परियोजनाको सञ्चार योजना कसरी बनाउने?

सञ्चार योजनाहरू तपाईंको परियोजनाहरूको लागि महत्त्वपूर्ण छन्। प्रभावकारी संचार, आन्तरिक र बाह्य दुबै हो परियोजना को सफलता को लागी आवश्यक छ। सरोकारवालाहरू को हुन्, साथै उनीहरूलाई कहिले र कसरी पुग्ने भन्ने कुराको रूपरेखा बनाउने परियोजना सञ्चार योजना हुनु आवश्यक छ। यद्यपि, राम्रोसँग सञ्चार रणनीति तपाईलाई धेरै उपयोगी हुन सक्छ। यस लेखले समेट्छ:

• परियोजना संचार योजना को लाभ
• सञ्चार योजनामा ​​के समावेश गर्ने
• संचार योजना कसरी लेख्ने
• र परियोजना भरि संचार योजना कसरी प्रयोग गर्ने

तर सुरु गर्नु अघि, म तपाईंलाई यस प्रिमियम प्रशिक्षणको बारेमा बताउन चाहन्छु जसले मलाई व्यक्तिगत रूपमा मेरो साइटहरूमा मेरो रूपान्तरण दरहरू बढाउन अनुमति दिएको छ। यहाँ क्लिक गर्नुहोस्, यो एक सम्बद्ध लिङ्क हो।

परियोजना संचार योजना को लाभ

तिनीहरूको मूलमा, परियोजना सञ्चार योजनाहरूले प्रभावकारी सञ्चारको सुविधा दिन्छ। तिनीहरूले तपाइँका परियोजनाहरू सजिलै संग चलाउन र तपाइँलाई परियोजना विफलताबाट बच्न मद्दत गर्नेछ। अन्य प्रमुख फाइदाहरूमा अपेक्षाहरू सेटिङ र व्यवस्थापन, राम्रो सरोकारवाला व्यवस्थापन, र परियोजना योजना प्रक्रियामा सहयोग समावेश छ।

अपेक्षाहरू सेट र प्रबन्ध गर्नुहोस्

परियोजना सञ्चार दुई-तर्फी सडक हो। परियोजना योजना जस्तै, अपेक्षाहरू सेट गर्न आवश्यक छ र परियोजना टोली र ग्राहक सरोकारवालाहरूले संचारको लागि जिम्मेवारी लिन आवश्यक छ।

जबकि एक परियोजना एक परियोजना योजना बिना सुरु हुँदैन, परियोजना संचार योजनाहरु सजिलै संग छलफल गरिएको छैन, तर ती हुनुपर्छ।

ग्राहकलाई परियोजना प्रक्रियामा के आशा गर्ने भनेर थाहा दिई, तपाईंले परियोजना प्रस्ताव प्रक्रियाको साथ सुरु गरी सम्पूर्ण परियोजनाको लागि टोन सेट गर्नुभयो।

तपाईलाई उनीहरूबाट के चाहिन्छ भनेर पहिले नै थाहा पाउनु पनि उनीहरूका लागि उपयोगी छ ताकि समय आउँदा उनीहरू तयार हुन सक्छन्।

सरोकारवाला र ग्राहक व्यवस्थापन

परियोजनाको अवधिमा, लक्ष्य र माइलस्टोनहरूमा पङ्क्तिबद्धताको बारेमा सफल संचार, र परियोजनाहरू परिवर्तन हुँदा यीहरूमा पुन: समायोजन, परियोजनाको स्थितिमा सरोकारवालाहरूको खरीद-इन र पारदर्शिताको लागि आवश्यक छ।

ग्राहकसँग राम्रो सम्बन्ध कायम राख्नको लागि सञ्चार कुञ्जी हो, र परियोजना सञ्चार योजनाले तपाईंलाई के भइरहेको छ र तपाईंको परियोजनामा ​​के भइरहेको छ भन्ने साझा बुझाइ कायम राख्न मद्दत गर्न सक्छ।

परियोजना योजना

परियोजना व्यवस्थापन सञ्चार योजनाले परियोजना भरि कसरी महत्वपूर्ण जानकारी उपलब्ध गराइनेछ, कसले र कति पटक प्रदान गर्ने भनेर परिभाषित गर्दछ। तपाईंले परियोजना योजना पूरा गर्दा, तपाईंले सञ्चार योजना पनि पूरा गर्नुपर्छ।

सबै परियोजनाहरू समान रूपमा सिर्जना गरिएका छैनन्, र यस कारणले गर्दा, एक परियोजना सञ्चार योजना तपाईंको परियोजनाको लागि अद्वितीय छ, त्यसैले यो तपाईंको परियोजना योजना पोस्ट-लन्च सिर्जना गर्दा यसको बारेमा सोच्न महत्त्वपूर्ण छ।

ठूला परियोजनाहरूमा साना परियोजनाहरू भन्दा फरक सञ्चार आवश्यकताहरू हुन्छन्, र एउटै परियोजना सम्पर्क बनाम सरोकारवालाहरूको टोलीसँग परियोजनाहरूको लागि पनि जान्छ।

उद्देश्यसहितका आयोजना, बजेट, विभिन्न समयसीमा र विभिन्न डेलिभरेबलहरू सबैलाई ती आवश्यकताहरू अनुरूप सञ्चार चाहिन्छ, र यो परियोजना सञ्चार योजना सिर्जना गर्दा ध्यानमा राख्नु पर्ने कुरा हो।

सञ्चार योजनाहरूमा के समावेश गर्ने

जब तपाइँको संचार योजना को विशिष्टताहरु परियोजना को प्रकार र दायरा को आधार मा भिन्न हुनेछ, केहि प्रमुख तत्वहरु तपाइँले सिर्जना प्रत्येक परियोजना संचार योजना मा समावेश गर्नुपर्छ:

प्रमुख सरोकारवालाहरू

तपाईंको प्राथमिक ग्राहक सम्पर्क सहित सबै मुख्य सरोकारवालाहरू लेख्नुहोस्। सम्पर्क जानकारी समावेश गर्नुहोस् जस्तै फोन नम्बर र इमेलहरू, ताकि संचार योजना पहुँच गर्ने जो कोहीले यो जानकारी फेला पार्न सकून्।

टोलीका सदस्यहरू

तपाईंको परियोजनाको प्रमुख टोली सदस्यहरू र तिनीहरूको भूमिकाहरू समावेश गर्नुहोस्। यो परियोजनासँग नयाँ वा अपरिचित जो कोहीको लागि उपयोगी छ। डेलिभरेबलहरू, प्रमुख रणनीतिक छलफलहरू, वा तपाइँ सरोकारवालाहरू र तपाइँको टोली बीचको प्राविधिक वार्तालापहरू कसरी व्यवस्थापन गर्नुहुनेछ भन्ने कुरामा संलग्न तपाइँको टोलीका सदस्यहरूको सूची बनाउनुहोस्।

सञ्चारका विधिहरू

मुख्य सञ्चार विधिहरू र तपाईंले सरोकारवालाहरूलाई सम्पर्क गर्न प्रयोग गर्ने विभिन्न च्यानलहरू वर्णन गर्नुहोस्। इमेल, फोन कल, आमने-सामने बैठक, भिडियो बैठक, सामाजिक सञ्जाल वा अन्य कुनै पनि प्रयोग गर्नुहोस्। रुचाइएको सरोकारवाला च्यानलहरूमा टिप्पणीहरू समावेश गर्नुहोस्।

संचार को प्रकार

सञ्चारका प्रकारहरू समावेश गर्नुहोस्, त्यो सञ्चार कसरी साझेदारी गरिनेछ, के समावेश गरिनेछ, र त्यो सञ्चार कोसँग हुनेछ। उदाहरणका लागि, तपाईले ग्राहकलाई साप्ताहिक स्थिति रिपोर्टहरू प्रदान गर्न सक्नुहुन्छ।

तपाईंले यो कसरी प्रदान गर्नुहुन्छ, यो कसलाई प्रदान गरिने छ, र प्रतिवेदनमा कुन जानकारी समावेश गर्नुपर्छ भन्ने कुरालाई विचार गर्नुहोस्।

सञ्चार शैलीहरू

यसलाई सरोकारवाला र सञ्चार विधिहरूद्वारा तोड्न सकिन्छ। के एक निश्चित सरोकारवालाले औपचारिक संचारलाई मात्र प्राथमिकता दिन्छ, वा तपाइँ यसलाई अलि बढी अनौपचारिक रूपमा लिन सक्नुहुन्छ?

बैठकहरूको क्यालेन्डर

जब तपाइँ यसलाई सम्पूर्ण परियोजनामा ​​आवश्यकता अनुसार समायोजन गर्न सक्नुहुन्छ, तपाइँ सरोकारवालाहरूसँग कति पटक भेट्नुहुनेछ भन्ने प्रारम्भिक विचार प्राप्त गर्न उपयोगी छ।

परियोजनाको दायराको आधारमा, तपाईले ग्राहकलाई कति पटक इमेल पठाउनुहुनेछ भनेर पनि संकेत गर्न सक्नुहुन्छ। तपाईंको बैठक क्यालेन्डरमा आन्तरिक टोली बैठकहरू पनि समावेश गर्नुहोस्।

मुख्य सन्देशहरू

प्रत्येक सरोकारवालाको लागि, मुख्य सन्देश वा जानकारी निर्धारण गर्नुहोस् जुन उनीहरूलाई परियोजनाभरि सञ्चार गर्न आवश्यक छ। यसले तपाईंलाई तिनीहरूबाट आवश्यक पर्ने कुनै पनि जानकारी वा प्रतिक्रिया समावेश गर्दछ।

सञ्चार उद्देश्यहरू

सञ्चार उद्देश्यहरू समावेश गर्ने सञ्चार योजनाले तपाईंले हासिल गर्न खोज्नुभएको कुरामा आधारित निर्णयहरू गर्न मद्दत गर्न सक्छ।

तपाईंको आफ्नै परियोजना संचार योजना कसरी लेख्ने

1. आफ्नो सेटिङहरू बुझ्नुहोस्

एक परियोजना संचार योजना औपचारिक हुन आवश्यक छैन। तर यो कम्तिमा आफ्नो सन्दर्भको लागि लेखिएको हुनुपर्छ। व्याकरणलाई विचार गर्नुहोस्, किनकि तपाई स्मार्ट लाग्न चाहानुहुन्छ, तर तपाई स्पष्ट र बुझ्न चाहानुहुन्छ।

लेखन उपकरणहरूले तपाईंलाई धेरै समय नलिई यससँग सम्झौता गर्न मद्दत गर्न सक्छ। त्यसको साथमा, तपाईं आत्मविश्वासका साथ आफ्नो सामग्री सिर्जना गर्न सुरु गर्न सक्नुहुन्छ।

पहिले, यसले तपाईंलाई बस्न र परियोजना प्यारामिटरहरू सेट गर्न दिन्छ। यसमा परियोजना आकार, ग्राहक कम्पनी जानकारी, परियोजना डेलिभरेबल, तालिका र परियोजना टोली समावेश छ।

सोच्नुहोस् संचार शैलीहरू तपाईंको टोली र तपाईंको ग्राहकको:

• अहिले सम्म संचार कत्तिको सफल भएको छ ?
• के तपाइँको क्लाइन्टले संचारको लागि प्राथमिकतालाई संकेत गरेको छ: के तिनीहरूसँग प्रश्न हुँदा फोन गर्ने झुकाव हुन्छ वा तिनीहरू इमेल-केन्द्रित छन्?
• के तपाइँ व्यक्तिगत रूपमा वा भिडियो मार्फत भेट्नुभयो?
• तपाइँको टोलीले तपाइँसँग परियोजनामा ​​​​कति पटक सीधा अन्तरक्रिया गर्छ? के तिनीहरू बैठकहरूमा लिखित सन्दर्भलाई प्राथमिकता दिन्छन्?

एकचोटि तपाईंले टोली र तपाईंले काम गर्ने ग्राहकहरू बुझ्नुभयो भने, तपाईंले यसलाई सञ्चार कार्य योजनामा ​​लागू गर्न सक्नुहुन्छ।

2. तपाईंका उद्देश्यहरू र तपाईंका सरोकारवालाहरूलाई परिभाषित गर्नुहोस्

तपाइँको परियोजना वितरण योग्य र प्रमुख परियोजना सरोकारवालाहरू सूचीबद्ध गर्नुहोस्। अर्को, त्यो सूचीमा तपाईंको परियोजना लक्ष्यहरू थप्नुहोस्: तपाईंको ग्राहकसँग मात्र होइन, तर तपाईंको टोलीसँग पनि सफल परियोजना सञ्चार के हो भन्ने बारे सोच्नुहोस्।

यस सूचीले सञ्चार निर्णयहरू मार्गदर्शन गर्नेछ।

3. एक संचार योजना बनाउनुहोस्

अब यो योजना बनाउन समय हो। तपाइँ तपाइँको परियोजना भर मा संचार को लागी तपाइँको दृष्टिकोण को परिभाषित गर्नुहोस्। तपाइँको परियोजना लक्ष्यहरू थाहा पाउँदा, तपाइँ तपाइँको ग्राहक सरोकारवालाहरु संग कति पटक संचार गर्नुहुनेछ, तपाइँ यसलाई कसरी गर्नुहुनेछ, र ती संचारहरु के समावेश हुनेछ विचार गर्नुहोस्।

तपाईंले धेरै तरिकाहरू प्रयोग गर्ने निर्णय गर्न सक्नुहुन्छ, जस्तै साप्ताहिक फोन चेक-इनहरू तालिका र बजेट प्रगति अद्यावधिक गर्न, साथै उडानमा प्रश्नहरूको लागि दैनिक इमेलहरू र अद्यावधिकहरू प्रस्तुत गर्न कम बारम्बार व्यक्तिगत बैठकहरू। मुख्य माइलस्टोनहरू। परियोजना।

तपाईले जे निर्णय गर्नुहुन्छ, तपाईको मेट्रिक्स र लक्ष्यहरूलाई दिमागमा राख्नुहोस्। यसले तपाईंलाई सञ्चारका प्रकारहरू पहिचान गर्न मद्दत गर्दछ जुन तपाईंको परियोजनाको लागि सबैभन्दा लाभदायक हुनेछ र तपाईंको सञ्चारहरू कत्तिको विस्तृत वा गहिरो हुनुपर्छ।

परियोजना संचार योजना कसरी प्रयोग गर्ने

1. यसलाई आफ्नो टोलीसँग साझेदारी गर्नुहोस्

तपाईंको टोलीसँग योजना साझा गर्नाले उनीहरूलाई तपाईंको सञ्चार तालिमको बारेमा जानकारी दिनेछ, जसले उनीहरूको काम र डेलिभरी मितिहरूलाई असर गर्छ, तर उनीहरूलाई तपाइँ कसरी र कोसँग कुराकानी गर्नुहुन्छ भन्ने बारे थप सन्दर्भ पनि दिन्छ।

यो जानकारी साझा गर्नु भनेको तपाईंको टोलीले तपाईंलाई सञ्चार योजना लागू गर्न मद्दत गर्न सक्छ।

2. ट्रयाकमा रहनुहोस्

सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँको टोलीले तपाइँको संचार योजनालाई थाहा छ र बुझ्दछ ताकि तपाइँको क्लाइन्टले परियोजना भरि तिनीहरूलाई सुसंगत र अर्थपूर्ण जानकारी प्राप्त गर्दछ।

तपाईंसँग योजना बन्ने बित्तिकै सबै मुख्य परियोजना बैठकहरू बुक गर्नुहोस् र तपाईंको क्यालेन्डरमा नियमित चेक-इनहरू र प्रोजेक्ट इमेलहरूका लागि रिमाइन्डरहरू थप्नुहोस् ताकि तपाईं आफ्नो योजनामा ​​सेट गर्नुभएका महत्त्वपूर्ण चीजहरूको ट्रयाकमा रहनुहोस्।

यदि कुनै पनि बिन्दुमा तपाइँ तपाइँको संचार योजनाबाट टाढा जानुहुन्छ र यसलाई फिर्ता आउन गाह्रो लाग्छ भने, तपाइँले सेट गर्नुभएको दृष्टिकोणलाई पुनर्विचार गर्नुहोस्:

• के यो अझै पनि तपाइँको परियोजना को उद्देश्य संग मेल खान्छ?
• परियोजना सुरु भएदेखि उद्देश्य वा सरोकारवालाहरूले कुनै पनि हिसाबले परिवर्तन गरेका छन्?
• के यस चरणमा परियोजना जानकारी सञ्चार गर्न थप प्रभावकारी तरिकाहरू छन्?

संचार योजना = सफलता

परियोजना संचार योजना भएकोले तपाईंलाई प्रभावकारी रूपमा सञ्चार गर्न उपकरणहरू दिन्छ। एउटा योजनाले तपाईंलाई आफ्नो दृष्टिकोणको पुन: मूल्याङ्कन गर्न पनि अनुमति दिन्छ र आवश्यक भएमा तपाईंको ग्राहकको आवश्यकताहरू।

तपाईंको परियोजना सञ्चार योजना जतिसुकै औपचारिक वा अनौपचारिक हुन सक्छ, यो एक धेरै सफल र प्रभावकारी परियोजना र एक ठोस योजना बिना स्टलहरू बीचको भिन्नता हुन सक्छ।

एक परियोजना भर अपेक्षाहरू सेट र जाँच गर्न अर्को तरिकाको रूपमा सोच्नुहोस्। यसलाई सार्थक र सफल संचारलाई सजिलैसँग सुनिश्चित गर्ने तरिकाको रूपमा सोच्नुहोस्।

तिम्रो के बिचार छ ?

परियोजनाको सफलताको लागि परियोजना सञ्चार योजना कत्तिको आवश्यक छ? के तपाई सोच्नुहुन्छ कि परियोजना प्रबन्धकहरूले सधैं परियोजनाहरूको लागि सञ्चार योजना लेख्नुपर्छ, तिनीहरूको साइजको पर्वाह नगरी? मलाई एक टिप्पणी छोडेर आफ्नो विचार थाहा दिनुहोस्!

जे होस्, यदि तपाइँ छ महिनामा तपाइँको व्यक्तिगत वित्त को नियन्त्रण लिन चाहानुहुन्छ भने, म यो मार्गदर्शक को अत्यधिक सिफारिश गर्दछु।

हामीलाई एक टिप्पणी छोड्नुहोस्