Le rôle d’un assistant virtuel dans une entreprise

Si vous êtes comme la plupart des blogueurs, vous avez toujours pensé que vous deviez faire cavalier seul? Est-ce votre cas ? Et oui, la plupart des entrepreneurs commencent seuls ou recrute un assistant virtuel.

Dans cet article, je vous montre en quoi est-ce qu’un assistant virtuel est important pour votre entreprise. Mais avant, voici une formation qui vous permet de réussir en entrepreneuriat.

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel (VA) est une personne qui fournit des services d’assistance à d’autres entreprises à partir d’un emplacement distant.

Le terme est né dans les années 1990 de la possibilité de travailler virtuellement grâce aux améliorations technologiques. Un assistant virtuel est une personne qui est embauchée pour effectuer les tâches quotidiennes fastidieuses de votre entreprise.

Il peut se trouver dans une autre ville, état ou pays. Il peut aussi s’agir de personnes qui viennent dans votre bureau ou se rencontrent dans un espace de coworking une fois par semaine. Cela dépend vraiment de vous.

Le plus important est qu’ils s’occupent d’accomplir les tâches dont leur client a besoin sans problème, soit parce qu’ils détestent le faire, soit parce que cela prend trop de temps.

Les assistants virtuels sont particulièrement recherchés par les entrepreneurs et les entreprises en ligne. Ces entreprises ont besoin d’aide mais ne souhaitent pas embaucher physiquement du personnel. Pour vous servir, Finance de Demain travaille avec une moyenne deux assistants virtuels.

Ce que fait un assistant virtuel

En théorie, un assistant virtuel peut faire tout ce que fait n’importe quel autre personnel de soutien. Cependant, les tâches de support virtuel ne se limitent pas au travail de bureau. De nombreux assistants virtuels fournissent des services de marketing, de conception de sites Web et d’autres.

Certains assistants virtuels se spécialisent dans un ensemble de compétences spécifiques. Par exemple, un assistant virtuel de marketing ne fait que des travaux de marketing. D’autres assistants virtuels effectuent une variété de tâches mais dans un secteur spécifique. Par exemple, un assistant virtuel pour les sociétés immobilières.

La plupart des assistants virtuels ont leur propre entreprise d’assistants virtuels à domicile. Cela leur permet de gagner plus et d’avoir un meilleur contrôle sur les tâches qu’ils accomplissent. Cependant, de nombreuses petites entreprises embauchent des assistants virtuels dans un emploi ou un contrat.

Enfin, de nombreux VA utilisent des sites indépendants ou des sites de coworking pour trouver des projets rapides et limités dans le temps.

Comment un assistant virtuel peut-il profiter à votre entreprise ?

Parce que déléguer des tâches qui consomment votre temps et votre énergie, que vous n’aimez pas faire et qui vous maintiennent dans le cycle de passer d’une tâche fastidieuse à une autre, un VA vous permettra de reprendre le contrôle de vos affaires.

La croissance de votre équipe signifie que vous pouvez effectuer un travail essentiel, vous concentrer sur la stratégie et la vue d’ensemble. Vous pouvez commencer à rêver et à planifier à plus grande échelle.

Comment savoir quand vous êtes prêt à embaucher un assistant virtuel ?

Le moment où vous serez prêt à embaucher est différent pour tout le monde, ce qui rend la décision si difficile. Nous vous recommandons d’embaucher un VA avant de penser que vous êtes prêt à partir.

La raison en est que la plupart des gens (moi y compris !) attendent que nous soyons déjà à un point de « folie » pour commencer à déléguer et à demander de l’aide pour l’entreprise. Donc, si vous êtes prêt à développer votre entreprise et que vous pensez être prêt, je vous recommande fortement de commencer à chercher votre assistant virtuel.

Ce sera beaucoup plus facile pour vous deux si vous amenez quelqu’un dans l’équipe lorsque les choses sont un peu plus calmes, afin que tout se passe bien lorsqu’elles frappent les périodes les plus chargées.

Voici quelques questions auxquelles répondre avant de prendre la décision finale d’embaucher :

• Êtes-vous prêt à développer votre entreprise plus rapidement qu’elle ne l’a été jusqu’à présent ?
• Pouvez-vous vous permettre de payer quelqu’un chaque mois ?
• Avez-vous défini des tâches définies pour commencer à déléguer ?

Si vous avez répondu oui à toutes ces questions, alors vous êtes prêt à commencer le processus d’embauche de VA.

Comment embaucher un VA ?

Bien que l’assistance virtuelle soit une excellente idée d’entreprise à domicile, l’obtention d’une aide virtuelle est cruciale pour les propriétaires d’entreprise à domicile afin de maximiser leurs revenus et de faciliter leur croissance. En tant que propriétaire d’une entreprise à domicile, il arrive un moment où il est impossible de tout faire, du moins assez bien pour être efficace et efficient.

L’embauche d’un assistant virtuel vous libérera du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail, sur les tâches qui produisent les meilleurs résultats commerciaux pour vous. De plus, de nombreux assistants virtuels sont meilleurs que vous dans certaines tâches.

À long terme, il est toujours plus rapide et moins coûteux d’embaucher des tâches pour lesquelles vous n’êtes pas qualifié.

La première étape de l’embauche d’un assistant virtuel consiste à dresser une liste des tâches que vous souhaitez sous-traiter. Faites une liste complète, en priorisant les activités que vous souhaitez déléguer en premier. Par exemple, la gestion des e-mails est chronophage et fastidieuse, placez-la en haut de votre liste.

Ou peut-être que les problèmes technologiques vous prennent trop de temps, vous pouvez externaliser la gestion de votre site Web. Ou tenez à jour la comptabilité de votre entreprise.

La prochaine étape consiste à déterminer qui embaucher. Il existe de nombreuses façons d’embaucher un assistant virtuel. Vous pouvez utiliser un service VA qui les embauche et les forme, puis ils vous attribuent une personne en fonction des services dont vous avez besoin.

La dernière option est d’embaucher quelqu’un de votre réseau qui a des références. Bien que vous puissiez publier une annonce à la recherche d’un assistant virtuel, en trouver un qui a déjà des références de confiance vous fera gagner du temps et des maux de tête.

Liste des services que les assistants virtuels peuvent offrir

Écriture créative

• Rédiger des articles de blog
• Rédigez des ebooks, des livres, des newsletters, des entonnoirs de messagerie, etc.
• Rédiger ou modifiez des transcriptions audios ou vidéo.
• Rédigez des publications sur les réseaux sociaux pour Facebook, Twitter ou Instagram.
• Édition et révision d’articles de blog, de livres, de sites Web, de newsletters, de recettes, etc.
• Préparez les e-mails pour votre marketing par e-mail
• Création de descriptifs produits pour les boutiques en ligne (boutique / chef de produit)
• Compilation / édition de témoignages.
• Etc…

Administrateur / gestion

• Service client par e-mail, chat ou téléphone.
• Suivi et réponse aux e-mails.
• Organiser les boîtes aux lettres
• Gérer les commentaires du blog.
• Assistance webinaire en direct
• Gestion de l’agenda
• Créer des présentations PowerPoint
• Gestion des approvisionnements et approvisionnements
• Organiser des entretiens
• Répondre aux appels téléphoniques
• Réutiliser le contenu (Exemple : convertir une vidéo en un article de blog écrit ou un article de blog en un article sur les réseaux sociaux)
• Rédiger des comptes rendus de réunion en visioconférence
• Gérer les calendriers éditoriaux du blog
• Tâches d’intégration des clients telles que répondre aux e-mails et soumettre des factures et des contrats
• Suivi des clients potentiels / clients actuels
• Présentation des invités
• Faire des arrangements de voyage
• Préparation des formulaires
• Création de CV
• Embauche et formation des nouveaux membres de l’équipe
• Traduction
• Faites un remue-méninge pour des articles de blog, des produits, etc.

NB : Les tâches d’administration font partie des services les plus recherchés. Aider les propriétaires d’entreprise dans ces tâches quotidiennes libère leur temps pour gagner plus d’argent. Très précieux !

Design graphique

• Création de graphiques pour les articles de blog
• Édition de photos
• Création de slides pour webinaires ou ateliers.
• Conception de cartes de visite, flyers, logos, menus, signalétique, etc.
• Recherche d’images pour les articles de blog, les livres, les médias sociaux, etc.
• Création de guides de style de marque.
• Conception de livres électroniques ou de fichiers PDF pour les abonnements à la newsletter

NB : Canva propose des tonnes de modèles et il est facile à utiliser si vous cherchez à créer des graphiques.

Des médias sociaux

• Planification des mises à jour des médias sociaux.
• Création et gestion de compte Pinterest
• Créer et gérer des épingles promues
• Gérer les groupes Facebook
• Création et gestion de groupes LinkedIn
• Créer des sondages sur les réseaux sociaux
• Ajuster les calendriers de publication.
• Création et gestion de posts sur Instagram.
• Répondre aux messages des réseaux sociaux.

Tenue de livre compte

• Gestion des paiements et facturation.
• Traitement des commandes et des retours.
• Gestion des collections
• Gestion de la paie
• Facturation et factures.

Comment utiliser cette liste de services d’assistants virtuels ?

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreux services que vous pouvez offrir en tant qu’Assistant Virtuel.

Selon le type de service qui vous intéresse, vous pouvez combiner un ensemble de services connexes et vendre sous forme de bouquet de services : facturation par projet ou sous forme de service mensuel continu.

Si vous trouvez quelque chose qui pique votre intérêt, faites plus de recherches. Si après vos recherches vous êtes toujours intéressé, découvrez comment vous pouvez acquérir les compétences nécessaires si vous ne les possédez pas déjà.

Vous pouvez apprendre à partir de vidéos YouTube, de livres sur Amazon ou de cours que vous trouvez en ligne.

Et rappelez-vous, juste parce que vous commencez avec un service comme VA, cela ne signifie pas que vous resterez coincé à offrir ce service pour le reste de votre vie. Vous êtes libre de passer à d’autres, ou d’ajouter des services supplémentaires.

Compétences nécessaires pour être un assistant virtuel

Bon nombre des compétences requises pour être assistant virtuel sont les mêmes que celles requises pour être assistant administratif ou secrétaire. Par exemple, vous devez avoir des compétences organisationnelles supérieures. Vous devez également avoir un comportement agréable au téléphone et des compétences dans l’utilisation des nouvelles technologies.

En tant que VA, vous aurez également besoin de compétences spécifiques pour le travail indépendant. Par exemple, vous devriez être capable d’effectuer plusieurs tâches, surtout si vous jonglez avec plusieurs clients.

Vous devez pouvoir vous concentrer sur le travail, dans votre environnement familial. Vous avez également besoin du bon équipement dans votre bureau à domicile.

Certains emplois d’assistant virtuel nécessitent des compétences supplémentaires, notamment la conception de sites Web, la planification d’événements, la comptabilité et bien plus encore.

Vous pouvez rechercher des emplois Assistance virtuel qui nécessitent vos compétences particulières. Outre des compétences particulières, les employeurs recherchent souvent des candidats ayant une formation et / ou une expérience de bureau dans une certaine capacité administrative.

Les qualités essentielles d’un assistant virtuel

Fiabilité

C’est l’un des plus importants car, malheureusement, il semble être le plus courant. Un grand nombre de clients m’ont dit qu’ils avaient été déçus par les conseillers volontaires qui n’ont pas signalé leurs progrès, ou n’ont tout simplement pas livré.

C’est totalement inexcusable et non seulement cela donne une mauvaise réputation à l’industrie de l’assistance virtuelle, mais le prochain assistant virtuel appelé doit supporter les soupçons et les doutes du client quant à l’efficacité d’utiliser ces types de services.

Le professionnalisme est primordial dans cette industrie, donc si un client vous appelle, vous devriez le rappeler. Si vous recevez un e-mail, vous devez répondre ! Cela ne doit pas nécessairement être immédiatement, mais au moins cela doit être le lendemain.

Bonnes compétences en communication

Dès le premier point, vous devez informer le client de l’avancement de votre travail, donc établissez comment et quand les mettre à jour lorsqu’il devient client, et avant de commencer chaque nouvelle tâche.

Si un client doit constamment vous poursuivre pour obtenir des mises à jour, alors vous ne faites pas votre travail correctement.

Gestion du temps

La recherche dit apparemment que vous ne devriez vous concentrer que sur une seule chose et que cela est inefficace pour le multitâche. Bien sûr, vous devez vous concentrer sur la tâche à accomplir, mais vous travaillerez également avec plusieurs clients ; qui pensent être votre seul et plus important client.

Vous avez probablement beaucoup à faire en une journée, alors planifiez à l’avance. Planifiez les tâches au moment où vous êtes le plus efficace. Utilisez un calendrier Google et marquez les objets personnels d’une couleur et les objets de travail d’une autre.

Si vous savez que vous écrivez mieux le matin, essayez de planifier des réunions en fin d’après-midi. Vous pouvez également intégrer toutes vos tâches professionnelles dans votre calendrier (y compris le temps de planification) pour savoir de manière réaliste si vous avez le temps de tout faire.

Ressource

Vous recevrez souvent des e-mails vous posant des questions techniques, qu’ils pourraient facilement trouver en utilisant Google, ou vous demandant combien coûtent vos services, alors qu’ils n’ont même pas pris la peine de visiter votre site Web et/ou vos réseaux sociaux.

On vous demandera de faire beaucoup de choses que vous n’avez jamais faites auparavant, et vous n’aurez qu’à trouver comment le faire. Les VA sont tenus de fournir des solutions et de résoudre les problèmes des clients.

Si vous n’avez pas la capacité de résoudre un problème et de comprendre comment faire quelque chose, alors vous ne serez pas un bon VA.

L’assistant virtuel n’est pas Yoda, il est donc irréaliste de supposer qu’il saura tout faire. Mais vous devez savoir comment rechercher pour trouver l’information par vous-même. Tant que vous êtes honnête avec votre client au sujet de l’étendue de vos compétences, tout ira bien.

Les clients ne s’attendent pas non plus à ce que vous sachiez tout. Dites-leur que vous n’avez jamais fait ce travail particulier auparavant ; mais vous êtes heureux de découvrir comment et d’y revenir.

Vous devez continuer à vous former, où vous pouvez regarder des vidéos YouTube, échanger des compétences avec d’autres VA, poser des questions sur les forums VA et participer généralement.

Essayez de vous tenir au courant de ce qui bouge et change, à la fois dans votre industrie et dans le monde de la technologie. Décidez des choses que vous voulez en savoir plus, puis faites vos recherches.

Gérer les attentes et instaurer la confiance

Non seulement vous devez savoir ce que vous faites, mais vous devez également vous assurer que le client sait ce qu’il fait. Souvent, un client n’a jamais travaillé avec un assistant virtuel, donc s’il ne sait pas ce qu’il peut faire et comment tout cela fonctionne, il doutera sérieusement de votre capacité à l’aider.

Un nouveau client est susceptible de vous chercher pour le guider tout au long du processus, vous devez donc connaître et expliquer comment vous travaillez. Cela vient principalement avec l’expérience, mais pratiquez votre nouvelle liste de questions ou faites des jeux de rôle ; et même un travail bénévole pour un entrepreneur que vous connaissez, afin que vous puissiez obtenir un témoignage et faire un essai, si cela vous inquiète.

Travailler seul

Il semble qu’il soit assez courant pour les pigistes de se sentir seuls, ce qui me surprend car je suis complètement heureux de travailler seul et je n’avais jamais pensé que certaines personnes pourraient manquer d’avoir d’autres autour.

Bien sûr, j’utilise parfois des espaces de co-working et d’autres fois je travaille dans des cafés, mais être seul toute la semaine est quelque chose à garder à l’esprit.

Si vous avez un expérience sur l’assistance virtuelle, alors n’oubliez pas de me laisser un commentaire. Cependant, je ne saurais vous laissez sans vous présenter cette formation premium sur la finance personnelle.