Kontroluj koszty projektu, aby uzyskać większą rentowność

Kontrola kosztów odgrywa kluczową rolę w każdej strategii finansowej. Jak zmieścić się w budżecie, gdy śledzisz finanse projektu? Podobnie jak w przypadku tworzenia budżetu osobistego, masz do dyspozycji kilka opcji: klasyfikuj wydatki, określ najdroższe pozycje i znajdź rozwiązania ograniczające wydatki w każdym obszarze. Po wykonaniu wszystkich tych czynności będziesz mógł kontrolować budżet, analizować Twoją rentowność i zwiększyć zyski.

Podstawowe zasady kontroli kosztów są takie same dla wszystkich budżetów, zarówno korporacyjnych, jak i osobistych. W tym artykule, Finance de Demain Consulting Wyjaśnia koncepcję kontroli kosztów i sposób, w jaki pasuje ona do większego systemu zarządzania kosztami.

Co to jest kontrola kosztów?

Kontrola kosztów to zasada identyfikowania i ograniczania wydatków mających na celu zwiększenie zysków firmy. Można to przeprowadzić na poziomie projektu lub na poziomie całej firmy.

W tym przypadku skupimy się na zastosowaniu procesu kontroli kosztów w ramach projektu lub grupy projektów.

Jako kierownik projektu kontrola kosztów posłuży Ci do monitorowania planu zarządzania zasobami i reagowania na przekroczenia budżetu.

Jeśli przekroczysz budżet swojego projektu, przydatne może być również narzędzie do raportowania. Załóżmy, że niezależny projektant, którego zatrudniłeś do nowego projektu, edytował obrazy znacznie dłużej, niż oczekiwano.

Po zidentyfikowaniu tego dodatkowego kosztu możesz zdecydować się na zatrudnienie wewnętrznego projektanta do następnego projektu, aby obniżyć koszty i zwiększyć wydajność.

Jak kontrolowanie kosztów może coś zmienić?

Czy Twój zespół nie spełnia zakresu projektu lub budżetu? W tym miejscu kontrola kosztów staje się ważna. Nawet jeśli nie przekraczasz budżetu, kontrolowanie kosztów może pomóc w dalszym jego ograniczaniu i zwiększeniu przychodów.

Ten proces zapewnia wgląd w ogólne wydatki firmy: podkreśla najdroższe obszary i dalej identyfikuje wydatki w każdym z tych obszarów.

Jako pierwszy krok można zastosować kontrolę kosztów w projekcie w celu obniżenia kosztów w tej skali, a tym samym potencjalnego zwiększenia zysków firmy.

Jakie są techniki kontroli kosztów?

Początkowo kontrola kosztów może odbywać się na wyższych poziomach biznesu, ale często odbywa się na poziomie projektu. To na tym poziomie można oszacować rzeczywiste koszty przypadające na projekt i efektywnie nimi zarządzać.

Oto pięć kroków, które należy wykonać, aby lepiej kontrolować koszty projektu:

1. Zaplanuj swój budżet

Najpierw musisz zaplanować budżet, aby uzyskać szczegółowy kosztorys i efektywnie rozdysponować zasoby. Opracowanie szczegółowego planu projektu zmniejszy różnice w kosztach, które stanowią różnicę między pierwotnym budżetem a rzeczywistymi wydatkami.

Uwzględnij w swoim planie budżetu:

• Liczba członków zespołu potrzebnych do realizacji projektu
• Oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania projektu
• Materiały potrzebne do projektu

Obliczając czas i materiały potrzebne do projektu, zachowaj trochę luzu w budżecie. Nieoczekiwane nie są rzadkością i może być konieczne wydłużenie harmonogramu projektu lub poproszenie o dodatkowe zasoby.

2. Monitoruj wszystkie wydatki

Drugim krokiem w kontroli kosztów projektu jest monitorowanie postępów w wydatkach projektu. Będziesz mógł łatwiej podejmować działania naprawcze, jeśli zauważysz różnice w kosztach w czasie rzeczywistym.

Na koniec projektu będzie za późno, pieniądze zostaną wydane. W tym momencie wszystko, co musisz zrobić, to wyciągnąć z tego wnioski, aby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości.

Aby skutecznie monitorować wydatki w trakcie projektu, wyznaczaj kamienie milowe projektu. Na każdym kamieniu milowym możesz przeanalizować swoje wydatki i upewnić się, że zakres projektu jest przestrzegany. A jeśli kiedykolwiek zauważysz przekroczenie kosztów na danym kamieniu milowym, możesz znaleźć rozwiązanie, które pozwoli je zredukować w dalszej części projektu.

3. Używaj systemów kontroli zmian

Konieczne jest wyznaczenie jasnych celów na etapie planowania projektu. Aby zapewnić osiągnięcie tych celów, może być konieczny proces kontroli zmian.

Kontrola zmian to zestaw kroków regulujących wszystkie zmiany wprowadzane przez interesariuszy w trakcie projektu. Pozwala zapobiegać dryfowaniu celów, przygotowując się na zmiany, gdy tylko się pojawią, a tym samym odpowiednio dostosowując projekt.

4. Etapy procesu sterowania

podkładowy

Proces kontroli zmian rozpoczyna się, gdy interesariusz zażąda zmiany w projekcie. Żądanie może być różne: może to być przedłużenie terminów lub nowe rezultaty projektu.

Ocena

Kierownik projektu lub kierownik działu skanuje wniosek w celu uzyskania podstawowych informacji, takich jak potrzebne zasoby, wpływ wniosku i odbiorcy wniosku. Po wstępnej ocenie wniosek o zmianę przechodzi do fazy analizy.

analiza

W fazie analizy odpowiedni kierownik projektu zatwierdza lub odrzuca wniosek. W niektórych przypadkach może zostać powołany komitet kontroli zmian w celu kontrolowania zatwierdzania zmian. Kierownik projektu zatwierdza lub odrzuca prośbę i powiadamia zespół.

W zależności od wielkości projektu, kierownik projektu może również zarejestrować zmianę w dzienniku zmian, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze projektu otrzymają informacje.

Realizacja

Wdrożenie zmiany może się różnić w zależności od etapu projektu, ale zazwyczaj wiąże się z aktualizacją harmonogramu i rezultatów, a także poinformowaniem zespołu projektowego.

Należy ocenić zakres projektu i sprawdzić, czy zmiana harmonogramu nie będzie miała większego wpływu na zaplanowane cele.

Ogrodzenie

Po udokumentowaniu, rozpowszechnieniu i wdrożeniu wniosku można przejść do fazy zamykania. Zaleca się posiadanie formalnego planu zamknięcia, aby wszyscy członkowie zespołu mogli uzyskać dostęp do tych informacji i odnosić się do nich w przyszłości.

Dzięki skutecznemu przeglądaniu zmian w projektach kontrola kosztów powinna przychodzić naturalnie.

Dokładne prognozowanie budżetu i powodzenia projektu wymaga sumiennego zarządzania od początku do końca. Nieprzewidziane zdarzenia po drodze są nieuniknione, ale ustanowienie pewnych systemów pomaga zabezpieczyć się przed tymi odchyleniami.

4. Zarządzaj swoim czasem

Zarządzanie czasem jest integralną częścią kontroli kosztów: wraz ze wzrostem całkowitego czasu trwania projektu wzrasta również całkowity koszt projektu. Aby nie przekroczyć przyznanego budżetu, należy przede wszystkim przestrzegać harmonogramu projektu.

Przyjmuj strategie zarządzania czasem, aby zwiększyć produktywność i pomóc członkom zespołu kończyć pracę na czas w ramach budżetu.

Oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania czasem:

Ramy czasowe

Timeboxing to zorientowana na cel strategia zarządzania czasem, która polega na wykonywaniu zadań w „ blok czasu ".

Przykładowo, jeśli musisz napisać post na blogu, możesz utworzyć dwugodzinny blok, aby go opisać. Następnie po przerwie można wrócić do kolejnego trzygodzinnego bloku, aby wykonać pierwszy szkic.

Blokowanie czasu

Blokowanie czasu jest podobne do tworzenia ramek czasowych, ale zamiast planować określoną ilość czasu na każde pojedyncze zadanie, zablokujesz określone okresy w swoim kalendarzu na powiązaną pracę.

Metoda Pomodoro

Podobnie jak limitowanie czasu i blokowanie czasu, technika Pomodoro pomaga wykonywać zadania w krótkim czasie i robić przerwy między sesjami pracy.

Przykładowo, pracuj przez 25 minut, a następnie czterokrotnie zrób pięciominutową przerwę. Następnie, po czwartej sesji roboczej, zrób sobie dłuższą przerwę 20 lub 30 minuts.

połknąć ropuchę

SWedług słynnego cytatu Marka Twaina: „Jeśli musisz połknąć ropuchę, lepiej zrób to z samego rana”. Strategia zarządzania czasem „Jedz żabę” inspiruje się tymi słowami i zachęca, aby najpierw zająć się ważnymi lub złożonymi zadaniami, a następnie zająć się mniej ważnymi lub mniej pilnymi.

Zasada Pareto

Nadal nazywany Zasada 80-20 Zasada ta opiera się na fundamentalnej zasadzie: poświęcamy 20% naszego czasu na wykonanie 80% pracy. Konkretnie, możliwość przetworzenia tych 80% zadań wystarczająco szybko pozostawia nam więcej czasu w ciągu dnia pracy na zajęcie się pozostałymi 20%, które zajmą nam 80% czasu.

Załatwianie spraw (GTD)

Wynalezione przez David Allen na początku XXI wieku metoda „ Getting Things Done » lub „Getting Things Dokonanie” w języku francuskim zaleca wcześniejsze sporządzenie pisemnej listy zaplanowanych zadań. Gdy uwolnisz się od tych rozważań, zamiast polegać na narzędziach do zarządzania pracą, będziesz mógł podejmować działania bez konieczności zastanawiania się, co robić.

Koncentrowanie się na produktywności w ramach kontroli kosztów może wydawać się sprzeczne z intuicją, ale wydajność projektu jest kamieniem węgielnym przepływu środków pieniężnych.

Jeśli Twój zespół nie będzie produktywny, nie dotrzymasz terminów projektu, a niedotrzymanie terminów generuje dodatkowe koszty. Logicznie rzecz biorąc, jeśli Twój projekt kosztuje więcej, przepływ środków pieniężnych Twojej firmy maleje. 

5. Śledź wypracowaną wartość

Śledzenie wypracowanej wartości może pomóc w przewidywaniu wyniku finansowego projektu. Ta metoda kontroli kosztów wymaga znajomości rachunku kosztów. Może pomóc wykryć początek kosztów zmiennych, a tym samym zapobiec odchyleniom w przyszłych projektach.

Wartość wypracowana to ilość zadań faktycznie wykonanych w ramach projektu. Aby śledzić wypracowaną wartość i sprawdzić, czy dotrzymujesz harmonogramu, musisz pomnożyć procent ukończonych zadań przez budżet projektu.

Kroki śledzenia wartości wypracowanej

Aby śledzić wypracowaną wartość, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: określić stopień zaawansowania każdego zadania w procentach.

Krok 2: ustaw planowaną wartość (Planowana wartość lub PV) lub budżetowany koszt planowanych prac. Jest to budżet uprawniony do wykonania zaplanowanych prac.

Krok 3: określić uzyskaną wartość (Earned Wartość lub EV) lub budżetowany koszt wykonanej pracy. Jest to ilość faktycznie wykonanej pracy.

Krok 4: ustalić rzeczywisty koszt (Rzeczywisty koszt lub AC), który reprezentuje rzeczywisty koszt wykonanej pracy. Są to wydatki związane z już wykonaną pracą.

Krok 5: obliczyć odchylenia kosztów (Odchylenie kosztów lub CV) poprzez odjęcie uzyskanej wartości od rzeczywistego kosztu (CV = EV – AC).

Krok 6: skompilować wyniki.

W przypadku pierwszych trzech kroków należy zebrać informacje o kosztach projektu, natomiast w przypadku trzech ostatnich należy wykonać obliczenia i analizy. Odchylenia kosztów reprezentują stan kosztów projektu.

Kiedy kontrolujesz koszty, Twoje CV jest wskaźnikiem określającym, czy Twój projekt jest zgodny z budżetem. A Negatywne CV oznacza, że ​​projekt przekroczył budżet.

Kontrolować koszty czy zarządzać kosztami?

Często myli się kontrolę kosztów z zarządzaniem kosztami. Są to dwa odrębne terminy, które należy odpowiednio zdefiniować i zrozumieć. Kontrola kosztów to podproces w ramach większego systemu zarządzania kosztami.

Podczas gdy kontrola kosztów polega na identyfikowaniu wydatków i ograniczaniu ich w celu zwiększenia zysków, zarządzanie kosztami to ogólny proces szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów projektu.

Twoja firma prawdopodobnie ma wielu pracowników zaangażowanych w zarządzanie kosztami. W zależności od wielkości zespołu różne osoby mogą pracować nad planowaniem zasobów i budżetowaniem.

Aby skutecznie kontrolować koszty, zespoły muszą monitorować wydatki na różnych poziomach działalności, poświęcać wystarczającą uwagę każdej części budżetu biznesowego i dokładnie ją analizować.

Użyj kontroli kosztów, aby śledzić i redukować wydatki związane z projektem

Śledzenie danych o kosztach w celu zmniejszenia wydatków na projekty to żmudny proces, ale zarządzanie kosztami ma bezpośredni wpływ na rentowność.

Aby efektywnie zarządzać kosztami, stwórz konfigurowalny pulpit nawigacyjny, aby mieć wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki. Ta automatyzacja pozwoli Ci żonglować między zarządzaniem projektami a kontrolą kosztów w jednym miejscu.

Zostaw nam komentarz. Ale zanim odejdziesz, oto jest robot, który pozwala bardzo łatwo zarabiać na handlu EUR/USD.