Rola wirtualnej asystentki w firmie

Jeśli jesteś jak większość blogerów, czy zawsze myślałeś, że musisz działać sam? Czy to twoja sprawa? I tak, większość przedsiębiorców zaczyna samodzielnie lub zatrudnia wirtualnego asystenta.

W tym artykule pokażę Ci, dlaczego wirtualny asystent jest ważny dla Twojej firmy. Ale najpierw oto szkolenie, które to zrobi pozwala odnieść sukces w przedsiębiorczości.

Kim jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent (VA) to ktoś, kto świadczy usługi wsparcia dla innych firm ze zdalnej lokalizacji.

Termin narodził się w latach 1990. z możliwości pracy wirtualnej dzięki ulepszeniom technologicznym. Wirtualny asystent to ktoś, kto jest zatrudniony do wykonywania żmudnych codziennych zadań Twojej firmy.

Może znajdować się w innym mieście, stanie lub kraju. Mogą to być również osoby, które przychodzą do Twojego biura lub spotykają się w przestrzeni coworkingowej raz w tygodniu. To naprawdę zależy od ciebie.

Najważniejsze jest to, że dbają o bezproblemowe wykonanie zadań, których potrzebuje ich klient, albo dlatego, że nie lubią tego robić, albo dlatego, że zajmuje to zbyt dużo czasu.

Wirtualni asystenci są szczególnie poszukiwani przez przedsiębiorców i firmy internetowe. Firmy te potrzebują pomocy, ale nie chcą fizycznie zatrudniać pracowników. By ci służyć, Finance de Demain współpracuje średnio z dwoma wirtualnymi asystentami.

Czym zajmuje się wirtualna asystentka

Teoretycznie wirtualny asystent może zrobić wszystko, co robi każdy inny personel pomocniczy. Zadania wsparcia wirtualnego nie ograniczają się jednak do pracy biurowej. Wielu wirtualnych asystentów zapewnia usługi marketingowe, projektowanie stron internetowych i inne.

Niektórzy wirtualni asystenci specjalizują się w określonym zestawie umiejętności. Na przykład, wirtualny asystent marketingowy zajmuje się wyłącznie marketingiem. Inni wirtualni asystenci wykonują różne zadania, ale w określonej branży. Na przykład, wirtualny asystent dla firm z branży nieruchomości.

Większość wirtualnych asystentów ma własną firmę zajmującą się wirtualnymi asystentami w domu. Dzięki temu zarabiają więcej i mają lepszą kontrolę nad wykonywanymi zadaniami. Jednak wiele małych firm zatrudnia wirtualnych asystentów w ramach pracy lub umowy.

Wreszcie, wiele VA korzysta z witryn zewnętrznych lub witryn coworkingowych, aby znaleźć szybkie, ograniczone czasowo projekty.

W jaki sposób wirtualna asystentka może pomóc Twojej firmie?

Ponieważ delegowanie zadań, które pochłaniają Twój czas i energię, których nie lubisz wykonywać i które utrzymują Cię w cyklu przechodzenia od jednego żmudnego zadania do drugiego, VA pozwoli Ci odzyskać kontrolę nad swoimi sprawami.

Rozwijanie zespołu oznacza, że ​​możesz wykonywać niezbędne prace, skupiać się na strategii i szerszym obrazie. Możesz zacząć marzyć i planować na większą skalę.

Skąd wiesz, kiedy jesteś gotowy do zatrudnienia wirtualnej asystentki?

To, kiedy będziesz gotowy do zatrudnienia, jest inne dla każdego, co bardzo utrudnia podjęcie decyzji. Zalecamy zatrudnienie VA, zanim pomyślisz, że jesteś gotowy do pracy.

Powodem tego jest to, że większość ludzi (w tym ja!) czeka, aż jesteśmy już w punkcie „szaleństwa”, aby zacząć delegować i prosić o pomoc w biznesie. Jeśli więc jesteś gotowy na rozwój swojej firmy i uważasz, że jesteś gotowy, gorąco polecam rozpoczęcie poszukiwania wirtualnej asystentki.

Będzie o wiele łatwiej dla was obojga, jeśli przyprowadzicie kogoś do zespołu, gdy sytuacja jest nieco spokojniejsza, aby wszystko przebiegało płynnie, gdy nadejdzie najbardziej pracowity czas.

Oto kilka pytań, na które należy odpowiedzieć przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu:

• Czy jesteś gotowy, aby rozwijać swój biznes szybciej niż do tej pory?
• Czy możesz sobie pozwolić na płacenie komuś co miesiąc?
• Czy masz zdefiniowane zadania, aby rozpocząć delegowanie?

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na wszystkie te pytania, jesteś gotowy do rozpoczęcia procesu rekrutacji VA.

Jak zatrudnić VA?

Chociaż wirtualna pomoc to świetny pomysł na biznes w domu, uzyskanie wirtualnej pomocy ma kluczowe znaczenie dla właścicieli firm domowych, aby zmaksymalizować przychody i ułatwić rozwój. Dla właściciela firmy domowej przychodzi moment, kiedy nie da się zrobić wszystkiego, przynajmniej na tyle dobrze, aby było to skuteczne i wydajne.

Zatrudnienie wirtualnej asystentki uwolni Twój czas, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na swojej pracy, na zadaniach, które przyniosą Ci najlepsze wyniki biznesowe. Co więcej, wielu wirtualni asystenci są lepsi od ciebie w niektórych zadaniach.

Na dłuższą metę zawsze szybciej i taniej jest zatrudnić osoby, do których nie masz kwalifikacji.

Pierwszy krok rekrutacji wirtualnego asystenta jest sporządzenie listy zadań, które chcesz zlecić na zewnątrz. Sporządź wyczerpującą listę, ustalając priorytety działań, które chcesz delegować w pierwszej kolejności. Na przykład, zarządzanie pocztą e-mail jest czasochłonne i żmudne, umieść to na górze swojej listy.

A może kwestie technologiczne zajmują zbyt dużo czasu, możesz zlecić zarządzanie stroną internetową. Lub aktualizuj księgowość swojej firmy.

Następny krok zastanawia się, kogo zatrudnić. Istnieje wiele sposobów na zatrudnienie wirtualnej asystentki. Możesz skorzystać z usług VA, które ich zatrudniają i szkolą, a następnie przydzielają ci osobę na podstawie potrzebnych usług.

Ostatnią opcją jest zatrudnienie w Twojej sieci kogoś, kto ma referencje. Chociaż możesz opublikować ogłoszenie poszukujące wirtualnego asystenta, znalezienie takiego, który ma już zaufane dane uwierzytelniające, pozwoli Ci zaoszczędzić czas i bóle głowy.

Lista usług, które mogą zaoferować wirtualni asystenci

kreatywne pisanie

• Pisz posty na blogu
• Pisz e-booki, książki, biuletyny, lejki e-mail itp.
• Pisz lub edytuj transkrypcje audio lub wideo.
• Pisz posty w mediach społecznościowych na Facebooku, Twitterze lub Instagramie.
• Redagowanie i weryfikacja wpisów na blogach, książkach, stronach internetowych, biuletynach, przepisach itp.
• Przygotuj e-maile do e-mail marketingu
• Tworzenie opisów produktów dla sklepów internetowych (kierownik sklepu/produktu)
• Kompilacja / edycja referencji.
• Etc ...

Administrator / kierownictwo

• Obsługa klienta przez e-mail, czat lub telefon.
• Śledź i odpowiadaj na e-maile.
• Organizuj skrzynki pocztowe
• Zarządzaj komentarzami na blogu.
• Wsparcie webinarów na żywo
• Zarządzanie kalendarzem
• Twórz prezentacje PowerPoint
• Zarządzanie zaopatrzeniem i zaopatrzeniem
• Umów wywiady
• Odbieraj telefony
• Ponowne wykorzystanie treści (przykład: przekształcenie filmu w pisemny wpis na blogu lub wpis na blogu w post w mediach społecznościowych)
• Napisz protokoły spotkań wideokonferencyjnych
• Zarządzaj kalendarzami redakcyjnymi bloga
• Zadania związane z wprowadzaniem klientów, takie jak odpowiadanie na wiadomości e-mail oraz przesyłanie faktur i umów
• Monitoring potencjalnych klientów / obecnych klientów
• Prezentacja gości
• Umów się na podróż
• Przygotowanie formularzy
• Wznów tworzenie
• Zatrudnianie i szkolenie nowych członków zespołu
• tłumaczenie
• Burza mózgów dotycząca postów na blogu, produktów itp.

NB: Zadania administracyjne należą do najbardziej poszukiwanych usług. Pomaganie właścicielom firm w tych codziennych zadaniach uwalnia ich czas i pozwala zarabiać więcej pieniędzy. Bardzo cenne !

Projekt graficzny

• Tworzenie grafik do wpisów na bloga
• edycja zdjęć
• Tworzenie slajdów na webinary lub warsztaty.
• Projektowanie wizytówek, ulotek, logotypów, menu, szyldów itp.
• Wyszukiwanie obrazów w postach na blogach, książkach, mediach społecznościowych itp.
• Tworzenie przewodników po stylu marki.
• Projektowanie e-booków lub plików PDF do subskrypcji newslettera

NB: Canva ma mnóstwo szablonów i jest łatwy w użyciu, jeśli chcesz tworzyć grafiki.

Des medias sociaux

• Planowanie aktualizacji w mediach społecznościowych.
• Tworzenie i zarządzanie kontem Pinterest
• Twórz promowane piny i zarządzaj nimi
• Zarządzaj grupami na Facebooku
• Tworzenie i zarządzanie grupami LinkedIn
• Twórz ankiety w mediach społecznościowych
• Dostosuj harmonogramy publikacji.
• Tworzenie i zarządzanie postami na Instagramie.
• Odpowiadaj na wiadomości w mediach społecznościowych.

Konto księgowe

• Zarządzanie płatnościami i fakturowaniem.
• Przetwarzanie zamówień i zwrotów.
• Zarządzanie zbiorami
• Zarządzanie płacami
• Rozliczenia i faktury.

Jak korzystać z tej listy usług wirtualnej asystentki?

Jak widzisz, istnieje wiele usług, które możesz zaoferować jako Wirtualna Asystentka.

W zależności od rodzaju usługi, którą jesteś zainteresowany, możesz połączyć pakiet powiązanych usług i sprzedawać jako pakiet usług: rozliczane za projekt lub jako stała miesięczna usługa.

Jeśli znajdziesz coś, co wzbudzi Twoje zainteresowanie, przeprowadź więcej badań. Jeśli po przeprowadzeniu badań nadal jesteś zainteresowany, dowiedz się, jak zdobyć niezbędne umiejętności, jeśli jeszcze ich nie masz.

Możesz uczyć się z filmów na YouTube, książek na Amazon lub kursów znalezionych w Internecie.

I pamiętaj, tylko dlatego, że zaczynasz z usługą taką jak VA, nie oznacza, że ​​utkniesz w oferowaniu tej usługi do końca życia. Możesz dowolnie aktualizować lub dodawać dodatkowe usługi.

Umiejętności potrzebne do bycia wirtualną asystentką

Wiele umiejętności wymaganych od bycia wirtualnym asystentem jest takich samych, jak w przypadku asystenta administracyjnego lub sekretarki. Na przykład, musisz mieć ponadprzeciętne zdolności organizacyjne. Musisz także mieć przyjemne zachowanie telefoniczne i umiejętność korzystania z nowych technologii.

Jako VA będziesz potrzebować również określonych umiejętności do samozatrudnienia. Na przykład, powinieneś być w stanie pracować wielozadaniowo, zwłaszcza jeśli żonglujesz wieloma klientami.

Musisz być w stanie skoncentrować się na pracy, w środowisku domowym. Odpowiedniego sprzętu potrzebujesz również w swoim domowym biurze.

Niektóre stanowiska wirtualnego asystenta wymagają dodatkowych umiejętności, w tym projektowanie stron, planowanie imprez, księgowość i wiele więcej.

Możesz wyszukiwać oferty Wirtualnej Pomocy, które wymagają Twoich szczególnych umiejętności. Oprócz określonych umiejętności pracodawcy często poszukują kandydatów ze stażem i/lub doświadczeniem biurowym na niektórych stanowiskach administracyjnych.

Niezbędne cechy wirtualnej asystentki

Fiabilité

To jeden z najważniejszych, bo niestety wydaje się być najczęstszy. Wielu klientów powiedziało mi, że byli rozczarowani VA, którzy nie zgłosili swoich postępów lub po prostu nie dostarczyli.

Jest to całkowicie niewybaczalne i nie dość, że przynosi złą sławę branży pomocy wirtualnej, to jeszcze następna wezwana wirtualna asystentka musi nieść ze sobą podejrzenia i wątpliwości klienta co do skuteczności korzystania z tego typu usług. .

Profesjonalizm jest najważniejszy w tej branży, więc jeśli dzwoni do ciebie klient, powinieneś oddzwonić. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, musisz odpowiedzieć! Nie musi to być od razu, ale przynajmniej następnego dnia.

Dobre umiejętności komunikacyjne

Od pierwszego punktu musisz informować klienta o postępach w swojej pracy, więc ustal jak i kiedy je aktualizować, gdy zostanie klientem, a przed rozpoczęciem każdego nowego zadania.

Jeśli klient musi nieustannie gonić cię za aktualizacjami, oznacza to, że nie wykonujesz swojej pracy dobrze.

Zarządzanie czasem

Badania najwyraźniej mówią, że powinieneś skupić się tylko na jednej rzeczy, a to jest nieefektywne w przypadku wielozadaniowości. Oczywiście musisz skupić się na wykonywanym zadaniu, ale będziesz też pracować z wieloma klientami; którzy myślą, że są Twoim jedynym i najważniejszym klientem.

Prawdopodobnie masz dużo do zrobienia w ciągu dnia, więc planuj z wyprzedzeniem. Planuj zadania, kiedy jesteś najbardziej wydajny. Korzystaj z kalendarza Google i oznaczaj rzeczy osobiste jednym kolorem, a zadania służbowe innym.

Jeśli wiesz, że najlepiej piszesz rano, spróbuj zaplanować spotkania na późne popołudnie. Możesz także dopasować wszystkie swoje zadania służbowe do swojego kalendarza (w tym planowanie czasu), aby realistycznie wiedzieć, czy masz czas na wszystko.

Zasób

Często będziesz otrzymywać e-maile z pytaniami technicznymi, które mogą łatwo znaleźć za pomocą Google, lub z pytaniem, ile kosztują Twoje usługi, podczas gdy nawet nie zadali sobie trudu, aby odwiedzić Twoją witrynę internetową i/lub Twoje sieci społecznościowe.

Zostaniesz poproszony o zrobienie wielu rzeczy, których nigdy wcześniej nie robiłeś, i musisz tylko wymyślić, jak to zrobić. Oczekuje się, że VA będą dostarczać rozwiązania i rozwiązywać problemy klientów.

Jeśli nie masz możliwości rozwiązania problemu i wymyślenia, jak coś zrobić, nie będziesz dobrym VA.

Wirtualny asystent nie jest Yodą, więc zakładanie, że będzie w stanie zrobić to wszystko, jest nierealistyczne. Ale musisz wiedzieć, jak szukać, aby znaleźć informacje na własną rękę. Tak długo, jak jesteś szczery ze swoim klientem co do zakresu swoich umiejętności, wszystko będzie dobrze.

Klienci też nie oczekują, że będziesz wiedział wszystko. Powiedz im, że nigdy wcześniej nie wykonywałeś tej konkretnej pracy; ale z przyjemnością dowiesz się jak i wrócisz do tego.

Powinieneś nadal trenować, gdzie możesz oglądać filmy na YouTube, wymieniać się umiejętnościami z innymi VA, zadawać pytania na forach VA i ogólnie uczestniczyć.

Staraj się być na bieżąco z tym, co się dzieje i zmienia, zarówno w Twojej branży, jak iw świecie technologii. Zdecyduj, o czym chcesz dowiedzieć się więcej, a następnie przeprowadź badania.

Zarządzanie oczekiwaniami i budowanie zaufania

Musisz nie tylko wiedzieć, co robisz, ale także upewnić się, że klient wie, co robi. Często klient nigdy nie pracował z wirtualnym asystentem, więc jeśli nie wie, co może zrobić i jak to wszystko działa, poważnie zwątpi w twoją zdolność do pomocy.

Nowy klient prawdopodobnie zwróci się do Ciebie, aby przeprowadzić go przez cały proces, więc musisz znać i wyjaśniać, jak pracujesz. Zwykle przychodzi to wraz z doświadczeniem, ale przećwicz swoją nową listę pytań lub odgrywanie ról; a nawet pracować jako wolontariusz dla wykonawcy, którego znasz, więc możesz uzyskać referencje i spróbować, jeśli cię to martwi.

Pracować samotnie

Wydaje się, że freelancerzy często czują się samotni, co mnie zaskakuje, ponieważ jestem całkowicie szczęśliwy pracując samotnie i nigdy nie myślałem, że niektórzy ludzie będą tęsknić za innymi.

Jasne, czasami korzystam z przestrzeni coworkingowych, a innym razem pracuję w kawiarniach, ale bycie samemu przez cały tydzień jest czymś, o czym należy pamiętać.

Jeśli masz jakieś doświadczenie w zakresie wirtualnej pomocy, nie zapomnij zostawić mi komentarza. Nie mogę jednak Was opuścić bez przedstawienia tego premium szkolenia z zakresu finansów osobistych.