Hoe organiseer ik een virtueel geldinzamelingsevenement?

De organisatie van een virtueel geldinzamelingsevenement is een echte uitdaging, vooral omdat we van de fysieke modus naar de virtuele modus zijn gegaan. Voor non-profitorganisaties van elke omvang is virtuele fondsenwerving snel een grote trend geworden. De behoefte aan virtuele participatie is inmiddels voor veel bedrijven duidelijk geworden. Organisaties moeten tegenwoordig altijd toegang hebben tot virtuele en online keuzes om donateurs te bereiken waar ze zijn.

Om non-profitorganisaties in staat te stellen in contact te komen met donateurs en ondanks de onzekerheid door te gaan met geld inzamelen, is het essentieel geworden om evenementen en campagnes online te organiseren.

Het organiseren van een virtueel geldinzamelingsevenement kan erg lastig zijn als het niet correct en consequent wordt gedaan. Om dit te garanderen, moet men de volgende stappen volgen die kunnen worden aangeduid als een gemakkelijke gids voor het organiseren van een dergelijk evenement:

Maak de fondsenwervingslijst en zorg voor een back-upplan

Un virtueel geldinzamelingsevenement Strikt vereist een fondsenwervingslijst, en naast het hoofdplan moet er ook een back-upplan zijn voor het geval het mislukt. Maak een lijst van belangrijke donateurs waarvan u verwacht dat ze aanwezig zullen zijn.

Artikel om te lezen: Wat is inkomende marketing?

Zorg ervoor dat je eerst contact opneemt met deze geldschieters en geef ze VIP-gegevens over het evenement, zoals een lijst met alle artiesten in het virtuele evenement, inbox-informatie en details.

Exporteer donorinformatie en stuur ze updates. Breng hen op de hoogte van het evenement en help hen een snelle en gemakkelijke donatie te doen nadat je een lijst hebt samengesteld met donateurs die belangrijke deelnemers zijn aan het virtuele evenement en ermee hebben ingestemd om aanwezig te zijn.

Het is niet onmogelijk om frisse en originele ideeën op te nemen, zelfs als men vasthoudt aan de hoofdstrategie en wat de volgers weten. Je moet dus bereid zijn om te improviseren.

Selecteer de filmlocatie

De filmlocatie speelt een zeer belangrijke rol. U kunt bijvoorbeeld de inleiding van de inzamelingsactie vooraf opnemen, evenals informatie over het doel van de inzamelingsactie en updates van het jaarverslag.

Nodig leden van de gemeenschap, bestuursleden, werknemers en donateurs uit om te praten over wat hen motiveert om te geven, wat ze doen en hoe de organisatie hen heeft beïnvloed.

Specificeer het doel van dit virtuele geldinzamelingsevenement

doel: Om gasten naar een virtuele inzamelingsactie, je moet je idealen communiceren. Dus of ze het doel nu al heel lang steunen of voor het eerst geld inzamelen, ze moeten precies weten waar het voor staat, wat het bereikt en waarom dat specifieke goede doel is gekozen. .

Het budget : Stel een systematische begroting op. Gebruik het geld dat is bespaard op locatie, eten en andere normale benodigdheden om een ​​videograaf, video-editor in te huren en de gekozen ruimte voor het filmen in te richten.

fondsenwerving doel. Stel een specifiek inzamelingsdoel vast waar het personeel en het bestuur allemaal naartoe kunnen werken. Dit zal helpen de focus te behouden en de betrokkenheid van donoren te verbeteren.

Artikel om te lezen: Hoe vind je een leverancier voor je webwinkel?

Gebruik tijdens het evenement een thermometer of een ander soort meetinstrument voor fondsenwerving om de aanwezigen op de hoogte te houden van hoeveel ze hebben bijgedragen aan het inzamelen.

Kalender: devirtueel geldinzamelingsevenement moet een schema hebben. Maak een minuut-voor-minuut activiteitenplan als er een evenement van een uur gepland is, inclusief wie wanneer zal spreken, live muziekoptredens en een systematisch schema voor het hele evenement.

de online conferentieplatforms vereisen vaak naleving van een strikt schema, anders zou het evenement een complete mislukking kunnen zijn. Het is daarom noodzakelijk om aandacht te besteden aan het temporele aspect.

Kies de juiste streamingdienst om op te halen

Het is echter noodzakelijk om het budget te matigen en te kiezen tussen de beste platformen online bijeenkomst. Hierdoor kan het hoofddoel worden bereikt en zijn er geen noemenswaardige gebreken. Gebruik een platform, zoals Mixhubb, dat het gemakkelijk maakt om vooraf opgenomen video's in te sluiten.

Promoot het evenement met behulp van innovatieve digitale functies en verrassingen.

Promoot het vóór het evenement op alle platforms. Leid mensen altijd naar de beveiligde bestemmingspagina voor donaties. Maak het feest speciaal door een paar onverwachte elementen toe te voegen. Overweeg om iemand vroegtijdig toegang te geven tot fondsenwerving als deze iets meer betaalt.

Overweeg om de grootste supporters een privé virtuele proeverij met de chef aan te bieden als de virtuele inzamelingsactie betrekking heeft op goodybags vol chocolade of eten. Iedereen die zich aanmeldt voor het evenement of virtuele tickets koopt, krijgt een link naar een virtuele photobooth.

Voor mensen die bereid zijn om een ​​kleine bijeenkomst van 10 of meer personen te organiseren, voorziet u partyboxen of een cocktail in a box.

Zorg voor updates en geef mensen toegang tot informatie over inzamelingsacties.

Vergeet niet om fans op de hoogte te stellen na een succesvol virtueel geldinzamelingsevenement door updates te delen. Hier zijn enkele concepten:

1. Publiceer de resultatens van fondsenwerving in een nieuwsbrief.
2. Adverteer op sociale media.
3. Voeg een video toe van het evenement op de website van de inzamelingsactie of upload het naar YouTube. Mensen kunnen het voor het eerst bekijken als ze het hebben gemist, en ze kunnen blijven geven.
4. Stuur bedankbrieven naar vrijwilligers en deelnemers. Laat hen weten hoeveel geld er is ingezameld en waarvoor het zal worden gebruikt.
5. Probeer het feedback verzamelen betrokken mensen. Op deze manier kun je de vaardigheden en capaciteiten verbeteren die nodig zijn om nog een evenement van dit type te organiseren.
6. Probeer deskundig advies in te winnen en schrijf ze serieus op voor en zelfs na het evenement. Met deze techniek kunt u corrigerende maatregelen nemen wanneer dat nodig is.

Conclusie

Bij het organiseren van een virtueel fondsenwervend evenement zijn veel factoren betrokken waarmee u rekening moet houden. Als we het over ticketing hebben, waarom zouden we dan dezelfde conventionele methode gebruiken om evenementinformatie en tickets te beheren wanneer het evenement online plaatsvindt? U moet online ticketformulieren maken en ticketniveaus toevoegen op basis van het tariefplan.

Artikel om te lezen: 10 stappen om een ​​communicatiestrategie onder de knie te krijgen

Voor het gemak van bezoekers moeten alle ticketniveaus fiscaal aftrekbare bedragen bevatten. Dit type formulier maakt het ook gemakkelijker om het evenement op de markt te brengen, omdat je alleen de link hoeft te plaatsen en mensen moet aanmoedigen om kaartjes te kopen.