Jak sporządzić plan komunikacji projektu?

Plany komunikacji są ważne dla Twoich projektów. Skuteczna komunikacja, zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna, to podstawa istotne dla powodzenia projektu. Niezbędne jest posiadanie planu komunikacji projektu określającego, kim są interesariusze, a także kiedy i jak do nich dotrzeć. Jednak dobrze się bawić strategia komunikacji może być dla Ciebie bardzo przydatny. Ten artykuł obejmuje:

• Korzyści z planów komunikacji projektowej
• Co uwzględnić w planie komunikacji
• Jak napisać plan komunikacji
• I jak korzystać z planu komunikacji w całym projekcie

Ale zanim zacznę, chciałbym opowiedzieć o tym szkoleniu premium, które osobiście pozwoliło mi zwiększyć współczynniki konwersji na moich stronach. Po prostu kliknij tutaj, to link partnerski.

Korzyści z planów komunikacji projektu

Zasadniczo plany komunikacji projektu ułatwiają skuteczną komunikację. Sprawią, że Twoje projekty przebiegną płynnie i pomogą uniknąć niepowodzenia projektu. Inne główne korzyści obejmują ustalanie oczekiwań i zarządzanie nimi, lepsze zarządzanie interesariuszami oraz pomoc w procesie planowania projektu.

Ustal oczekiwania i zarządzaj nimi

Komunikacja projektu to ulica dwukierunkowa. Podobnie jak w przypadku planowania projektu, należy określić oczekiwania, a zespół projektowy i interesariusze klienta muszą wziąć odpowiedzialność za sprawną komunikację.

Chociaż projekt nie rozpoczyna się bez planu projektu, plany komunikacji w projekcie nie są tak łatwe do omówienia, ale powinny.

Informując klienta na wczesnym etapie procesu projektowego, czego może się spodziewać, nadajesz ton całemu projektowi, zaczynając od procesu propozycji projektu.

Pomocne jest również, aby wiedzieli z wyprzedzeniem, czego będziesz od nich potrzebować, aby mogli być przygotowani, gdy nadejdzie czas.

Zarządzanie interesariuszami i klientami

W trakcie całego projektu pomyślna komunikacja na temat zgodności z celami i kamieniami milowymi, a następnie dostosowanie do nich w miarę zmian w projekcie, ma zasadnicze znaczenie dla uzyskania zgody interesariuszy i przejrzystości statusu projektu.

Komunikacja jest kluczem do utrzymania dobrych relacji z klientem, a plan komunikacji w projekcie może pomóc w utrzymaniu wspólnego zrozumienia tego, co się dzieje i co powinno się dziać w całym projekcie.

Planowanie

Plan komunikacji zarządzania projektem określa, w jaki sposób krytyczne informacje będą dostarczane w trakcie projektu, przez kogo i jak często. Po zakończeniu planowania projektu należy również zakończyć planowanie komunikacji.

Nie wszystkie projekty są sobie równe iz tego powodu plan komunikacji projektu jest unikalny dla Twojego projektu, dlatego ważne jest, aby pomyśleć o tym podczas tworzenia planu projektu po uruchomieniu.

Duże projekty mają inne potrzeby komunikacyjne niż małe projekty i to samo dotyczy projektów z zespołami interesariuszy w porównaniu z pojedynczą osobą kontaktową.

Projekty z celami, budżetami, różne terminy, a nawet różne rezultaty wymagają komunikacji dostosowanej do tych potrzeb i należy o tym pamiętać podczas tworzenia planu komunikacji w projekcie.

Co uwzględnić w planach komunikacji

Chociaż szczegóły twojego planu komunikacji będą się różnić w zależności od rodzaju i zakresu projektu, kilka kluczowych elementów powinno znaleźć się w każdym tworzonym planie komunikacji projektu:

Kluczowi interesariusze

Wypisz wszystkich kluczowych interesariuszy, w tym główną osobę kontaktową dla klienta. Dołącz informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy e-mail, aby każdy, kto uzyska dostęp do planu komunikacji, mógł znaleźć te informacje.

Członkowie zespołu

Uwzględnij kluczowych członków zespołu projektu i ich role. Jest to przydatne dla każdego, kto jest nowy lub niezaznajomiony z projektem. Wymień członków swojego zespołu zaangażowanych w przekazywanie wyników, prowadzenie strategicznych dyskusji lub sposób zarządzania rozmowami technicznymi między interesariuszami a zespołem.

Metody komunikacji

Opisz główne metody komunikacji i różne kanały, których będziesz używać do kontaktowania się z interesariuszami. Korzystaj z poczty e-mail, rozmów telefonicznych, spotkań twarzą w twarz, spotkań wideo, mediów społecznościowych lub innych. Dołącz uwagi na temat preferowanych kanałów interesariuszy.

Typ komunikacji

Uwzględnij rodzaje komunikacji, w jaki sposób ta komunikacja będzie udostępniana, co zostanie uwzględnione i z kim ta komunikacja będzie. Na przykład, możesz dostarczać klientowi cotygodniowe raporty o stanie.

Zastanów się, w jaki sposób to przekażesz, komu zostanie przekazane i jakie informacje powinny znaleźć się w raporcie.

Style komunikacji

Można to podzielić według interesariuszy i metod komunikacji. Czy któryś z interesariuszy preferuje tylko formalną komunikację, czy też można podejść do niej nieco swobodniej?

Kalendarz spotkań

Chociaż możesz to dostosować w miarę potrzeb w trakcie projektu, pomocne jest wstępne wyobrażenie sobie, jak często będziesz spotykać się z interesariuszami.

W zależności od zakresu projektu możesz także wskazać, jak często będziesz wysyłać e-maile do klienta. Uwzględnij także wewnętrzne spotkania zespołu w swoim kalendarzu spotkań.

Kluczowe wiadomości

Dla każdego interesariusza określ kluczowe przesłanie lub informacje, które będą musiały zostać mu przekazane w trakcie projektu. Obejmuje to również wszelkie informacje lub opinie, których będziesz od nich potrzebować.

Cele komunikacji

Plan komunikacji, który zawiera cele komunikacji, może pomóc w podejmowaniu decyzji na podstawie tego, co próbujesz osiągnąć.

Jak napisać własny plan komunikacji projektu

1. Zapoznaj się z ustawieniami

Plan komunikacji projektu nie musi być formalne. Ale powinno to być napisane przynajmniej dla własnego odniesienia. Weź pod uwagę gramatykę nie dlatego, że chcesz brzmieć mądrze, ale dlatego, że chcesz, aby było jasne i zrozumiałe.

Narzędzia do pisania mogą pomóc Ci sobie z tym poradzić bez poświęcania zbyt wiele czasu. Mając to w porządku, możesz śmiało rozpocząć tworzenie treści.

Po pierwsze, pozwala usiąść i ustawić parametry projektu. Obejmują one wielkość projektu, informacje o firmie klienta, rezultaty projektu, harmonogram i zespół projektowy.

Myśleć style komunikacji Twojego zespołu i Twojego klienta:

• Jak skuteczna była dotychczasowa komunikacja?
• Czy twój klient wskazał preferencje dotyczące komunikacji: czy ma tendencję do dzwonienia, gdy ma pytanie, czy też koncentruje się na e-mailach?
• Poznaliście się osobiście czy przez wideo?
• Jak często Twój zespół wchodzi w bezpośrednią interakcję z Tobą w ramach projektu? Czy wolą kontekst pisany od spotkań?

Kiedy już zrozumiesz zespół i klientów, z którymi pracujesz, możesz zastosować to w planie działań komunikacyjnych.

2. Zdefiniuj swoje cele i interesariuszy

Wymień rezultaty projektu i kluczowych interesariuszy projektu. Następnie dodaj do tej listy cele projektu: pomyśl, czym jest skuteczna komunikacja w ramach projektu, nie tylko z klientem, ale także z zespołem.

Ta lista pomoże w podejmowaniu decyzji dotyczących komunikacji.

3. Sporządź plan komunikacji

teraz czas zrobić plan. Zdefiniuj swoje podejście do komunikacji, którą będziesz mieć przez cały czas trwania projektu. Znając cele projektu, zastanów się, jak często będziesz komunikować się z interesariuszami swojego klienta, w jaki sposób będziesz to robić i co będzie obejmować ta komunikacja.

Możesz zdecydować się na zastosowanie wielu podejść, takich jak cotygodniowe telefony w celu aktualizacji harmonogramu i postępów w budżecie, a także codzienne e-maile z pytaniami na bieżąco i rzadsze spotkania osobiste w celu przedstawienia aktualizacji. projekt.

Niezależnie od decyzji, pamiętaj o swoich wskaźnikach i celach. Powinny one pomóc Ci określić rodzaje komunikacji, które będą najbardziej korzystne dla Twojego projektu oraz to, jak szczegółowa i dogłębna powinna być Twoja komunikacja.

Jak korzystać z planu komunikacji projektu

1. Podziel się nim ze swoim zespołem

Udostępnienie planu zespołowi poinformuje ich o rytmie komunikacji, który wpływa na ich pracę i terminy dostaw, ale także zapewni im lepszy kontekst dotyczący tego, w jaki sposób będziesz się komunikować iz kim.

Udostępnienie tych informacji oznacza, że ​​Twój zespół może pomóc Ci wdrożyć plan komunikacji.

2. Bądź na bieżąco

Upewnij się, że Twój zespół zna i rozumie Twój plan komunikacji, aby Twój klient otrzymywał spójne i znaczące informacje dostarczane mu przez cały czas trwania projektu.

Zarezerwuj wszystkie kluczowe spotkania projektowe, gdy tylko będziesz mieć plan, i dodaj przypomnienia do swojego kalendarza o regularnych odprawach, a nawet e-maile dotyczące projektu, abyś był na bieżąco z ważnymi rzeczami, które ustawiłeś w swoim planie.

Jeśli w którymś momencie odejdziesz od swojego planu komunikacji i trudno ci będzie do niego wrócić, rozważ ponownie przyjęte podejście:

• Czy nadal odpowiada celom Twojego projektu?
• Czy cele lub interesariusze zmienili się w jakikolwiek sposób od początku projektu?
• Czy istnieją skuteczniejsze sposoby przekazywania informacji o projekcie na tym etapie?

Plan komunikacji = sukces

Posiadanie planu komunikacji projektu zapewnia narzędzia do skutecznej komunikacji. Plan może również pozwolić ci na ponowną ocenę twojego podejścia i potrzeb klienta, jeśli to konieczne.

Bez względu na to, jak sformalizowany lub nieformalny może być twój plan komunikacji w ramach projektu, może to stanowić różnicę między bardzo udanym i skutecznym projektem a takim, który po prostu utknął w martwym punkcie bez solidnego planu.

Pomyśl o tym jako o innym sposobie ustalania i sprawdzania oczekiwań w całym projekcie. Pomyśl o tym jako o sposobie na zapewnienie z łatwością sensownej i udanej komunikacji.

Co myślisz ?

Jak istotny jest plan komunikacji projektu dla powodzenia projektu? Czy uważasz, że kierownicy projektów powinni zawsze pisać plan komunikacji dla projektów, niezależnie od ich wielkości? Daj mi znać, co myślisz, zostawiając komentarz!

Jeśli jednak chcesz przejąć kontrolę nad swoimi finansami osobistymi w pół roku, gorąco polecam ten poradnik.

Zostaw nam komentarz