Etapy planu projektu, które zapewniają powodzenie projektu

Plan projektu jest zwieńczeniem starannego planowania przez kierownika projektu. Jest to główny dokument, który kieruje postępem projektu. To jest przewodnik kierownika projektu.

Chociaż plany projektów różnią się w zależności od firmy, istnieje dziesięć kroków, które bezwzględnie muszą znaleźć się w planie projektu, aby uniknąć zamieszania i wymuszonej improwizacji na etapie realizacji projektu.

W tym artykule Przynoszę ci moją radę, która pomoże ci dobrze napisać plan projektu. Jeśli chcesz pomyślnie zrealizować swój projekt, Twój plan projektu musi koniecznie zawierać następujące elementy:

1. Cele projektu

Cele projektu są określone w karcie projektu. Jednak należy je również uwzględnić w planie projektu, aby dokładniej wyjaśnić cele projektu. Niezależnie od tego, jak kierownik projektu zdecyduje się włączyć cele do planu projektu, ważne jest, aby zachować wyraźne powiązanie między nimi karta projektu – pierwszy kluczowy dokument projektu – i drugi kluczowy dokument projektu, jego plan projektu.

2. Zakres projektu

Podobnie jak cele projektu, zakres jest określony w statucie i musi zostać doprecyzowany w planie projektu przez kierownika projektu. Definiując zakres, kierownik projektu może zacząć pokazywać, jak to będzie wyglądać cel projektu.

Jeśli zakres nie jest zdefiniowany, może rozciągać się na cały projekt. Prowadzi to do przekroczenia kosztów i niedotrzymania terminów.

Artykuł do przeczytania: Jak prowadzić dobrze prosperujący biznes?

Na przykład, jeśli kierujesz zespołem marketingowym, który tworzy broszurę dotyczącą linii produktów firmy, powinieneś podać liczbę stron i podać przykłady wyglądu gotowego produktu.

Dla niektórych członków zespołu broszura może oznaczać dwie strony, podczas gdy innym może wystarczyć dziesięć stron. Zdefiniowanie zakresu może sprawić, że cały zespół będzie na tej samej stronie od samego początku.

3. Kamienie milowe i główne rezultaty

Główne osiągnięcia projektu nazywane są kamieniami milowymi, a główne produkty pracy nazywane są głównymi rezultatami. Oba reprezentują główne elementy pracy nad projektem. Plan projektu powinien identyfikować te elementy, definiować je i wyznaczać ramy czasowe ich ukończenia.

Jeśli organizacja podejmuje projekt mający na celu opracowanie nowego oprogramowania, głównymi rezultatami mogą być ostateczna lista wymagań biznesowych i sposób ich wdrożenia.

Wtedy projekt mógłby mieć kamienie milowe dotyczące ukończenia projektu, testowania systemu, testów akceptacji użytkownika i daty wdrożenia oprogramowania. Te kamienie milowe są powiązane z produktami pracy, ale odnoszą się bardziej do procesów niż do samych produktów.

Artykuł do przeczytania: Miejsce marketingu cyfrowego w biznesie

Kamienie milowe i kluczowe czasy dostawy nie muszą być dokładnymi datami, ale im dokładniejsze, tym lepiej. Dokładne daty pomagają kierownikom projektów dokładniej rozbijać struktury pracy.

Na tym etapie planu utworzysz kamienie milowe, abyś mógł podzielić duże lub wysokiego poziomu rezultaty na mniejsze rezultaty, które można opisać w następnym etapie.

4. Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy dzieli kamienie milowe i główne produkty projektu na mniejsze części, tak aby jedna osoba mogła przypisać odpowiedzialność za każdy aspekt.

Opracowując tę ​​strukturę, kierownik projektu bierze pod uwagę wiele czynników, takich jak mocne i słabe strony członków zespołu projektowego, współzależności między zadaniami, dostępne zasoby oraz ogólny termin realizacji projektu.

Menedżerowie projektów są ostatecznie odpowiedzialni za powodzenie projektu, ale nie mogą wykonać pracy samodzielnie. Struktura podziału jest narzędziem używanym przez kierownika projektu w celu zapewnienia odpowiedzialności za projekt.

Artykuł do przeczytania: Oto 14 wskazówek, jak szybko się wzbogacić

To narzędzie informuje również interesariuszy projektu, kto jest za co odpowiedzialny. Jeśli kierownik projektu jest zaniepokojony jakimś zadaniem, dokładnie wie, z kim się w tej sprawie spotkać.

5. Budżet inwestycji

Budżet projektu pokazuje, ile pieniędzy jest przeznaczonych na ukończenie projektu. Za odpowiednią alokację tych zasobów odpowiada kierownik projektu.

W przypadku projektu, który ma dostawców, kierownik projektu zapewnia, że ​​produkty dostarczane są wykonane zgodnie z warunkami umowy, zwracając szczególną uwagę na jakość. Niektóre budżety projektów są powiązane z planem zasobów ludzkich.

Ważne jest, aby ustalić koszt każdego etapu, patrząc na wymagany czas i koszt robocizny potrzebnej do wykonania zadań. Koszt projektu jest powiązany z czasem trwania projektu, który sprowadza się do zakresu projektu. Zakres, kamienie milowe, zadania i budżet powinny być spójne i realistyczne.

6. Plan zasobów ludzkich

Plan zasobów ludzkich pokazuje, w jaki sposób projekt będzie obsadzony personelem. Określa, kto będzie częścią zespołu projektowego i jak długo każda osoba musi się zaangażować.

Opracowując ten plan, kierownik projektu negocjuje z członkami zespołu i ich przełożonymi, ile czasu każdy członek zespołu może poświęcić na projekt. Jeżeli dodatkowy personel jest potrzebny do konsultacji w sprawie projektu, ale jest częścią zespołu projektowego, jest to również udokumentowane w planie zatrudnienia. Ponownie konsultuje się z odpowiednimi przełożonymi.

7. Plan zarządzania ryzykiem

Podczas prowadzenia projektu wiele rzeczy może pójść nie tak. Chociaż trudno jest przewidzieć każdą możliwą katastrofę lub drobny incydent, wiele pułapek można przewidzieć. W planie zarządzania ryzykiem kierownik projektu identyfikuje wszystkie ryzyka projektu. Określa również prawdopodobieństwo wystąpienia tych scenariuszy i strategie ich łagodzenia.

Formułując ten plan, kierownik projektu może zasięgnąć opinii sponsora projektu lub jego zespołu projektowego.

Strategie łagodzenia są wprowadzane w przypadku ryzyk, które mogą wystąpić lub które wiążą się z wysokimi kosztami. Ryzyko, które jest mało prawdopodobne i wiąże się z niskimi kosztami, jest odnotowywane w planie, nawet jeśli nie ma strategii łagodzenia.

8. Plan komunikacji

Plan komunikacji opisuje, w jaki sposób projekt będzie komunikowany różnym odbiorcom. Podobnie jak struktura podziału pracy, plan komunikacji przypisuje odpowiedzialność za ukończenie każdego komponentu członkowi zespołu projektowego.

Na tym etapie ważne jest opisanie, w jaki sposób problemy będą komunikowane i rozwiązywane w zespole. Należy również określić częstotliwość komunikacji z zespołem i interesariuszami. Każda wiadomość ma swoją grupę docelową. Pomaga kierownikom projektów zapewnić, że właściwe informacje dotrą do właściwych osób we właściwym czasie.

Artykuł do przeczytania: 1 porad finansowych dla nowożeńców

9. Plan zarządzania interesariuszami

Plan zarządzania interesariuszami określa, w jaki sposób interesariusze będą wykorzystywani w projekcie. Czasami interesariusze po prostu potrzebują informacji. Można to uwzględnić w planie komunikacji.

10. Plan zarządzania zmianą

Plan zarządzania zmianą ustanawia ramy dla wprowadzania zmian w projekcie. Chociaż kierownicy projektów zwykle chcą uniknąć zmian w projekcie, czasami są one nieuniknione.

Plan zarządzania zmianami zapewnia protokoły i procesy wprowadzania zmian. Dla odpowiedzialności i przejrzystości istotne jest, aby sponsorzy projektów, kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych postępowali zgodnie z planem zarządzania zmianą.

Podsumowując ...

Plan projektu jest ważnym dokumentem dla powodzenia projektu. Służy jako kompas w prowadzeniu projektu od początku do końca. Dlatego wymaga aktywnego udziału wszystkich zainteresowanych stron w celu uzgodnienia różnych punktów. Ważne jest również, aby poświęcić cały czas na jego zdefiniowanie.

Główne ryzyko źle zdefiniowanego planu polega na tym, że jesteś narażony na spory, które należy rozwiązać w kwestiach spornych, które nie zostały sformułowane.

Zapraszam do dzielenia się opiniami i doświadczeniami w komentarzach.