Bagaimana untuk membuat rancangan komunikasi projek?

Pelan komunikasi adalah penting untuk projek anda. Komunikasi yang berkesan, dalaman dan luaran, adalah penting untuk kejayaan projek. Adalah penting untuk mempunyai pelan komunikasi projek yang menggariskan siapa pihak berkepentingan, serta masa dan cara untuk menghubungi mereka. Walau bagaimanapun, mempunyai kebaikan strategi komunikasi boleh menjadi sangat berguna kepada anda. Artikel ini merangkumi:

• Faedah rancangan komunikasi projek
• Perkara yang perlu disertakan dalam pelan komunikasi
• Bagaimana untuk menulis rancangan komunikasi
• Dan cara menggunakan pelan komunikasi sepanjang projek

Tetapi sebelum memulakan, saya ingin memberitahu anda tentang latihan premium ini yang secara peribadi telah membenarkan saya meningkatkan kadar penukaran saya di tapak saya. Klik sahaja di sini, ia adalah pautan gabungan.

Faedah Rancangan Komunikasi Projek

Pada teras mereka, rancangan komunikasi projek memudahkan komunikasi yang berkesan. Mereka akan menjadikan projek anda berjalan lancar dan membantu anda mengelakkan kegagalan projek. Faedah utama lain termasuk menetapkan dan mengurus jangkaan, pengurusan pemegang kepentingan yang lebih baik, dan membantu proses perancangan projek.

Tetapkan dan uruskan jangkaan

Komunikasi projek adalah jalan dua hala. Sama seperti perancangan projek, jangkaan perlu ditetapkan dan pasukan projek serta pihak berkepentingan pelanggan perlu bertanggungjawab agar komunikasi berjalan lancar.

Walaupun projek tidak bermula tanpa rancangan projek disediakan, rancangan komunikasi projek tidak begitu mudah dibincangkan, tetapi ia sepatutnya.

Dengan memberitahu pelanggan awal dalam proses projek perkara yang diharapkan, anda menetapkan nada untuk keseluruhan projek, bermula dengan proses cadangan projek.

Ia juga berguna untuk mereka mengetahui terlebih dahulu perkara yang anda perlukan daripada mereka supaya mereka boleh bersedia apabila tiba masanya.

Pihak berkepentingan dan pengurusan pelanggan

Sepanjang projek, komunikasi yang berjaya tentang penjajaran kepada matlamat dan pencapaian, dan penjajaran semula seterusnya kepada ini apabila projek berubah, adalah penting untuk pembelian pihak berkepentingan dan ketelusan mengenai status projek.

Komunikasi adalah kunci untuk mengekalkan hubungan yang baik dengan pelanggan, dan pelan komunikasi projek boleh membantu anda mengekalkan pemahaman bersama tentang perkara yang berlaku dan perkara yang sepatutnya berlaku sepanjang projek anda.

Perancangan projek

Pelan komunikasi pengurusan projek mentakrifkan cara maklumat kritikal akan disediakan sepanjang projek, oleh siapa, dan berapa kerap. Semasa anda melengkapkan perancangan projek, anda juga harus melengkapkan perancangan komunikasi.

Tidak semua projek dicipta sama, dan atas sebab ini, pelan komunikasi projek adalah unik untuk projek anda, itulah sebabnya penting untuk memikirkannya semasa membuat rancangan projek anda selepas pelancaran.

Projek besar mempunyai keperluan komunikasi yang berbeza daripada projek kecil, dan perkara yang sama berlaku untuk projek dengan pasukan pemegang kepentingan berbanding satu kenalan projek.

Projek dengan objektif, belanjawan, tarikh akhir yang berbeza dan juga penghantaran yang berbeza semuanya memerlukan komunikasi yang disesuaikan dengan keperluan tersebut, dan itu adalah sesuatu yang perlu diingat semasa membuat rancangan komunikasi projek.

Perkara yang Perlu Disertakan dalam Pelan Komunikasi

Walaupun butiran pelan komunikasi anda berbeza-beza bergantung pada jenis dan skop projek, beberapa elemen penting harus disertakan dalam setiap rancangan komunikasi projek yang anda buat:

Pihak berkepentingan utama

Tulis semua pemegang kepentingan utama, termasuk hubungan pelanggan utama anda. Sertakan maklumat hubungan seperti nombor telefon dan e-mel, supaya sesiapa sahaja yang mengakses pelan komunikasi boleh mencari maklumat ini.

Anggota pasukan

Sertakan ahli pasukan utama projek anda dan peranan mereka. Ini berguna untuk sesiapa sahaja yang baru atau tidak biasa dengan projek itu. Senaraikan ahli pasukan anda yang terlibat dalam menyampaikan hasil, mengetuai perbincangan strategik atau cara anda mengurus perbualan teknikal antara pihak berkepentingan dan pasukan anda.

Kaedah komunikasi

Terangkan kaedah komunikasi utama dan saluran berbeza yang akan anda gunakan untuk menghubungi pihak berkepentingan. Gunakan e-mel, panggilan telefon, pertemuan bersemuka, mesyuarat video, media sosial atau mana-mana yang lain. Sertakan nota mengenai saluran pemegang kepentingan pilihan.

Jenis komunikasi

Sertakan jenis komunikasi, bagaimana komunikasi itu akan dikongsi, apa yang akan disertakan, dan dengan siapa komunikasi itu akan dilakukan. Contohnya, anda boleh memberikan laporan status mingguan kepada pelanggan.

Pertimbangkan bagaimana anda akan memberikan ini, kepada siapa ia akan diberikan, dan maklumat yang perlu disertakan dalam laporan.

Gaya komunikasi

Ini boleh dipecahkan oleh pihak berkepentingan dan kaedah komunikasi. Adakah pihak berkepentingan tertentu memilih komunikasi formal sahaja, atau bolehkah anda mengambilnya dengan lebih santai?

Kalendar mesyuarat

Walaupun anda boleh melaraskan ini mengikut keperluan sepanjang projek, adalah berguna untuk mempunyai idea awal tentang kekerapan anda akan bertemu dengan pihak berkepentingan.

Bergantung pada skop projek, anda juga boleh menunjukkan kekerapan anda akan menghantar e-mel kepada pelanggan. Sertakan juga mesyuarat pasukan dalaman dalam kalendar mesyuarat anda.

Mesej utama

Bagi setiap pemegang kepentingan, tentukan mesej atau maklumat utama yang perlu disampaikan kepada mereka sepanjang projek. Ini juga termasuk sebarang maklumat atau maklum balas yang anda perlukan daripada mereka.

Objektif komunikasi

Pelan komunikasi yang merangkumi objektif komunikasi boleh membantu anda membuat keputusan berdasarkan perkara yang anda cuba capai.

Cara Menulis Pelan Komunikasi Projek Anda Sendiri

1. Fahami tetapan anda

Pelan komunikasi projek tidak perlu formal. Tetapi sekurang-kurangnya ia harus ditulis untuk rujukan anda sendiri. Pertimbangkan tatabahasa, bukan kerana anda ingin terdengar pintar, tetapi kerana anda ingin jelas dan difahami.

Alat penulisan boleh membantu anda menangani perkara ini tanpa mengambil terlalu banyak masa. Dengan itu, anda boleh mula mencipta kandungan anda dengan yakin.

Pertama, ia membolehkan anda duduk dan menetapkan parameter projek. Ini termasuk saiz projek, maklumat syarikat pelanggan, penghantaran projek, jadual dan pasukan projek.

Fikirkan gaya komunikasi pasukan anda dan pelanggan anda:

• Sejauh manakah kejayaan komunikasi setakat ini?
• Adakah pelanggan anda telah menunjukkan keutamaan untuk komunikasi: adakah mereka cenderung untuk menelefon apabila mereka mempunyai soalan atau adakah mereka mementingkan e-mel?
• Adakah anda bertemu secara peribadi atau melalui video?
• Berapa kerapkah pasukan anda berinteraksi secara langsung dengan anda dalam sesuatu projek? Adakah mereka lebih suka konteks bertulis daripada mesyuarat?

Setelah anda memahami pasukan dan pelanggan yang bekerjasama dengan anda, anda boleh menggunakan ini pada pelan tindakan komunikasi.

2. Tentukan objektif anda dan pihak berkepentingan anda

Senaraikan hasil projek anda dan pemegang kepentingan projek utama. Seterusnya, tambahkan matlamat projek anda pada senarai itu: Fikirkan tentang komunikasi projek yang berjaya, bukan sahaja dengan pelanggan anda, tetapi juga dengan pasukan anda.

Senarai ini akan membimbing keputusan komunikasi.

3. Buat rancangan komunikasi

sekarang sudah tiba masanya untuk membuat rancangan. Tentukan pendekatan anda terhadap komunikasi yang akan anda miliki sepanjang projek anda. Mengetahui matlamat projek anda, pertimbangkan berapa kerap anda akan berkomunikasi dengan pihak berkepentingan pelanggan anda, cara anda akan melakukannya dan perkara yang akan disertakan dalam komunikasi tersebut.

Anda boleh memutuskan untuk menggunakan berbilang pendekatan, seperti daftar masuk telefon mingguan untuk mengemas kini jadual dan kemajuan belanjawan, serta e-mel harian untuk soalan segera dan kurang kerap pertemuan bersemuka untuk membentangkan kemas kini. projek.

Walau apa pun keputusan anda, ingat metrik dan matlamat anda. Ini akan membantu anda mengenal pasti jenis komunikasi yang paling bermanfaat untuk projek anda dan seberapa terperinci atau mendalam komunikasi anda.

Cara menggunakan pelan komunikasi projek

1. Kongsi dengan pasukan anda

Berkongsi rancangan dengan pasukan anda akan memberitahu mereka tentang kadens komunikasi anda, yang mempengaruhi kerja dan tarikh penghantaran mereka, tetapi juga memberi mereka lebih banyak konteks tentang cara anda berkomunikasi dan dengan siapa.

Berkongsi maklumat ini bermakna pasukan anda boleh membantu anda melaksanakan pelan komunikasi.

2. Kekal di landasan yang betul

Pastikan pasukan anda mengetahui dan memahami rancangan komunikasi anda supaya pelanggan anda menerima maklumat yang konsisten dan bermakna yang dihantar kepada mereka sepanjang projek.

Tempah semua mesyuarat projek utama sebaik sahaja anda mempunyai rancangan dan tambahkan peringatan pada kalendar anda untuk daftar masuk biasa dan juga e-mel projek supaya anda sentiasa berada di landasan yang betul dengan perkara penting yang telah anda tetapkan dalam rancangan anda.

Jika pada bila-bila masa anda tersasar daripada pelan komunikasi anda dan merasa sukar untuk kembali kepadanya, pertimbangkan semula pendekatan yang telah anda tetapkan:

• Adakah ia masih sesuai dengan objektif projek anda?
• Adakah objektif atau pihak berkepentingan berubah dalam apa jua cara sejak permulaan projek?
• Adakah terdapat cara yang lebih berkesan untuk menyampaikan maklumat projek pada peringkat ini?

Rancangan Komunikasi = Kejayaan

Mempunyai pelan komunikasi projek memberi anda alat untuk berkomunikasi dengan berkesan. Pelan juga boleh membenarkan anda menilai semula pendekatan anda dan keperluan pelanggan anda jika perlu.

Tidak kira betapa formal atau tidak formal rancangan komunikasi projek anda, ia boleh menjadi perbezaan antara projek yang sangat berjaya dan berkesan dan projek yang hanya terhenti tanpa rancangan yang kukuh.

Fikirkannya sebagai cara lain untuk menetapkan dan menyemak jangkaan sepanjang projek. Fikirkannya sebagai satu cara untuk memastikan komunikasi yang bermakna dan berjaya dengan mudah.

Apa pendapat kamu ?

Sejauh manakah pelan komunikasi projek untuk kejayaan sesuatu projek? Adakah anda fikir pengurus projek harus sentiasa menulis rancangan komunikasi untuk projek, tanpa mengira saiznya? Beritahu saya pendapat anda dengan meninggalkan komen!

Walau bagaimanapun, jika anda ingin mengawal kewangan peribadi anda dalam tempoh enam bulan, saya sangat mengesyorkan panduan ini.

Tinggalkan kami komen