Ngontrol biaya proyek kanggo bathi sing luwih gedhe

Kontrol biaya nduweni peran penting ing strategi finansial apa wae. Kepiye carane sampeyan tetep ing anggaran nalika sampeyan nglacak keuangan proyek sampeyan? Kaya ngembangake anggaran pribadi, sawetara opsi kasedhiya kanggo sampeyan: nggolongake biaya, nemtokake barang sing paling larang lan golek solusi kanggo mbatesi biaya ing saben wilayah. Sawise ngrampungake kabeh tumindak kasebut, sampeyan bakal bisa ngontrol anggaran, kanggo nganalisa bathi sampeyan lan nambah bathi.

Prinsip dhasar kontrol biaya padha kanggo kabeh anggaran, apa perusahaan utawa pribadi. Ing artikel iki, Finance de Demain Consulting Nerangake konsep kontrol biaya lan cara cocog karo sistem manajemen biaya sing luwih gedhe.

Apa kontrol biaya?

Kontrol biaya minangka prinsip kanggo ngenali lan nyuda biaya kanggo nambah bathi perusahaan. Bisa ditindakake ing tingkat proyek utawa ing kabeh tingkat perusahaan.

Ing kasus iki, kita bakal fokus kanggo ngetrapake proses kontrol biaya ing kerangka proyek utawa klompok proyek.

Minangka manajer proyek, kontrol biaya bakal mbantu sampeyan ngawasi rencana manajemen sumber daya lan nanggepi overruns anggaran.

Yen sampeyan ngluwihi anggaran kanggo proyek sampeyan, alat pelapor uga bisa migunani. Upaminipun desainer freelance sing sampeyan nyewa kanggo proyek anyar butuh wektu luwih suwe tinimbang sing dikarepake kanggo nyunting gambar kasebut.

Sawise ngenali biaya tambahan iki, sampeyan bisa mutusake kanggo nyewa desainer ing omah kanggo proyek sabanjure kanggo nyuda biaya lan entuk efisiensi.

Kepiye carane ngontrol biaya nggawe prabédan?

Apa tim sampeyan gagal nyukupi ruang lingkup proyek utawa anggaran? Iki ngendi kontrol biaya dadi penting. Sanajan sampeyan ana ing anggaran, ngontrol biaya bisa mbantu nyuda lan nambah revenue ing dalan.

Proses iki menehi wawasan babagan belanja perusahaan sakabèhé: nyorot wilayah sing paling larang lan luwih ngenali belanja ing saben wilayah kasebut.

Minangka langkah pisanan, kontrol biaya bisa ditrapake kanggo proyek kasebut kanthi tujuan nyuda biaya ing skala iki lan bisa nambah bathi perusahaan.

Apa teknik kontrol biaya?

Kaping pisanan, kontrol biaya bisa kedadeyan ing tingkat bisnis sing luwih dhuwur, nanging asring ditindakake ing tingkat proyek. Ing tingkat iki sampeyan bisa netepake biaya nyata saben proyek lan ngatur kanthi efektif.

Mangkene limang langkah sing kudu ditindakake supaya bisa ngontrol biaya proyek:

1. Rencana anggaran sampeyan

Pisanan, sampeyan kudu ngrancang anggaran supaya entuk perkiraan biaya sing rinci lan ngalokasi sumber daya kanthi efisien. Ngembangake rencana proyek sing rinci bakal nyuda variasi biaya, yaiku prabédan antarane anggaran asli lan biaya nyata.

Kalebu ing rencana anggaran sampeyan:

• Jumlah anggota tim sing dibutuhake kanggo proyek kasebut
• Perkiraan wektu sing dibutuhake kanggo ngrampungake proyek kasebut
• Bahan sing dibutuhake kanggo proyek kasebut

Nalika ngitung wektu lan bahan sing dibutuhake kanggo proyek kasebut, tetepake anggaran sampeyan. Sing ora dikarepke ora umum lan sampeyan bisa uga kudu ngluwihi timeline proyek utawa njaluk sumber daya tambahan.

2. Ngawasi kabeh expenses

Langkah kapindho ing kontrol biaya proyek yaiku ngawasi kemajuan biaya proyek. Sampeyan bakal bisa njupuk tindakan koreksi kanthi luwih gampang yen sampeyan ngelingi variasi biaya ing wektu nyata.

Ing pungkasan proyek, bakal kasep, dhuwit bakal digunakake. Ing wektu iki, sampeyan mung kudu sinau saka iku kanggo nyegah kahanan iki kedadeyan maneh ing mangsa ngarep.

Kanggo ngawasi biaya kanthi efektif sajrone proyek, setel tonggak sejarah proyek. Ing saben tonggak sejarah, sampeyan bisa nganalisa biaya lan mesthekake yen ruang lingkup proyek kasebut dihormati. Lan yen sampeyan tau weruh overruns biaya ing tonggak tartamtu, sampeyan bisa nemokake solusi kanggo nyuda mengko ing project.

3. Gunakake sistem kontrol pangowahan

Penting kanggo nyetel tujuan sing jelas sajrone tahap perencanaan proyek. Kanggo mesthekake sampeyan bisa nggayuh tujuan kasebut, proses kontrol pangowahan bisa uga dibutuhake.

Kontrol owah-owahan minangka sakumpulan langkah sing ngatur kabeh owah-owahan sing ditindakake dening para pemangku kepentingan sajrone proyek. Iki ngidini sampeyan kanggo nyegah drift tujuan kanthi nyiapake sampeyan kanggo owah-owahan sanalika katon, lan kanthi mangkono adaptasi proyek kasebut.

4. Tahap-tahap proses kontrol

priming

Proses kontrol pangowahan diwiwiti nalika pemangku kepentingan njaluk owah-owahan ing proyek kasebut. Panjaluk kasebut bisa beda-beda: bisa dadi perpanjangan tenggat wektu utawa kiriman proyek anyar.

Evaluasi

Manajer proyek utawa kepala departemen mindai panjalukan kanggo informasi dhasar, kayata sumber daya sing dibutuhake, pengaruh panyuwunan, lan panampa panyuwunan. Sawise evaluasi awal, panjaluk owah-owahan pindhah menyang tahap analisis.

analisis

Sajrone tahap analisis, manajer proyek sing relevan nyetujoni utawa nolak panjaluk kasebut. Ing sawetara kasus, panitia kontrol owah-owahan bisa uga diatur kanggo ngontrol persetujuan owah-owahan. Manajer proyek nyetujoni utawa nolak panjaluk kasebut, lan menehi kabar marang tim kasebut.

Gumantung saka ukuran proyek, manajer proyek uga bisa log owah-owahan ing log pangowahan kanggo mesthekake yen kabeh stakeholder proyek nampa informasi kasebut.

Implementasine

Ngleksanakake owah-owahan bisa beda-beda gumantung ing tataran project, nanging umume melu nganyari timeline lan deliverables, uga ngandhani tim proyek.

Sampeyan kudu netepake ruang lingkup proyek lan verifikasi manawa ngganti garis wektu ora bakal duwe pengaruh gedhe marang tujuan sing direncanakake.

Pager

Sawise ndokumentasikake, nyebarake lan ngetrapake panjaluk kasebut, sampeyan bisa nerusake menyang tahap penutupan. Disaranake sampeyan duwe rencana closeout resmi supaya kabeh anggota tim bisa ngakses lan ngrujuk informasi iki ing mangsa ngarep.

Kanthi mriksa owah-owahan ing proyek sampeyan kanthi efektif, kontrol biaya kudu alami.

Prakiraan kanthi akurat babagan anggaran lan sukses proyek kalebu njaga manajemen sing teliti saka wiwitan nganti rampung. Acara sing ora dikarepake ing dalan ora bisa dihindari, nanging panyiapan sistem tartamtu mbantu njaga panyimpangan kasebut.

4. Ngatur wektu sampeyan

Manajemen wektu minangka bagean integral saka kontrol biaya: nalika total durasi proyek mundhak, biaya total proyek uga mundhak. Supaya ora ngluwihi anggaran sing diparengake, sampeyan kudu ngormati jadwal proyek.

Nganggo strategi manajemen wektu kanggo nambah produktivitas lan mbantu anggota tim ngrampungake kerja kanthi tepat ing anggaran.

Mangkene sawetara tips manajemen wektu:

Timeboxing

Timeboxing minangka strategi manajemen wektu sing berorientasi tujuan sing kalebu ngrampungake tugas ing " pamblokiran wektu ".

Contone:, yen sampeyan kudu nulis postingan blog, sampeyan bisa nggawe blok rong jam kanggo nggarisake. Banjur, sawise istirahat, sampeyan bisa bali menyang blok liyane telung jam kanggo nggawe konsep pisanan.

Watesan wektu

Watesan wektu padha karo timeboxing, nanging tinimbang nyetel wektu tartamtu kanggo saben tugas individu, sampeyan bakal ngalangi wektu tartamtu ing tanggalan kanggo karya sing gegandhengan.

Metode Pomodoro

Kaya timeboxing lan pamblokiran wektu, teknik Pomodoro mbantu sampeyan ngrampungake tugas ing wektu sing cendhak lan ngaso ing antarane sesi kerja.

Contone:, kerja 25 menit, banjur istirahat limang menit kaping papat. Banjur, sawise sesi karya kaping papat, njupuk break maneh saka 20 utawa 30 menits.

nguntal kodhok

SMiturut kutipan misuwur saka Mark Twain: "Yen sampeyan kudu nguntal kodhok, luwih becik sampeyan nindakake ing wayah esuk." Strategi manajemen wektu "mangan kodhok" diilhami saka tembung kasebut lan ngajak sampeyan ngurus tugas sing penting utawa rumit dhisik sadurunge nggarap tugas sing kurang penting utawa kurang penting.

Prinsip Pareto

Isih disebut ing 80-20 aturan Prinsip iki adhedhasar aturan dhasar: kita nyawisake 20% wektu kanggo ngrampungake 80% karya. Secara konkrit, bisa ngolah 80% tugas kasebut kanthi cepet, mula kita bakal entuk wektu luwih akeh sajrone dina kerja kanggo ngurus 20% sisa sing bakal nggawa 80% wektu.

Nggawe samubarang (GTD)

Nemokake dening David Allen ing awal 2000-an, metode " Njupuk barang rampung »utawa "Nggawe samubarang" ing basa Prancis, nyaranake nggawe dhaptar tugas sing direncanakake kanthi nulis sadurunge. Sawise bebas saka pertimbangan kasebut, tinimbang ngandelake alat manajemen kerja, sampeyan bakal bisa tumindak tanpa kudu ngerti apa sing kudu ditindakake.

Iku bisa uga katon counterintuitive kanggo fokus ing produktivitas minangka bagéan saka kontrol biaya, nanging kinerja project punika cornerstone saka aliran awis.

Yen tim sampeyan ora produktif, sampeyan ora bakal ketemu tenggat wektu proyek, lan gagal ngrampungake tenggat wektu ngasilake biaya tambahan. Secara logis, yen proyek sampeyan luwih akeh, arus kas perusahaan sampeyan mudhun. 

5. Lacak Nilai Entuk

Nelusuri nilai sing sampeyan entuk bisa mbantu sampeyan prédhiksi asil finansial proyek. Cara kontrol biaya iki mbutuhake kawruh babagan akuntansi biaya. Bisa mbantu sampeyan ndeteksi wiwitan biaya variabel lan mulane nyegah variasi ing proyek sing bakal teka.

Nilai sing ditampa yaiku jumlah tugas sing bener rampung ing sawijining proyek. Kanggo nglacak nilai entuk lan ndeleng yen sampeyan ana ing jadwal, sampeyan kudu Multiply persentasi saka tugas rampung dening budget project.

Langkah kanggo Lacak Nilai Entuk

Kanggo nglacak nilai sing ditampa, tindakake langkah iki:

Langkah 1: nemtokake tingkat rampung saben tugas minangka persentasi.

Langkah 2: nyetel nilai sing direncanakake (Value ngrancang utawa PV) utawa biaya sing dianggarake saka karya sing direncanakake. Iki minangka anggaran sing diwenehake kanggo ngrampungake karya sing direncanakake.

Langkah 3: nemtokake nilai sing ditampa (Earned Value utawa EV), utawa biaya sing dianggarake saka karya sing ditindakake. Iki jumlah karya sing bener rampung.

Langkah 4: nemtokake biaya nyata (Biaya nyata utawa AC), sing nggambarake biaya nyata saka karya sing ditindakake. Iki minangka biaya sing ana gandhengane karo karya sing wis ditindakake.

Langkah 5: ngitung variasi biaya (Varian biaya utawa CV) kanthi nyuda nilai sing ditampa saka biaya nyata (CV = EV - AC).

Langkah 6: ngumpulake asil.

Kanggo telung langkah pisanan, sampeyan kudu ngumpulake informasi biaya kanggo proyek sampeyan, dene kanggo telung langkah pungkasan, sampeyan kudu ngetung lan analisis. Varian biaya nggambarake status biaya proyek sampeyan.

Nalika sampeyan ngontrol biaya, CV minangka metrik sing nemtokake manawa proyek sampeyan cocog karo anggaran. A CV negatif tegese proyek ngluwihi anggaran.

Apa sampeyan kudu ngontrol biaya utawa ngatur biaya?

Biasane bingung kontrol biaya karo manajemen biaya. Iki minangka rong istilah sing beda-beda sing kudu ditetepake lan dimangerteni kanthi bener. Kontrol biaya minangka sub-proses ing sistem manajemen biaya sing luwih gedhe.

Nalika kontrol biaya babagan ngenali biaya lan nyuda kanggo nambah bathi, manajemen biaya minangka proses sakabèhé ngira, nganggarake, lan ngontrol biaya proyek.

Perusahaan sampeyan bisa uga duwe akeh karyawan sing melu manajemen biaya. Gumantung saka ukuran tim sampeyan, macem-macem wong bisa nggarap perencanaan sumber daya lan penganggaran.

Kanggo kontrol biaya efektif, tim kudu ngawasi mbuwang ing macem-macem tingkat bisnis kanggo mbayar manungsa waé cukup kanggo saben bagean saka budget bisnis lan njelasno sak tenane.

Gunakake kontrol biaya kanggo nglacak lan nyuda biaya proyek

Nelusuri data biaya kanggo nyuda biaya proyek minangka proses sing angel, nanging manajemen biaya duwe pengaruh langsung marang untung.

Supaya bisa ngatur biaya kanthi efektif, gawe dashboard sing bisa disesuaikan supaya kabeh informasi ana ing pucuk driji. Otomatis iki bakal ngidini sampeyan juggle antarane manajemen proyek lan kontrol biaya, kabeh ing sak panggonan.

Ninggalake kita komentar. Nanging sadurunge sampeyan lunga, kene robot sing ngijini sampeyan kanggo entuk gampang banget karo dagang EUR/USD.