회사에서 가상 비서의 역할

당신이 대부분의 블로거와 같다면, 항상 혼자 가야 한다고 생각한 적이 있습니까? 이것이 귀하의 경우입니까? 그리고 그렇습니다. 대부분의 기업가는 스스로 시작하거나 가상 비서를 고용합니다.

이 기사에서는 가상 비서가 비즈니스에 중요한 이유를 설명합니다. 하지만 먼저 여기에는 다음과 같은 교육 과정이 있습니다. 창업 성공을 가능하게 합니다.

가상 비서는 무엇입니까?

VA(Virtual Assistant)는 원격 위치에서 다른 비즈니스에 지원 서비스를 제공하는 사람입니다.

이 용어는 1990년대 기술 향상으로 인해 가상으로 작업할 수 있는 가능성에서 탄생했습니다. 가상 조수는 비즈니스의 지루한 일상 업무를 수행하도록 고용된 사람입니다.

다른 도시, 주 또는 국가에 있을 수 있습니다. 사무실에 오거나 일주일에 한 번 코워킹 스페이스에서 만나는 사람들일 수도 있습니다. 그것은 정말로 당신에게 달려 있습니다.

가장 중요한 것은 클라이언트가 작업을 싫어하거나 시간이 너무 많이 걸리기 때문에 고객이 필요로 하는 작업을 문제 없이 완료하는 데 주의를 기울이는 것입니다.

가상 조수는 특히 기업가와 온라인 비즈니스에서 찾고 있습니다. 이러한 회사는 도움이 필요하지만 물리적으로 직원을 고용하기를 원하지 않습니다. 당신을 섬기기 위해, Finance de Demain 평균 XNUMX명의 가상 비서와 함께 일합니다.

가상 비서가 하는 일

이론적으로 가상 비서는 다른 지원 직원이 하는 모든 일을 할 수 있습니다. 그러나 가상 지원 작업은 사무에만 국한되지 않습니다. 많은 가상 비서가 제공합니다. 마케팅 서비스, 웹 디자인 및 기타.

일부 가상 비서는 특정 기술 세트를 전문으로 합니다. 파 exemple, 마케팅 가상 조수는 마케팅 업무만 수행합니다. 다른 가상 비서는 다양한 작업을 수행하지만 특정 산업에서 수행합니다. 파 exemple, 부동산 회사를 위한 가상 비서.

대부분의 가상 비서들은 자체적인 가정 기반 가상 비서 사업을 가지고 있습니다. 이것은 그들이 더 많은 돈을 벌고 수행하는 작업을 더 잘 제어할 수 있게 해줍니다. 그러나 많은 소기업은 직업이나 계약의 일부로 가상 비서를 고용합니다.

마지막으로 많은 VA는 프리랜서 사이트 또는 공동 작업 사이트를 사용하여 빠르고 시간 제한이 있는 프로젝트를 찾습니다.

가상 비서가 비즈니스에 어떤 이점을 줄 수 있습니까?

당신의 시간과 에너지를 소비하고, 하기 싫고, 지루한 작업에서 다른 작업으로 이동하는 주기를 유지하는 작업을 위임하기 때문에 VA는 작업을 다시 제어할 수 있도록 합니다.

팀을 성장시킨다는 것은 필수 작업을 수행하고 전략과 큰 그림에 집중할 수 있음을 의미합니다. 더 큰 규모로 꿈을 꾸고 계획을 시작할 수 있습니다.

가상 비서를 고용할 준비가 되었는지 어떻게 알 수 있나요?

채용할 준비가 되는 시기는 사람마다 다르기 때문에 결정이 매우 어렵습니다. 준비가 되었다고 생각하기 전에 VA를 고용하는 것이 좋습니다.

그 이유는 대부분의 사람들(나 자신 포함!)이 이미 "미친" 지점에 도달할 때까지 기다렸다가 업무를 위임하고 도움을 요청하기 때문입니다. 따라서 비즈니스를 성장시킬 준비가 되었고 준비가 되었다고 생각한다면 가상 비서를 찾기 시작하는 것이 좋습니다.

상황이 좀 더 차분할 때 팀에 누군가를 데려오면 두 사람 모두에게 훨씬 더 쉬울 것입니다. 그러면 가장 바쁜 시간에 일이 순조롭게 진행될 것입니다.

다음은 최종 채용 결정을 내리기 전에 답변해야 할 몇 가지 질문입니다.

• 지금까지보다 빠르게 비즈니스를 성장시킬 준비가 되셨습니까?
• 매월 누군가에게 돈을 지불할 여유가 있습니까?
• 위임을 시작할 작업을 정의했습니까?

이 모든 질문에 예라고 대답했다면 VA 고용 프로세스를 시작할 준비가 된 것입니다.

VA를 고용하는 방법은 무엇입니까?

가상 지원은 훌륭한 재택 사업 아이디어이지만 재택 사업 소유자가 수익을 극대화하고 성장을 촉진하려면 가상 도움을 받는 것이 중요합니다. 재택 사업주로서 모든 일을 하는 것이 불가능할 때가 옵니다. 적어도 효과적이고 효율적일 만큼은 말이죠.

가상 조수를 고용하면 시간이 절약되어 업무에 집중할 수 있고 최상의 비즈니스 결과를 얻을 수 있는 작업에 집중할 수 있습니다. 게다가, 많은 가상 비서가 당신보다 낫다 일부 작업에서.

장기적으로 볼 때 자격이 없는 직업을 고용하는 것이 항상 더 빠르고 저렴합니다.

채용의 첫걸음 가상 조수는 아웃소싱하려는 작업 목록을 만드는 것입니다. 먼저 위임하려는 활동의 우선 순위를 지정하여 포괄적인 목록을 만드십시오. 파 exemple, 이메일 관리는 시간이 많이 걸리고 지루하므로 목록의 맨 위에 두십시오.

아니면 기술 문제로 인해 시간이 너무 많이 걸리거나 웹사이트 관리를 아웃소싱할 수 있습니다. 또는 회사 계정을 최신 상태로 유지하십시오.

다음 단계 누구를 고용할지 알아내고 있습니다. 가상 비서를 고용하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그들을 고용하고 훈련시키는 VA 서비스를 사용할 수 있으며, 그러면 그들은 당신이 필요로 하는 서비스에 따라 당신에게 사람을 배정합니다.

마지막 옵션은 참조가 있는 네트워크의 누군가를 고용하는 것입니다. 가상 조수를 찾는 광고를 게시할 수 있지만 이미 신뢰할 수 있는 자격 증명이 있는 사람을 찾으면 시간과 골칫거리를 줄일 수 있습니다.

가상 비서가 제공할 수 있는 서비스 목록

창의적 글쓰기

• 블로그 게시물 작성
• 전자책, 서적, 뉴스레터, 이메일 퍼널 등을 작성합니다.
• 오디오 또는 비디오 대본을 작성하거나 편집합니다.
• Facebook, Twitter 또는 Instagram용 소셜 미디어 게시물을 작성합니다.
• 블로그 게시물, 책, 웹사이트, 뉴스레터, 레시피 등 편집 및 수정
• 이메일 마케팅을 위한 이메일 준비
• 온라인 스토어 상품설명 작성(매장/상품매니저)
• 후기 편집/편집.
• 기타 ...

관리자 / 관리

• 이메일, 채팅 또는 전화를 통한 고객 서비스.
• 후속 조치를 취하고 이메일에 회신하십시오.
• 사서함 구성
• 블로그 댓글을 관리합니다.
• 라이브 웨비나 지원
• 캘린더 관리
• PowerPoint 프레젠테이션 만들기
• 소모품 및 소모품 관리
• 인터뷰 준비
• 레퐁드르 오 아펠 텔레포니크
• 콘텐츠 재사용(예: 동영상을 서면 블로그 게시물로 변환하거나 블로그 게시물을 소셜 미디어 게시물로 변환)
• 화상 회의 회의록 작성
• 블로그 편집 일정 관리
• 이메일 응답, 송장 및 계약서 제출과 같은 고객 온보딩 작업
• 잠재 고객/현재 고객의 후속 조치
• 내빈 발표
• 여행 준비
• 양식 준비
• 이력서 작성
• 새로운 팀원 채용 및 교육
• 번역
• 블로그 게시물, 제품 등에 대한 브레인스토밍

NB : 관리 작업은 가장 많이 찾는 서비스 중 하나입니다. 비즈니스 소유자가 이러한 일상적인 작업을 수행하도록 지원하면 더 많은 돈을 벌 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 매우 소중한 !

그래픽 디자인

• 블로그 게시물용 그래픽 만들기
• 사진 편집
• 웨비나 또는 워크샵을 위한 슬라이드 생성.
• 명함, 전단지, 로고, 메뉴판, 간판 등 디자인
• 블로그 게시물, 책, 소셜 미디어 등의 이미지 검색
• 브랜드 스타일 가이드 생성.
• 뉴스레터 구독을 위한 전자책 또는 PDF 파일 디자인

NB : Canva에는 수많은 템플릿이 있으며 그래픽을 제작하려는 경우 사용하기 쉽습니다.

소셜 미디어

• 소셜 미디어 업데이트 예약.
• Pinterest 계정 생성 및 관리
• 프로모션 핀 생성 및 관리
• 페이스북 그룹 관리
• LinkedIn 그룹 생성 및 관리
• 소셜 미디어 투표 만들기
• 게시 일정을 조정합니다.
• Instagram 게시물 작성 및 관리.
• 소셜 미디어 메시지에 응답하십시오.

계정 부기

• 지불 및 인보이스 관리.
• 주문 및 반품 처리.
• 컬렉션 관리
• 급여 관리
• 청구 및 송장.

이 가상 비서 서비스 목록을 사용하는 방법은 무엇입니까?

보다시피 가상 도우미로 제공할 수 있는 서비스가 많이 있습니다.

관심 있는 서비스 유형에 따라 관련 서비스 번들을 결합하고 서비스 번들로 판매할 수 있습니다. 프로젝트당 또는 진행 중인 월간 서비스로 청구됩니다.

관심을 끄는 것을 찾으면 더 많은 조사를 하십시오. 연구 후에도 여전히 관심이 있다면 필요한 기술을 아직 가지고 있지 않은 경우 어떻게 습득할 수 있는지 알아보십시오.

YouTube 비디오, Amazon의 책 또는 온라인에서 찾은 과정에서 배울 수 있습니다.

그리고 VA와 같은 서비스로 시작했다고 해서 남은 평생 동안 해당 서비스를 제공해야 한다는 의미는 아닙니다. 추가 서비스를 업그레이드하거나 추가할 수 있습니다.

가상 비서가 되기 위해 필요한 기술

가상 비서가 되기 위해 필요한 많은 기술은 행정 비서 또는 비서가 되기 위해 필요한 기술과 동일합니다. 파 exemple, 당신은 뛰어난 조직 기술을 가지고 있어야합니다. 당신은 또한 새로운 기술을 사용하는 기술과 유쾌한 전화 행동을 가지고 있어야 합니다.

VA로서 자영업을 위한 특정 기술도 필요합니다. 파 exemple, 특히 여러 클라이언트를 저글링하는 경우 멀티태스킹이 가능해야 합니다.

가정 환경에서 일에 집중할 수 있어야 합니다. 또한 홈 오피스에 올바른 장비가 필요합니다.

일부 가상 비서 작업에는 다음과 같은 추가 기술이 필요합니다. 웹 디자인, 이벤트 기획, 회계 등.

특정 기술이 필요한 가상 지원 작업을 검색할 수 있습니다. 특정 기술 외에도 고용주는 종종 일부 관리 능력에 대한 교육 및/또는 사무실 경험이 있는 후보자를 찾습니다.

가상 비서의 필수 자질

Fiabilité

불행히도 가장 흔한 것처럼 보이기 때문에 이것은 가장 중요한 것 중 하나입니다. 많은 고객들이 진행 상황을 보고하지 않거나 단순히 제공하지 않는 VA에 실망했다고 말했습니다.

이것은 완전히 변명의 여지가 없으며 가상 지원 산업에 나쁜 이름을 부여할 뿐만 아니라 호출되는 다음 가상 조수는 이러한 유형의 서비스 사용의 효과에 대한 고객의 의심과 의구심을 견뎌야 합니다. .

이 업계에서는 전문성이 가장 중요하므로 고객이 전화를 걸면 다시 전화해야 합니다. 이메일을 받으면 응답해야 합니다! 즉시일 필요는 없지만 적어도 다음 날은 되어야 합니다.

좋은 의사 소통 능력

첫 번째 시점부터 고객에게 작업 진행 상황을 알려야 하므로 고객이 고객이 되었을 때, 그리고 각각의 새 작업을 시작하기 전에 업데이트하는 방법과 시기를 설정해야 합니다.

고객이 지속적으로 업데이트를 위해 쫓아다녀야 한다면 제대로 일을 하고 있지 않은 것입니다.

시간 관리

연구에 따르면 한 가지에만 집중해야 하며 이는 멀티태스킹에 비효율적이라고 합니다. 물론 당면한 작업에 집중해야 하지만 여러 클라이언트와도 작업해야 합니다. 자신이 당신의 가장 중요한 고객이라고 생각하는 사람.

하루에 할 일이 많을 것이므로 미리 계획하십시오. 가장 효율적일 때 작업을 예약하십시오. Google 캘린더를 사용하여 개인 항목을 한 가지 색상으로 표시하고 작업 항목을 다른 색상으로 표시하십시오.

아침에 글을 쓰는 것이 가장 좋다는 것을 알고 있다면 늦은 오후에 회의 일정을 잡으십시오. 또한 모든 작업을 일정(계획 시간 포함)에 맞춰 모든 작업을 수행할 시간이 있는지 현실적으로 알 수 있습니다.

자원

Google을 사용하여 쉽게 찾을 수 있는 기술적인 질문을 묻는 이메일을 받거나 귀하의 웹사이트 및/또는 소셜 네트워크를 방문하지 않아도 서비스 비용을 묻는 이메일을 자주 받게 됩니다.

이전에 한 번도 해본 적이 없는 많은 일을 하라는 요청을 받게 될 것이며, 그 방법을 알아내면 됩니다. VA는 솔루션을 제공하고 고객 문제를 해결해야 합니다.

문제를 해결하고 무언가를 수행하는 방법을 알아낼 능력이 없다면 좋은 VA가 될 수 없습니다.

가상 조수는 Yoda가 아니므로 그가 모든 것을 할 수 있을 것이라고 가정하는 것은 비현실적입니다. 하지만 스스로 정보를 찾기 위해 조사하는 방법을 알아야 합니다. 귀하의 기술 범위에 대해 고객에게 정직한 한 괜찮을 것입니다.

고객은 또한 당신이 모든 것을 알기를 기대하지 않습니다. 이전에 이 특정한 일을 해본 적이 없다고 말하십시오. 그러나 당신은 방법을 찾고 다시 돌아와서 기쁩니다.

YouTube 동영상을 시청하고, 다른 VA와 기술을 교환하고, VA 포럼에 질문하고, 일반적으로 참여할 수 있는 훈련을 계속해야 합니다.

업계와 기술 세계 모두에서 움직이고 변화하는 최신 정보를 유지하십시오. 더 알고 싶은 것을 결정한 다음 조사를 수행하십시오.

기대 관리 및 신뢰 구축

자신이 무엇을 하고 있는지 알아야 할 뿐만 아니라 고객이 자신이 무엇을 하고 있는지 알고 있는지 확인해야 합니다. 종종 고객은 가상 비서와 함께 일한 적이 없기 때문에 그들이 무엇을 할 수 있고 어떻게 작동하는지 모른다면 당신이 그들을 도울 수 있는지 심각하게 의심할 것입니다.

신규 고객은 프로세스를 안내하기 위해 귀하를 찾을 가능성이 높으므로 귀하는 귀하의 작업 방식을 알고 설명해야 합니다. 이것은 대부분 경험과 함께 제공되지만 새로운 질문 목록이나 역할극을 연습하십시오. 알고 있는 계약자를 위해 자원봉사를 할 수도 있습니다. 그래서 걱정이 된다면 평가를 받고 시도해 볼 수 있습니다.

홀로 일하다

프리랜서가 외로움을 느끼는 것은 꽤 흔한 일인 것 같습니다. 저는 혼자 일하는 것이 완전히 행복하고 어떤 사람들이 다른 사람들과 함께 있는 것을 그리워할 것이라고는 생각하지 않았기 때문에 저를 놀라게 했습니다.

물론 가끔은 공동 작업 공간을 사용하고 다른 때는 카페에서 일하지만 일주일 내내 혼자 있는 것은 염두에 두어야 할 사항입니다.

가상 지원에 대한 경험이 있다면 저에게 의견을 남기는 것을 잊지 마십시오. 그러나 개인 금융에 대한 이 프리미엄 교육을 제공하지 않고서는 여러분을 떠날 수 없습니다.