परियोजनाको सफलता सुनिश्चित गर्ने परियोजना योजनाका चरणहरू

एक परियोजना योजना एक परियोजना प्रबन्धक द्वारा सावधान योजना को चरम हो। यो मुख्य दस्तावेज हो जसले परियोजनाको प्रगतिलाई मार्गदर्शन गर्दछ। यो परियोजना प्रबन्धकको गाइड हो।

यद्यपि परियोजना योजनाहरू कम्पनी अनुसार फरक हुन्छन्, त्यहाँ दस चरणहरू छन् जुन परियोजना कार्यान्वयन चरणमा भ्रम र जबरजस्ती सुधारबाट बच्नको लागि पूर्ण रूपमा परियोजना योजनामा ​​​​हुनुपर्छ।

यस लेखमा, म तपाईंलाई आफ्नो परियोजना योजना राम्रोसँग लेख्न मद्दत गर्न मेरो सल्लाह ल्याउँछु। यदि तपाइँ आफ्नो परियोजना सफलतापूर्वक कार्यान्वयन गर्न चाहनुहुन्छ भने, तपाइँको परियोजना योजनामा ​​निम्न तत्वहरू समावेश हुनुपर्छ:

1. परियोजना उद्देश्यहरू

परियोजनाका उद्देश्यहरू परियोजना चार्टरमा परिभाषित गरिएको छ। यद्यपि, उनीहरूलाई परियोजनाको उद्देश्यहरू थप व्याख्या गर्न परियोजना योजनामा ​​समावेश गर्नुपर्छ। यद्यपि एक परियोजना प्रबन्धकले परियोजना योजनामा ​​​​उद्देश्यहरू समावेश गर्न छनौट गर्दछ, महत्त्वपूर्ण कुरा बीचमा स्पष्ट लिङ्क कायम राख्नु हो। परियोजना चार्टर - परियोजनाको पहिलो प्रमुख कागजात - र परियोजनाको दोस्रो प्रमुख कागजात, यसको परियोजना योजना।

२. परियोजनाको दायरा

परियोजना उद्देश्यहरू जस्तै, दायरा चार्टरमा परिभाषित गरिएको छ र परियोजना प्रबन्धकद्वारा परियोजना योजनामा ​​थप परिष्कृत हुनुपर्छ। दायरा परिभाषित गरेर, परियोजना प्रबन्धकले यो कस्तो देखिन्छ भनेर देखाउन सुरु गर्न सक्छ परियोजना को उद्देश्य.

यदि दायरा परिभाषित गरिएको छैन भने, यो परियोजना भर विस्तार गर्न सक्छ। यसले लागत ओभररन र छुटेको समय सीमा निम्त्याउँछ।

पढ्नको लागि लेख: समृद्ध व्यवसाय कसरी चलाउने ?

उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ कम्पनीको उत्पादन लाइनको लागि ब्रोशर सिर्जना गर्न मार्केटिङ टोलीको नेतृत्व गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाइँ पृष्ठहरूको संख्या सूचीबद्ध गर्नुपर्छ र समाप्त उत्पादन कस्तो देखिन्छ भन्ने उदाहरणहरू प्रदान गर्नुपर्छ।

केही टोलीका सदस्यहरूको लागि, एउटा ब्रोसरको अर्थ दुई पृष्ठ हुन सक्छ, जबकि अरूले दस पृष्ठहरू पर्याप्त मान्न सक्छन्। परिभाषित स्कोपले सुरुदेखि नै सम्पूर्ण टोलीलाई एउटै पृष्ठमा प्राप्त गर्न सक्छ।

3. माइलस्टोनहरू र मुख्य डेलिभरीहरू

परियोजनाको मुख्य उपलब्धिहरूलाई माइलस्टोन भनिन्छ र मुख्य कार्य उत्पादनहरूलाई मुख्य डेलिभरेबल भनिन्छ। तिनीहरू दुवैले परियोजनामा ​​​​काम गर्ने प्रमुख घटकहरू प्रतिनिधित्व गर्छन्। एक परियोजना योजनाले यी तत्वहरू पहिचान गर्नुपर्दछ, तिनीहरूलाई परिभाषित गर्नुपर्दछ, र तिनीहरूको समाप्तिको लागि समयरेखाहरू सेट गर्नुपर्छ।

यदि कुनै संस्थाले नयाँ सफ्टवेयर विकास गर्न परियोजना गरिरहेको छ भने, मुख्य डेलिभरेबलहरू व्यापार आवश्यकताहरूको अन्तिम सूची हुन सक्छ र तिनीहरूलाई कसरी लागू गर्ने।

त्यसपछि परियोजनामा ​​डिजाइन पूरा, प्रणाली परीक्षण, प्रयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण, र सफ्टवेयर तैनाती मिति को लागी माइलस्टोन हुन सक्छ। यी माइलस्टोनहरू कार्य उत्पादनहरूसँग सम्बन्धित छन्, तर तिनीहरू आफैं उत्पादनहरू भन्दा प्रक्रियाहरूसँग सम्बन्धित छन्।

पढ्नको लागि लेख: व्यापार मा डिजिटल मार्केटिंग को स्थान

माइलस्टोनहरू र प्रमुख डेलिभरी समयहरू सही मितिहरू हुनु पर्दैन, तर जति विशिष्ट हुन्छ त्यति राम्रो हुन्छ। सटीक मितिहरूले परियोजना प्रबन्धकहरूलाई कार्य संरचनाहरू अझ सटीक रूपमा भङ्ग गर्न मद्दत गर्दछ।

योजनाको यस चरणमा, तपाईंले माइलस्टोनहरू सिर्जना गर्नुहुनेछ ताकि तपाईंले ठूला वा उच्च-स्तरको डेलिभरीहरू लिन सक्नुहुन्छ र तिनीहरूलाई साना डेलिभरेबलहरूमा विभाजन गर्न सक्नुहुन्छ, जसलाई अर्को चरणमा वर्णन गर्न सकिन्छ।

4. कार्य ब्रेकडाउन संरचना

कार्य ब्रेकडाउन संरचनाले परियोजनाको माइलस्टोनहरू र प्रमुख डेलिभरेबलहरूलाई साना टुक्राहरूमा तोड्छ ताकि प्रत्येक पक्षको लागि एक व्यक्तिलाई जिम्मेवारी तोक्न सकिन्छ।

यस संरचनाको विकास गर्दा, परियोजना प्रबन्धकले परियोजना टोलीका सदस्यहरूको शक्ति र कमजोरीहरू, कार्यहरू बीचको अन्तरनिर्भरता, उपलब्ध स्रोतहरू र परियोजनाको समग्र समय सीमा जस्ता धेरै कारकहरूलाई ध्यानमा राख्छ।

परियोजना प्रबन्धकहरू परियोजनाको सफलताको लागि अन्ततः जिम्मेवार हुन्छन्, तर तिनीहरू एक्लै काम गर्न सक्दैनन्। ब्रेकडाउन संरचना एक उपकरण हो जुन परियोजना प्रबन्धकले परियोजनाको लागि जवाफदेहिता सुनिश्चित गर्न प्रयोग गर्दछ।

पढ्नको लागि लेख: यहाँ 14 धनी-छिटो सुझावहरू छन्

यो उपकरणले परियोजना सरोकारवालाहरूलाई पनि बताउँछ कि कसको लागि जिम्मेवार छ। यदि परियोजना प्रबन्धक कार्यको बारेमा चिन्तित छ भने, उसलाई थाहा छ कि यो चिन्ताको बारेमा कसलाई भेट्ने।

5. लगानी बजेट

परियोजनाको बजेटले परियोजना पूरा गर्न कति रकम छुट्याएको छ भनेर देखाउँछ। यी स्रोतहरूको उचित आवंटनका लागि परियोजना प्रबन्धक जिम्मेवार हुन्छ।

आपूर्तिकर्ताहरू भएको परियोजनाको लागि, परियोजना प्रबन्धकले गुणस्तरमा विशेष ध्यान दिँदै, सम्झौताका सर्तहरू अनुसार डेलिभरेबलहरू पूरा भएको सुनिश्चित गर्दछ। केही परियोजनाको बजेट मानव संसाधन योजनासँग जोडिएको हुन्छ।

आवश्यक समय र कार्यहरू पूरा गर्न आवश्यक श्रम लागत हेरेर प्रत्येक चरणको लागत स्थापित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। परियोजनाको लागत परियोजनाको अवधिसँग सम्बन्धित छ, जुन परियोजनाको दायरामा आउँछ। दायरा, माइलस्टोन, कार्य र बजेट पङ्क्तिबद्ध र यथार्थपरक हुनुपर्छ।

6. मानव संसाधन योजना

मानव संसाधन योजनाले परियोजनामा ​​कसरी कर्मचारीहरू राखिनेछ भनेर देखाउँछ। यसले परिभाषित गर्दछ कि को परियोजना टोलीको भाग हुनेछ र प्रत्येक व्यक्तिले कति समयसम्म प्रतिबद्ध हुनुपर्छ।

यो योजनाको विकास गर्दा, परियोजना प्रबन्धकले टोलीका सदस्यहरू र तिनीहरूका पर्यवेक्षकहरूसँग प्रत्येक टोली सदस्यले परियोजनामा ​​कति समय खर्च गर्न सक्छन् भनेर वार्ता गर्छन्। यदि परियोजनामा ​​परामर्श गर्न थप कर्मचारीहरू चाहिन्छ तर परियोजना टोलीको हिस्सा हो भने, यो पनि कर्मचारी योजनामा ​​दस्तावेज गरिएको छ। फेरि, उपयुक्त पर्यवेक्षकहरूसँग परामर्श गरिन्छ।

7. जोखिम व्यवस्थापन योजना

परियोजना सञ्चालन गर्दा धेरै चीजहरू गलत हुन सक्छ। हरेक सम्भावित प्रकोप वा सानातिना घटनाको अनुमान गर्न गाह्रो भएता पनि धेरै गल्तीहरू अनुमान गर्न सकिन्छ। जोखिम व्यवस्थापन योजनामा, परियोजना प्रबन्धकले सबै परियोजना जोखिमहरू पहिचान गर्दछ। यसले यी परिदृश्यहरू हुने सम्भावना र तिनीहरूलाई कम गर्ने रणनीतिहरू पनि निर्धारण गर्दछ।

यो योजना तर्जुमा गर्दा, परियोजना प्रबन्धकले परियोजना प्रायोजक वा तिनीहरूको परियोजना टोलीबाट इनपुट खोज्न सक्छ।

सम्भावित जोखिमहरू वा तिनीहरूसँग सम्बन्धित उच्च लागतहरू भएका जोखिमहरूको लागि न्यूनीकरण रणनीतिहरू राखिन्छन्। सम्भावित जोखिमहरू र कम लागतहरू भएका जोखिमहरूलाई योजनामा ​​उल्लेख गरिएको छ, यद्यपि तिनीहरूसँग कुनै न्यूनीकरण रणनीतिहरू छैनन्।

8. संचार योजना

एक सञ्चार योजनाले वर्णन गर्दछ कि परियोजना कसरी विभिन्न दर्शकहरूलाई सञ्चार गरिनेछ। धेरै काम ब्रेकडाउन संरचना जस्तै, एक संचार योजना परियोजना टोली को एक सदस्य को प्रत्येक घटक पूरा गर्न को लागी जिम्मेवारी प्रदान गर्दछ।

यस चरणमा, टोली भित्र कसरी समस्याहरू सञ्चार र समाधान गरिनेछ भनेर वर्णन गर्न महत्त्वपूर्ण छ। टोली र सरोकारवालाहरूसँगको सञ्चारको आवृत्ति पनि निर्दिष्ट गरिनुपर्छ। प्रत्येक सन्देश लक्षित दर्शकहरू छन्। यसले परियोजना प्रबन्धकहरूलाई सही जानकारी सही समयमा सही मानिसहरूमा पुग्ने सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्दछ।

पढ्नको लागि लेख: नवविवाहित जोडीहरूको लागि 1 आर्थिक सुझावहरू

9. सरोकारवाला व्यवस्थापन योजना

एक सरोकारवाला व्यवस्थापन योजनाले परियोजनामा ​​सरोकारवालाहरूलाई कसरी प्रयोग गरिनेछ भनेर पहिचान गर्दछ। कहिलेकाहीँ सरोकारवालाहरूले मात्र जानकारी प्राप्त गर्न आवश्यक छ। यसलाई सञ्चार योजनामा ​​ध्यान दिन सकिन्छ।

10. परिवर्तन व्यवस्थापन योजना

परिवर्तन व्यवस्थापन योजनाले परियोजनामा ​​परिवर्तन गर्नको लागि ढाँचा स्थापना गर्दछ। यद्यपि परियोजना प्रबन्धकहरू परियोजनामा ​​परिवर्तनहरूबाट बच्न चाहन्छन्, कहिलेकाहीँ तिनीहरू अपरिहार्य हुन्छन्।

परिवर्तन व्यवस्थापन योजनाले परिवर्तन गर्नका लागि प्रोटोकल र प्रक्रियाहरू प्रदान गर्दछ। यो जवाफदेहिता र पारदर्शिताको लागि आवश्यक छ कि परियोजना प्रायोजकहरू, परियोजना प्रबन्धकहरू र परियोजना टोली सदस्यहरूले परिवर्तन व्यवस्थापन योजनाको पालना गर्छन्।

संक्षिप्तमा…।

परियोजना योजना परियोजना को सफलता को लागी एक महत्वपूर्ण दस्तावेज हो। यसले सुरुदेखि अन्त्यसम्म आयोजनाको सञ्चालनमा कम्पासको रूपमा काम गर्छ। तसर्थ, विभिन्न बुँदाहरूमा सहमत हुन सबै सरोकारवालाहरूको सक्रिय सहभागिता आवश्यक छ। यसलाई परिभाषित गर्न आवश्यक सबै समय लिनु पनि महत्त्वपूर्ण छ।

एक खराब-परिभाषित योजनाको प्रमुख जोखिम यो हो कि तपाइँ असहमति को बिन्दुहरु मा समाधान गर्न को लागी विवादहरु को लागी उजागर गरिएको छ जुन फ्रेम गरिएको छैन।

म तपाईंलाई आफ्नो विचार र अनुभव टिप्पणीहरूमा साझा गर्न आमन्त्रित गर्दछु।