De fasen van een projectplan

Un project Plan is het resultaat van een nauwgezette planning door een projectmanager. Het is het belangrijkste document dat de voortgang van een project begeleidt. Dit is de handleiding voor de projectmanager.

Hoewel projectplannen van bedrijf tot bedrijf verschillen, zijn er tien stappen die absoluut in een projectplan moeten staan ​​om verwarring en gedwongen improvisatie tijdens de projectuitvoeringsfase te voorkomen. In dit artikel, Ik breng je mijn advies om je te helpen je projectplan goed te schrijven. Als u uw project succesvol wilt uitvoeren, moet uw projectplan absoluut bepaalde elementen bevatten.

1. De doelstellingen van het projectplan

De projectdoelstellingen zijn vastgelegd in het projectcharter. Ze moeten echter ook in het projectplan worden opgenomen om de projectdoelstellingen verder toe te lichten. Ongeacht hoe een projectmanager ervoor kiest om doelstellingen in het projectplan te integreren, het belangrijkste is om een ​​duidelijk verband daartussen te behouden het projectcharter - het eerste sleuteldocument van een project - en het tweede sleuteldocument van het project, het projectplan.

2. Projectbereik

Net als de projectdoelstellingen wordt de reikwijdte gedefinieerd in het charter en moet deze verder worden verfijnd in het projectplan door de projectmanager. Door de scope te definiëren kan de projectmanager laten zien hoe het eruit komt te zien het doel van het project. Als de reikwijdte niet is gedefinieerd, kan deze zich over het hele project uitstrekken. Dit leidt tot kostenoverschrijdingen en gemiste deadlines.

Als u bijvoorbeeld leiding geeft aan een marketingteam dat een brochure maakt voor de productlijn van een bedrijf, moet u het aantal pagina's aangeven en voorbeelden geven van hoe het eindproduct er uit zal zien. Voor sommige teamleden kan een brochure twee pagina's betekenen, terwijl anderen tien pagina's voldoende vinden. Door de reikwijdte te definiëren, kan het hele team vanaf het begin op één lijn blijven.

3. Mijlpalen en belangrijkste deliverables

De belangrijkste prestaties van een project worden mijlpalen genoemd en de belangrijkste werkproducten worden belangrijke deliverables genoemd. Ze vertegenwoordigen allebei de belangrijkste componenten van het werken aan een project. Een projectplan moet deze elementen identificeren, definiëren en deadlines stellen voor de voltooiing ervan. Als een organisatie een project uitvoert om nieuwe software te ontwikkelen, kunnen de belangrijkste resultaten de definitieve lijst met bedrijfsvereisten zijn en hoe deze moeten worden geïmplementeerd.

Dan kan het project mijlpalen hebben voor de voltooiing van het ontwerp, het testen van het systeem, het testen van de gebruikersacceptatie en de implementatiedatum van de software. Deze mijlpalen houden verband met werkproducten, maar hebben meer betrekking op de processen dan op de producten zelf. Mijlpalen en belangrijke levertijden hoeven geen exacte data te zijn, maar hoe specifieker, hoe beter. Specifieke data helpen projectmanagers de werkstructuren nauwkeuriger op te splitsen.

In deze fase van het plan maakt u mijlpalen, zodat u grote of hoogstaande deliverables kunt opsplitsen in kleinere deliverables, die in de volgende stap kunnen worden beschreven.

4. De Work Breakdown Structure

Een werkverdelingsstructuur verdeelt de mijlpalen en belangrijkste resultaten van een project in kleinere stukken, zodat voor elk facet één persoon de verantwoordelijkheid kan krijgen. Bij het ontwikkelen van deze structuur houdt de projectmanager rekening met veel factoren, zoals de sterke en zwakke punten van de projectteamleden, de onderlinge afhankelijkheid tussen taken, beschikbare middelen en de algehele deadline van het project.

Projectmanagers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar ze kunnen het werk niet alleen. De afbraakstructuur is een hulpmiddel dat de projectmanager gebruikt om verantwoording af te leggen over het project.

Deze tool vertelt de projectbetrokkenen ook wie waarvoor verantwoordelijk is. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weet hij precies wie hij hierover moet aanspreken.

Artikel om te lezen: Hier zijn 14 tips om snel rijk te worden

5. Het investeringsbudget

Het budget van een project laat zien hoeveel geld er wordt toegewezen om het project te voltooien. De projectmanager is verantwoordelijk voor de juiste verdeling van deze middelen. Bij een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de resultaten worden opgeleverd volgens de voorwaarden van het contract, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan kwaliteit. Sommige projectbudgetten zijn gekoppeld aan het personeelsplan.

Het is belangrijk om elke stap te berekenen door te kijken naar de benodigde tijd en de arbeidskosten die nodig zijn om de taken te voltooien. De projectkosten zijn gerelateerd aan de projectduur, die neerkomt op de projectomvang. De reikwijdte, mijlpalen, taken en budget moeten op elkaar zijn afgestemd en realistisch zijn.

6. Het personeelsplan

In het personeelsplan wordt aangegeven hoe het project zal worden bemand. Het bepaalt wie deel zal uitmaken van het projectteam en hoe lang elke persoon zich moet engageren.

Bij het ontwikkelen van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun leidinggevenden hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als er extra personeel nodig is om te adviseren over het project, maar wel deel uitmaakt van het projectteam, wordt dit ook vastgelegd in het personeelsplan. Beheers uw projectkosten.

7. Het risicobeheersingsplan

Bij de uitvoering van een project kunnen er veel dingen misgaan. Hoewel het lastig is om op iedere mogelijke ramp of klein incident te anticiperen, zijn er wel veel valkuilen te voorspellen. In het risicomanagementplan brengt de projectmanager alle projectrisico’s in kaart. Het bepaalt ook de waarschijnlijkheid dat deze scenario's zich voordoen en strategieën om deze te beperken.

Voor het formuleren van dit plan kan de projectmanager input vragen aan de projectsponsor of zijn of haar projectteam. Er worden mitigatiestrategieën opgesteld voor risico's die zich waarschijnlijk zullen voordoen of die hoge kosten met zich meebrengen. Risico's die zich waarschijnlijk niet zullen voordoen en risico's die lage kosten met zich meebrengen, worden in het plan vermeld, zelfs als er geen mitigatiestrategieën voor bestaan.

8. Het communicatieplan

In een communicatieplan wordt beschreven hoe een project naar verschillende doelgroepen wordt gecommuniceerd. Net als bij de werkverdelingsstructuur wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid voor het voltooien van elk onderdeel toe aan een projectteamlid.

In deze stap is het belangrijk om te beschrijven hoe problemen binnen het team worden gecommuniceerd en opgelost. Ook moet de frequentie van communicatie met het team en belanghebbenden worden gespecificeerd. Elke boodschap heeft een doelgroep. Het helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment de juiste mensen bereikt.

9. Het Stakeholdermanagementplan

In een stakeholdermanagementplan wordt vastgelegd hoe de stakeholders in het project worden ingezet. Soms hebben belanghebbenden alleen maar informatie nodig. In het communicatieplan kan hiermee rekening gehouden worden.

10. Het verandermanagementplan

Een verandermanagementplan schept een raamwerk voor het doorvoeren van wijzigingen in het project. Hoewel projectmanagers de neiging hebben om projectwijzigingen te vermijden, zijn deze soms onvermijdelijk. Het verandermanagementplan bevat protocollen en processen voor het doorvoeren van wijzigingen. Het is essentieel voor verantwoording en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.

Samengevat ...

Het projectplan is een belangrijk document voor het slagen van het project. Het dient als kompas bij de uitvoering van het project, van begin tot eind. Het vereist daarom de actieve deelname van alle belanghebbenden om overeenstemming te bereiken over de verschillende punten. Het is ook belangrijk om alle tijd te nemen die nodig is om het te definiëren.

Het grootste risico van een slecht gedefinieerd plan is dat we onszelf blootstellen aan geschillen die moeten worden opgelost over punten van onenigheid die nog niet zijn geformuleerd. Ik nodig u uit om uw mening en ervaringen te delen in de reacties.