Kā izveidot projekta komunikācijas plānu?

Komunikācijas plāni ir svarīgi jūsu projektiem. Efektīva komunikācija gan iekšējā, gan ārējā svarīgi, lai projekts izdotos. Ir svarīgi izveidot projekta komunikācijas plānu, kurā norādīts, kas ir ieinteresētās puses, kā arī kad un kā ar tām sazināties. Tomēr, kam ir labs komunikācijas stratēģija var jums ļoti noderēt. Šis raksts aptver:

• Projekta komunikācijas plānu priekšrocības
• Ko iekļaut komunikācijas plānā
• Kā uzrakstīt komunikācijas plānu
• Un kā izmantot komunikācijas plānu visa projekta laikā

Taču pirms darba sākšanas es vēlētos jums pastāstīt par šo augstākās klases apmācību, kas man personīgi ļāva palielināt reklāmguvumu līmeni savās vietnēs. Vienkārši noklikšķiniet šeit, tā ir saistīta saite.

Projekta komunikācijas plānu priekšrocības

Projekta komunikācijas plāni pamatā veicina efektīvu saziņu. Tie nodrošinās jūsu projektu nevainojamu norisi un palīdzēs izvairīties no projekta neveiksmēm. Citi galvenie ieguvumi ir cerību noteikšana un pārvaldība, labāka ieinteresēto pušu pārvaldība un palīdzība projekta plānošanas procesā.

Iestatiet un pārvaldiet cerības

Projekta komunikācijas ir divvirzienu iela. Līdzīgi kā projekta plānošanā, ir jāizvirza cerības, un projekta komandai un klientu ieinteresētajām pusēm ir jāuzņemas atbildība, lai komunikācija noritētu raiti.

Lai gan projekts nesākas, ja nav izstrādāts projekta plāns, projekta komunikācijas plāni nav tik viegli apspriesti, taču tiem vajadzētu būt.

Paziņojot klientam jau projekta procesa sākumā, kas sagaidāms, jūs nosakāt toni visam projektam, sākot ar projekta ierosināšanas procesu.

Viņiem ir arī noderīgi iepriekš zināt, kas jums no viņiem būs vajadzīgs, lai viņi varētu sagatavoties, kad pienāks laiks.

Ieinteresēto pušu un klientu pārvaldība

Visā projekta laikā veiksmīga saziņa par saskaņošanu ar mērķiem un pagrieziena punktiem un turpmāka pielāgošana tiem, projektiem mainoties, ir būtiska ieinteresēto pušu iesaistīšanai un projekta statusa pārredzamībai.

Komunikācija ir galvenais, lai uzturētu labas attiecības ar klientu, un projekta komunikācijas plāns var palīdzēt jums saglabāt kopīgu izpratni par to, kas notiek un kam vajadzētu notikt visā jūsu projektā.

Projekta plānošana

Projekta vadības komunikācijas plāns nosaka, cik svarīga informācija tiks sniegta visa projekta laikā, kas to nodrošinās un cik bieži. Pabeidzot projekta plānošanu, jāpabeidz arī komunikāciju plānošana.

Ne visi projekti tiek izveidoti vienādi, un šī iemesla dēļ projekta komunikācijas plāns ir unikāls jūsu projektam, tāpēc ir svarīgi par to padomāt, veidojot projekta plānu pēc palaišanas.

Lieliem projektiem ir atšķirīgas komunikācijas vajadzības nekā maziem projektiem, un tas pats attiecas uz projektiem, kuros iesaistītas ieinteresēto personu komandas, nevis viena projekta kontaktpersona.

Projekti ar mērķiem, budžetiem, dažādiem termiņiem un pat dažādiem nodevumiem ir nepieciešama šīm vajadzībām pielāgota komunikācija, un tas ir jāpatur prātā, veidojot projekta komunikācijas plānu.

Ko iekļaut komunikācijas plānos

Lai gan jūsu komunikācijas plāna specifika atšķirsies atkarībā no projekta veida un apjoma, katrā izveidotajā projekta komunikācijas plānā ir jāiekļauj daži galvenie elementi:

Galvenās ieinteresētās personas

Pierakstiet visas galvenās ieinteresētās personas, tostarp savu primāro klientu kontaktpersonu. Iekļaujiet kontaktinformāciju, piemēram, tālruņa numurus un e-pasta adreses, lai ikviens, kurš piekļūst saziņas plānam, varētu atrast šo informāciju.

Komandas locekļi

Iekļaujiet sava projekta galvenos komandas locekļus un viņu lomas. Tas ir ērti ikvienam, kurš ir jauns vai nav iepazinies ar projektu. Uzskaitiet savas komandas locekļus, kas ir iesaistīti rezultātu paziņošanā, stratēģisko diskusiju vadīšanā vai to, kā jūs vadīsit tehniskās sarunas starp ieinteresētajām personām un savu komandu.

Komunikācijas metodes

Aprakstiet galvenās saziņas metodes un dažādos kanālus, ko izmantosit, lai sazinātos ar ieinteresētajām personām. Izmantojiet e-pastu, tālruņa zvanus, klātienes tikšanās, video sapulces, sociālos medijus vai jebkuru citu. Iekļaujiet piezīmes par vēlamajiem ieinteresēto personu kanāliem.

komunikācijas veids

Iekļaujiet saziņas veidus, kā šī saziņa tiks kopīgota, kas tiks iekļauts un ar ko šī komunikācija notiks. Piemēram, Jūs varat sniegt klientam iknedēļas statusa ziņojumus.

Apsveriet, kā to sniegsiet, kam tas tiks sniegts un kāda informācija ir jāiekļauj pārskatā.

Komunikācijas stili

To var iedalīt pēc ieinteresētajām personām un saziņas metodēm. Vai noteikta ieinteresētā persona dod priekšroku tikai oficiālai saziņai, vai arī jūs varat to uztvert nedaudz nepiespiestāk?

Sanāksmju kalendārs

Lai gan jūs varat to pielāgot pēc vajadzības visa projekta laikā, ir lietderīgi iegūt sākotnējo priekšstatu par to, cik bieži jūs tiksities ar ieinteresētajām personām.

Atkarībā no projekta apjoma varat arī norādīt, cik bieži klientam sūtīsiet e-pastus. Sapulču kalendārā iekļaujiet arī iekšējās komandas sanāksmes.

Galvenie ziņojumi

Katrai ieinteresētajai personai nosakiet galveno vēstījumu vai informāciju, kas tai būs jāpaziņo visa projekta laikā. Tas ietver arī visu informāciju vai atsauksmes, kas jums būs nepieciešamas.

Komunikācijas mērķi

Komunikācijas plāns, kas ietver komunikācijas mērķus, var palīdzēt jums pieņemt lēmumus, pamatojoties uz to, ko jūs mēģināt sasniegt.

Kā uzrakstīt savu projekta komunikācijas plānu

1. Izprotiet savus iestatījumus

Projekta komunikācijas plāns nav jābūt formālam. Bet tas būtu vismaz jāuzraksta jūsu pašu uzziņai. Apsveriet gramatiku nevis tāpēc, ka vēlaties izklausīties gudri, bet gan tāpēc, ka vēlaties būt skaidra un saprotama.

Rakstīšanas rīki var palīdzēt tikt galā ar šo problēmu, neaizņemot pārāk daudz laika. Ja tas ir kārtībā, varat droši sākt veidot savu saturu.

Pirmkārt, tas ļauj jums apsēsties un iestatīt projekta parametrus. Tie ietver projekta lielumu, klienta uzņēmuma informāciju, projekta rezultātus, grafiku un projekta komandu.

Padomā komunikācijas stili no jūsu komandas un jūsu klienta:

• Cik veiksmīga ir bijusi komunikācija līdz šim?
• Vai jūsu klients ir norādījis, ka dod priekšroku saziņai: vai viņš mēdz zvanīt, ja viņam ir kāds jautājums, vai arī viņi ir vērsti uz e-pastu?
• Vai tikāties klātienē vai video?
• Cik bieži jūsu komanda tieši sadarbojas ar jums saistībā ar projektu? Vai viņi dod priekšroku rakstiskajam kontekstam, nevis sanāksmēm?

Kad esat sapratis komandu un klientus, ar kuriem strādājat, varat to izmantot saziņas rīcības plānā.

2. Definējiet savus mērķus un ieinteresētās personas

Uzskaitiet savus projekta rezultātus un galvenās projektā ieinteresētās personas. Pēc tam pievienojiet šim sarakstam savus projekta mērķus: padomājiet par to, kas ir veiksmīga projekta komunikācija ne tikai ar klientu, bet arī ar savu komandu.

Šis saraksts palīdzēs pieņemt lēmumus par saziņu.

3. Izveidojiet komunikācijas plānu

tagad ir pienācis laiks izstrādāt plānu. Definējiet savu pieeju saziņai, kāda jums būs visa projekta laikā. Zinot sava projekta mērķus, apsveriet, cik bieži jūs sazināsities ar klientu ieinteresētajām personām, kā jūs to darīsit un ko šī saziņa ietvers.

Varat izlemt izmantot vairākas pieejas, piemēram, iknedēļas reģistrēšanos pa tālruni, lai atjauninātu grafiku un budžeta progresu, kā arī ikdienas e-pasta ziņojumus, lai atbildētu uz lidojuma laikā aktuāliem jautājumiem, un retākas klātienes tikšanās, lai iepazīstinātu ar jaunumiem. projektu.

Neatkarīgi no tā, ko izlemjat, paturiet prātā savus rādītājus un mērķus. Tiem vajadzētu palīdzēt jums noteikt saziņas veidus, kas būs visizdevīgākie jūsu projektam un cik detalizētai vai padziļinātai jābūt jūsu saziņai.

Kā izmantot projekta komunikācijas plānu

1. Kopīgojiet to ar savu komandu

Plāna kopīgošana ar savu komandu informēs viņus par jūsu komunikācijas ritmu, kas ietekmē viņu darbu un piegādes datumus, kā arī sniegs viņiem plašāku kontekstu par to, kā jūs sazināsities un ar ko.

Šīs informācijas kopīgošana nozīmē, ka jūsu komanda var palīdzēt īstenot komunikācijas plānu.

2. Palieciet uz ceļa

Pārliecinieties, vai jūsu komanda zina un saprot jūsu komunikācijas plānu, lai jūsu klients saņemtu konsekventu un nozīmīgu informāciju, kas tiek piegādāta visa projekta laikā.

Rezervējiet visas svarīgākās projekta sanāksmes, tiklīdz jums ir izstrādāts plāns, un pievienojiet kalendāram atgādinājumus par regulārām reģistrēšanās reizēm un pat projekta e-pasta ziņojumus, lai jūs varētu sekot līdzi svarīgajām lietām, ko esat iestatījis savā plānā.

Ja kādā brīdī novirzāties no sava saziņas plāna un jums ir grūti pie tā atgriezties, pārdomājiet savu iestatīto pieeju:

• Vai tas joprojām atbilst jūsu projekta mērķiem?
• Vai mērķi vai ieinteresētās personas ir kaut kādā veidā mainījušās kopš projekta sākuma?
• Vai šajā posmā ir efektīvāki veidi, kā paziņot informāciju par projektu?

Komunikācijas plāns = veiksme

Projekta komunikācijas plāns sniedz jums rīkus efektīvai komunikācijai. Plāns var arī ļaut jums pārvērtēt savu pieeju un jūsu klienta vajadzības, ja nepieciešams.

Neatkarīgi no tā, cik formāls vai neformāls būtu jūsu projekta komunikācijas plāns, tā var būt atšķirība starp ļoti veiksmīgu un efektīvu projektu un projektu, kas vienkārši apstājas bez stabila plāna.

Uztveriet to kā citu veidu, kā noteikt un pārbaudīt cerības visā projektā. Uztveriet to kā veidu, kā viegli nodrošināt jēgpilnu un veiksmīgu saziņu.

Ko tu domā ?

Cik būtisks ir projekta komunikācijas plāns, lai projekts izdotos? Vai, jūsuprāt, projektu vadītājiem vienmēr būtu jāraksta komunikācijas plāns projektiem neatkarīgi no to lieluma? Paziņojiet man savas domas, atstājot komentāru!

Tomēr, ja vēlaties sešu mēnešu laikā kontrolēt savas personīgās finanses, es ļoti iesaku šo rokasgrāmatu.

Atstājiet mums komentāru