Hoe maak je het communicatieplan van een project?

Communicatieplannen zijn belangrijk voor uw projecten. Effectieve communicatie, zowel intern als extern, is dat wel essentieel voor het succes van het project. Het is essentieel om een ​​projectcommunicatieplan te hebben waarin wordt beschreven wie de belanghebbenden zijn, en wanneer en hoe ze kunnen worden bereikt. Echter, het hebben van een goede communicatie strategie kan erg nuttig voor je zijn. Dit artikel behandelt:

• De voordelen van projectcommunicatieplannen
• Wat neem je op in een communicatieplan?
• Hoe schrijf je een communicatieplan?
• En hoe je een communicatieplan gebruikt gedurende het hele project

Maar voordat ik begin, wil ik u vertellen over deze premium training waarmee ik persoonlijk mijn conversieratio's op mijn sites heb kunnen verhogen. Klik hier, het is een affiliate-link.

Voordelen van projectcommunicatieplannen

In de kern vergemakkelijken projectcommunicatieplannen effectieve communicatie. Ze zorgen ervoor dat uw projecten soepel verlopen en helpen u projectmislukkingen te voorkomen. Andere belangrijke voordelen zijn het stellen en managen van verwachtingen, beter stakeholdermanagement en hulp bij het projectplanningsproces.

Verwachtingen instellen en managen

Projectcommunicatie is tweerichtingsverkeer. Net als bij projectplanning moeten er verwachtingen worden gesteld en moeten het projectteam en de belanghebbenden van de klant de verantwoordelijkheid nemen om de communicatie soepel te laten verlopen.

Hoewel een project niet van start gaat zonder een projectplan, zijn projectcommunicatieplannen niet zo gemakkelijk te bespreken, maar dat zou wel moeten.

Door de opdrachtgever vroeg in het projectproces te laten weten wat hij kan verwachten, zet je de toon voor het hele project, te beginnen met het projectvoorstelproces.

Het is ook handig voor hen om van tevoren te weten wat je van hen nodig hebt, zodat ze voorbereid kunnen zijn als de tijd daar is.

Stakeholder- en klantmanagement

Gedurende een project is succesvolle communicatie over afstemming op doelen en mijlpalen, en de daaropvolgende herafstemming hierop naarmate projecten veranderen, essentieel voor de betrokkenheid van belanghebbenden en transparantie over de status van het project.

Communicatie is de sleutel tot het onderhouden van een goede relatie met de klant, en een projectcommunicatieplan kan u helpen dat gedeelde begrip te behouden van wat er gebeurt en wat er zou moeten gebeuren tijdens uw project.

Project planning

Een communicatieplan voor projectmanagement definieert hoe kritieke informatie tijdens het project wordt verstrekt, door wie en hoe vaak. Terwijl u de projectplanning voltooit, moet u ook de communicatieplanning voltooien.

Niet alle projecten zijn op dezelfde manier gemaakt en daarom is een projectcommunicatieplan uniek voor uw project. Daarom is het belangrijk om erover na te denken bij het maken van uw projectplan na de lancering.

Grote projecten hebben andere communicatiebehoeften dan kleine projecten, en hetzelfde geldt voor projecten met teams van stakeholders versus één projectcontactpersoon.

Projecten met doelstellingen, budgetten, verschillende deadlines en zelfs verschillende deliverables vereisen allemaal communicatie die is afgestemd op die behoeften, en dat is iets om in gedachten te houden bij het maken van een projectcommunicatieplan.

Wat op te nemen in communicatieplannen

Hoewel de details van uw communicatieplan variëren afhankelijk van het type en de reikwijdte van het project, moeten een paar belangrijke elementen worden opgenomen in elk projectcommunicatieplan dat u maakt:

Belangrijkste belanghebbenden

Schrijf alle belangrijke belanghebbenden op, inclusief uw primaire klantcontact. Voeg contactgegevens toe, zoals telefoonnummers en e-mailadressen, zodat iedereen die toegang heeft tot het communicatieplan deze informatie kan vinden.

Leden van het team

Vermeld de belangrijkste teamleden van uw project en hun rollen. Dit is handig voor iedereen die nieuw of onbekend is met het project. Maak een lijst van de leden van uw team die betrokken zijn bij het communiceren van deliverables, het leiden van strategische discussies of hoe u technische gesprekken tussen belanghebbenden en uw team gaat beheren.

Communicatie methoden

Beschrijf de belangrijkste communicatiemethoden en de verschillende kanalen die u zult gebruiken om contact op te nemen met belanghebbenden. Gebruik e-mail, telefoontjes, face-to-face vergaderingen, videovergaderingen, sociale media of wat dan ook. Voeg notities toe over voorkeurskanalen van belanghebbenden.

Type communicatie

Vermeld de soorten communicatie, hoe die communicatie zal worden gedeeld, wat zal worden opgenomen en met wie die communicatie zal zijn. Bijvoorbeeld, u kunt wekelijkse statusrapporten aan de klant verstrekken.

Bedenk hoe u dit gaat verstrekken, aan wie het wordt verstrekt en welke informatie in het rapport moet worden opgenomen.

Communicatiestijlen

Dit kan worden uitgesplitst naar belanghebbenden en communicatiemethoden. Geeft een bepaalde stakeholder de voorkeur aan alleen formele communicatie, of kun je het wat nonchalanter aanpakken?

Kalender van vergaderingen

Hoewel u dit gedurende het hele project naar behoefte kunt aanpassen, is het nuttig om een ​​eerste idee te hebben van hoe vaak u belanghebbenden zult ontmoeten.

Afhankelijk van de omvang van het project kun je ook aangeven hoe vaak je e-mails naar de opdrachtgever stuurt. Neem ook interne teamvergaderingen op in uw vergaderkalender.

Kernboodschappen

Bepaal voor elke belanghebbende de belangrijkste boodschap of informatie die tijdens het project aan hen moet worden meegedeeld. Dit omvat ook alle informatie of feedback die u van hen nodig heeft.

Communicatiedoelstellingen

Een communicatieplan met communicatiedoelstellingen kan u helpen beslissingen te nemen op basis van wat u probeert te bereiken.

Hoe u uw eigen projectcommunicatieplan schrijft

1. Begrijp uw instellingen

Een projectcommunicatieplan hoeft niet formeel te zijn. Maar het moet op zijn minst voor uw eigen referentie worden geschreven. Denk aan grammatica, niet omdat je slim wilt overkomen, maar omdat je duidelijk en begrepen wilt zijn.

Schrijfhulpmiddelen kunnen u helpen hiermee om te gaan zonder al te veel tijd te kosten. Als dat op orde is, kunt u met vertrouwen beginnen met het maken van uw inhoud.

Ten eerste kunt u gaan zitten en de projectparameters instellen. Deze omvatten de projectgrootte, bedrijfsinformatie van de klant, projectresultaten, planning en projectteam.

Denken communicatie stijlen van uw team en dat van uw klant:

• Hoe succesvol is de communicatie tot nu toe geweest?
• Heeft uw klant een voorkeur voor communicatie aangegeven: bellen ze vaak als ze een vraag hebben of zijn ze gericht op e-mail?
• Heb je elkaar persoonlijk of via video ontmoet?
• Hoe vaak communiceert uw team rechtstreeks met u over een project? Verkiezen ze de schriftelijke context boven vergaderingen?

Zodra u het team en de klanten waarmee u werkt begrijpt, kunt u dit toepassen op een communicatie-actieplan.

2. Definieer uw doelstellingen en uw stakeholders

Maak een lijst van uw projectresultaten en de belangrijkste belanghebbenden bij het project. Voeg vervolgens uw projectdoelen toe aan die lijst: bedenk wat succesvolle projectcommunicatie is, niet alleen met uw klant, maar ook met uw team.

Deze lijst zal leidend zijn bij communicatiebeslissingen.

3. Maak een communicatieplan

nu het is tijd om het plan te maken. Bepaal uw aanpak voor de communicatie die u tijdens uw project zult voeren. Als u de doelstellingen van uw project kent, bedenk dan hoe vaak u met de belanghebbenden van uw klant zult communiceren, hoe u dat gaat doen en wat die communicatie zal inhouden.

U kunt besluiten om meerdere benaderingen te gebruiken, zoals wekelijkse telefonische check-ins om de planning en budgetvoortgang bij te werken, evenals dagelijkse e-mails voor on-the-fly vragen en minder frequente persoonlijke vergaderingen om updates te presenteren. projecteren.

Wat u ook besluit, houd uw statistieken en doelstellingen in gedachten. Deze moeten u helpen bij het identificeren van de soorten communicatie die het meest voordelig zijn voor uw project en hoe gedetailleerd of diepgaand uw communicatie moet zijn.

Hoe een projectcommunicatieplan te gebruiken

1. Deel het met je team

Door het plan met uw team te delen, worden ze geïnformeerd over uw communicatietempo, wat van invloed is op hun werk en leveringsdata, maar krijgen ze ook meer context over hoe u communiceert en met wie.

Door deze informatie te delen, kan uw team u helpen het communicatieplan uit te voeren.

2. Blijf op het goede spoor

Zorg ervoor dat uw team uw communicatieplan kent en begrijpt, zodat uw klant gedurende het hele project consistente en zinvolle informatie ontvangt.

Boek alle belangrijke projectvergaderingen zodra u een plan heeft en voeg herinneringen toe aan uw agenda voor regelmatige check-ins en zelfs project-e-mails, zodat u op schema blijft met de belangrijke dingen die u in uw plan hebt vastgelegd.

Als u op enig moment afdwaalt van uw communicatieplan en het moeilijk vindt om erop terug te komen, heroverweeg dan de aanpak die u heeft gekozen:

• Komt het nog overeen met de doelstellingen van uw project?
• Zijn de doelstellingen of belanghebbenden op enigerlei wijze veranderd sinds de start van het project?
• Zijn er in dit stadium effectievere manieren om projectinformatie te communiceren?

Communicatieplan = Succes

Het hebben van een projectcommunicatieplan geeft je de tools om effectief te communiceren. Een plan kan je ook helpen om je aanpak te heroverwegen en de behoeften van uw klant indien nodig.

Hoe formeel of informeel uw projectcommunicatieplan ook is, het kan het verschil maken tussen een zeer succesvol en effectief project en een project dat gewoon vastloopt zonder een solide plan.

Zie het als een andere manier om tijdens een project verwachtingen vast te stellen en te controleren. Zie het als een manier om met gemak te zorgen voor zinvolle en succesvolle communicatie.

Wat denk je ?

Hoe essentieel is een projectcommunicatieplan voor het succes van een project? Vind je dat projectmanagers altijd een communicatieplan moeten schrijven voor projecten, ongeacht hun omvang? Laat me je mening weten door een reactie achter te laten!

Als u echter binnen zes maanden uw persoonlijke financiën onder controle wilt krijgen, raad ik u deze gids ten zeerste aan.

Laat een reactie achter