Hvordan lage kommunikasjonsplanen for et prosjekt?

Kommunikasjonsplaner er viktige for dine prosjekter. Effektiv kommunikasjon, både intern og ekstern, er avgjørende for prosjektets suksess. Det er viktig å ha en prosjektkommunikasjonsplan som beskriver hvem interessentene er, samt når og hvordan de skal nås. Men har det bra kommunikasjonsstrategi kan være veldig nyttig for deg. Denne artikkelen dekker:

• Fordelene med prosjektkommunikasjonsplaner
• Hva skal inkluderes i en kommunikasjonsplan
• Hvordan skrive en kommunikasjonsplan
• Og hvordan bruke en kommunikasjonsplan gjennom hele prosjektet

Men før jeg begynner, vil jeg gjerne fortelle deg om denne premium-treningen som personlig har gjort det mulig for meg å øke konverteringsfrekvensene mine på nettstedene mine. Bare klikk her, det er en tilknyttet lenke.

Fordeler med prosjektkommunikasjonsplaner

I kjernen legger prosjektkommunikasjonsplaner til rette for effektiv kommunikasjon. De vil få prosjektene dine til å løpe jevnt og hjelpe deg å unngå prosjektfeil. Andre store fordeler inkluderer å sette og administrere forventninger, bedre interessentstyring og bistå med prosjektplanleggingsprosessen.

Sett og administrer forventninger

Prosjektkommunikasjon er en toveis gate. På samme måte som prosjektplanlegging, må forventninger stilles og prosjektteamet og klientens interessenter må ta ansvar for at kommunikasjonen skal gå problemfritt.

Selv om et prosjekt ikke starter uten en prosjektplan på plass, er prosjektkommunikasjonsplaner ikke like lett å diskutere, men de burde være det.

Ved å fortelle kunden tidlig i prosjektprosessen hva som kan forventes, setter du tonen for hele prosjektet, og starter med prosjektforslagsprosessen.

Det er også nyttig for dem å vite på forhånd hva du trenger av dem, slik at de kan være forberedt når den tid kommer.

Interessent- og kundestyring

Gjennom et prosjekt er vellykket kommunikasjon om tilpasning til mål og milepæler, og påfølgende omjustering til disse etter hvert som prosjekter endrer seg, avgjørende for interessentkjøp og åpenhet om statusen til prosjektet.

Kommunikasjon er nøkkelen til å opprettholde et godt forhold til kunden, og en prosjektkommunikasjonsplan kan hjelpe deg å opprettholde denne felles forståelsen av hva som skjer og hva som bør skje gjennom hele prosjektet.

Prosjektplanlegging

En kommunikasjonsplan for prosjektledelse definerer hvordan kritisk informasjon skal gis gjennom hele prosjektet, av hvem og hvor ofte. Når du fullfører prosjektplanleggingen, bør du også fullføre kommunikasjonsplanleggingen.

Ikke alle prosjekter er skapt like, og av denne grunn er en prosjektkommunikasjonsplan unik for prosjektet ditt, og det er derfor det er viktig å tenke på det når du lager prosjektplanen etter lansering.

Store prosjekter har andre kommunikasjonsbehov enn små prosjekter, og det samme gjelder prosjekter med team av interessenter kontra en enkelt prosjektkontakt.

Prosjekter med mål, budsjetter, ulike tidsfrister og til og med ulike leveranser krever kommunikasjon skreddersydd for disse behovene, og det er noe å huske på når du lager en prosjektkommunikasjonsplan.

Hva skal inkluderes i kommunikasjonsplaner

Selv om detaljene i kommunikasjonsplanen din vil variere avhengig av typen og omfanget av prosjektet, bør noen få nøkkelelementer inkluderes i hver prosjektkommunikasjonsplan du oppretter:

Viktige interessenter

Skriv ned alle viktige interessenter, inkludert din primære kundekontakt. Ta med kontaktinformasjon som telefonnumre og e-poster, slik at alle som får tilgang til kommunikasjonsplanen kan finne denne informasjonen.

Medlemmer av teamet

Inkluder prosjektets nøkkelteammedlemmer og deres roller. Dette er nyttig for alle som er nye eller ukjente med prosjektet. List opp medlemmene av teamet ditt som er involvert i å kommunisere leveranser, lede strategiske diskusjoner, eller hvordan du vil administrere tekniske samtaler mellom interessenter og teamet ditt.

Kommunikasjonsmetoder

Beskriv de viktigste kommunikasjonsmetodene og de ulike kanalene du vil bruke for å kontakte interessenter. Bruk e-post, telefonsamtaler, møter ansikt til ansikt, videomøter, sosiale medier eller andre. Ta med notater om foretrukne interessentkanaler.

type kommunikasjon

Inkluder typene kommunikasjon, hvordan den kommunikasjonen vil bli delt, hva som skal inkluderes, og med hvem kommunikasjonen vil være. For eksempel, du kan gi ukentlige statusrapporter til klienten.

Vurder hvordan du vil gi dette, hvem det skal gis til, og hvilken informasjon som skal inkluderes i rapporten.

Kommunikasjonsstiler

Dette kan brytes ned på interessenter og kommunikasjonsmetoder. Foretrekker en bestemt interessent kun formell kommunikasjon, eller kan du ta det litt mer tilfeldig?

Møtekalender

Mens du kan justere dette etter behov gjennom hele prosjektet, er det nyttig å ha en første ide om hvor ofte du vil møte interessenter.

Avhengig av omfanget av prosjektet kan du også angi hvor ofte du vil sende e-post til klienten. Inkluder også interne teammøter i møtekalenderen din.

Nøkkelmeldinger

For hver interessent, bestemme nøkkelmeldingen eller informasjonen som må kommuniseres til dem gjennom hele prosjektet. Dette inkluderer også all informasjon eller tilbakemelding du trenger fra dem.

Kommunikasjonsmål

En kommunikasjonsplan som inkluderer kommunikasjonsmål kan hjelpe deg med å ta beslutninger basert på hva du prøver å oppnå.

Hvordan skrive din egen prosjektkommunikasjonsplan

1. Forstå innstillingene dine

En prosjektkommunikasjonsplan trenger ikke være formell. Men det bør i det minste være skrevet for din egen referanse. Vurder grammatikk, ikke fordi du vil høres smart ut, men fordi du vil være tydelig og forstått.

Skriveverktøy kan hjelpe deg med å håndtere dette uten å ta for mye tid. Med det i rekkefølge kan du begynne å lage innholdet ditt med selvtillit.

Først lar den deg sette deg ned og angi prosjektparametrene. Disse inkluderer prosjektstørrelse, kundebedriftsinformasjon, prosjektleveranser, tidsplan og prosjektteam.

Synes at kommunikasjonsstiler teamet ditt og kunden din:

• Hvor vellykket har kommunikasjonen vært så langt?
• Har klienten din angitt en preferanse for kommunikasjon: pleier de å ringe når de har et spørsmål, eller er de e-postsentrerte?
• Møttes dere personlig eller via video?
• Hvor ofte samhandler teamet ditt direkte med deg på et prosjekt? Foretrekker de den skriftlige konteksten fremfor møter?

Når du forstår teamet og kundene du jobber med, kan du bruke dette til en handlingsplan for kommunikasjon.

2. Definer dine mål og dine interessenter

List opp prosjektleveransene dine og viktige prosjektinteressenter. Deretter legger du til prosjektmålene dine på listen: Tenk på hva vellykket prosjektkommunikasjon er, ikke bare med klienten din, men også med teamet ditt.

Denne listen vil veilede kommunikasjonsbeslutninger.

3. Lag en kommunikasjonsplan

nå det er på tide å lage planen. Definer din tilnærming til kommunikasjonen du vil ha gjennom hele prosjektet. Kjenn til prosjektmålene dine, vurder hvor ofte du vil kommunisere med kundenes interessenter, hvordan du vil gjøre det, og hva denne kommunikasjonen vil omfatte.

Du kan velge å bruke flere tilnærminger, for eksempel ukentlige telefoninnsjekkinger for å oppdatere tidsplanen og budsjettfremdriften, samt daglige e-poster for spørsmål underveis og sjeldnere personlige møter for å presentere oppdateringer. prosjekt.

Uansett hva du bestemmer deg for, husk beregningene og målene dine. Disse skal hjelpe deg med å identifisere hvilke typer kommunikasjon som vil være mest fordelaktig for prosjektet ditt og hvor detaljert eller dyptgående kommunikasjonen din bør være.

Hvordan bruke en prosjektkommunikasjonsplan

1. Del det med teamet ditt

Å dele planen med teamet ditt vil informere dem om kommunikasjonshastigheten din, noe som påvirker deres arbeids- og leveringsdatoer, men også gi dem mer kontekst om hvordan du vil kommunisere og med hvem.

Å dele denne informasjonen betyr at teamet ditt kan hjelpe deg med å implementere kommunikasjonsplanen.

2. Hold deg på sporet

Sørg for at teamet ditt kjenner og forstår kommunikasjonsplanen din, slik at kunden din får konsistent og meningsfull informasjon levert til dem gjennom hele prosjektet.

Bestill alle viktige prosjektmøter så snart du har en plan på plass og legg til påminnelser i kalenderen din for regelmessige innsjekkinger og til og med prosjekt-e-poster, slik at du holder deg på sporet med de viktige tingene du har satt i planen din.

Hvis du på noe tidspunkt avviker fra kommunikasjonsplanen din og finner det vanskelig å komme tilbake til den, revurder tilnærmingen du har valgt:

• Tilsvarer det fortsatt målene for prosjektet ditt?
• Har målene eller interessentene endret seg på noen måte siden starten av prosjektet?
• Finnes det mer effektive måter å kommunisere prosjektinformasjon på på dette stadiet?

Kommunikasjonsplan = suksess

Å ha en prosjektkommunikasjonsplan gir deg verktøyene til å kommunisere effektivt. En plan kan også tillate deg å revurdere tilnærmingen din og kundens behov om nødvendig.

Uansett hvor formell eller uformell prosjektkommunikasjonsplanen din kan være, kan det være forskjellen mellom et veldig vellykket og effektivt prosjekt og et som bare stopper uten en solid plan på plass.

Tenk på det som en annen måte å sette og sjekke forventninger gjennom et prosjekt. Tenk på det som en måte å sikre meningsfull og vellykket kommunikasjon med letthet.

Hva tror du ?

Hvor viktig er en prosjektkommunikasjonsplan for å lykkes med et prosjekt? Synes du prosjektledere alltid bør skrive en kommunikasjonsplan for prosjekter, uavhengig av størrelse? Gi meg beskjed om dine tanker ved å legge igjen en kommentar!

Men hvis du ønsker å ta kontroll over din privatøkonomi i løpet av seks måneder, anbefaler jeg denne guiden på det varmeste.

Legg igjen en kommentar