Жобаның коммуникациялық жоспарын қалай жасауға болады?

Байланыс жоспарлары сіздің жобаларыңыз үшін маңызды. Тиімді коммуникация ішкі және сыртқы болып табылады жобаның табысты болуы үшін маңызды. Мүдделі тараптардың кім екенін, сондай-ақ оларға қашан және қалай жетуге болатынын көрсететін жобаның коммуникация жоспары болуы өте маңызды. Дегенмен, жақсы болу байланыс стратегиясы сізге өте пайдалы болуы мүмкін. Бұл мақала мыналарды қамтиды:

• Жобалық коммуникация жоспарларының артықшылықтары
• Коммуникациялық жоспарға нені енгізу керек
• Коммуникациялық жоспарды қалай жазуға болады
• Және бүкіл жобада коммуникация жоспарын қалай пайдалану керек

Бірақ бастамас бұрын, мен сізге сайттардағы конверсия жылдамдығын арттыруға мүмкіндік берген осы премиум тренинг туралы айтқым келеді. Жай ғана осы жерді басыңыз, бұл серіктестік сілтемесі.

Жобаның коммуникациялық жоспарларының артықшылықтары

Негізінде жобалық коммуникация жоспарлары тиімді қарым-қатынасты жеңілдетеді. Олар сіздің жобаларыңызды біркелкі орындауға және жобаның сәтсіздігін болдырмауға көмектеседі. Басқа маңызды артықшылықтарға күтулерді орнату және басқару, мүдделі тараптарды жақсырақ басқару және жобаны жоспарлау процесіне көмектесу кіреді.

Күтулерді орнату және басқару

Жобалық коммуникациялар екі жақты көше. Жобаны жоспарлау сияқты, күтулер белгіленуі керек және жоба командасы мен клиент мүдделі тараптары байланыстың бірқалыпты жүруі үшін жауапкершілікті алуы керек.

Жоба жоба жоспарынсыз басталмаса да, жобалық коммуникация жоспарлары оңай талқыланбайды, бірақ олар болуы керек.

Клиентке жоба процесінің басында не күтетінін білуге ​​мүмкіндік беру арқылы сіз жобаны ұсыну процесінен бастап бүкіл жобаның үнін орнатасыз.

Сондай-ақ олардан сізге не қажет болатынын алдын ала білу пайдалы, сондықтан олар уақыты келгенде дайын болады.

Мүдделі тараптар мен тұтынушыларды басқару

Жоба барысында мақсаттар мен кезеңдерге сәйкестендіру және жобалардың өзгеруіне қарай оларды кейінірек қайта реттеу туралы сәтті хабарлау мүдделі тараптардың қатысуы және жоба мәртебесінің ашықтығы үшін маңызды.

Байланыс клиентпен жақсы қарым-қатынасты сақтаудың кілті болып табылады және жобаның коммуникация жоспары сіздің жобаңызда не болып жатқанын және не болып жатқаны туралы ортақ түсінікті сақтауға көмектеседі.

Жобаны жоспарлау

Жобаны басқарудың коммуникация жоспары бүкіл жоба бойынша маңызды ақпараттың қалай, кім және қаншалықты жиі берілетінін анықтайды. Жобаны жоспарлауды аяқтаған кезде, коммуникацияларды жоспарлауды да аяқтау керек.

Барлық жобалар бірдей жасалмайды, сондықтан жобаның коммуникация жоспары сіздің жобаңызға ғана тән, сондықтан жобаны іске қосқаннан кейінгі жоспарды жасау кезінде бұл туралы ойлану маңызды.

Ірі жобалардың шағын жобаларға қарағанда коммуникациялық қажеттіліктері әр түрлі болады және бір жоба контактісіне қарсы мүдделі тараптар тобы бар жобаларға да қатысты.

Мақсаттары, бюджеттері бар жобалар, әр түрлі мерзімдер және тіпті әртүрлі жеткізілімдердің барлығы осы қажеттіліктерге бейімделген байланысты қажет етеді және бұл жобаның байланыс жоспарын жасау кезінде есте сақтау керек нәрсе.

Байланыс жоспарларына нені қосу керек

Байланыс жоспарының ерекшеліктері жобаның түрі мен көлеміне байланысты өзгеретін болса да, сіз жасаған әрбір жобаның байланыс жоспарына бірнеше негізгі элементтерді қосу керек:

Негізгі мүдделі тараптар

Барлық негізгі мүдделі тараптарды, соның ішінде негізгі тұтынушы байланысын жазып алыңыз. Байланыс жоспарына кірген кез келген адам осы ақпаратты таба алуы үшін телефон нөмірлері мен электрондық пошталар сияқты байланыс ақпаратын қосыңыз.

Топ мүшелері

Жобаңыздың негізгі топ мүшелерін және олардың рөлдерін қосыңыз. Бұл жобаны жаңадан бастаған немесе білмейтін кез келген адамға ыңғайлы. Жеткізу нәтижелерін жеткізуге, стратегиялық талқылауларды жүргізуге немесе мүдделі тараптар мен сіздің командаңыз арасындағы техникалық сөйлесулерді қалай басқаратыныңызға қатысатын топ мүшелерін тізімдеңіз.

Қарым-қатынас әдістері

Мүдделі тараптармен байланысу үшін пайдаланылатын негізгі байланыс әдістерін және әртүрлі арналарды сипаттаңыз. Электрондық поштаны, телефон қоңырауларын, бетпе-бет кездесулерді, бейне кездесулерді, әлеуметтік медианы немесе кез келген басқаны пайдаланыңыз. Таңдаулы мүдделі тараптардың арналары туралы ескертпелерді қосыңыз.

Байланыс түрі

Қарым-қатынас түрлерін, бұл байланыс қалай ортақ болатынын, нені қамтитынын және бұл байланыс кіммен болатынын қосыңыз. Мысалы, клиентке апта сайынғы күй есептерін ұсына аласыз.

Мұны қалай қамтамасыз ететініңізді, кімге берілетінін және есепте қандай ақпаратты қамту керектігін қарастырыңыз.

Қарым-қатынас стильдері

Мұны мүдделі тараптар мен байланыс әдістері бойынша бөлуге болады. Белгілі бір мүдделі тарап тек формальды қарым-қатынасты қалайды ма, әлде сіз оны кездейсоқ қабылдай аласыз ба?

Кездесулер күнтізбесі

Мұны жоба барысында қажетінше реттей алатын болсаңыз да, мүдделі тараптармен қаншалықты жиі кездесетініңіз туралы бастапқы түсінікке ие болу пайдалы.

Жобаның ауқымына байланысты сіз клиентке электрондық хаттарды қаншалықты жиі жіберетініңізді де көрсете аласыз. Сондай-ақ жиналыстар күнтізбесіне ішкі топ жиналыстарын қосыңыз.

Негізгі хабарламалар

Әрбір мүдделі тарап үшін жоба барысында оларға хабарлануы қажет негізгі хабарламаны немесе ақпаратты анықтаңыз. Бұл сондай-ақ олардан қажет болатын кез келген ақпаратты немесе пікірді қамтиды.

Коммуникациялық мақсаттар

Байланыс мақсаттарын қамтитын байланыс жоспары қол жеткізгіңіз келетін нәрсеге негізделген шешім қабылдауға көмектеседі.

Жеке жобаның коммуникациялық жоспарын қалай жазуға болады

1. Параметрлеріңізді түсініңіз

Жобаның коммуникация жоспары формальды болудың қажеті жоқ. Бірақ ол кем дегенде өзіңіздің анықтамаңыз үшін жазылуы керек. Грамматиканы ақылды айтқыңыз келгендіктен емес, анық және түсінікті болғыңыз келетіндіктен қарастырыңыз.

Жазу құралдары мұны көп уақытты қажет етпей шешуге көмектеседі. Осы ретте сіз мазмұнды сенімді түрде жасай бастай аласыз.

Біріншіден, ол сізге отыруға және жоба параметрлерін орнатуға мүмкіндік береді. Оларға жобаның көлемі, клиенттік компания туралы ақпарат, жобаның нәтижелері, кесте және жоба командасы кіреді.

Ойлау қарым-қатынас стильдері Сіздің командаңыздың және сіздің клиентіңіздің:

• Осы уақытқа дейін байланыс қаншалықты сәтті болды?
• Сіздің клиентіңіз қарым-қатынасты қалайтынын көрсетті ме: олар сұрақ туындаған кезде телефон соғуға бейім ме, әлде электрондық поштаға бағытталған ба?
• Сіз жеке немесе бейне арқылы кездестіңіз бе?
• Сіздің командаңыз жобада сізбен қаншалықты жиі араласады? Олар жиналыстардан гөрі жазбаша контекстті қалайды ма?

Сіз жұмыс істейтін топты және клиенттерді түсінгеннен кейін, оны байланыс әрекет жоспарына қолдануға болады.

2. Мақсаттарыңызды және мүдделі тараптарыңызды анықтаңыз

Жобаның нәтижелерін және жобаның негізгі мүдделі тараптарын тізімдеңіз. Содан кейін жобаның мақсаттарын осы тізімге қосыңыз: тек клиентпен ғана емес, сонымен қатар сіздің командаңызбен де сәтті жоба байланысы туралы ойланыңыз.

Бұл тізім байланыс шешімдерін басшылыққа алады.

3. Қарым-қатынас жоспарын жасаңыз

қазір жоспарды жасайтын кез келді. Жобаңызда болатын коммуникацияларға деген көзқарасыңызды анықтаңыз. Жобаның мақсаттарын біле отырып, клиенттің мүдделі тараптарымен қаншалықты жиі байланыста болатыныңызды, оны қалай жасайтыныңызды және бұл коммуникацияларға не кіретінін қарастырыңыз.

Сіз кестені және бюджет барысын жаңарту үшін апта сайынғы телефон арқылы тіркелу, сондай-ақ жедел сұрақтарға арналған күнделікті электрондық хаттар және жаңартуларды ұсыну үшін сирек кездесетін жеке кездесулер сияқты бірнеше тәсілдерді пайдалануды шеше аласыз. жоба.

Қандай шешім қабылдасаңыз да, көрсеткіштер мен мақсаттарды есте сақтаңыз. Бұл сіздің жобаңызға ең тиімді болатын байланыс түрлерін және сіздің байланысыңыз қаншалықты егжей-тегжейлі немесе терең болуы керектігін анықтауға көмектеседі.

Жобаның коммуникациялық жоспарын қалай пайдалану керек

1. Командаңызбен бөлісіңіз

Жоспарды топпен бөлісу олардың жұмысына және жеткізу күндеріне әсер ететін қарым-қатынас ырғағы туралы хабарлайды, сонымен қатар оларға қалай және кіммен сөйлесетіндігіңіз туралы көбірек контекст береді.

Бұл ақпаратты бөлісу сіздің командаңыздың байланыс жоспарын жүзеге асыруға көмектесетінін білдіреді.

2. Жолда болыңыз

Клиент жоба барысында оларға жеткізілетін дәйекті және мағыналы ақпаратты алуы үшін сіздің командаңыз сіздің байланыс жоспарыңызды білетініне және түсінетініне көз жеткізіңіз.

Жоспарыңыз болған кезде барлық негізгі жоба кездесулеріне тапсырыс беріңіз және жоспарыңызда белгілеген маңызды нәрселерді қадағалау үшін күнтізбеге тұрақты тіркелу және тіпті жобаның электрондық хаттары үшін еске салғыштарды қосыңыз.

Кез келген сәтте сіз өзіңіздің қарым-қатынас жоспарыңыздан алшақтасаңыз және оған қайта оралу қиын болса, өзіңіз белгілеген тәсілді қайта қарастырыңыз:

• Бұл сіздің жобаңыздың мақсаттарына әлі де сәйкес келе ме?
• Жоба басталғаннан бері мақсаттар немесе мүдделі тараптар қандай да бір жолмен өзгерді ме?
• Осы кезеңде жоба ақпаратын жеткізудің тиімді жолдары бар ма?

Коммуникация жоспары = Сәттілік

Жобаның коммуникация жоспарының болуы сізге тиімді қарым-қатынас жасау құралдарын береді. Жоспар сіздің көзқарасыңызды қайта бағалауға мүмкіндік береді және қажет болса, тұтынушының қажеттіліктері.

Сіздің жобаңыздың байланыс жоспары қаншалықты ресми немесе бейресми болса да, бұл өте сәтті және тиімді жоба мен нақты жоспарсыз тоқтап қалатын жоба арасындағы айырмашылық болуы мүмкін.

Оны жобадағы күтулерді орнатудың және тексерудің тағы бір жолы ретінде қарастырыңыз. Мұны мағыналы және сәтті қарым-қатынасты оңай қамтамасыз ету әдісі ретінде қарастырыңыз.

Сен не ойлайсың ?

Жобаның табыстылығы үшін жобаның коммуникациялық жоспары қаншалықты маңызды? Қалай ойлайсыз, жоба менеджерлері жобалардың көлеміне қарамастан әрқашан байланыс жоспарын жазуы керек пе? Пікір қалдыру арқылы өз ойларыңызды білдіріңіздер!

Дегенмен, егер сіз алты ай ішінде жеке қаржыңызды бақылауға алғыңыз келсе, мен бұл нұсқаулықты ұсынамын.

Бізге пікір қалдырыңыз