Төслийн харилцааны төлөвлөгөөг хэрхэн гаргах вэ?

Харилцаа холбооны төлөвлөгөө нь таны төслүүдэд чухал ач холбогдолтой. Дотоод болон гадаад аль алинд нь үр дүнтэй харилцаа холбоо байдаг төслийн амжилтад зайлшгүй шаардлагатай. Оролцогч талууд хэн болох, тэдэнтэй хэзээ, хэрхэн холбогдохыг тодорхойлсон төслийн харилцааны төлөвлөгөөтэй байх нь чухал юм. Гэсэн хэдий ч сайхан өнгөрүүлээрэй харилцааны стратеги танд маш хэрэгтэй байж болох юм. Энэ нийтлэлд:

• Төслийн харилцааны төлөвлөгөөний ашиг тус
• Харилцааны төлөвлөгөөнд юу оруулах вэ
• Харилцааны төлөвлөгөөг хэрхэн бичих вэ
• Төслийн туршид харилцааны төлөвлөгөөг хэрхэн ашиглах талаар

Гэхдээ эхлэхээсээ өмнө би өөрийн сайтууд дээрх хөрвүүлэлтийн хувь хэмжээг нэмэгдүүлэх боломжийг надад олгосон энэхүү дээд зэрэглэлийн сургалтын талаар танд хэлэхийг хүсч байна. Зүгээр л энд дарна уу, Энэ нь түншлэлийн холбоос юм.

Төслийн харилцааны төлөвлөгөөний ашиг тус

Үндсэндээ төслийн харилцааны төлөвлөгөө нь үр дүнтэй харилцаа холбоог бий болгодог. Тэд таны төслүүдийг саадгүй явуулах бөгөөд төслийн бүтэлгүйтлээс зайлсхийхэд тусална. Бусад томоохон давуу талууд нь хүлээлтийг тогтоох, удирдах, оролцогч талуудын менежментийг сайжруулах, төслийн төлөвлөлтийн үйл явцад туслах зэрэг орно.

Хүлээлтийг тогтоож, удирд

Төслийн харилцаа холбоо нь хоёр талын гудамж юм. Төслийн төлөвлөлттэй адил хүлээлтийг бий болгож, төслийн баг болон үйлчлүүлэгч талууд харилцаа холбоог жигд явуулахын тулд хариуцлага хүлээх ёстой.

Төсөл нь төслийн төлөвлөгөөгүйгээр эхлээгүй ч төслийн харилцааны төлөвлөгөө тийм ч амархан яригддаггүй, гэхдээ тийм байх ёстой.

Үйлчлүүлэгчид төслийн үйл явцын эхэнд юу хүлээж байгааг мэдээлснээр та төслийн санал болгох үйл явцаас эхлээд бүх төслийн өнгө аясыг тохируулна.

Цаг нь ирэхэд бэлэн байхын тулд тэднээс юу хэрэгтэйг урьдчилан мэдэх нь тэдэнд тустай.

Оролцогч талууд болон хэрэглэгчийн удирдлага

Төслийн туршид зорилго, үе шаттай уялдуулах талаар амжилттай харилцах, төсөл өөрчлөгдөхийн хэрээр тэдгээрийг дахин тохируулах нь оролцогч талуудын худалдан авалт, төслийн байдлыг ил тод болгоход чухал ач холбогдолтой.

Харилцаа холбоо нь үйлчлүүлэгчтэй сайн харилцаатай байх гол түлхүүр бөгөөд төслийн харилцааны төлөвлөгөө нь таны төслийн туршид юу болж байгаа болон юу болох ёстой талаар нийтлэг ойлголтыг хадгалахад тусална.

Төслийн төлөвлөлт

Төслийн удирдлагын харилцааны төлөвлөгөө нь төслийн туршид чухал мэдээллийг хэрхэн, хэн, хэр олон удаа өгөхийг тодорхойлдог. Төслийн төлөвлөлтийг дуусгахын зэрэгцээ харилцаа холбооны төлөвлөлтийг хийх ёстой.

Бүх төслүүд адилхан бүтээгддэггүй бөгөөд энэ шалтгааны улмаас төслийн харилцааны төлөвлөгөө нь таны төсөлд өвөрмөц байдаг тул ашиглалтад орсны дараа төслийн төлөвлөгөөгөө гаргахдаа энэ талаар бодох нь чухал юм.

Томоохон төслүүд нь жижиг төслүүдээс өөр өөр харилцааны хэрэгцээтэй байдаг ба нэг төслийн холбоо барих төсөлтэй харьцуулахад оролцогч талуудын багтай төслүүдэд мөн адил хамаарна.

Зорилго, төсөвтэй төслүүд, Өөр өөр хугацаа, тэр ч байтугай өөр өөр үр дүн нь эдгээр хэрэгцээнд тохирсон харилцаа холбоог шаарддаг бөгөөд энэ нь төслийн харилцааны төлөвлөгөөг гаргахдаа анхаарах зүйл юм.

Харилцаа холбооны төлөвлөгөөнд юу оруулах вэ

Таны харилцааны төлөвлөгөөний онцлог нь төслийн төрөл, хамрах хүрээнээс хамаарч өөр өөр байх боловч таны үүсгэсэн төслийн харилцаа холбооны төлөвлөгөө болгонд хэд хэдэн үндсэн элементүүдийг багтаасан байх ёстой:

Гол оролцогч талууд

Харилцагчийн үндсэн холбоог оруулаад бүх гол оролцогч талуудыг бич. Харилцаа холбооны төлөвлөгөөнд хандсан хэн бүхэн энэ мэдээллийг олж авахын тулд утасны дугаар, имэйл гэх мэт холбоо барих мэдээллийг оруулаарай.

Багийн гишүүд

Төслийн багийн гол гишүүд болон тэдний үүргийг оруул. Энэ нь төсөлд шинээр орсон эсвэл мэдэхгүй хүн бүхэнд хэрэг болно. Үр дүнг хүргэх, стратегийн хэлэлцүүлгийг удирдан явуулах эсвэл сонирхогч талууд болон танай багийн хоорондох техникийн яриа хэлэлцээг хэрхэн удирдах талаар багийнхаа гишүүдийг жагсаана уу.

Харилцааны аргууд

Харилцаа холбооны үндсэн аргууд болон оролцогч талуудтай холбоо тогтооход ашиглах янз бүрийн сувгуудыг тайлбарлана уу. Имэйл, утасны дуудлага, нүүр тулсан уулзалт, видео уулзалт, олон нийтийн мэдээллийн хэрэгсэл эсвэл бусад зүйлийг ашиглана уу. Оролцогч талуудын сонгосон сувгуудын талаархи тэмдэглэлүүдийг оруул.

Харилцааны төрөл

Харилцааны төрлүүд, тэр харилцааг хэрхэн хуваалцах, юуг оруулах, хэнтэй харилцах вэ гэдгийг оруул. Жишээлбэл, Та үйлчлүүлэгчид долоо хоног тутмын байдлын тайланг өгч болно.

Үүнийг хэрхэн яаж өгөх, хэнд өгөх, тайланд ямар мэдээлэл оруулах талаар бодож үзээрэй.

Харилцааны хэв маяг

Үүнийг оролцогч талууд болон харилцааны аргуудаар хувааж болно. Тодорхой оролцогч талууд зөвхөн албан ёсны харилцаа холбоог илүүд үздэг үү, эсвэл та үүнийг арай хайхрамжгүй хүлээж авч чадах уу?

Уулзалтын хуанли

Төслийн туршид шаардлагатай бол үүнийг тохируулах боломжтой хэдий ч та оролцогч талуудтай хэр олон удаа уулзах тухай анхны санаатай байх нь тустай.

Төслийн хамрах хүрээнээс хамааран та үйлчлүүлэгч рүү хэр олон удаа имэйл илгээхээ зааж өгч болно. Мөн хурлын хуанлидаа багийн дотоод уулзалтуудыг оруулаарай.

Гол мессежүүд

Оролцогч тал бүрийн хувьд төслийн туршид тэдэнд хүргэх шаардлагатай гол мессеж эсвэл мэдээллийг тодорхойл. Үүнд танд тэднээс хэрэгтэй мэдээлэл, санал хүсэлт ч багтана.

Харилцааны зорилтууд

Харилцааны зорилгыг агуулсан харилцааны төлөвлөгөө нь таны хүрэхийг оролдож буй зүйл дээрээ үндэслэн шийдвэр гаргахад тань тусална.

Өөрийнхөө төслийн харилцааны төлөвлөгөөг хэрхэн бичих вэ

1. Тохиргоогоо ойлго

Төслийн харилцааны төлөвлөгөө албан ёсны байх шаардлагагүй. Гэхдээ үүнийг ядаж өөрийн лавлагаанд зориулж бичсэн байх ёстой. Та ухаалаг сонсогдохыг хүсч байгаадаа биш, харин ойлгомжтой, ойлгомжтой байхыг хүсч байгаа учраас дүрмийн талаар бодож үзээрэй.

Бичих хэрэгсэл нь танд хэт их цаг хугацаа шаардалгүйгээр үүнийг шийдвэрлэхэд тусална. Үүний дараа та өөрийн агуулгыг өөртөө итгэлтэйгээр үүсгэж эхлэх боломжтой.

Нэгдүгээрт, энэ нь танд суугаад төслийн параметрүүдийг тохируулах боломжийг олгоно. Үүнд төслийн хэмжээ, үйлчлүүлэгч компанийн мэдээлэл, төслийн үр дүн, хуваарь, төслийн баг багтана.

Бодоод үз дээ харилцааны хэв маяг танай багийн болон үйлчлүүлэгчийнх нь:

• Өнөөг хүртэл харилцаа холбоо хэр амжилттай болсон бэ?
• Танай үйлчлүүлэгч харилцаа холбоог илүүд үздэгээ илэрхийлсэн үү: тэд асуулт асуух үедээ утсаар ярих хандлагатай байдаг уу, эсвэл тэд цахим шуудангаар ажилладаг уу?
• Та биечлэн эсвэл видео бичлэгээр уулзсан уу?
• Танай баг төсөл дээр тантай хэр зэрэг шууд харьцдаг вэ? Тэд уулзалтаас илүү бичмэл контекстийг илүүд үздэг үү?

Хамт ажилладаг баг болон үйлчлүүлэгчдээ ойлгосны дараа та үүнийг харилцааны үйл ажиллагааны төлөвлөгөөнд ашиглаж болно.

2. Зорилго, оролцогч талуудаа тодорхойл

Төслийн үр дүн болон төслийн гол оролцогч талуудыг жагсаана уу. Дараа нь төслийн зорилгоо энэ жагсаалтад нэмнэ үү: Төслийн амжилттай харилцаа холбоо нь зөвхөн үйлчлүүлэгчтэйгээ биш, харин танай багтай ямар холбоотой болохыг бодож үзээрэй.

Энэ жагсаалт нь харилцааны шийдвэр гаргахад чиглэнэ.

3. Харилцааны төлөвлөгөө гарга

одоо төлөвлөгөө гаргах цаг болжээ. Төслийн туршид байх харилцаа холбоогоо тодорхойлох арга барилаа тодорхойл. Төслийн зорилгоо мэдэхийн тулд та үйлчлүүлэгчидтэйгээ хэр олон удаа харилцах, үүнийг хэрхэн хийх, эдгээр харилцаа холбоонд юу багтах талаар бодож үзээрэй.

Та хуваарь, төсвийн гүйцэтгэлийг шинэчлэхийн тулд долоо хоног бүр утсаар бүртгүүлэх, мөн өдөр бүр шууд асуулт асуух, шинэчлэлтүүдийг танилцуулах биечлэн уулзах зэрэг олон аргыг ашиглахаар шийдэж болно. төсөл.

Та юу ч шийдсэн бай хэмжүүр, зорилгоо санаарай. Эдгээр нь таны төсөлд хамгийн их ашиг тустай байх харилцаа холбооны төрлүүдийг тодорхойлоход туслах бөгөөд таны харилцаа холбоо хэр нарийвчлалтай эсвэл гүнзгий байх ёстойг тодорхойлоход тусална.

Төслийн харилцааны төлөвлөгөөг хэрхэн ашиглах талаар

1. Багийнхантайгаа хуваалцаарай

Төлөвлөгөөгөө хамт олонтойгоо хуваалцах нь таны харилцааны хэмнэлийн талаар тэдэнд мэдэгдэх бөгөөд энэ нь тэдний ажил, хүргэх огноонд нөлөөлөхөөс гадна та хэрхэн, хэнтэй харилцах талаар илүү их контекст өгөх болно.

Энэ мэдээллийг хуваалцах нь танай баг харилцааны төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэхэд тань тусална гэсэн үг юм.

2. Замдаа байгаарай

Танай баг таны харилцааны төлөвлөгөөг мэдэж, ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай, ингэснээр үйлчлүүлэгч тань төслийн туршид тэдэнд хүргэх тууштай, ач холбогдолтой мэдээллийг хүлээн авах болно.

Төлөвлөгөөтэй болмогц төслийн бүх чухал уулзалтуудыг захиалж, календартаа тогтмол бүртгүүлэх сануулагч, тэр байтугай төслийн имэйлийг нэмж оруулаарай.

Хэрэв ямар нэгэн үед та харилцааны төлөвлөгөөнөөсөө холдож, түүндээ буцаж очиход хэцүү байвал өөрийн тогтоосон арга барилаа дахин бодож үзээрэй.

• Энэ нь таны төслийн зорилгод нийцсэн хэвээр байна уу?
• Төсөл хэрэгжиж эхэлснээс хойш зорилго эсвэл оролцогч талууд ямар нэгэн байдлаар өөрчлөгдсөн үү?
• Энэ үе шатанд төслийн мэдээллийг дамжуулах илүү үр дүнтэй арга бий юу?

Харилцааны төлөвлөгөө = Амжилт

Төслийн харилцааны төлөвлөгөөтэй байх нь үр дүнтэй харилцах хэрэгслийг танд олгоно. Төлөвлөгөө нь арга барилаа дахин үнэлэх боломжийг танд олгоно шаардлагатай бол таны үйлчлүүлэгчийн хэрэгцээ.

Таны төслийн харилцааны төлөвлөгөө хэчнээн албан ёсны эсвэл албан бус байхаас үл хамааран энэ нь маш амжилттай, үр дүнтэй төсөл болон хатуу төлөвлөгөөгүйгээр зогсонги байдалд ордог төслийн хоорондох ялгаа байж болно.

Үүнийг төслийн туршид хүлээлтийг тогтоох, шалгах өөр нэг арга гэж бодоорой. Үүнийг утга учиртай, амжилттай харилцааг хялбархан хангах арга зам гэж бодоорой.

Чи юу гэж бодож байна ?

Төслийн харилцааны төлөвлөгөө нь төслийн амжилтанд хэр чухал вэ? Төслийн менежерүүд хэмжээнээс үл хамааран төслийн харилцааны төлөвлөгөөг үргэлж бичих ёстой гэж та бодож байна уу? Сэтгэгдэл үлдээж санал бодлоо хэлээрэй!

Гэсэн хэдий ч, хэрэв та зургаан сарын дотор хувийн санхүүгээ хянахыг хүсч байвал би энэ гарын авлагыг зөвлөж байна.

Бидэнд сэтгэгдэл үлдээгээрэй