수익성 향상을 위한 프로젝트 비용 제어

비용 통제는 모든 재무 전략에서 중요한 역할을 합니다. 프로젝트 재정을 추적할 때 어떻게 예산을 유지합니까? 개인 예산을 세우는 것과 마찬가지로 비용을 분류하고, 가장 비싼 항목을 결정하고, 각 영역에서 비용을 제한하는 솔루션을 찾는 등 여러 가지 옵션을 사용할 수 있습니다. 이 모든 작업을 완료한 후에는 예산을 통제할 수 있습니다. 수익성을 분석하기 위해 그리고 이익을 증가시킵니다.

비용 관리의 기본 원칙은 기업이든 개인이든 모든 예산에 대해 동일합니다. 이 기사에서는 Finance de Demain Consulting 비용 관리의 개념과 더 큰 비용 관리 시스템에 어떻게 적용되는지 설명합니다.

비용 통제란 무엇입니까?

비용 통제란 기업의 이익 증대를 목표로 비용을 파악하고 절감하는 원칙입니다. 이는 프로젝트 수준이나 회사 전체 수준에서 수행될 수 있습니다.

이 경우 프로젝트 또는 프로젝트 그룹의 프레임워크 내에서 비용 관리 프로세스를 적용하는 데 중점을 둘 것입니다.

프로젝트 관리자로서 비용 통제는 리소스 관리 계획을 모니터링하고 예산 초과에 대응하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 예산을 초과하는 경우 보고 도구도 유용할 수 있습니다. 새 프로젝트를 위해 고용한 프리랜서 디자이너가 이미지를 편집하는 데 예상보다 훨씬 오래 걸린다고 가정해 보겠습니다.

이 추가 비용을 파악한 후 다음 프로젝트를 위해 사내 디자이너를 고용하여 비용을 줄이고 효율성을 높일 수 있습니다.

비용 관리가 어떻게 차이를 만들 수 있습니까?

팀이 프로젝트 범위 또는 예산을 충족하지 못합니까? 여기에서 비용 관리가 중요해집니다. 예산이 한정되어 있더라도 비용을 통제하면 비용을 더 줄이고 그 과정에서 수익을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 프로세스는 전체 회사 지출에 대한 통찰력을 제공합니다. 가장 비용이 많이 드는 영역을 강조 표시하고 이러한 각 영역에서 지출을 추가로 식별합니다.

첫 번째 단계로, 이 규모에서 비용을 절감하여 잠재적으로 회사의 이익을 증가시킬 목적으로 프로젝트에 비용 통제를 적용할 수 있습니다.

비용 관리 기술이란 무엇입니까?

처음에는 비용 통제가 비즈니스의 상위 수준에서 발생할 수 있지만 종종 프로젝트 수준에서 발생합니다. 이 수준에서 프로젝트당 실제 비용을 평가하고 효과적으로 관리할 수 있습니다.

다음은 프로젝트 비용을 더 잘 관리하기 위해 따라야 할 XNUMX단계입니다.

1. 예산 계획

먼저 상세한 비용 견적을 받고 리소스를 효과적으로 할당하기 위해 예산을 계획해야 합니다. 상세한 프로젝트 계획을 개발하면 원래 예산과 실제 비용의 차이인 비용 차이를 줄일 수 있습니다.

예산 계획에 다음을 포함하십시오.

• 프로젝트에 필요한 팀원 수
• 프로젝트를 완료하는 데 필요한 예상 시간
• 프로젝트에 필요한 재료

프로젝트에 필요한 시간과 재료를 계산할 때 예산을 여유 있게 유지하십시오. 예상치 못한 상황은 드문 일이 아니며 프로젝트 일정을 연장하거나 추가 리소스를 요청해야 할 수도 있습니다.

2. 모든 비용을 모니터링

프로젝트 비용 관리의 두 번째 단계는 프로젝트 비용의 진행 상황을 모니터링하는 것입니다. 실시간으로 비용 변동을 감지하면 더 쉽게 시정 조치를 취할 수 있습니다.

프로젝트가 끝나면 너무 늦어서 돈을 쓸 것입니다. 이 시점에서 앞으로 이러한 상황이 다시 발생하지 않도록 배우기만 하면 됩니다.

프로젝트 중에 비용을 효과적으로 모니터링하려면 프로젝트 이정표를 설정하십시오. 각 이정표에서 비용을 분석하고 프로젝트 범위가 존중되는지 확인할 수 있습니다. 그리고 주어진 이정표에서 비용 초과를 발견한 경우 나중에 프로젝트에서 이를 줄이기 위한 솔루션을 찾을 수 있습니다.

3. 변경 제어 시스템 사용

프로젝트의 계획 단계에서 명확한 목표를 설정하는 것이 중요합니다. 이러한 목표를 달성하려면 변경 제어 프로세스가 필요할 수 있습니다.

변경 제어는 프로젝트 중에 이해관계자가 만든 모든 변경 사항을 관리하는 일련의 단계입니다. 변경 사항이 나타나는 즉시 이에 대비하고 그에 따라 프로젝트를 조정함으로써 목표의 표류를 방지할 수 있습니다.

4. 제어 프로세스의 단계

애벌칠

변경 제어 프로세스는 이해 관계자가 프로젝트 변경을 요청할 때 시작됩니다. 요청은 다양할 수 있습니다. 기한 연장 또는 새로운 프로젝트 결과물일 수 있습니다.

레밸류에이션

프로젝트 관리자 또는 부서장은 필요한 리소스, 요청의 영향 및 요청 수신자와 같은 기본 정보에 대한 요청을 스캔합니다. 초기 평가 후 변경 요청은 분석 단계로 이동합니다.

분석

분석 단계에서 해당 프로젝트 관리자는 요청을 승인하거나 거부합니다. 경우에 따라 변경 승인을 제어하기 위해 변경 제어 위원회가 구성될 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 요청을 승인하거나 거부하고 팀에 알립니다.

프로젝트의 크기에 따라 프로젝트 관리자는 모든 프로젝트 관계자가 정보를 받을 수 있도록 변경 로그에 변경 사항을 기록할 수도 있습니다.

구현

변경 사항을 구현하는 것은 프로젝트 단계에 따라 다를 수 있지만 일반적으로 일정과 결과물을 업데이트하고 프로젝트 팀에 알리는 작업이 포함됩니다.

프로젝트 범위를 평가하고 일정 변경이 계획된 목표에 큰 영향을 미치지 않는지 확인해야 합니다.

울타리

요청을 문서화, 배포 및 구현한 후 종료 단계로 이동할 수 있습니다. 향후 모든 팀원이 이 정보에 액세스하고 참조할 수 있도록 공식적인 폐쇄 계획을 마련하는 것이 좋습니다.

프로젝트 변경 사항을 효과적으로 검토하면 비용 관리가 자연스럽게 이루어집니다.

프로젝트의 예산과 성공을 정확하게 예측하려면 처음부터 끝까지 성실한 관리를 유지해야 합니다. 도중에 예상치 못한 사건은 불가피하지만 특정 시스템을 구축하면 이러한 편차를 방지하는 데 도움이 됩니다.

4. 시간 관리

시간 관리는 비용 관리의 필수적인 부분입니다. 프로젝트의 총 기간이 늘어나면 프로젝트의 총 비용도 증가합니다. 할당된 예산을 초과하지 않으려면 무엇보다 프로젝트 일정을 준수해야 합니다.

시간 관리 전략을 채택하여 생산성을 높이고 팀원이 예산 내에서 제 시간에 작업을 완료하도록 돕습니다.

다음은 몇 가지 시간 관리 요령입니다.

타임박싱

타임박싱(Timeboxing)은 "시간 내에 작업을 완료하는 것과 관련된 목표 지향적인 시간 관리 전략입니다. 시간의 블록 ".

예를 들면, 블로그 게시물을 작성해야 하는 경우 개요를 작성하는 XNUMX시간 분량의 블록을 만들 수 있습니다. 그런 다음 휴식을 취한 후 XNUMX시간의 다른 블록으로 돌아가 첫 번째 초안을 작성할 수 있습니다.

시간 차단

시간 차단은 타임박스와 유사하지만 각 개별 작업에 대해 특정 시간을 설정하는 대신 관련 작업을 위해 일정의 특정 기간을 차단합니다.

뽀모도로 방법

타임박스 및 타임 블로킹과 마찬가지로 포모도로 기술은 짧은 시간 안에 작업을 완료하고 작업 세션 사이에 휴식을 취하는 데 도움이 됩니다.

예를 들면, 25분간 일하고 XNUMX분간 휴식을 네 번 취합니다. 그런 다음 네 번째 작업 세션 후에는 더 오래 휴식을 취하십시오. 20분 또는 30분s.

아발레즈 르 크라포

S마크 트웨인의 유명한 인용문에 따르면, “두꺼비를 삼켜야 한다면 아침에 일어나자마자 삼키는 것이 좋습니다.” 시간 관리 전략 "eat thefrog"는 이 단어에서 영감을 받아 덜 중요하거나 덜 긴급한 작업을 수행하기 전에 중요하거나 복잡한 작업을 먼저 처리하도록 권장합니다.

파레토 원리

여전히 80-20 규칙 이 원칙은 기본 규칙에 기반을 두고 있습니다. 우리는 작업의 20%를 달성하는 데 시간의 80%를 할애합니다. 구체적으로, 이 80%의 작업을 충분히 빠르게 처리하면 근무일 동안 나머지 20%를 처리할 수 있는 시간이 더 많아져 80%의 시간이 소요됩니다.

일 처리하기(GTD)

발명자 데이비드 알렌 2000년대 초반에는 “ 얻는 것들 완료 » 또는 프랑스어로 "일을 완수하기"는 계획된 작업 목록을 미리 서면으로 작성하는 것이 좋습니다. 이러한 고려 사항에서 벗어나면 작업 관리 도구에 의존하지 않고 무엇을 해야 할지 고민하지 않고도 조치를 취할 수 있습니다.

비용 관리의 일환으로 생산성에 초점을 맞추는 것은 직관에 어긋나는 것처럼 보일 수 있지만 프로젝트 성과는 현금 흐름의 초석입니다.

팀이 생산적이지 않으면 프로젝트 마감일을 지키지 못할 것이며 마감일을 지키지 못하면 추가 비용이 발생합니다. 논리적으로 프로젝트 비용이 더 높으면 회사의 현금 흐름이 감소합니다. 

5. 획득 가치 추적

획득한 가치를 추적하면 프로젝트의 재정적 결과를 예측하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 원가 관리 방법에는 원가 회계에 대한 지식이 필요합니다. 가변 비용의 시작을 감지하여 향후 프로젝트의 변동을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

획득 가치는 프로젝트 내에서 실제로 완료된 작업의 양입니다. 얻은 가치를 추적하고 일정을 준수하는지 확인하려면 완료한 작업의 비율에 프로젝트 예산을 곱해야 합니다.

획득 가치를 추적하는 단계

획득 가치를 추적하려면 다음 단계를 따르십시오.

1 단계 : 각 작업의 완료 정도를 백분율로 결정합니다.

2 단계 : 계획된 값을 설정합니다(계획 가치 또는 PV) 또는 계획된 작업의 예산 비용. 이는 계획된 작업을 수행하기 위해 승인된 예산입니다.

3 단계 : 획득가치 결정(E수익 가치 또는 EV) 또는 수행된 작업의 예산 비용. 이는 실제로 완료된 작업량입니다.

4 단계 : 실제 비용을 설정합니다(실제 비용 또는 AC) 이는 수행된 작업의 실제 비용을 나타냅니다. 이는 이미 수행된 작업과 관련된 비용입니다.

5 단계 : 비용 차이 계산(비용 차이 또는 CV) 실제 비용(CV = EV – AC)에서 획득가치를 뺀 값입니다.

6 단계 : 결과를 컴파일합니다.

처음 세 단계에서는 프로젝트에 대한 비용 정보를 수집해야 하며, 마지막 세 단계에서는 계산 및 분석을 수행해야 합니다. 비용 차이는 프로젝트의 비용 상태를 나타냅니다.

비용을 관리할 때 CV는 프로젝트가 예산 대비 잘 진행되고 있는지 여부를 결정하는 지표입니다. ㅏ 부정적인 이력서 프로젝트가 예산을 초과했음을 의미합니다.

비용을 통제해야 합니까 아니면 비용을 관리해야 합니까?

비용 관리와 비용 관리를 혼동하는 것이 일반적입니다. 이들은 올바르게 정의하고 이해해야 하는 두 가지 용어입니다. 비용 관리는 더 큰 비용 관리 시스템 내의 하위 프로세스입니다.

비용 관리는 비용을 식별하고 비용을 줄여 수익을 늘리는 것이라면 비용 관리는 프로젝트 비용을 추정, 예산 책정 및 제어하는 ​​전반적인 프로세스입니다.

귀하의 회사에는 비용 관리에 관련된 직원이 많을 것입니다. 팀의 규모에 따라 다른 사람이 자원 계획 및 예산 책정 작업을 할 수 있습니다.

효과적인 비용 관리를 위해 팀은 비즈니스 예산의 각 부분에 충분한 주의를 기울이고 철저히 분석하기 위해 비즈니스의 여러 수준에서 지출을 모니터링해야 합니다.

비용 관리를 사용하여 프로젝트 비용을 추적하고 줄입니다.

프로젝트 지출을 줄이기 위해 비용 데이터를 추적하는 것은 지루한 프로세스이지만 비용 관리는 수익성에 직접적인 영향을 미칩니다.

비용을 효율적으로 관리하려면 모든 정보를 간편하게 확인할 수 있는 맞춤형 대시보드를 만드십시오. 이 자동화를 통해 프로젝트 관리와 비용 관리를 모두 한 곳에서 처리할 수 있습니다.

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