukses lan efektif lan sing mung mandheg tanpa rencana sing kuat.

Mikir minangka cara liya kanggo nyetel lan mriksa pangarepan ing saindhenging proyek. Mikir minangka cara kanggo njamin komunikasi sing migunani lan sukses kanthi gampang.

Piye menurutmu?

Sepira pentinge rencana komunikasi proyek kanggo sukses proyek? Apa sampeyan mikir manajer proyek kudu tansah nulis rencana komunikasi kanggo proyek, preduli saka ukurane? Ayo kula ngerti pikirane kanthi ninggalake komentar!

Nanging, yen sampeyan pengin ngontrol keuangan pribadi sajrone nem wulan, aku nyaranake pandhuan iki.

Ninggalake kita komentar