Czym jest karta projektu i jaka jest jej rola?

Karta projektu to formalny dokument, który określa cel biznesowy projektu i po zatwierdzeniu inicjuje projekt. Jest tworzony zgodnie z uzasadnieniem biznesowym projektu opisanym przez właściciela projektu. Jest to kluczowa część procesu inicjowania projektu inwestycyjnego. Tak więc celem twojej karty projektu jest udokumentowanie celów, celów i uzasadnienia biznesowego dla projektu.

Po utworzeniu karta projektu służy jako rodzaj umowy między właścicielem projektu a kierownikiem projektu. Daje przegląd oczekiwań wysokiego poziomu i upoważnia kierownika projektu do mobilizacji zasobów w celu uzyskania właściwych wyników.

Wow, czy to brzmi zbyt skomplikowanie? Nie martw się, Finance de Demain Consulting przedstawia wszystko, co musisz wiedzieć. Ale zanim zaczniesz, oto szkolenie, dzięki któremu dowiesz się, jak to zrobić zacznij handlować z wygrywającymi transakcjami.

Chodźmy

Do czego służy karta projektu w zarządzaniu projektami?

Jak wspomniano powyżej, karta projektu pełni trzy główne funkcje:

1. Definiuje podstawowe cele, zadania i cel pracy (z których wszystkie zostaną ostatecznie uwzględnione w planie projektu).

2. Tworzy to wspólne zrozumienie celów projektu, celów i potrzeb w zakresie zasobów, zanim zaczniesz zagłębiać się w nie.

3. Pozwala to przedstawić wszystkie powyższe interesariuszom projektu, aby uzyskać wpisowe, inwestycje i pozwolenie na pójście naprzód.

Ale jest używany nie tylko w fazie inicjacji. Karta projektu to coś, do czego możesz wracać przez cały cykl życia projektu, aby upewnić się, że Twoja praca jest zgodna z kluczowymi celami i zadaniami, które wyznaczyłeś w porozumieniu ze sponsorem projektu i/lub kluczowymi interesariuszami.

Dlaczego karta projektu jest ważna? ?

Oprócz spełniania tych głównych funkcji, istnieje kilka innych korzyści wynikających z posiadania karty projektu.

Czy cel projektu jest krystalicznie jasny?

Ponieważ karta projektu wyraźnie określa uzasadnienie biznesowe projektu, oznacza to, że wszyscy wiedzą, w jaki sposób projekt przyczynia się do ogólnych celów strategicznych firmy.

Gwarantuje to, że Twój projekt nie polega tylko na zaznaczaniu dowolnych pól, ale faktycznie robi coś, co wpłynie na ogólne cele biznesowe.

Pomaga zidentyfikować interesariuszy

Karta projektu odgrywa bardzo ważną rolę w formułowaniu ogólnego planu zarządzania projektem, ale jednym z obszarów, w których jest szczególnie przydatna, jest pomoc w identyfikacji kluczowych interesariuszy projektu – od samego początku.

Gdy tylko karta projektu jest gotowa, możesz rozpocząć analizę interesariuszy, co oznacza, że ​​możesz zacząć angażować kluczowych interesariuszy w tandemie z tworzeniem planu projektu.

Nadaje uprawnienia kierownikowi projektu

Dobra, dobra, „daj” wszystko może zacząć brzmieć trochę średniowiecznie. Ale niezależnie od tego, czy podarujesz, zapiszesz w spadku, obdarujesz czy dotujesz, karta projektu formalnie daje kierownikowi projektu władzę nad projektem.

Oznacza to, że mają uprawnienia do planowania i kontrolowania projektu, a to określa ich rolę w stosunku do reszty zespołu projektowego i interesariuszy.

To twoja północna gwiazda

Ok, już o tym wspominaliśmy, ale warto to powtórzyć. Chociaż Twój plan projektu jest świetny do sprawdzania, czy realizujesz zadania i terminy, czasami wszystkie te najdrobniejsze szczegóły mogą bardziej rozpraszać.

Z drugiej strony karta projektu jest absolutną esencją twojego projektu. Jeśli więc nie masz pewności, czy coś kieruje Cię we właściwym kierunku, czy wykoleja, karta projektu pomoże Tobie i Twojemu zespołowi przebić się przez szum i ponownie ocenić, czy praca, którą wykonujesz, odpowiada Twoim potrzebom.

Co zawiera karta projektu?

Co zatem właściwie dzieje się w karcie projektu? Karta projektu zawiera ogólny przegląd, ale nadal może obejmować wiele zagadnień. Oto kilka elementów karty projektu, które warto uwzględnić w dokumencie karty projektu:

Cel Twojego projektu

Dlaczego to robisz? Jakie są cele i zadania? Spróbuj sprowadzić to do zwięzłego określenia celu. I wyjaśnij! Porównaj następujące:

Złe określenie celu: „Chcemy, aby ten projekt zwiększył przychody.

Lepsze określenie celu: „Ten projekt ma na celu dostarczenie nowego produktu na rynek X w czasie Y, aby zwiększyć nasze obroty o Z% w ciągu 2 lat.”

Upewnij się, że rozumiesz, co robisz i dlaczego, ponieważ dobre określenie celu może nadać ton wszystkim innym. (Brak ciśnienia !)

Jak wygląda sukces

Co masz nadzieję osiągnąć dzięki temu projektowi? Teraz jest dobry czas, aby zacząć myśleć o mierzalnych KPI, aby móc stworzyć plan projektu, który konkretnie spełnia kryteria sukcesu.

Kluczowi gracze

Być może nie znasz jeszcze wszystkich zaangażowanych osób, ale powinieneś wiedzieć wystarczająco dużo, aby zacząć: sponsora projektu, kierownika projektu i innych kluczowych interesariuszy. To dobry moment, aby wymienić ich i ich konkretne role w projekcie.

Zidentyfikowane zagrożenia

Ponownie odkryjesz więcej, gdy dopracujesz swój plan projektu, ale jest to dobre miejsce, aby rozpoznać ryzyko wysokiego poziomu, o którym już wiedziałeś od samego początku.

Kluczowe rezultaty

Co tak naprawdę musisz dostarczyć w ramach tego projektu?

Ogólny przegląd zasobów

Jeśli wstępnie zatwierdzone zasoby są już przypisane do tego projektu, zanotuj to w karcie projektu, aby wiedzieć, z czym pracujesz. Kalendarz podsumowujący wysokiego poziomu. Możesz kopać głębiej później, ale pomocne jest ustawienie linii bazowej dla swojego projektu, a także sporządzenie wykresu kluczowych kamieni milowych po drodze.

Jak stworzyć kartę projektu?

Teraz nauczmy się, jak utworzyć kartę projektu. Niezależnie od tego, jakie elementy zdecydujesz się uwzględnić lub wykluczyć z powyższej listy, oto kilka ogólnych wskazówek, o których należy pamiętać podczas jej pisania.

Zapoznaj się z tym, jak robi to Twoja organizacja

Wykorzystaj w pełni wszystkie istniejące zasoby procesów organizacyjnych, które posiadasz. Czy są jakieś przykłady kart projektów z przeszłości, z których możesz się czegoś nauczyć? Czy Twój dział posiada szablon karty projektu?

Przykłady i szablony mogą naprawdę pomóc Ci zorientować się, jak coś się robi – i co jest ważne dla Twojej organizacji – dzięki czemu możesz pójść w ich ślady i zacząć od właściwej stopy.

Napisz to prostym, łatwym do zrozumienia językiem

Pisząc kartę projektu i uzasadniając znaczenie projektu, kuszące może być użycie wymyślnych słów i skomplikowanej terminologii, aby nadać sprawie bardziej imponujący wygląd. Ale tak naprawdę, im prostszy język, tym lepiej, zwłaszcza jeśli chodzi o kartę projektu.

Posmaruj puch

Wytnij dzikie stwierdzenia, które nic nie znaczą lub mają zastosowanie do Twojego projektu. Powiedz to wprost, bez żargonu, aby każdy mógł przeczytać kartę projektu, zrozumieć cel projektu i wiedzieć, dlaczego jest to ważne.

Ma to tę dodatkową zaletę, że eliminuje niejasności i nie pozostawia miejsca na interpretację, co jest szczególnie ważne w zarządzaniu projektami, gdzie dobra, przejrzysta komunikacja jest najważniejsza.

Jeśli nie możesz tego zrobić? Kontynuuj pracę i ograniczaj rzeczy, dopóki możesz. To trudniejsze, niż się wydaje, ale zmusza cię do destylacji tego, co faktycznie próbujesz zrobić, do najczystszej, najpotężniejszej esencji.

Miej pod ręką swój plan i kartę projektu

Dobra, może nie bliżej. Ale aby karta projektu naprawdę działała, nie można jej po prostu schować w metaforycznej szufladzie. Powinieneś przechowywać go w centralnym miejscu, gdzie ty, sponsorzy twojego projektu i twój zespół projektowy możecie się do niego odwołać, kiedy go potrzebujecie.

Zostaw nam komentarz. Ale zanim odejdziesz, oto jest robot, który pozwala bardzo łatwo zarabiać na handlu EUR/USD.