프로젝트의 커뮤니케이션 계획을 세우는 방법은 무엇입니까?

프로젝트에서는 의사소통 계획이 중요합니다. 내부 및 외부 모두에서 효과적인 의사소통은 프로젝트의 성공에 필수적입니다. 이해관계자가 누구인지, 언제, 어떻게 이해관계자에게 연락할지를 개략적으로 설명하는 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 세우는 것이 중요합니다. 그러나, 좋은 커뮤니케이션 전략 당신에게 매우 유용할 수 있습니다. 이 기사에서는 다음 내용을 다룹니다.

• 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 이점
• 커뮤니케이션 계획에 포함해야 할 사항
• 커뮤니케이션 계획을 작성하는 방법
• 그리고 프로젝트 전체에서 커뮤니케이션 계획을 사용하는 방법

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프로젝트 커뮤니케이션 계획의 이점

본질적으로 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 효과적인 커뮤니케이션을 촉진합니다. 프로젝트를 원활하게 진행하고 프로젝트 실패를 피하는 데 도움이 됩니다. 다른 주요 이점으로는 기대치 설정 및 관리, 더 나은 이해관계자 관리, 프로젝트 계획 프로세스 지원 등이 있습니다.

기대치 설정 및 관리

프로젝트 커뮤니케이션은 양방향 거리입니다. 프로젝트 계획과 마찬가지로 기대치를 설정해야 하며 프로젝트 팀과 클라이언트 이해 관계자는 커뮤니케이션이 원활하게 진행되도록 책임을 져야 합니다.

프로젝트 계획이 없으면 프로젝트가 시작되지 않지만 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 쉽게 논의되지 않지만 논의되어야 합니다.

클라이언트가 프로젝트 프로세스 초기에 무엇을 기대하는지 알면 프로젝트 제안 프로세스부터 시작하여 전체 프로젝트의 분위기를 설정할 수 있습니다.

또한 필요할 때 준비할 수 있도록 그들에게 필요한 것이 무엇인지 미리 아는 것도 도움이 됩니다.

이해관계자 및 고객 관리

프로젝트 전반에 걸쳐 목표 및 이정표에 대한 조정과 프로젝트 변경에 따른 후속 재조정에 대한 성공적인 의사 소통은 프로젝트 상태에 대한 이해 관계자 동의 및 투명성에 필수적입니다.

의사소통은 클라이언트와 좋은 관계를 유지하는 데 핵심이며, 프로젝트 의사소통 계획은 프로젝트 전반에 걸쳐 일어나고 있는 일과 일어나야 하는 일에 대한 공유된 이해를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

계획의 평탄화

프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 전반에 걸쳐 중요한 정보를 제공하는 방식, 제공 대상 및 제공 빈도를 정의합니다. 프로젝트 계획을 완료하면 커뮤니케이션 계획도 완료해야 합니다.

모든 프로젝트가 동일하게 만들어지는 것은 아니며 이러한 이유로 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트마다 고유하므로 출시 후 프로젝트 계획을 만들 때 이를 고려하는 것이 중요합니다.

대규모 프로젝트에는 소규모 프로젝트와 커뮤니케이션 요구 사항이 다르며 이해관계자 팀이 있는 프로젝트와 단일 프로젝트 연락처가 있는 프로젝트도 마찬가지입니다.

목표, 예산, 서로 다른 기한과 심지어 서로 다른 결과물은 모두 이러한 요구에 맞는 커뮤니케이션을 필요로 하며 이는 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 세울 때 염두에 두어야 할 사항입니다.

커뮤니케이션 계획에 포함할 내용

커뮤니케이션 계획의 세부 사항은 프로젝트의 유형과 범위에 따라 다르지만 생성하는 모든 프로젝트 커뮤니케이션 계획에는 다음과 같은 몇 가지 핵심 요소가 포함되어야 합니다.

주요 이해 관계자

기본 고객 연락처를 포함하여 모든 주요 이해 관계자를 기록합니다. 통신 계획에 액세스하는 모든 사람이 이 정보를 찾을 수 있도록 전화번호 및 이메일과 같은 연락처 정보를 포함하십시오.

팀원

프로젝트의 핵심 팀원과 그들의 역할을 포함합니다. 이것은 프로젝트가 처음이거나 익숙하지 않은 사람에게 유용합니다. 산출물 전달, 전략적 토론 주도 또는 이해 관계자와 팀 간의 기술 대화를 관리하는 방법에 관련된 팀 구성원을 나열하십시오.

통신 방법

이해관계자에게 연락하기 위해 사용할 주요 커뮤니케이션 방법과 다양한 채널을 설명하십시오. 이메일, 전화 통화, 대면 회의, 화상 회의, 소셜 미디어 등을 사용하십시오. 선호하는 이해관계자 채널에 대한 메모를 포함합니다.

통신 유형

커뮤니케이션 유형, 커뮤니케이션 공유 방법, 포함할 내용, 커뮤니케이션 대상을 포함합니다. 파 exemple, 클라이언트에게 주간 상태 보고서를 제공할 수 있습니다.

이를 어떻게 제공할 것인지, 누구에게 제공할 것인지, 보고서에 어떤 정보를 포함해야 하는지 고려하십시오.

커뮤니케이션 스타일

이는 이해 관계자 및 커뮤니케이션 방법으로 분류할 수 있습니다. 어떤 이해관계자는 공식적인 의사소통만을 선호합니까, 아니면 좀 더 캐주얼하게 받아들일 수 있습니까?

캘린더 데 레위니옹

프로젝트 전반에 걸쳐 필요에 따라 이를 조정할 수 있지만 이해관계자와 얼마나 자주 만날 것인지에 대한 초기 아이디어를 갖는 것이 도움이 됩니다.

프로젝트 범위에 따라 클라이언트에게 이메일을 보내는 빈도를 지정할 수도 있습니다. 또한 회의 일정에 내부 팀 회의를 포함하세요.

핵심 메시지

각 이해 관계자에 대해 프로젝트 전반에 걸쳐 그들에게 전달해야 할 핵심 메시지 또는 정보를 결정합니다. 여기에는 그들로부터 필요한 정보나 피드백도 포함됩니다.

커뮤니케이션 목표

커뮤니케이션 목표를 포함하는 커뮤니케이션 계획은 달성하려는 목표에 따라 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

나만의 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 작성하는 방법

1. 설정 이해

프로젝트 커뮤니케이션 계획 형식적일 필요는 없습니다. 하지만 최소한 참고용으로 작성해야 합니다. 똑똑하게 들리기를 원하기 때문이 아니라 명확하고 이해하기를 원하기 때문에 문법을 고려하십시오.

작성 도구는 너무 많은 시간을 들이지 않고 이 문제를 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 안심하고 콘텐츠 제작을 시작할 수 있습니다.

첫째, 앉아서 프로젝트 매개변수를 설정할 수 있습니다. 여기에는 프로젝트 규모, 고객 회사 정보, 프로젝트 산출물, 일정 및 프로젝트 팀이 포함됩니다.

생각한다 커뮤니케이션 스타일 당신의 팀과 당신의 고객의 것:

• 지금까지 커뮤니케이션이 얼마나 성공적이었습니까?
• 고객이 의사소통에 대한 선호도를 표시했습니까? 질문이 있을 때 전화를 하는 경향이 있습니까, 아니면 이메일 중심입니까?
• 직접 만나셨나요 아니면 영상으로 만나셨나요?
• 귀하의 팀은 프로젝트에서 귀하와 얼마나 자주 직접 상호 작용합니까? 그들은 회의보다 서면 컨텍스트를 선호합니까?

함께 일하는 팀과 클라이언트를 이해하고 나면 이를 커뮤니케이션 실행 계획에 적용할 수 있습니다.

2. 목표와 이해관계자 정의

프로젝트 산출물 및 주요 프로젝트 이해관계자를 나열합니다. 다음으로, 해당 목록에 프로젝트 목표를 추가하십시오. 클라이언트뿐만 아니라 팀과의 성공적인 프로젝트 커뮤니케이션이 무엇인지 생각하십시오.

이 목록은 커뮤니케이션 결정을 안내합니다.

3. 커뮤니케이션 계획 세우기

지금 계획을 세울 시간이다. 프로젝트 전반에 걸쳐 갖게 될 커뮤니케이션에 대한 접근 방식을 정의하십시오. 프로젝트 목표를 파악하고 고객 이해관계자와 얼마나 자주 커뮤니케이션할지, 어떻게 커뮤니케이션할지, 커뮤니케이션에 포함될 내용을 고려하세요.

일정 및 예산 진행 상황을 업데이트하기 위한 주간 전화 확인, 즉석 질문을 위한 일일 이메일, 업데이트 발표를 위한 덜 자주 대면 회의와 같은 여러 접근 방식을 사용할 수 있습니다. 프로젝트.

무엇을 결정하든 측정항목과 목표를 염두에 두세요. 이는 프로젝트에 가장 도움이 될 커뮤니케이션 유형과 커뮤니케이션이 얼마나 상세하거나 심층적이어야 하는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 커뮤니케이션 계획을 사용하는 방법

1. 팀과 공유

팀과 계획을 공유하면 작업 및 배송 날짜에 영향을 미치는 커뮤니케이션 주기를 팀에 알릴 수 있을 뿐만 아니라 커뮤니케이션 방법 및 대상에 대한 더 많은 컨텍스트를 제공할 수 있습니다.

이 정보를 공유하면 팀에서 커뮤니케이션 계획을 구현하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

2. 순조롭게 진행

팀이 커뮤니케이션 계획을 알고 이해하여 고객이 프로젝트 전반에 걸쳐 일관되고 의미 있는 정보를 받을 수 있도록 하십시오.

계획을 세우는 즉시 주요 프로젝트 회의를 모두 예약하고 정기적인 체크인 및 프로젝트 이메일에 대한 미리 알림을 캘린더에 추가하여 계획에서 설정한 중요한 사항을 추적할 수 있습니다.

어느 시점에서든 커뮤니케이션 계획에서 벗어나 다시 시작하기 어렵다면 설정한 접근 방식을 재고하십시오.

• 여전히 프로젝트의 목표와 일치합니까?
• 프로젝트 시작 이후 목표나 이해관계자가 어떤 식으로든 변경되었습니까?
• 이 단계에서 프로젝트 정보를 전달하는 보다 효과적인 방법이 있습니까?

커뮤니케이션 계획 = 성공

프로젝트 커뮤니케이션 계획이 있으면 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 도구가 됩니다. 계획을 통해 접근 방식을 재평가할 수도 있습니다. 필요한 경우 고객의 요구 사항.

프로젝트 커뮤니케이션 계획이 얼마나 공식적이든 비공식적이든 상관없이 매우 성공적이고 효과적인 프로젝트와 견고한 계획 없이 중단되는 프로젝트의 차이가 될 수 있습니다.

프로젝트 전체에서 기대치를 설정하고 확인하는 또 다른 방법으로 생각하십시오. 쉽고 의미 있고 성공적인 의사 소통을 보장하는 방법으로 생각하십시오.

어떻게 생각해 ?

프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 성공에 얼마나 중요한가요? 프로젝트 관리자는 규모에 관계없이 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 계획을 항상 작성해야 한다고 생각하십니까? 댓글로 여러분의 생각을 알려주세요!

하지만 XNUMX개월 안에 개인 재정을 관리하고 싶다면 이 가이드를 강력히 추천합니다.

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