प्रोजेक्टची कम्युनिकेशन प्लॅन कसा बनवायचा?

तुमच्या प्रकल्पांसाठी संप्रेषण योजना महत्त्वाच्या आहेत. प्रभावी संवाद, अंतर्गत आणि बाह्य दोन्ही, आहे प्रकल्पाच्या यशासाठी आवश्यक. भागधारक कोण आहेत, तसेच त्यांच्यापर्यंत कधी आणि कसे पोहोचायचे याची रूपरेषा देणारा प्रकल्प संप्रेषण योजना असणे आवश्यक आहे. तथापि, एक चांगले येत संप्रेषण धोरण तुमच्यासाठी खूप उपयुक्त ठरू शकते. या लेखात समाविष्ट आहे:

• प्रकल्प संप्रेषण योजनांचे फायदे
• संप्रेषण योजनेत काय समाविष्ट करावे
• संप्रेषण योजना कशी लिहावी
• आणि संपूर्ण प्रकल्पात संप्रेषण योजना कशी वापरायची

परंतु प्रारंभ करण्यापूर्वी, मी तुम्हाला या प्रीमियम प्रशिक्षणाबद्दल सांगू इच्छितो ज्याने मला वैयक्तिकरित्या माझ्या साइट्सवर माझे रूपांतरण दर वाढवण्याची परवानगी दिली आहे. फक्त येथे क्लिक करा, तो एक संलग्न दुवा आहे.

प्रकल्प संप्रेषण योजनांचे फायदे

त्यांच्या केंद्रस्थानी, प्रकल्प संप्रेषण योजना प्रभावी संप्रेषण सुलभ करतात. ते तुमचे प्रकल्प सुरळीतपणे चालवतील आणि तुम्हाला प्रकल्पातील अपयश टाळण्यास मदत करतील. इतर प्रमुख फायद्यांमध्ये अपेक्षा निश्चित करणे आणि त्यांचे व्यवस्थापन करणे, भागधारकांचे चांगले व्यवस्थापन करणे आणि प्रकल्प नियोजन प्रक्रियेत मदत करणे यांचा समावेश होतो.

अपेक्षा सेट करा आणि व्यवस्थापित करा

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन्स हा दुतर्फा रस्ता आहे. प्रकल्प नियोजनाप्रमाणेच, अपेक्षा निश्चित करणे आवश्यक आहे आणि संप्रेषण सुरळीत चालण्यासाठी प्रकल्प कार्यसंघ आणि ग्राहक भागधारकांनी जबाबदारी घेणे आवश्यक आहे.

प्रकल्प योजनेशिवाय प्रकल्प सुरू होत नसला तरी, प्रकल्प संप्रेषण योजना इतक्या सहजतेने चर्चिल्या जात नाहीत, परंतु त्या असाव्यात.

क्लायंटला प्रकल्प प्रक्रियेच्या सुरुवातीला काय अपेक्षित आहे हे सांगून, तुम्ही प्रकल्प प्रस्ताव प्रक्रियेपासून सुरुवात करून संपूर्ण प्रकल्पासाठी टोन सेट करता.

तुम्हाला त्यांच्याकडून काय आवश्यक आहे हे आधीच जाणून घेणे त्यांच्यासाठी उपयुक्त आहे जेणेकरून वेळ आल्यावर ते तयार होऊ शकतील.

भागधारक आणि ग्राहक व्यवस्थापन

संपूर्ण प्रकल्पादरम्यान, उद्दिष्टे आणि टप्पे यांच्या संरेखनाबद्दल यशस्वी संप्रेषण, आणि प्रकल्प बदलत असताना त्यांचे पुनर्संरेखन, भागधारक खरेदी आणि प्रकल्पाच्या स्थितीवर पारदर्शकता यासाठी आवश्यक आहे.

क्लायंटशी चांगले संबंध राखण्यासाठी संप्रेषण ही महत्त्वाची गोष्ट आहे आणि प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लॅन तुम्हाला तुमच्या संपूर्ण प्रोजेक्टमध्ये काय घडत आहे आणि काय घडत आहे याची सामायिक समज राखण्यात मदत करू शकते.

प्रकल्प नियोजन

प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लॅन हे परिभाषित करते की संपूर्ण प्रोजेक्टमध्ये किती महत्त्वपूर्ण माहिती दिली जाईल, कोणाद्वारे आणि किती वेळा दिली जाईल. जसे तुम्ही प्रकल्पाचे नियोजन पूर्ण करता तसे तुम्ही संप्रेषण नियोजनही पूर्ण केले पाहिजे.

सर्व प्रकल्प समान तयार केले जात नाहीत आणि या कारणास्तव, प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन्स प्लॅन तुमच्या प्रोजेक्टसाठी अनन्य आहे, म्हणूनच तुमचा प्रोजेक्ट प्लॅन पोस्ट-लाँच तयार करताना त्याबद्दल विचार करणे महत्त्वाचे आहे.

मोठ्या प्रकल्पांना छोट्या प्रकल्पांपेक्षा वेगळ्या संवादाच्या गरजा असतात आणि एकल प्रकल्प संपर्क विरुद्ध भागधारकांच्या संघांसह प्रकल्पांसाठीही हेच आहे.

उद्दिष्टे असलेले प्रकल्प, बजेट, वेगवेगळ्या डेडलाइन्स आणि अगदी वेगवेगळ्या डिलिव्हरेबल्ससाठी त्या गरजांनुसार संवादाची आवश्यकता असते आणि प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लॅन तयार करताना हे लक्षात ठेवायला हवे.

संप्रेषण योजनांमध्ये काय समाविष्ट करावे

तुमच्या कम्युनिकेशन्स प्लॅनचे स्पेसिफिकेशन्स प्रकल्पाच्या प्रकार आणि व्याप्तीनुसार बदलू शकतील, तरीही तुम्ही तयार केलेल्या प्रत्येक प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन्स प्लॅनमध्ये काही प्रमुख घटक समाविष्ट केले पाहिजेत:

प्रमुख भागधारक

तुमच्या प्राथमिक ग्राहक संपर्कासह सर्व प्रमुख भागधारकांना लिहा. संपर्क माहिती जसे की फोन नंबर आणि ईमेल समाविष्ट करा, जेणेकरून संप्रेषण योजनेत प्रवेश करणार्‍या कोणालाही ही माहिती मिळू शकेल.

संघाचे सदस्य

तुमच्या प्रकल्पातील प्रमुख कार्यसंघ सदस्य आणि त्यांच्या भूमिकांचा समावेश करा. हे प्रकल्प नवीन किंवा अपरिचित असलेल्या प्रत्येकासाठी सुलभ आहे. डिलिव्हरेबल संप्रेषण करण्यात, आघाडीच्या धोरणात्मक चर्चांमध्ये गुंतलेल्या तुमच्या टीमच्या सदस्यांची यादी करा किंवा तुम्ही भागधारक आणि तुमच्या टीममधील तांत्रिक संभाषण कसे व्यवस्थापित कराल.

संप्रेषण पद्धती

मुख्य संप्रेषण पद्धती आणि तुम्ही भागधारकांशी संपर्क साधण्यासाठी वापरत असलेल्या विविध चॅनेलचे वर्णन करा. ईमेल, फोन कॉल, समोरासमोर बैठका, व्हिडिओ मीटिंग, सोशल मीडिया किंवा इतर कोणत्याही गोष्टी वापरा. प्राधान्यकृत स्टेकहोल्डर चॅनेलवर नोट्स समाविष्ट करा.

संवादाचा प्रकार

संप्रेषणाचे प्रकार समाविष्ट करा, तो संवाद कसा सामायिक केला जाईल, काय समाविष्ट केले जाईल आणि तो संवाद कोणाशी असेल. उदाहरणार्थ, तुम्ही ग्राहकाला साप्ताहिक स्थिती अहवाल देऊ शकता.

तुम्ही हे कसे प्रदान कराल, ते कोणाला प्रदान केले जाईल आणि अहवालात कोणती माहिती समाविष्ट करावी याचा विचार करा.

संप्रेषण शैली

हे भागधारक आणि संप्रेषण पद्धतींद्वारे खंडित केले जाऊ शकते. विशिष्ट भागधारक केवळ औपचारिक संप्रेषणाला प्राधान्य देतात किंवा आपण ते थोडेसे आकस्मिकपणे घेऊ शकता?

सभांचे कॅलेंडर

तुम्ही संपूर्ण प्रकल्पात आवश्यकतेनुसार हे समायोजित करू शकता, तरीही तुम्ही भागधारकांना किती वेळा भेटाल याची प्रारंभिक कल्पना असणे उपयुक्त ठरेल.

प्रकल्पाच्या व्याप्तीनुसार, तुम्ही क्लायंटला किती वेळा ईमेल पाठवाल हे देखील तुम्ही सूचित करू शकता. तुमच्या मीटिंग कॅलेंडरमध्ये अंतर्गत टीम मीटिंग देखील समाविष्ट करा.

मुख्य संदेश

प्रत्येक स्टेकहोल्डरसाठी, संपूर्ण प्रकल्पात त्यांना कळवलेला मुख्य संदेश किंवा माहिती निश्चित करा. यामध्ये तुम्हाला त्यांच्याकडून आवश्यक असलेली कोणतीही माहिती किंवा फीडबॅक देखील समाविष्ट आहे.

संप्रेषण उद्दिष्टे

संप्रेषणाची उद्दिष्टे समाविष्ट असलेली संप्रेषण योजना आपण काय साध्य करण्याचा प्रयत्न करीत आहात यावर आधारित निर्णय घेण्यास मदत करू शकते.

तुमचा स्वतःचा प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लॅन कसा लिहायचा

1. तुमची सेटिंग्ज समजून घ्या

एक प्रकल्प संवाद योजना औपचारिक असण्याची गरज नाही. पण निदान तुमच्या स्वतःच्या संदर्भासाठी तरी लिहायला हवं. व्याकरणाचा विचार करा, तुम्हाला हुशार वाटायचे आहे म्हणून नव्हे, तर तुम्हाला स्पष्ट आणि समजून घ्यायचे आहे म्हणून.

लेखन साधने आपल्याला जास्त वेळ न घेता यास सामोरे जाण्यास मदत करू शकतात. त्या क्रमाने, तुम्ही तुमची सामग्री आत्मविश्वासाने तयार करणे सुरू करू शकता.

प्रथम, ते तुम्हाला बसून प्रोजेक्ट पॅरामीटर्स सेट करू देते. यामध्ये प्रकल्पाचा आकार, क्लायंट कंपनीची माहिती, प्रोजेक्ट डिलिव्हरेबल्स, शेड्यूल आणि प्रोजेक्ट टीम यांचा समावेश होतो.

विचार करा संप्रेषण शैली तुमच्या टीमचा आणि तुमच्या क्लायंटचा:

• आतापर्यंत संप्रेषण किती यशस्वी झाले आहे?
• तुमच्या क्लायंटने संप्रेषणासाठी प्राधान्य दिले आहे का: जेव्हा त्यांना प्रश्न असेल तेव्हा ते फोन करतात किंवा ते ईमेल-केंद्रित आहेत?
• तुम्ही प्रत्यक्ष भेटलात की व्हिडिओद्वारे?
• तुमची टीम तुमच्याशी प्रोजेक्टवर किती वेळा थेट संवाद साधते? ते सभांपेक्षा लिखित संदर्भाला प्राधान्य देतात का?

तुम्ही ज्या टीम आणि क्लायंटसोबत काम करता ते समजून घेतल्यानंतर, तुम्ही हे कम्युनिकेशन अॅक्शन प्लॅनमध्ये लागू करू शकता.

2. तुमची उद्दिष्टे आणि तुमचे भागधारक परिभाषित करा

तुमच्या प्रोजेक्ट डिलिव्हरेबल्स आणि मुख्य प्रकल्प भागधारकांची यादी करा. पुढे, त्या सूचीमध्ये तुमची प्रकल्प उद्दिष्टे जोडा: केवळ तुमच्या क्लायंटसोबतच नाही तर तुमच्या टीमसोबतही यशस्वी प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन म्हणजे काय याचा विचार करा.

ही यादी संप्रेषण निर्णयांचे मार्गदर्शन करेल.

3. संप्रेषण योजना बनवा

आता योजना बनवण्याची वेळ आली आहे. तुमच्या संपूर्ण प्रोजेक्टमध्ये तुमच्याकडे असणार्‍या संप्रेषणांबद्दलचा तुमचा दृष्टिकोन परिभाषित करा. तुमची प्रकल्पाची उद्दिष्टे जाणून घेऊन, तुम्ही तुमच्या क्लायंट भागधारकांशी किती वेळा संवाद साधाल, तुम्ही ते कसे कराल आणि त्या संप्रेषणांमध्ये काय समाविष्ट असेल याचा विचार करा.

तुम्ही वेळापत्रक आणि बजेट प्रगती अपडेट करण्यासाठी साप्ताहिक फोन चेक-इन, तसेच ऑन-द-फ्लाय प्रश्नांसाठी दैनंदिन ईमेल आणि अपडेट्स सादर करण्यासाठी कमी वारंवार वैयक्तिक भेटी यासारख्या अनेक पद्धती वापरण्याचे ठरवू शकता. मुख्य टप्पे प्रकल्प

तुम्ही जे काही ठरवा, तुमचे मेट्रिक्स आणि ध्येये लक्षात ठेवा. हे तुम्हाला तुमच्या प्रकल्पासाठी सर्वात फायदेशीर ठरतील आणि तुमचे संप्रेषण किती तपशीलवार किंवा सखोल असावे हे ओळखण्यात मदत करेल.

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लॅन कसा वापरायचा

1. ते तुमच्या टीमसोबत शेअर करा

तुमच्‍या टीमसोबत योजना शेअर केल्‍याने तुमच्‍या कम्युनिकेशन कॅडेन्‍सची माहिती दिली जाईल, जे त्‍यांच्‍या कामावर आणि डिलिव्‍हरी तारखांवर परिणाम करतात, परंतु तुम्‍ही कसे आणि कोणाशी संप्रेषण कराल याविषयी अधिक संदर्भ देखील देतील.

ही माहिती सामायिक करणे म्हणजे तुमचा कार्यसंघ तुम्हाला संप्रेषण योजना लागू करण्यात मदत करू शकेल.

2. ट्रॅकवर रहा

तुमच्या टीमला तुमची कम्युनिकेशन योजना माहीत आहे आणि समजली आहे याची खात्री करा जेणेकरून तुमच्या क्लायंटला संपूर्ण प्रोजेक्टमध्ये त्यांना दिलेली सातत्यपूर्ण आणि अर्थपूर्ण माहिती मिळेल.

तुमच्याकडे योजना तयार होताच सर्व महत्त्वाच्या प्रकल्प मीटिंग्ज बुक करा आणि तुमच्या कॅलेंडरमध्ये नियमित चेक-इन आणि अगदी प्रोजेक्ट ईमेलसाठी स्मरणपत्रे जोडा जेणेकरून तुम्ही तुमच्या प्लॅनमध्ये सेट केलेल्या महत्त्वाच्या गोष्टींवर लक्ष ठेवा.

कोणत्याही क्षणी तुम्ही तुमच्या संप्रेषण योजनेपासून भटकत असाल आणि त्यावर परत येणे कठीण वाटत असेल, तर तुम्ही सेट केलेल्या दृष्टिकोनावर पुनर्विचार करा:

• तरीही ते तुमच्या प्रकल्पाच्या उद्दिष्टांशी जुळते का?
• प्रकल्प सुरू झाल्यापासून उद्दिष्टे किंवा भागधारक कोणत्याही प्रकारे बदलले आहेत का?
• या टप्प्यावर प्रकल्प माहिती संप्रेषण करण्याचे आणखी प्रभावी मार्ग आहेत का?

संप्रेषण योजना = यश

प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन प्लॅन असण्यामुळे तुम्हाला प्रभावीपणे संवाद साधण्याची साधने मिळतात. योजना तुम्हाला तुमच्या दृष्टिकोनाचे पुनर्मूल्यांकन करण्याची परवानगी देखील देऊ शकते आणि आवश्यक असल्यास आपल्या ग्राहकाच्या गरजा.

तुमची प्रकल्प संप्रेषण योजना कितीही औपचारिक किंवा अनौपचारिक असली तरीही, एक अतिशय यशस्वी आणि प्रभावी प्रकल्प आणि ठोस योजनेशिवाय थांबलेला प्रकल्प यात फरक असू शकतो.

संपूर्ण प्रकल्पामध्ये अपेक्षा सेट करण्याचा आणि तपासण्याचा दुसरा मार्ग म्हणून याचा विचार करा. अर्थपूर्ण आणि यशस्वी संप्रेषण सुलभतेने सुनिश्चित करण्याचा एक मार्ग म्हणून याचा विचार करा.

तुला काय वाटत ?

प्रकल्पाच्या यशस्वीतेसाठी प्रकल्प संवाद योजना किती आवश्यक आहे? तुम्हाला असे वाटते का की प्रकल्प व्यवस्थापकांनी त्यांच्या आकाराकडे दुर्लक्ष करून नेहमी प्रकल्पांसाठी संवाद योजना लिहावी? एक टिप्पणी देऊन मला तुमचे विचार कळवा!

तथापि, आपण सहा महिन्यांत आपल्या वैयक्तिक वित्तांवर नियंत्रण ठेवू इच्छित असल्यास, मी या मार्गदर्शकाची अत्यंत शिफारस करतो.

आम्हाला एक टिप्पणी द्या