პროექტის გეგმის ეტაპები, რომლებიც უზრუნველყოფენ პროექტის წარმატებას

პროექტის გეგმა არის პროექტის მენეჯერის ფრთხილად დაგეგმვის კულმინაცია. ეს არის მთავარი დოკუმენტი, რომელიც წარმართავს პროექტის მიმდინარეობას. ეს არის პროექტის მენეჯერის სახელმძღვანელო.

მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის გეგმები განსხვავდება კომპანიებიდან კომპანიაში, არსებობს ათი ნაბიჯი, რომელიც აუცილებლად უნდა იყოს პროექტის გეგმაში, რათა თავიდან იქნას აცილებული დაბნეულობა და იძულებითი იმპროვიზაცია პროექტის შესრულების ფაზაში.

ამ სტატიაში მე შემოგთავაზებთ ჩემს რჩევას, რათა დაგეხმაროთ თქვენი პროექტის გეგმის კარგად დაწერაში. თუ გსურთ თქვენი პროექტის წარმატებით განხორციელება, თქვენი პროექტის გეგმა აუცილებლად უნდა შეიცავდეს შემდეგ ელემენტებს:

1. პროექტის მიზნები

პროექტის მიზნები განსაზღვრულია პროექტის წესდებაში. თუმცა, ისინი ასევე უნდა იყოს ჩართული პროექტის გეგმაში, რათა უფრო დეტალურად აიხსნას პროექტის მიზნები. მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის მენეჯერი ირჩევს მიზნების ჩართვას პროექტის გეგმაში, მთავარია შეინარჩუნოს მკაფიო კავშირი პროექტის წესდება – პროექტის პირველი საკვანძო დოკუმენტი – და პროექტის მეორე საკვანძო დოკუმენტი, მისი საპროექტო გეგმა.

2. პროექტის ფარგლები

პროექტის მიზნების მსგავსად, ფარგლები განისაზღვრება წესდებით და შემდგომ უნდა დაიხვეწოს პროექტის გეგმაში პროექტის მენეჯერის მიერ. ფარგლების განსაზღვრით, პროექტის მენეჯერს შეუძლია დაიწყოს იმის ჩვენება, თუ როგორი იქნება იგი პროექტის მიზანი.

თუ ფარგლები არ არის განსაზღვრული, ის შეიძლება გავრცელდეს მთელი პროექტის განმავლობაში. ეს იწვევს ხარჯების გადაჭარბებას და გამოტოვებულ ვადებს.

წასაკითხი სტატია: როგორ აწარმოოთ წარმატებული ბიზნესი?

მაგალითად, თუ მარკეტინგის გუნდს ხელმძღვანელობთ კომპანიის პროდუქციის ხაზის ბროშურის შესაქმნელად, უნდა ჩამოთვალოთ გვერდების რაოდენობა და მიუთითოთ მაგალითები, თუ როგორ გამოიყურება მზა პროდუქტი.

გუნდის ზოგიერთი წევრისთვის ბროშურა შეიძლება ნიშნავდეს ორ გვერდს, ზოგი კი ათი გვერდის ადექვატურად მიიჩნევს. ფარგლების განსაზღვრას შეუძლია მთელი გუნდი თავიდანვე ერთ გვერდზე დააყენოს.

3. ეტაპები და ძირითადი მიღწევები

პროექტის მთავარ მიღწევებს ეწოდება ეტაპები, ხოლო სამუშაოს ძირითად პროდუქტებს - მთავარ მიწოდებას. ორივე წარმოადგენს პროექტზე მუშაობის ძირითად კომპონენტებს. პროექტის გეგმამ უნდა განსაზღვროს ეს ელემენტები, განსაზღვროს ისინი და განსაზღვროს მათი დასრულების ვადები.

თუ ორგანიზაცია ახორციელებს პროექტს ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავებისთვის, მთავარი მიწოდება შეიძლება იყოს ბიზნესის მოთხოვნების საბოლოო ჩამონათვალი და მათი განხორციელების გზები.

შემდეგ პროექტს შეიძლება ჰქონდეს ეტაპები დიზაინის დასრულების, სისტემის ტესტირების, მომხმარებლის მიღების ტესტირებისა და პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვის თარიღისთვის. ეს ეტაპები დაკავშირებულია სამუშაო პროდუქტებთან, მაგრამ ისინი უფრო მეტად ეხება პროცესებს, ვიდრე თავად პროდუქტებს.

წასაკითხი სტატია: ციფრული მარკეტინგის ადგილი ბიზნესში

ეტაპები და გასაღების მიწოდების დრო არ უნდა იყოს ზუსტი თარიღები, მაგრამ რაც უფრო კონკრეტულია, მით უკეთესი. ზუსტი თარიღები ეხმარება პროექტის მენეჯერებს სამუშაო სტრუქტურების უფრო ზუსტად დაშლაში.

გეგმის ამ ეტაპზე თქვენ შექმნით ეტაპებს, რათა შეძლოთ აიღოთ დიდი ან მაღალი დონის მიწოდება და დაყოთ ისინი მცირე მიწოდებებად, რაც შეიძლება აღწერილი იყოს შემდეგ ეტაპზე.

4. სამუშაო დაშლის სტრუქტურა

სამუშაოს დაშლის სტრუქტურა არღვევს პროექტის ეტაპებს და ძირითად მიღწევებს მცირე ნაწილებად, ასე რომ თითოეულ ასპექტზე პასუხისმგებლობა ერთ ადამიანს შეიძლება დაეკისროს.

ამ სტრუქტურის შემუშავებისას, პროექტის მენეჯერი ითვალისწინებს ბევრ ფაქტორს, როგორიცაა პროექტის გუნდის წევრების ძლიერი და სუსტი მხარეები, დავალებებს შორის ურთიერთდამოკიდებულება, ხელმისაწვდომი რესურსები და პროექტის საერთო ვადა.

პროექტის მენეჯერები საბოლოო ჯამში პასუხისმგებელნი არიან პროექტის წარმატებაზე, მაგრამ მათ არ შეუძლიათ სამუშაოს შესრულება მარტო. დაშლის სტრუქტურა არის ინსტრუმენტი, რომელსაც პროექტის მენეჯერი იყენებს პროექტის ანგარიშვალდებულების უზრუნველსაყოფად.

წასაკითხი სტატია: აქ არის 14 რჩევა სწრაფად გამდიდრებაზე

ეს ინსტრუმენტი ასევე ეუბნება პროექტის დაინტერესებულ მხარეებს ვინ რაზეა პასუხისმგებელი. თუ პროექტის მენეჯერი შეშფოთებულია დავალების შესახებ, მან ზუსტად იცის, ვის უნდა შეხვდეს ამ პრობლემის შესახებ.

5. საინვესტიციო ბიუჯეტი

პროექტის ბიუჯეტი გვიჩვენებს, რა თანხაა გამოყოფილი პროექტის დასასრულებლად. პროექტის მენეჯერი პასუხისმგებელია ამ რესურსების სათანადო განაწილებაზე.

პროექტისთვის, რომელსაც ჰყავს მომწოდებლები, პროექტის მენეჯერი უზრუნველყოფს მიწოდების დასრულებას ხელშეკრულების პირობების შესაბამისად, განსაკუთრებული ყურადღება ეთმობა ხარისხს. ზოგიერთი პროექტის ბიუჯეტი დაკავშირებულია ადამიანური რესურსების გეგმასთან.

მნიშვნელოვანია თითოეული ნაბიჯის ღირებულების დადგენა საჭირო დროისა და ამოცანების შესასრულებლად საჭირო შრომის ღირებულების გათვალისწინებით. პროექტის ღირებულება დაკავშირებულია პროექტის ხანგრძლივობასთან, რაც დამოკიდებულია პროექტის მოცულობაზე. სფერო, ეტაპები, ამოცანები და ბიუჯეტი უნდა იყოს გასწორებული და რეალისტური.

6. ადამიანური რესურსების გეგმა

ადამიანური რესურსების გეგმა გვიჩვენებს, თუ როგორ დაკომპლექტდება პროექტი. ის განსაზღვრავს, ვინ იქნება პროექტის გუნდის ნაწილი და რამდენ ხანს უნდა ჩააბაროს თითოეულმა ადამიანმა.

ამ გეგმის შემუშავებისას, პროექტის მენეჯერი მოლაპარაკებებს აწარმოებს გუნდის წევრებთან და მათ ხელმძღვანელებთან, თუ რამდენი დრო შეუძლია გუნდის თითოეულ წევრს დაუთმოს პროექტს. თუ პროექტზე კონსულტაციისთვის საჭიროა დამატებითი პერსონალი, მაგრამ ისინი პროექტის გუნდის ნაწილია, ეს ასევე დოკუმენტირებულია პერსონალის გეგმაში. ისევ შესაბამისი ხელმძღვანელების კონსულტაცია.

7. რისკის მართვის გეგმა

ბევრი რამ შეიძლება არასწორედ წარიმართოს პროექტის გაშვებისას. მიუხედავად იმისა, რომ ძნელია ყველა შესაძლო კატასტროფის ან მცირე ინციდენტის წინასწარ განსაზღვრა, ბევრი ხარვეზის პროგნოზირება შესაძლებელია. რისკის მართვის გეგმაში პროექტის მენეჯერი განსაზღვრავს პროექტის ყველა რისკს. ის ასევე განსაზღვრავს ამ სცენარების გაჩენის ალბათობას და მათი შერბილების სტრატეგიებს.

ამ გეგმის შედგენისას, პროექტის მენეჯერმა შეიძლება მოითხოვოს წვდომა პროექტის სპონსორისგან ან მათი პროექტის გუნდისგან.

შერბილების სტრატეგიები დანერგილია იმ რისკებისთვის, რომლებიც შესაძლოა წარმოიქმნას ან რომელთაც აქვთ მაღალი ხარჯები. რისკები, რომლებიც ნაკლებად სავარაუდოა, და რისკები, რომლებსაც აქვთ დაბალი ხარჯები, აღნიშნულია გეგმაში, მაშინაც კი, თუ მათ არ გააჩნიათ შემარბილებელი სტრატეგიები.

8. საკომუნიკაციო გეგმა

საკომუნიკაციო გეგმა აღწერს, თუ როგორ მოხდება პროექტის კომუნიკაცია სხვადასხვა აუდიტორიისთვის. სამუშაოს დაშლის სტრუქტურის მსგავსად, კომუნიკაციების გეგმა პასუხისმგებლობას აკისრებს თითოეული კომპონენტის დასრულებას პროექტის გუნდის წევრს.

ამ ეტაპზე მნიშვნელოვანია აღვწეროთ, თუ როგორ მოხდება საკითხების კომუნიკაცია და გადაწყვეტა გუნდში. ასევე უნდა დაზუსტდეს გუნდთან და დაინტერესებულ მხარეებთან კომუნიკაციის სიხშირე. ყველა შეტყობინებას ჰყავს სამიზნე აუდიტორია. ის ეხმარება პროექტის მენეჯერებს დარწმუნდნენ, რომ სწორი ინფორმაცია სწორ დროს სწორ ადამიანებს მიეწოდება.

წასაკითხი სტატია: 1 ფინანსური რჩევა ახალდაქორწინებულებისთვის

9. დაინტერესებული მხარეების მართვის გეგმა

დაინტერესებული მხარეების მართვის გეგმა განსაზღვრავს, თუ როგორ გამოიყენებენ დაინტერესებულ მხარეებს პროექტში. ზოგჯერ დაინტერესებულ მხარეებს უბრალოდ სჭირდებათ ინფორმაციის მიღება. ეს შეიძლება იყოს გათვალისწინებული კომუნიკაციის გეგმაში.

10. ცვლილებების მართვის გეგმა

ცვლილებების მართვის გეგმა ადგენს ჩარჩოს პროექტში ცვლილებების შესატანად. მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის მენეჯერებს სურთ თავიდან აიცილონ ცვლილებები პროექტში, ზოგჯერ ისინი გარდაუვალია.

ცვლილებების მართვის გეგმა ითვალისწინებს ოქმებს და პროცესებს ცვლილებების შესატანად. ანგარიშვალდებულებისა და გამჭვირვალობისთვის აუცილებელია, რომ პროექტის სპონსორები, პროექტის მენეჯერები და პროექტის გუნდის წევრები დაიცვან ცვლილებების მართვის გეგმა.

Ჯამში….

პროექტის გეგმა მნიშვნელოვანი დოკუმენტია პროექტის წარმატებისთვის. იგი ემსახურება როგორც კომპასს პროექტის წარმართვაში, თავიდან ბოლომდე. ამიტომ, ის მოითხოვს ყველა დაინტერესებული მხარის აქტიურ მონაწილეობას სხვადასხვა საკითხზე შეთანხმების მიზნით. ასევე მნიშვნელოვანია მისი განსაზღვრისთვის საჭირო დროის დახარჯვა.

არასწორად განსაზღვრული გეგმის მთავარი რისკი ის არის, რომ თქვენ ექმნებათ დავები, რომლებიც უნდა გადაწყდეს უთანხმოების საკითხებზე, რომლებიც არ არის ჩამოყალიბებული.

გეპატიჟებით კომენტარებში გააზიაროთ თქვენი მოსაზრებები და გამოცდილება.