Kif tagħmel il-pjan ta 'komunikazzjoni ta' proġett?

Pjanijiet ta 'komunikazzjoni huma importanti għall-proġetti tiegħek. Komunikazzjoni effettiva, kemm interna kif ukoll esterna, hija essenzjali għas-suċċess tal-proġett. Huwa essenzjali li jkun hemm pjan ta' komunikazzjoni tal-proġett li jiddeskrivi min huma l-partijiet interessati, kif ukoll meta u kif jintlaħqu. Madankollu, li jkollhom tajba strateġija ta ’komunikazzjoni jista’ jkun utli ħafna għalik. Dan l-artikolu jkopri:

• Il-benefiċċji tal-pjanijiet ta 'komunikazzjoni tal-proġett
• X'għandek tinkludi fi pjan ta' komunikazzjoni
• Kif tikteb pjan ta 'komunikazzjoni
• U kif tuża pjan ta 'komunikazzjoni matul il-proġett

Iżda qabel nibda, nixtieq ngħidlek dwar dan it-taħriġ premium li personalment ippermetta nżid ir-rati ta' konverżjoni tiegħi fuq is-siti tiegħi. Agħfas hawn, huwa link affiljat.

Benefiċċji tal-Pjanijiet ta' Komunikazzjoni tal-Proġett

Fil-qalba tagħhom, il-pjanijiet ta 'komunikazzjoni tal-proġett jiffaċilitaw komunikazzjoni effettiva. Huma jagħmlu l-proġetti tiegħek jimxu bla xkiel u jgħinuk tevita l-falliment tal-proġett. Benefiċċji ewlenin oħra jinkludu l-iffissar u l-ġestjoni tal-aspettattivi, ġestjoni aħjar tal-partijiet interessati, u l-assistenza fil-proċess tal-ippjanar tal-proġett.

Issettja u mmaniġġja l-aspettattivi

Il-komunikazzjonijiet tal-proġett huma triq b'żewġ direzzjonijiet. L-istess bħall-ippjanar tal-proġett, jeħtieġ li jiġu stabbiliti l-aspettattivi u t-tim tal-proġett u l-partijiet interessati tal-klijenti jeħtieġ li jerfgħu r-responsabbiltà biex il-komunikazzjoni timxi bla xkiel.

Filwaqt li proġett ma jibdax mingħajr pjan ta 'proġett fis-seħħ, il-pjanijiet ta' komunikazzjoni tal-proġett mhumiex diskussi faċilment, iżda għandhom ikunu.

Billi tgħarraf lill-klijent kmieni fil-proċess tal-proġett x'għandek tistenna, inti tistabbilixxi t-ton għall-proġett kollu, billi tibda bil-proċess tal-proposta tal-proġett.

Huwa wkoll ta’ għajnuna għalihom li jkunu jafu minn qabel x’ser ikollok bżonn minnhom sabiex ikunu jistgħu jiġu ppreparati meta jasal iż-żmien.

Il-ġestjoni tal-partijiet interessati u tal-klijenti

Matul proġett, komunikazzjoni ta’ suċċess dwar l-allinjament mal-miri u l-istadji importanti, u r-riallinjament sussegwenti ma’ dawn hekk kif il-proġetti jinbidlu, hija essenzjali għall-parteċipazzjoni tal-partijiet interessati u t-trasparenza dwar l-istatus tal-proġett.

Il-komunikazzjoni hija essenzjali biex iżżomm relazzjoni tajba mal-klijent, u pjan ta 'komunikazzjoni tal-proġett jista' jgħinek iżżomm dak il-fehim kondiviż ta 'dak li qed jiġri u x'għandu jiġri matul il-proġett tiegħek.

Ippjanar tal-proġett

Pjan ta' komunikazzjoni tal-ġestjoni tal-proġett jiddefinixxi kif l-informazzjoni kritika se tiġi pprovduta matul il-proġett, minn min, u kemm-il darba. Hekk kif tlesti l-ippjanar tal-proġett, għandek ukoll tlesti l-ippjanar tal-komunikazzjonijiet.

Mhux il-proġetti kollha huma maħluqa ugwali, u għal din ir-raġuni, pjan ta' komunikazzjoni tal-proġett huwa uniku għall-proġett tiegħek, u għalhekk huwa importanti li taħseb dwarha meta toħloq il-pjan tal-proġett tiegħek wara t-tnedija.

Proġetti kbar għandhom ħtiġijiet ta’ komunikazzjoni differenti minn proġetti żgħar, u l-istess jgħodd għal proġetti b’timijiet ta’ partijiet interessati versus kuntatt ta’ proġett wieħed.

Proġetti b'għanijiet, baġits, skadenzi differenti u anke riżultati differenti kollha jeħtieġu komunikazzjoni mfassla għal dawk il-ħtiġijiet, u din hija xi ħaġa li wieħed għandu jżomm f'moħħu meta jinħoloq pjan ta 'komunikazzjoni tal-proġett.

X'għandek Inkludi fil-Pjanijiet ta' Komunikazzjoni

Filwaqt li l-ispeċifiċitajiet tal-pjan ta’ komunikazzjoni tiegħek se jvarjaw skont it-tip u l-ambitu tal-proġett, għandhom jiġu inklużi ftit elementi ewlenin f’kull pjan ta’ komunikazzjoni tal-proġett li toħloq:

Partijiet interessati ewlenin

Ikteb il-partijiet interessati ewlenin kollha, inkluż il-kuntatt primarju tal-klijent tiegħek. Inkludi informazzjoni ta’ kuntatt bħal numri tat-telefon u emails, sabiex kull min jaċċessa l-pjan ta’ komunikazzjoni jkun jista’ jsib din l-informazzjoni.

Membri tat-tim

Inkludi l-membri ewlenin tat-tim tal-proġett tiegħek u r-rwoli tagħhom. Dan huwa utli għal kull min ġdid jew mhux familjari mal-proġett. Elenka l-membri tat-tim tiegħek involuti fil-komunikazzjoni tar-riżultati, li tmexxi diskussjonijiet strateġiċi, jew kif se timmaniġġja konversazzjonijiet tekniċi bejn il-partijiet interessati u t-tim tiegħek.

Metodi ta' komunikazzjoni

Iddeskrivi l-metodi ewlenin ta’ komunikazzjoni u l-kanali differenti li se tuża biex tikkuntattja lill-partijiet interessati. Uża email, telefonati, laqgħat wiċċ imb wiċċ, laqgħat bil-vidjo, midja soċjali jew kwalunkwe oħra. Inkludi noti dwar il-kanali preferuti tal-partijiet interessati.

tip ta’ komunikazzjoni

Inkludi t-tipi ta 'komunikazzjoni, kif dik il-komunikazzjoni se tkun kondiviża, x'se jiġi inkluż, u ma' min se tkun dik il-komunikazzjoni. Per eżempju, tista 'tipprovdi rapporti dwar l-istatus ta' kull ġimgħa lill-klijent.

Ikkunsidra kif se tipprovdi dan, lil min se tiġi pprovduta, u liema informazzjoni għandha tkun inkluża fir-rapport.

Stili ta' komunikazzjoni

Dan jista' jitqassam skont il-partijiet interessati u l-metodi ta' komunikazzjoni. Ċertu parti interessata tippreferi komunikazzjoni formali biss, jew tista' teħodha ftit aktar każwali?

Kalendarju tal-laqgħat

Filwaqt li tista 'taġġusta dan kif meħtieġ matul il-proġett kollu, huwa ta' għajnuna li jkollok idea inizjali ta 'kemm-il darba se tiltaqa' mal-partijiet interessati.

Skont l-ambitu tal-proġett, tista 'wkoll tindika kemm-il darba se tibgħat emails lill-klijent. Inkludi wkoll laqgħat interni tat-tim fil-kalendarju tal-laqgħat tiegħek.

Messaġġi ewlenin

Għal kull parti interessata, iddetermina l-messaġġ ewlieni jew l-informazzjoni li tkun teħtieġ li tiġi kkomunikata lilhom matul il-proġett kollu. Dan jinkludi wkoll kwalunkwe informazzjoni jew feedback li jkollok bżonn minnhom.

Għanijiet ta' komunikazzjoni

Pjan ta’ komunikazzjoni li jinkludi għanijiet ta’ komunikazzjoni jista’ jgħinek tieħu deċiżjonijiet ibbażati fuq dak li qed tipprova tikseb.

Kif Tikteb il-Pjan ta' Komunikazzjoni tal-Proġett Tiegħek

1. Ifhem is-settings tiegħek

Pjan ta' komunikazzjoni tal-proġett m'għandux għalfejn ikun formali. Iżda għandu mill-inqas jinkiteb għar-referenza tiegħek. Ikkunsidra l-grammatika, mhux għax trid tinstema’ intelliġenti, imma għax trid tkun ċara u mifhum.

Għodod tal-kitba jistgħu jgħinuk tittratta dan mingħajr ma tieħu wisq ħin. B'dan l-ordni, tista 'tibda toħloq il-kontenut tiegħek b'kunfidenza.

L-ewwel, iħallik toqgħod bilqiegħda u tistabbilixxi l-parametri tal-proġett. Dawn jinkludu d-daqs tal-proġett, l-informazzjoni tal-kumpanija tal-klijenti, ir-riżultati tal-proġett, l-iskeda u t-tim tal-proġett.

Aħseb stili ta' komunikazzjoni tat-tim tiegħek u dak tal-klijent tiegħek:

• Kemm kellhom suċċess il-komunikazzjoni s'issa?
• Il-klijent tiegħek indika preferenza għall-komunikazzjoni: għandhom it-tendenza li jċemplu meta jkollhom mistoqsija jew huma ċċentrati fuq l-email?
• Iltqajt personalment jew permezz ta' video?
• Kemm-il darba t-tim tiegħek jinteraġixxi direttament miegħek fuq proġett? Jippreferu l-kuntest bil-miktub milli l-laqgħat?

Ladarba tifhem it-tim u l-klijenti li taħdem magħhom, tista' tapplika dan għal pjan ta' azzjoni ta' komunikazzjoni.

2. Iddefinixxi l-għanijiet tiegħek u l-partijiet interessati tiegħek

Elenka r-riżultati tal-proġett tiegħek u l-partijiet interessati ewlenin tal-proġett. Sussegwentement, żid l-għanijiet tal-proġett tiegħek ma’ dik il-lista: Aħseb dwar x’inhi komunikazzjoni ta’ suċċess tal-proġett, mhux biss mal-klijent tiegħek, iżda wkoll mat-tim tiegħek.

Din il-lista tiggwida d-deċiżjonijiet ta’ komunikazzjoni.

3. Agħmel pjan ta 'komunikazzjoni

issa wasal iż-żmien li tagħmel il-pjan. Iddefinixxi l-approċċ tiegħek għall-komunikazzjonijiet li ser ikollok matul il-proġett tiegħek. Meta tkun taf l-għanijiet tal-proġett tiegħek, ikkunsidra kemm-il darba se tikkomunika mal-partijiet interessati tal-klijenti tiegħek, kif se tagħmel dan, u x'se jinkludu dawk il-komunikazzjonijiet.

Tista' tiddeċiedi li tuża approċċi multipli, bħal check-ins ta' kull ġimgħa bit-telefon biex taġġorna l-iskeda u l-progress tal-baġit, kif ukoll emails ta' kuljum għal mistoqsijiet fuq il-titjir u laqgħat personali inqas frekwenti biex tippreżenta aġġornamenti. proġett.

Tkun xi tkun tiddeċiedi, żomm f'moħħok il-metriċi u l-miri tiegħek. Dawn għandhom jgħinuk tidentifika t-tipi ta' komunikazzjonijiet li se jkunu l-aktar ta' benefiċċju għall-proġett tiegħek u kemm għandhom ikunu dettaljati jew fil-fond il-komunikazzjonijiet tiegħek.

Kif tuża pjan ta 'komunikazzjoni tal-proġett

1. Aqsamha mat-tim tiegħek

Taqsam il-pjan mat-tim tiegħek jinfurmahom bil-kadenza tal-komunikazzjoni tiegħek, li taffettwa x-xogħol tagħhom u d-dati tal-kunsinna, iżda tagħtihom ukoll aktar kuntest dwar kif se tikkomunika u ma 'min.

Li taqsam din l-informazzjoni tfisser li t-tim tiegħek jista’ jgħinek timplimenta l-pjan ta’ komunikazzjoni.

2. Żomm fit-triq it-tajba

Kun żgur li t-tim tiegħek ikun jaf u jifhem il-pjan ta' komunikazzjoni tiegħek sabiex il-klijent tiegħek jirċievi informazzjoni konsistenti u sinifikanti mogħtija lilhom matul il-proġett kollu.

Ibbukkja l-laqgħat ewlenin kollha tal-proġett malli jkollok pjan fis-seħħ u żid tfakkiriet fil-kalendarju tiegħek għal check-ins regolari u anke emails tal-proġetti sabiex tibqa' fit-triq it-tajba mal-affarijiet importanti li ssettjajt fil-pjan tiegħek.

Jekk f'xi punt titbiegħed mill-pjan ta' komunikazzjoni tiegħek u ssibha diffiċli biex terġa' lura għalih, ikkunsidra mill-ġdid l-approċċ li stabbilejt:

• Għadu jikkorrispondi għall-għanijiet tal-proġett tiegħek?
• L-għanijiet jew il-partijiet interessati nbidlu b'xi mod mill-bidu tal-proġett?
• Hemm modi aktar effettivi biex tiġi kkomunikata l-informazzjoni tal-proġett f'dan l-istadju?

Pjan ta’ Komunikazzjoni = Suċċess

Li jkollok pjan ta 'komunikazzjoni tal-proġett jagħtik l-għodda biex tikkomunika b'mod effettiv. Pjan jista' wkoll jippermettilek terġa' tivvaluta l-approċċ tiegħek u l-ħtiġijiet tal-klijent tiegħek jekk meħtieġ.

Ma jimpurtax kemm jista 'jkun formali jew informali l-pjan ta' komunikazzjoni tal-proġett tiegħek, tista 'tkun id-differenza bejn proġett ta' suċċess u effettiv ħafna u wieħed li jieqaf mingħajr pjan solidu fis-seħħ.

Aħseb fiha bħala mod ieħor biex tissettja u tiċċekkja l-aspettattivi matul proġett. Aħseb fiha bħala mod kif tiżgura komunikazzjoni sinifikanti u ta 'suċċess bil-faċilità.

X'taħseb ?

Kemm huwa essenzjali pjan ta' komunikazzjoni ta' proġett għas-suċċess ta' proġett? Taħseb li l-maniġers tal-proġetti għandhom dejjem jiktbu pjan ta' komunikazzjoni għall-proġetti, irrispettivament mid-daqs tagħhom? Għarrafni l-ħsibijiet tiegħek billi tħalli kumment!

Madankollu, jekk trid tieħu l-kontroll tal-finanzi personali tiegħek f'sitt xhur, nirrakkomanda ħafna din il-gwida.

Ħallilna kumment