Ikkontrolla l-ispejjeż tal-proġett għal profittabilità akbar

Il-kontroll tal-ispejjeż għandu rwol vitali fi kwalunkwe strateġija finanzjarja. Kif tibqa' fuq il-baġit meta tkun qed iżżomm kont tal-finanzi tal-proġett tiegħek? L-istess bħall-iżvilupp ta 'baġit personali, diversi għażliet huma disponibbli għalik: tikklassifika l-ispejjeż, tiddetermina l-oġġetti l-aktar għaljin u ssib soluzzjonijiet biex tillimita l-ispejjeż f'kull qasam. Wara li tlesti dawn l-azzjonijiet kollha, tkun tista 'tikkontrolla l-baġit, biex tanalizza l-profittabbiltà tiegħek u żżid il-profitti.

Il-prinċipji bażiċi tal-kontroll tal-ispejjeż huma l-istess għall-baġits kollha, kemm jekk korporattivi jew personali. F'dan l-artikolu, Finance de Demain Consulting Jispjega l-kunċett ta 'kontroll tal-ispejjeż u kif jidħol f'sistema akbar ta' ġestjoni tal-ispejjeż.

X'inhu l-kontroll tal-ispejjeż?

Il-kontroll tal-ispejjeż huwa prinċipju tal-identifikazzjoni u t-tnaqqis tal-ispejjeż immirati biex iżidu l-profitti tal-kumpanija. Jista 'jsir fil-livell tal-proġett jew fil-livell tal-kumpanija kollha.

F'dan il-każ, aħna se niffukaw fuq l-applikazzjoni tal-proċess ta 'kontroll tal-ispejjeż fil-qafas ta' proġett jew grupp ta 'proġetti.

Bħala maniġer tal-proġett, il-kontroll tal-ispejjeż se jservik biex timmonitorja l-pjan tal-ġestjoni tar-riżorsi tiegħek u tirreaġixxi għall-qbiż tal-baġit.

Jekk tgħaddi mill-baġit għall-proġett tiegħek, għodda ta' rappurtar tista' wkoll tkun utli. Ejja ngħidu li d-disinjatur freelance li mikrija għal proġett ġdid ħa ħafna aktar minn dak mistenni biex jeditja l-immaġini.

Wara li tidentifika din l-ispiża addizzjonali, tista 'tiddeċiedi li tikri disinjatur intern għall-proġett li jmiss tiegħek biex tnaqqas l-ispejjeż u tikseb effiċjenza.

Kif jista' l-kontroll tal-ispejjeż jagħmel differenza?

It-tim tiegħek qed jonqos milli jilħaq l-ambitu jew il-baġit tal-proġett? Dan huwa fejn il-kontroll tal-ispejjeż isir importanti. Anke jekk inti fuq il-baġit, il-kontroll tal-ispejjeż jista 'jgħinek tnaqqas aktar u żżid id-dħul tul it-triq.

Dan il-proċess jipprovdi ħarsa lejn l-infiq ġenerali tal-kumpanija: jenfasizza l-oqsma l-aktar għaljin u jidentifika aktar l-infiq f'kull wieħed minn dawn l-oqsma.

Bħala l-ewwel pass, il-kontroll tal-ispejjeż jista’ jiġi applikat għall-proġett bl-għan li jitnaqqsu l-ispejjeż fuq din l-iskala u b’hekk potenzjalment jiżdiedu l-profitti tal-kumpanija.

X'inhuma t-tekniki tal-kontroll tal-ispejjeż?

Inizjalment, il-kontroll tal-ispejjeż jista 'jseħħ f'livelli ogħla tan-negozju, iżda ħafna drabi jseħħ fil-livell tal-proġett. Huwa f'dan il-livell li tista' tivvaluta l-ispejjeż attwali għal kull proġett u timmaniġġjahom b'mod effettiv.

Hawn huma l-ħames passi li għandek issegwi biex tikkontrolla aħjar l-ispejjeż ta’ proġett:

1. Ippjana l-baġit tiegħek

L-ewwel, għandek bżonn tippjana l-baġit tiegħek sabiex tikseb stima dettaljata tal-ispiża u talloka r-riżorsi b'mod effettiv. L-iżvilupp ta 'pjan dettaljat tal-proġett se jnaqqas il-varjazzjonijiet fl-ispejjeż, li huma d-differenza bejn il-baġit oriġinali tiegħek u l-ispejjeż attwali.

Inkludi fil-pjan tal-baġit tiegħek:

• In-numru ta' membri tat-tim meħtieġa għall-proġett
• Stima taż-żmien meħtieġ biex jitlesta l-proġett
• Materjali meħtieġa għall-proġett

Meta tikkalkula l-ħin u l-materjali meħtieġa għall-proġett, żomm xi ftit slack fil-baġit tiegħek. Dak mhux mistenni mhuwiex komuni u jista 'jkollok bżonn testendi l-kalendarju tal-proġett jew titlob riżorsi addizzjonali.

2. Tissorvelja l-ispejjeż kollha

It-tieni pass fil-kontroll tal-ispiża tal-proġett huwa li jissorvelja l-progress tal-ispejjeż tal-proġett. Inti tkun tista' tieħu azzjoni korrettiva aktar faċilment jekk tinnota varjazzjonijiet fl-ispejjeż f'ħin reali.

Fl-aħħar tal-proġett, ikun tard wisq, il-flus jintefqu. F'dan il-punt, kull ma trid tagħmel hu li titgħallem minnha biex tevita li din is-sitwazzjoni terġa' sseħħ fil-futur.

Biex timmonitorja b'mod effettiv l-ispejjeż tiegħek waqt proġett, issettja l-istadji importanti tal-proġett. F'kull tragward, tista' tanalizza l-ispejjeż tiegħek u tiżgura li l-ambitu tal-proġett jiġi rispettat. U jekk qatt tinnota spejjeż żejda fi stadju importanti partikolari, tista 'ssib soluzzjoni biex tnaqqashom aktar tard fil-proġett.

3. Uża sistemi ta 'kontroll tal-bidla

Huwa essenzjali li jiġu stabbiliti objettivi ċari matul il-fażi tal-ippjanar tal-proġett. Biex tiżgura li tilħaq dawn l-għanijiet, jista' jkun meħtieġ proċess ta' kontroll tal-bidla.

Il-kontroll tal-bidla huwa sett ta' passi li jirregolaw il-bidliet kollha li jsiru mill-partijiet interessati waqt proġett. Jippermettilek tipprevjeni d-drift tal-objettivi billi tippreparak għal bidliet hekk kif jidhru, u b'hekk tadatta l-proġett kif xieraq.

4. L-istadji ta 'proċess ta' kontroll

priming

Il-proċess tal-kontroll tal-bidla jibda meta parti interessata titlob bidla fil-proġett. It-talba tista’ tvarja: tista’ tkun l-estensjoni tal-iskadenzi jew riżultati ġodda ta’ proġett.

Evalwazzjoni

Il-maniġer tal-proġett jew il-kap tad-dipartiment jiskenja t-talba għal informazzjoni bażika, bħar-riżorsi meħtieġa, l-impatt tat-talba, u r-riċevituri tat-talba. Wara l-valutazzjoni inizjali, it-talba għall-bidla tgħaddi għall-fażi ta' analiżi.

Analiżi

Matul il-fażi tal-analiżi, il-maniġer tal-proġett rilevanti japprova jew jirrifjuta t-talba. F'xi każijiet, jista' jitwaqqaf kumitat ta' kontroll tal-bidliet biex jikkontrolla l-approvazzjoni tal-bidliet. Il-maniġer tal-proġett japprova jew jiċħad it-talba, u jinnotifika lit-tim.

Skont id-daqs tal-proġett, il-maniġer tal-proġett jista' wkoll jirreġistra l-bidla f'reġistru tal-bidliet biex jiżgura li l-partijiet interessati kollha tal-proġett jirċievu l-informazzjoni.

Implimentazzjoni

L-implimentazzjoni ta' bidla tista' tvarja skont l-istadju tal-proġett, iżda ġeneralment tinvolvi l-aġġornament tal-kalendarju u r-riżultati, kif ukoll l-informazzjoni tat-tim tal-proġett.

Għandek tivvaluta l-ambitu tal-proġett u tivverifika li t-tibdil tal-kalendarju mhux se jkollu impatt kbir fuq l-għanijiet ippjanati.

Ċint

Wara li tiddokumenta, tqassam u timplimenta t-talba, tista’ tgħaddi għall-fażi tal-għeluq. Huwa rakkomandat li jkollok pjan formali ta' għeluq fis-seħħ sabiex il-membri kollha tat-tim ikunu jistgħu jaċċessaw u jirreferu għal din l-informazzjoni fil-futur.

Billi tirrevedi b'mod effettiv il-bidliet fil-proġetti tiegħek, il-kontroll tal-ispejjeż għandu jiġi b'mod naturali.

It-tbassir b'mod preċiż tal-baġit u s-suċċess ta 'proġett jinvolvi ż-żamma ta' ġestjoni kuxjenzjuża mill-bidu sat-tmiem. Avvenimenti mhux previsti tul it-triq huma inevitabbli, iżda l-istabbiliment ta 'ċerti sistemi jgħin biex iħares kontra dawn id-devjazzjonijiet.

4. Immaniġġja l-ħin tiegħek

Il-ġestjoni tal-ħin hija parti integrali mill-kontroll tal-ispejjeż: meta t-tul totali ta 'proġett jiżdied, l-ispiża totali tal-proġett tiżdied ukoll. Sabiex ma taqbiżx il-baġit allokat, trid fuq kollox tirrispetta l-iskeda tal-proġett.

Adotta strateġiji ta 'ġestjoni tal-ħin biex iżżid il-produttività u tgħin lill-membri tat-tim itemmu x-xogħol fil-ħin fil-baġit.

Hawn huma xi suġġerimenti dwar il-ġestjoni tal-ħin:

Timeboxing

Timeboxing hija strateġija ta' ġestjoni tal-ħin orjentata lejn l-għanijiet li tinvolvi t-tlestija tal-kompiti fi ħdan " blokk tal-ħin ".

Pereżempju, jekk għandek bżonn tikteb blog post, tista 'toħloq blokk ta' sagħtejn biex tiddeskriviha. Imbagħad, wara waqfa, tista’ tmur lura għal blokk ieħor ta’ tliet sigħat biex tagħmel l-ewwel abbozz.

Imblukkar tal-ħin

L-imblukkar tal-ħin huwa simili għal timeboxing, iżda minflok ma tiffissa ċertu ammont ta 'ħin għal kull kompitu individwali, int ser timblokka perjodi speċifiċi tal-kalendarju tiegħek għal xogħol relatat.

Il-Metodu Pomodoro

Bħal timeboxing u time blocking, it-teknika Pomodoro tgħinek tlesti l-kompiti tiegħek fi żmien qasir u tieħu pawżi bejn is-sessjonijiet tax-xogħol.

Pereżempju, aħdem għal 25 minuta, imbagħad ħu waqfa ta 'ħames minuti erba' darbiet. Imbagħad, wara r-raba’ sessjoni ta’ xogħol, ħu pawża itwal minn 20 jew 30 minutas.

jibla 'l-rospu

SSkont kwotazzjoni famuża minn Mark Twain: “Jekk ikollok tibla’ rospu, aħjar tagħmlu l-ewwel ħaġa filgħodu.” L-istrateġija tal-ġestjoni tal-ħin “eat the Frog” hija ispirata minn dan il-kliem u tħeġġeġ biex tieħu ħsieb kompiti importanti jew kumplessi l-ewwel qabel ma taħdem fuq dawk inqas importanti jew inqas urġenti.

Il-Prinċipju Pareto

Għadu msejjaħ il 80-20 regola Dan il-prinċipju huwa bbażat fuq regola fundamentali: niddedikaw 20% tal-ħin tagħna biex inwettqu 80% tax-xogħol. B'mod konkret, li nkunu kapaċi nipproċessaw dawn it-80% tal-kompiti biżżejjed malajr għalhekk iħallilna aktar ħin matul il-ġurnata tax-xogħol tagħna biex nieħdu ħsieb l-20% li jifdal li se jeħodna 80% tal-ħin.

Twettiq l-affarijiet (GTD)

Ivvintat minn David Allen fil-bidu tas-snin 2000, il-metodu " Nagħmlu l-Affarijiet Magħmula » jew “Ketting things done” bil-Franċiż, jirrakkomanda li tagħmel lista ta’ kompiti ppjanati bil-miktub minn qabel. Ladarba tkun ħielsa minn dawn il-kunsiderazzjonijiet, aktar milli tiddependi fuq għodod ta 'ġestjoni tax-xogħol, tkun tista' tieħu azzjoni mingħajr ma jkollok tifhem x'għandek tagħmel.

Jista 'jidher kontrointuwittiv li tiffoka fuq il-produttività bħala parti mill-kontroll tal-ispejjeż, iżda l-prestazzjoni tal-proġett hija l-pedament tal-fluss tal-flus.

Jekk it-tim tiegħek ma jkunx produttiv, int mhux se tilħaq l-iskadenzi tal-proġett, u n-nuqqas li tissodisfa l-iskadenzi tiġġenera spejjeż addizzjonali. Loġikament, jekk il-proġett tiegħek jiswa aktar, il-likwidità tal-kumpanija tiegħek tonqos. 

5. Track Earned Valur

It-traċċar tal-valur miksub tiegħek jista 'jgħinek tbassar ir-riżultat finanzjarju ta' proġett. Dan il-metodu tal-kontroll tal-ispejjeż jeħtieġ għarfien tal-kontabilità tal-ispejjeż. Jista 'jgħinek tiskopri l-bidu ta' spejjeż varjabbli u għalhekk tipprevjeni varjazzjonijiet fi proġetti futuri.

Il-valur miksub huwa l-ammont ta’ kompiti li fil-fatt jitlestew fi ħdan proġett. Biex issegwi l-valur miksub u tara jekk intx fl-iskeda, trid timmultiplika l-perċentwal tal-kompiti mwettqa mill-baġit tal-proġett.

Passi biex jintraċċa l-Valur Earned

Biex issegwi l-valur miksub, segwi dawn il-passi:

Pass 1: tiddetermina l-grad ta 'tlestija ta' kull kompitu bħala persentaġġ.

Pass 2: issettja l-valur ippjanat (Valur Ippjanat jew PV) jew l-ispiża bbaġitjata tax-xogħol ippjanat. Dan huwa l-baġit awtorizzat biex iwettaq ix-xogħol ippjanat.

Pass 3: tiddetermina l-valur miksub (EValur armat jew EV), jew l-ispiża bbaġitjata tax-xogħol imwettaq. Dan huwa l-ammont ta’ xogħol li fil-fatt tlesta.

Pass 4: tistabbilixxi l-ispiża attwali (Spiża Attwali jew AC), li tirrappreżenta l-ispiża attwali tax-xogħol imwettaq. Dawn huma spejjeż relatati ma’ xogħol li diġà sar.

Pass 5: ikkalkula l-varjazzjonijiet fl-ispejjeż (Varjazzjoni fl-Ispiża jew CV) billi jitnaqqas il-valur miksub mill-ispiża attwali (CV = EV – AC).

Pass 6: jikkompila r-riżultati.

Għall-ewwel tliet passi, għandek bżonn tiġbor informazzjoni dwar l-ispejjeż għall-proġett tiegħek, filwaqt li għall-aħħar tlieta, trid twettaq kalkoli u analiżi. Varjenzi fl-ispiża jirrappreżentaw l-istatus tal-ispiża tal-proġett tiegħek.

Meta tikkontrolla l-ispejjeż, is-CV tiegħek huwa l-metrika li tiddetermina jekk il-proġett tiegħek hux fit-triq it-tajba mal-baġit. A CV negattiv ifisser li l-proġett huwa qabeż il-baġit.

Għandek tikkontrolla l-ispejjeż jew timmaniġġja l-ispejjeż?

Huwa komuni li tħawwad il-kontroll tal-ispejjeż mal-ġestjoni tal-ispejjeż. Dawn huma żewġ termini distinti li jeħtieġ li jiġu definiti u mifhuma b'mod korrett. Il-kontroll tal-ispejjeż huwa sottoproċess fi ħdan is-sistema akbar tal-ġestjoni tal-ispejjeż.

Filwaqt li l-kontroll tal-ispejjeż huwa dwar l-identifikazzjoni tal-ispejjeż u t-tnaqqis tagħhom biex jiżdiedu l-profitti, il-ġestjoni tal-ispejjeż hija l-proċess ġenerali tal-istima, l-ibbaġitjar u l-kontroll tal-ispejjeż ta 'proġett.

Il-kumpanija tiegħek probabbilment għandha ħafna impjegati involuti fil-ġestjoni tal-ispejjeż. Skont id-daqs tat-tim tiegħek, nies differenti jistgħu jaħdmu fuq l-ippjanar tar-riżorsi u l-ibbaġitjar.

Għal kontroll effettiv tal-ispejjeż, it-timijiet jeħtieġ li jimmonitorjaw l-infiq f'livelli differenti tan-negozju biex jagħtu biżżejjed attenzjoni lil kull parti tal-baġit tan-negozju u janalizzawha bir-reqqa.

Uża l-kontroll tal-ispejjeż biex issegwi u tnaqqas l-ispejjeż tal-proġett tiegħek

It-traċċar tad-dejta tal-ispejjeż biex titnaqqas l-infiq tal-proġett huwa proċess tedjanti, iżda l-ġestjoni tal-ispejjeż għandha impatt dirett fuq il-profittabilità.

Sabiex timmaniġġja l-ispejjeż b'mod effettiv, oħloq dashboard personalizzabbli biex ikollok l-informazzjoni kollha fuq ponot subgħajk. Din l-awtomazzjoni tippermettilek tiġreb bejn il-ġestjoni tal-proġett u l-kontroll tal-ispejjeż, kollha f'post wieħed.

Ħallilna kumment. Imma qabel ma titlaq, hawn robot li jippermettilek taqla' faċilment bil-kummerċ EUR/USD.