როგორ შევადგინოთ პროექტის საკომუნიკაციო გეგმა?

კომუნიკაციის გეგმები მნიშვნელოვანია თქვენი პროექტებისთვის. ეფექტური კომუნიკაცია, როგორც შიდა, ასევე გარე, არის აუცილებელია პროექტის წარმატებისთვის. აუცილებელია გქონდეთ პროექტის კომუნიკაციის გეგმა, რომელიც ასახავს ვინ არიან დაინტერესებული მხარეები, ასევე როდის და როგორ მივაღწიოთ მათ. თუმცა კარგის მქონე კომუნიკაციის სტრატეგია შეიძლება ძალიან სასარგებლო იყოს თქვენთვის. ეს სტატია მოიცავს:

• პროექტის საკომუნიკაციო გეგმების სარგებელი
• რა უნდა შეიტანოს კომუნიკაციის გეგმაში
• როგორ დავწეროთ კომუნიკაციის გეგმა
• და როგორ გამოვიყენოთ კომუნიკაციის გეგმა მთელი პროექტის განმავლობაში

მაგრამ სანამ დავიწყებ, მინდა გითხრათ ამ პრემიუმ ტრენინგის შესახებ, რომელმაც პირადად მომცა საშუალება გამეზარდა ჩემი კონვერტაციის ტარიფები ჩემს საიტებზე. უბრალოდ დააწკაპუნეთ აქ, ეს არის შვილობილი ბმული.

პროექტის საკომუნიკაციო გეგმების უპირატესობები

მათი ძირითადი ნაწილი, პროექტის საკომუნიკაციო გეგმები ხელს უწყობს ეფექტურ კომუნიკაციას. ისინი თქვენს პროექტებს შეუფერხებლად წარმართავს და დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ პროექტის წარუმატებლობა. სხვა ძირითადი სარგებელი მოიცავს მოლოდინების ჩამოყალიბებას და მართვას, დაინტერესებულ მხარეთა უკეთეს მართვას და პროექტის დაგეგმვის პროცესში დახმარებას.

დააწესეთ და მართეთ მოლოდინები

საპროექტო კომუნიკაციები არის ორმხრივი გზა. პროექტის დაგეგმვის მსგავსად, მოლოდინები უნდა დადგინდეს და პროექტის გუნდმა და კლიენტის დაინტერესებულმა მხარეებმა უნდა აიღონ პასუხისმგებლობა კომუნიკაციის შეუფერხებლად წარმართვაზე.

მიუხედავად იმისა, რომ პროექტი არ იწყება პროექტის გეგმის გარეშე, პროექტის საკომუნიკაციო გეგმები არც ისე მარტივად განიხილება, მაგრამ ეს ასე უნდა იყოს.

კლიენტს აცნობეთ პროექტის პროცესის დასაწყისშივე, რას უნდა ელოდოთ, თქვენ აყალიბებთ ტონს მთელი პროექტისთვის, დაწყებული პროექტის შეთავაზების პროცესიდან.

მათთვის ასევე სასარგებლოა წინასწარ იცოდნენ რა დაგჭირდებათ მათგან, რათა მომზადდნენ, როცა დრო მოვა.

დაინტერესებული მხარეები და მომხმარებელთა მენეჯმენტი

პროექტის განმავლობაში წარმატებული კომუნიკაცია მიზნებთან და ეტაპებთან შესაბამისობაში მოყვანის შესახებ, და შემდგომში მათთან გადასწორება პროექტების ცვლილებისას აუცილებელია დაინტერესებული მხარეების შესყიდვისა და პროექტის სტატუსის გამჭვირვალობისთვის.

კომუნიკაცია არის გასაღები კლიენტთან კარგი ურთიერთობის შესანარჩუნებლად და პროექტის კომუნიკაციის გეგმა დაგეხმარებათ შეინარჩუნოთ საერთო გაგება იმის შესახებ, თუ რა ხდება და რა უნდა მოხდეს თქვენი პროექტის განმავლობაში.

Პროექტის დაგეგმვა

პროექტის მენეჯმენტის საკომუნიკაციო გეგმა განსაზღვრავს, თუ როგორ იქნება მიწოდებული კრიტიკული ინფორმაცია მთელი პროექტის განმავლობაში, ვის მიერ და რამდენად ხშირად. როგორც თქვენ დაასრულებთ პროექტის დაგეგმვას, ასევე უნდა დაასრულოთ კომუნიკაციების დაგეგმვა.

ყველა პროექტი არ იქმნება თანაბარი და ამ მიზეზით, პროექტის კომუნიკაციის გეგმა უნიკალურია თქვენი პროექტისთვის, რის გამოც მნიშვნელოვანია მასზე ფიქრი თქვენი პროექტის გეგმის შექმნის შემდეგ.

მსხვილ პროექტებს აქვთ განსხვავებული კომუნიკაციის საჭიროებები, ვიდრე მცირე პროექტებს, და იგივე ეხება პროექტებს დაინტერესებულ მხარეთა გუნდებთან ერთად ერთი პროექტის კონტაქტის წინააღმდეგ.

პროექტები მიზნებით, ბიუჯეტით, სხვადასხვა ვადები და სხვადასხვა მიწოდებაც კი მოითხოვს ამ საჭიროებებზე მორგებულ კომუნიკაციას და ეს არის ის, რაც უნდა გვახსოვდეს პროექტის საკომუნიკაციო გეგმის შექმნისას.

რა უნდა შეიტანოს საკომუნიკაციო გეგმებში

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენი საკომუნიკაციო გეგმის სპეციფიკა განსხვავდება პროექტის ტიპისა და მასშტაბის მიხედვით, თქვენ მიერ შექმნილ ყველა პროექტის კომუნიკაციის გეგმაში უნდა იყოს რამდენიმე ძირითადი ელემენტი:

Მთავარი დაინტერესებული პირები

ჩაწერეთ ყველა ძირითადი დაინტერესებული მხარე, მათ შორის თქვენი ძირითადი კლიენტების კონტაქტი. ჩართეთ საკონტაქტო ინფორმაცია, როგორიცაა ტელეფონის ნომრები და ელფოსტა, რათა ნებისმიერს, ვინც წვდომა აქვს კომუნიკაციის გეგმას, შეძლოს ამ ინფორმაციის პოვნა.

გუნდის წევრები

ჩართეთ თქვენი პროექტის მთავარი გუნდის წევრები და მათი როლები. ეს მოსახერხებელია მათთვის, ვინც ახალს ან არ იცნობს პროექტს. ჩამოთვალეთ თქვენი გუნდის წევრები, რომლებიც მონაწილეობენ მიღწევების კომუნიკაციაში, სტრატეგიული დისკუსიების წარმართვაში, ან როგორ მართავთ ტექნიკურ საუბრებს დაინტერესებულ მხარეებსა და თქვენს გუნდს შორის.

კომუნიკაციის მეთოდები

აღწერეთ კომუნიკაციის ძირითადი მეთოდები და სხვადასხვა არხები, რომლებსაც გამოიყენებთ დაინტერესებულ მხარეებთან დასაკავშირებლად. გამოიყენეთ ელექტრონული ფოსტა, სატელეფონო ზარები, პირისპირ შეხვედრები, ვიდეო შეხვედრები, სოციალური მედია ან სხვა. ჩართეთ შენიშვნები სასურველი დაინტერესებული მხარეების არხებზე.

კომუნიკაციის ტიპი

ჩართეთ კომუნიკაციის ტიპები, როგორ იქნება ეს კომუნიკაცია გაზიარებული, რა იქნება ჩართული და ვისთან იქნება ეს კომუნიკაცია. მაგალითად, შეგიძლიათ კლიენტს მიაწოდოთ ყოველკვირეული სტატუსის მოხსენებები.

დაფიქრდით, როგორ მიაწვდით ამას, ვის მიეწოდება და რა ინფორმაცია უნდა იყოს შეტანილი ანგარიშში.

კომუნიკაციის სტილები

ეს შეიძლება დაიშალოს დაინტერესებული მხარეების და კომუნიკაციის მეთოდების მიხედვით. ამჯობინებს თუ არა კონკრეტულ დაინტერესებულ მხარეს მხოლოდ ფორმალურ კომუნიკაციას, თუ შეგიძლიათ ეს ცოტა უფრო შემთხვევით?

შეხვედრების კალენდარი

მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ეს საჭიროებისამებრ მთელი პროექტის განმავლობაში, სასარგებლოა გქონდეთ საწყისი იდეა იმის შესახებ, თუ რამდენად ხშირად შეხვდებით დაინტერესებულ მხარეებს.

პროექტის მოცულობიდან გამომდინარე, თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ რამდენად ხშირად გაუგზავნით ელ.წერილს კლიენტს. ასევე შეიტანეთ შიდა გუნდის შეხვედრები თქვენს შეხვედრების კალენდარში.

ძირითადი შეტყობინებები

თითოეული დაინტერესებული მხარისთვის განსაზღვრეთ ძირითადი გზავნილი ან ინფორმაცია, რომელიც უნდა მიეწოდოს მათ პროექტის განმავლობაში. ეს ასევე მოიცავს ნებისმიერ ინფორმაციას ან გამოხმაურებას, რომელიც დაგჭირდებათ მათგან.

კომუნიკაციის მიზნები

საკომუნიკაციო გეგმა, რომელიც მოიცავს კომუნიკაციის მიზნებს, დაგეხმარებათ მიიღოთ გადაწყვეტილებები იმის მიხედვით, რის მიღწევას ცდილობთ.

როგორ დაწეროთ თქვენი საკუთარი პროექტის კომუნიკაციის გეგმა

1. გაიგეთ თქვენი პარამეტრები

პროექტის კომუნიკაციის გეგმა არ არის საჭირო ფორმალური. მაგრამ ეს მაინც უნდა დაიწეროს თქვენივე მითითებისთვის. განიხილეთ გრამატიკა არა იმიტომ, რომ გსურს ჭკვიანურად გამოიყურებოდეს, არამედ იმიტომ, რომ გსურს იყო ნათელი და გასაგები.

წერის ხელსაწყოები დაგეხმარებათ გაუმკლავდეთ ამას ზედმეტი დროის გარეშე. ამ მიზნით, შეგიძლიათ დაიწყოთ თქვენი შინაარსის შექმნა თავდაჯერებულად.

პირველ რიგში, ის საშუალებას გაძლევთ დაჯდეთ და დააყენოთ პროექტის პარამეტრები. ეს მოიცავს პროექტის ზომას, კლიენტის კომპანიის ინფორმაციას, პროექტის მიწოდებას, გრაფიკს და პროექტის გუნდს.

დაფიქრდი კომუნიკაციის სტილები თქვენი გუნდისა და თქვენი კლიენტის:

• რამდენად წარმატებულია კომუნიკაციები აქამდე?
• მიუთითა თუ არა თქვენმა კლიენტმა კომუნიკაციის უპირატესობა: დარეკავენ თუ არა კითხვის დროს ან ელფოსტაზე ორიენტირებული?
• შეხვდით პირადად თუ ვიდეოს საშუალებით?
• რამდენად ხშირად ურთიერთობს თქვენი გუნდი უშუალოდ თქვენთან პროექტზე? უპირატესობას ანიჭებენ წერილობით კონტექსტს შეხვედრებზე?

როგორც კი გაიგებთ გუნდს და კლიენტებს, რომლებთანაც მუშაობთ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს კომუნიკაციის სამოქმედო გეგმაში.

2. განსაზღვრეთ თქვენი მიზნები და თქვენი დაინტერესებული მხარეები

ჩამოთვალეთ თქვენი პროექტის შედეგები და პროექტის ძირითადი დაინტერესებული მხარეები. შემდეგი, დაამატეთ თქვენი პროექტის მიზნები ამ სიაში: დაფიქრდით, რა არის წარმატებული პროექტის კომუნიკაცია არა მხოლოდ თქვენს კლიენტთან, არამედ თქვენს გუნდთანაც.

ეს სია ხელმძღვანელობს კომუნიკაციის გადაწყვეტილებებს.

3. შეადგინეთ კომუნიკაციის გეგმა

ახლა გეგმის შედგენის დროა. განსაზღვრეთ თქვენი მიდგომა კომუნიკაციების მიმართ, რომელიც გექნებათ მთელი თქვენი პროექტის განმავლობაში. იცოდეთ თქვენი პროექტის მიზნები, გაითვალისწინეთ რამდენად ხშირად დაუკავშირდებით თქვენი კლიენტის დაინტერესებულ მხარეებს, როგორ გააკეთებთ ამას და რას მოიცავს ეს კომუნიკაციები.

თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ გამოიყენოთ მრავალი მიდგომა, როგორიცაა ყოველკვირეული სატელეფონო შემოწმება განრიგისა და ბიუჯეტის პროგრესის გასაახლებლად, ასევე ყოველდღიური ელ.წერილი კითხვებისთვის და ნაკლებად ხშირი პირად შეხვედრები განახლებების წარმოსადგენად. ძირითადი ეტაპები პროექტი.

რაც არ უნდა გადაწყვიტოთ, გაითვალისწინეთ თქვენი მეტრიკა და მიზნები. ეს დაგეხმარებათ განსაზღვროთ კომუნიკაციების ტიპები, რომლებიც ყველაზე მომგებიანი იქნება თქვენი პროექტისთვის და რამდენად დეტალური ან სიღრმისეული უნდა იყოს თქვენი კომუნიკაცია.

როგორ გამოვიყენოთ პროექტის კომუნიკაციის გეგმა

1. გაუზიარე ის თქვენს გუნდს

გეგმის თქვენს გუნდთან გაზიარება მათ აცნობებს თქვენს კომუნიკაციის სიჩქარეს, რაც გავლენას მოახდენს მათ მუშაობასა და მიწოდების თარიღებზე, მაგრამ ასევე მისცემს მათ მეტ კონტექსტს იმის შესახებ, თუ როგორ დაუკავშირდებით და ვისთან.

ამ ინფორმაციის გაზიარება ნიშნავს, რომ თქვენი გუნდი დაგეხმარებათ კომუნიკაციის გეგმის განხორციელებაში.

2. დარჩით გზაზე

დარწმუნდით, რომ თქვენმა გუნდმა იცის და ესმის თქვენი კომუნიკაციის გეგმა, რათა კლიენტმა მიიღოს თანმიმდევრული და მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, რომელიც მიეწოდება მას მთელი პროექტის განმავლობაში.

დაჯავშნეთ ყველა ძირითადი პროექტის შეხვედრები, როგორც კი გეგმას შეასრულებთ და დაამატეთ შეხსენებები თქვენს კალენდარში რეგულარული შემოწმებებისთვის და პროექტის ელფოსტითაც კი, რათა თვალყური ადევნოთ თქვენს გეგმაში დასახულ მნიშვნელოვან საკითხებს.

თუ რაიმე მომენტში გადახვედით თქვენი კომუნიკაციის გეგმიდან და გაგიჭირდებათ მასთან დაბრუნება, გადახედეთ თქვენს მიერ დასახულ მიდგომას:

• ეს მაინც შეესაბამება თქვენი პროექტის მიზნებს?
• შეიცვალა თუ არა მიზნები ან დაინტერესებული მხარეები პროექტის დაწყების შემდეგ?
• არის თუ არა ამ ეტაპზე პროექტის ინფორმაციის გადაცემის უფრო ეფექტური გზები?

კომუნიკაციის გეგმა = წარმატება

პროექტის კომუნიკაციის გეგმის ქონა გაძლევთ საშუალებებს ეფექტური კომუნიკაციისთვის. გეგმა ასევე საშუალებას მოგცემთ გადააფასოთ თქვენი მიდგომა და საჭიროების შემთხვევაში თქვენი მომხმარებლის საჭიროებები.

არ აქვს მნიშვნელობა რამდენად ფორმალური ან არაფორმალური შეიძლება იყოს თქვენი პროექტის კომუნიკაციის გეგმა, ეს შეიძლება იყოს განსხვავება ძალიან წარმატებულ და ეფექტურ პროექტს შორის, რომელიც უბრალოდ ჩერდება მყარი გეგმის გარეშე.

იფიქრეთ იმაზე, როგორც მოლოდინების დასახვისა და შემოწმების კიდევ ერთი გზა პროექტის განმავლობაში. იფიქრეთ იმაზე, როგორც მარტივი და მნიშვნელოვანი და წარმატებული კომუნიკაციის უზრუნველსაყოფად.

Რას ფიქრობ ?

რამდენად მნიშვნელოვანია პროექტის კომუნიკაციის გეგმა პროექტის წარმატებისთვის? როგორ ფიქრობთ, პროექტის მენეჯერებმა ყოველთვის უნდა დაწერონ პროექტების კომუნიკაციის გეგმა, მიუხედავად მათი ზომისა? შემატყობინეთ თქვენი აზრები კომენტარის დატოვებით!

თუმცა, თუ გსურთ ექვს თვეში გააკონტროლოთ თქვენი პირადი ფინანსები, გირჩევთ ამ სახელმძღვანელოს.

დაგვიტოვეთ კომენტარი