აკონტროლეთ პროექტის ხარჯები მეტი მომგებიანობისთვის

ხარჯების კონტროლი მნიშვნელოვან როლს ასრულებს ნებისმიერ ფინანსურ სტრატეგიაში. როგორ ინარჩუნებთ ბიუჯეტს, როდესაც თვალყურს ადევნებთ თქვენი პროექტის ფინანსებს? ისევე, როგორც პირადი ბიუჯეტის შემუშავება, თქვენთვის ხელმისაწვდომია რამდენიმე ვარიანტი: დაალაგეთ ხარჯები, განსაზღვრეთ ყველაზე ძვირადღირებული ნივთები და იპოვნეთ გადაწყვეტილებები თითოეულ სფეროში ხარჯების შესაზღუდად. ყველა ამ მოქმედების დასრულების შემდეგ, თქვენ შეძლებთ აკონტროლოთ ბიუჯეტი, თქვენი მომგებიანობის გასაანალიზებლად და გაზარდოს მოგება.

ხარჯების კონტროლის ძირითადი პრინციპები ერთნაირია ყველა ბიუჯეტისთვის, იქნება ეს კორპორატიული თუ პირადი. ამ სტატიაში, Finance de Demain Consulting განმარტავს ხარჯების კონტროლის კონცეფციას და როგორ ჯდება იგი ხარჯების მართვის უფრო დიდ სისტემაში.

რა არის ხარჯების კონტროლი?

ხარჯების კონტროლი არის ხარჯების იდენტიფიცირებისა და შემცირების პრინციპი, რომელიც მიმართულია კომპანიის მოგების გაზრდაზე. ის შეიძლება განხორციელდეს პროექტის დონეზე ან მთელი კომპანიის დონეზე.

ამ შემთხვევაში ჩვენ ყურადღებას გავამახვილებთ ხარჯების კონტროლის პროცესის გამოყენებაზე პროექტის ან პროექტების ჯგუფის ფარგლებში.

როგორც პროექტის მენეჯერი, ხარჯების კონტროლი მოგემსახურებათ თქვენი რესურსების მართვის გეგმის მონიტორინგს და ბიუჯეტის გადაჭარბებაზე რეაგირებას.

თუ თქვენი პროექტის ბიუჯეტს გადააჭარბებთ, ანგარიშგების ინსტრუმენტი ასევე გამოგადგებათ. დავუშვათ, რომ თავისუფალ დიზაინერს, რომელიც თქვენ დაიქირავეთ ახალი პროექტისთვის, გაცილებით მეტი დრო დასჭირდა, ვიდრე მოსალოდნელი იყო სურათების რედაქტირება.

ამ დამატებითი ღირებულების იდენტიფიცირების შემდეგ, თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ დაიქირაოთ შიდა დიზაინერი თქვენი შემდეგი პროექტისთვის, რათა შეამციროთ ხარჯები და მიიღოთ ეფექტურობა.

როგორ შეიძლება ხარჯების კონტროლმა მოახდინოს განსხვავება?

თქვენი გუნდი ვერ აკმაყოფილებს პროექტის მოცულობას ან ბიუჯეტს? აქ ხარჯების კონტროლი ხდება მნიშვნელოვანი. მაშინაც კი, თუ ბიუჯეტში ხართ, ხარჯების კონტროლი დაგეხმარებათ მის შემდგომ შემცირებაში და შემოსავლის გაზრდაში.

ეს პროცესი უზრუნველყოფს კომპანიის მთლიან ხარჯებს: ის ხაზს უსვამს ყველაზე ძვირადღირებულ სფეროებს და შემდგომში განსაზღვრავს ხარჯებს თითოეულ ამ სფეროში.

როგორც პირველი ნაბიჯი, ხარჯების კონტროლი შეიძლება გამოყენებულ იქნას პროექტზე, რათა შემცირდეს ხარჯები ამ მასშტაბით და ამით პოტენციურად გაზარდოს კომპანიის მოგება.

რა არის ხარჯების კონტროლის ტექნიკა?

თავდაპირველად, ხარჯების კონტროლი შეიძლება მოხდეს ბიზნესის მაღალ დონეზე, მაგრამ ის ხშირად ხდება პროექტის დონეზე. სწორედ ამ დონეზე შეგიძლიათ შეაფასოთ პროექტის რეალური ხარჯები და ეფექტურად მართოთ ისინი.

აქ არის ხუთი ნაბიჯი, რომელიც უნდა დაიცვას პროექტის ხარჯების უკეთ გასაკონტროლებლად:

1. დაგეგმეთ თქვენი ბიუჯეტი

პირველ რიგში, თქვენ უნდა დაგეგმოთ თქვენი ბიუჯეტი, რათა მიიღოთ დეტალური ხარჯთაღრიცხვა და რესურსების ეფექტურად გადანაწილება. დეტალური პროექტის გეგმის შემუშავება შეამცირებს ხარჯების განსხვავებებს, რაც არის განსხვავება თქვენს თავდაპირველ ბიუჯეტსა და რეალურ ხარჯებს შორის.

ჩართეთ თქვენი ბიუჯეტის გეგმაში:

• პროექტისთვის საჭირო გუნდის წევრების რაოდენობა
• პროექტის დასრულებისთვის საჭირო დროის შეფასება
• პროექტისთვის საჭირო მასალები

პროექტისთვის საჭირო დროისა და მასალების გაანგარიშებისას, დაიცავით თქვენი ბიუჯეტი. მოულოდნელი არ არის იშვიათი და შეიძლება დაგჭირდეთ პროექტის ვადის გახანგრძლივება ან დამატებითი რესურსების მოთხოვნა.

2. ყველა ხარჯის მონიტორინგი

პროექტის ხარჯების კონტროლის მეორე ნაბიჯი არის პროექტის ხარჯების პროგრესის მონიტორინგი. თქვენ შეძლებთ უფრო მარტივად განახორციელოთ მაკორექტირებელი მოქმედება, თუ რეალურ დროში შეამჩნევთ ხარჯების განსხვავებებს.

პროექტის ბოლოს უკვე გვიანი იქნება, თანხა დაიხარჯება. ამ ეტაპზე, თქვენ მხოლოდ უნდა ისწავლოთ მისგან, რათა თავიდან აიცილოთ ეს სიტუაცია მომავალში განმეორებით.

იმისათვის, რომ ეფექტურად აკონტროლოთ თქვენი ხარჯები პროექტის განმავლობაში, დააყენეთ პროექტის ეტაპები. თითოეულ ეტაპზე შეგიძლიათ გაანალიზოთ თქვენი ხარჯები და უზრუნველყოთ, რომ დაცულია პროექტის ფარგლები. და თუ ოდესმე შეამჩნევთ ხარჯების გადაჭარბებას მოცემულ ეტაპზე, შეგიძლიათ იპოვოთ გამოსავალი, რომ შეამციროთ ისინი მოგვიანებით პროექტში.

3. გამოიყენეთ ცვლილებების კონტროლის სისტემები

აუცილებელია მკაფიო მიზნების დასახვა პროექტის დაგეგმვის ფაზაში. ამ მიზნების მისაღწევად, შესაძლოა საჭირო გახდეს ცვლილებების კონტროლის პროცესი.

ცვლილების კონტროლი არის ნაბიჯების ერთობლიობა, რომელიც არეგულირებს ყველა ცვლილებას, რომელიც განხორციელდა დაინტერესებული მხარეების მიერ პროექტის განმავლობაში. ეს საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ მიზნების დრეიფი, მოამზადოთ ცვლილებებისთვის, როგორც კი ისინი გამოჩნდება და, შესაბამისად, მოაწყოთ პროექტი.

4. საკონტროლო პროცესის ეტაპები

პრაიმინგი

ცვლილებების კონტროლის პროცესი იწყება, როდესაც დაინტერესებული მხარე ითხოვს პროექტის ცვლილებას. მოთხოვნა შეიძლება განსხვავდებოდეს: ეს შეიძლება იყოს ვადების გახანგრძლივება ან ახალი პროექტის მიწოდება.

შეფასება

პროექტის მენეჯერი ან დეპარტამენტის ხელმძღვანელი სკანირებს მოთხოვნას ძირითადი ინფორმაციისთვის, როგორიცაა საჭირო რესურსები, მოთხოვნის გავლენა და მოთხოვნის მიმღებები. პირველადი შეფასების შემდეგ ცვლილების მოთხოვნა გადადის ანალიზის ფაზაში.

ანალიზი

ანალიზის ფაზაში შესაბამისი პროექტის მენეჯერი ამტკიცებს ან უარყოფს მოთხოვნას. ზოგიერთ შემთხვევაში, ცვლილებების კონტროლის კომიტეტი შეიძლება შეიქმნას ცვლილებების დამტკიცების გასაკონტროლებლად. პროექტის მენეჯერი ამტკიცებს ან უარყოფს მოთხოვნას და აცნობებს გუნდს.

პროექტის ზომიდან გამომდინარე, პროექტის მენეჯერმა შეიძლება ასევე შეიტანოს ცვლილება ცვლილებების ჟურნალში, რათა უზრუნველყოს, რომ პროექტის ყველა დაინტერესებული მხარე მიიღებს ინფორმაციას.

განხორციელება

ცვლილების განხორციელება შეიძლება განსხვავდებოდეს პროექტის სტადიის მიხედვით, მაგრამ, როგორც წესი, მოიცავს ვადების და მიწოდების განახლებას, ასევე პროექტის გუნდის ინფორმირებას.

თქვენ უნდა შეაფასოთ პროექტის ფარგლები და დაადასტუროთ, რომ ვადების შეცვლა დიდ გავლენას არ მოახდენს დაგეგმილ მიზნებზე.

ღობე

მოთხოვნის დოკუმენტირების, გავრცელებისა და განხორციელების შემდეგ შეგიძლიათ გადახვიდეთ დახურვის ფაზაზე. რეკომენდირებულია გქონდეთ ფორმალური დახურვის გეგმა, რათა გუნდის ყველა წევრს შეეძლოს წვდომა და მიმართოს ამ ინფორმაციას მომავალში.

თქვენს პროექტებში ცვლილებების ეფექტურად განხილვით, ხარჯების კონტროლი ბუნებრივია.

ბიუჯეტის ზუსტი პროგნოზირება და პროექტის წარმატება გულისხმობს კეთილსინდისიერი მენეჯმენტის შენარჩუნებას თავიდან ბოლომდე. გზაზე გაუთვალისწინებელი მოვლენები გარდაუვალია, მაგრამ გარკვეული სისტემების ჩამოყალიბება ეხმარება ამ გადახრებისგან დაცვას.

4. მართეთ თქვენი დრო

დროის მენეჯმენტი ხარჯების კონტროლის განუყოფელი ნაწილია: როდესაც პროექტის მთლიანი ხანგრძლივობა იზრდება, პროექტის ჯამური ღირებულებაც იზრდება. იმისათვის, რომ არ გადააჭარბოთ გამოყოფილ ბიუჯეტს, უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა დაიცვან პროექტის განრიგი.

მიიღეთ დროის მართვის სტრატეგიები, რათა გაზარდოთ პროდუქტიულობა და დაეხმაროთ გუნდის წევრებს სამუშაოს დროულად დასრულებაში ბიუჯეტის ფარგლებში.

აქ მოცემულია დროის მენეჯმენტის რამდენიმე რჩევა:

ტაიმბოქსი

Timeboxing არის მიზანზე ორიენტირებული დროის მართვის სტრატეგია, რომელიც მოიცავს ამოცანების შესრულებას " დროის ბლოკი ".

მაგალითად, თუ ბლოგ პოსტის დაწერა გჭირდებათ, შეგიძლიათ შექმნათ ორსაათიანი ბლოკი მის გამოსახაზავად. შემდეგ, შესვენების შემდეგ, შეგიძლიათ დაბრუნდეთ სხვა ბლოკში სამი საათის განმავლობაში, რათა გააკეთოთ პირველი მონახაზი.

დროის ბლოკირება

დროის დაბლოკვა ტაიმბოქსის მსგავსია, მაგრამ იმის ნაცვლად, რომ დააწესოთ გარკვეული დრო თითოეული ინდივიდუალური ამოცანისთვის, თქვენ დაბლოკავთ თქვენი კალენდრის კონკრეტულ პერიოდებს შესაბამისი სამუშაოსთვის.

პომოდოროს მეთოდი

ტაიმბოქსისა და დროის დაბლოკვის მსგავსად, პომოდოროს ტექნიკა დაგეხმარებათ დაასრულოთ თქვენი ამოცანები მოკლე დროში და დაისვენოთ სამუშაო სესიებს შორის.

მაგალითად, იმუშავეთ 25 წუთის განმავლობაში, შემდეგ ხუთწუთიანი შესვენება ოთხჯერ. შემდეგ, მეოთხე სამუშაო სესიის შემდეგ, დაისვენეთ უფრო დიდი ხნის განმავლობაში 20 თუ 30 წუთიs.

გადაყლაპეს გომბეშო

Sმარკ ტვენის ცნობილი ციტატის მიხედვით: „თუ გომბეშოს გადაყლაპვა გიწევს, უმჯობესია ამის გაკეთება დილით“. დროის მართვის სტრატეგია „ჭამე ბაყაყი“ შთაგონებულია ამ სიტყვებით და გიბიძგებთ, რომ პირველ რიგში იზრუნოთ მნიშვნელოვან ან რთულ ამოცანებზე, სანამ ნაკლებად მნიშვნელოვან ან ნაკლებად გადაუდებელ საქმეებზე მუშაობთ.

პარეტოს პრინციპი

ჯერ კიდევ ეძახიან წესი 80-20 ეს პრინციპი ეფუძნება ფუნდამენტურ წესს: ჩვენი დროის 20%-ს ვუთმობთ სამუშაოს 80%-ის შესრულებას. კონკრეტულად, ამოცანების ამ 80%-ის საკმარისად სწრაფად დამუშავება, შესაბამისად, სამუშაო დღის განმავლობაში მეტ დროს გვტოვებს, რომ ვიზრუნოთ დარჩენილ 20%-ზე, რაც დაგვჭირდება დროის 80%.

საქმეების შესრულება (GTD)

გამოიგონა დავით Allen 2000-იანი წლების დასაწყისში მეთოდი " მიღების რამ გაკეთდა » ან ფრანგულად „საქმის დასრულება“, გირჩევთ წინასწარ შეადგინოთ დაგეგმილი ამოცანების სია წერილობით. როდესაც გაათავისუფლებთ ამ მოსაზრებებს, ვიდრე დაეყრდნოთ სამუშაოს მენეჯმენტის ინსტრუმენტებს, თქვენ შეძლებთ ზომების მიღებას ისე, რომ არ გაერკვია, რა უნდა გააკეთოთ.

შეიძლება არაინტუიციურად ჩანდეს პროდუქტიულობაზე ფოკუსირება, როგორც ხარჯების კონტროლის ნაწილი, მაგრამ პროექტის შესრულება ფულადი სახსრების ნაკადის ქვაკუთხედია.

თუ თქვენი გუნდი არ არის პროდუქტიული, თქვენ ვერ დააკმაყოფილებთ პროექტის ვადებს, ხოლო ვადების შეუსრულებლობა იწვევს დამატებით ხარჯებს. ლოგიკურად, თუ თქვენი პროექტი უფრო ძვირია, თქვენი კომპანიის ფულადი ნაკადი მცირდება. 

5. აკონტროლეთ მიღებული ღირებულება

თქვენი მიღებული ღირებულების თვალყურის დევნება დაგეხმარებათ წინასწარ განსაზღვროთ პროექტის ფინანსური შედეგი. ხარჯების კონტროლის ეს მეთოდი მოითხოვს ხარჯების აღრიცხვის ცოდნას. ის დაგეხმარებათ გამოავლინოთ ცვლადი ხარჯების დაწყება და, შესაბამისად, თავიდან აიცილოთ ცვლილებები მომავალ პროექტებში.

მიღებული ღირებულება არის პროექტის ფარგლებში რეალურად შესრულებული ამოცანების რაოდენობა. მიღებული ღირებულების თვალყურის დევნებისთვის და იმის სანახავად, გეგმავთ თუ არა, თქვენ უნდა გაამრავლოთ დასრულებული ამოცანების პროცენტი პროექტის ბიუჯეტით.

მიღებული ღირებულების თვალყურის დევნების ნაბიჯები

მიღებული ღირებულების თვალყურის დევნებისთვის, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს:

Ნაბიჯი 1 : განსაზღვრეთ თითოეული დავალების შესრულების ხარისხი პროცენტულად.

Ნაბიჯი 2 : დააყენეთ დაგეგმილი მნიშვნელობა (დაგეგმილი ღირებულება ან PV) ან დაგეგმილი სამუშაოს ბიუჯეტის ღირებულება. ეს არის ბიუჯეტი, რომელიც უფლებამოსილია დაგეგმილი სამუშაოების შესასრულებლად.

Ნაბიჯი 3 : განსაზღვრეთ მიღებული ღირებულება (Earned Value ან EV), ან შესრულებული სამუშაოს ბიუჯეტის ღირებულება. ეს არის რეალურად დასრულებული სამუშაოს მოცულობა.

Ნაბიჯი 4 : დაადგინეთ რეალური ღირებულება (ფაქტობრივი ღირებულება ან AC), რომელიც წარმოადგენს შესრულებული სამუშაოს რეალურ ღირებულებას. ეს არის უკვე შესრულებულ სამუშაოებთან დაკავშირებული ხარჯები.

Ნაბიჯი 5 : გამოთვალეთ ხარჯების განსხვავებები (ღირებულების ვარიაცია ან CV) მიღებული ღირებულების გამოკლებით ფაქტობრივ ღირებულებას (CV = EV – AC).

Ნაბიჯი 6 : შედეგების შედგენა.

პირველი სამი საფეხურისთვის, თქვენ უნდა შეაგროვოთ ინფორმაცია თქვენი პროექტისთვის, ხოლო ბოლო სამისთვის, თქვენ უნდა შეასრულოთ გამოთვლები და ანალიზი. ღირებულების განსხვავებები წარმოადგენს თქვენი პროექტის ღირებულების სტატუსს.

როდესაც თქვენ აკონტროლებთ ხარჯებს, თქვენი CV არის მეტრიკა, რომელიც განსაზღვრავს რამდენად შეესაბამება თქვენი პროექტი ბიუჯეტს. ა უარყოფითი CV ნიშნავს, რომ პროექტი ბიუჯეტის გადაჭარბებულია.

უნდა აკონტროლოთ ხარჯები თუ მართოთ ხარჯები?

ხშირია ხარჯების კონტროლი და ხარჯების მართვა. ეს არის ორი განსხვავებული ტერმინი, რომლებიც სწორად უნდა იყოს განმარტებული და გაგებული. ხარჯების კონტროლი არის ქვეპროცესი ხარჯების მართვის უფრო დიდი სისტემის ფარგლებში.

მიუხედავად იმისა, რომ ხარჯების კონტროლი არის ხარჯების იდენტიფიცირება და მათი შემცირება მოგების გაზრდის მიზნით, ხარჯების მენეჯმენტი არის პროექტის ხარჯების შეფასების, ბიუჯეტირებისა და კონტროლის საერთო პროცესი.

თქვენს კომპანიას ალბათ ბევრი თანამშრომელი ჰყავს ჩართული ხარჯების მართვაში. თქვენი გუნდის სიდიდიდან გამომდინარე, სხვადასხვა ადამიანმა შეიძლება იმუშაოს რესურსების დაგეგმვასა და ბიუჯეტირებაზე.

ხარჯების ეფექტური კონტროლისთვის გუნდებმა უნდა აკონტროლონ ხარჯები ბიზნესის სხვადასხვა დონეზე, რათა საკმარისი ყურადღება მიაქციონ ბიზნესის ბიუჯეტის თითოეულ ნაწილს და საფუძვლიანად გააანალიზონ იგი.

გამოიყენეთ ხარჯების კონტროლი, რათა თვალყური ადევნოთ და შეამციროთ თქვენი პროექტის ხარჯები

პროექტის ხარჯების შესამცირებლად ხარჯების მონაცემების თვალყურის დევნება დამღლელი პროცესია, მაგრამ ხარჯების მართვა პირდაპირ გავლენას ახდენს მომგებიანობაზე.

იმისათვის, რომ ეფექტურად მართოთ ხარჯები, შექმენით კონფიგურირებადი დაფა, რომ ყველა ინფორმაცია ხელთ გქონდეთ. ეს ავტომატიზაცია საშუალებას მოგცემთ ითამაშოთ პროექტის მენეჯმენტსა და ხარჯების კონტროლს შორის, ყველაფერი ერთ ადგილას.

დაგვიტოვეთ კომენტარი. მაგრამ სანამ წახვალ, აი რობოტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ ძალიან მარტივად EUR/USD ვაჭრობით.