As etapas de um plano de projeto que garantem o sucesso do projeto

Um plano de projeto é o culminar de um planejamento cuidadoso por um gerente de projeto. É o principal documento que orienta o andamento de um projeto. Este é o guia do gerente de projeto.

Embora os planos de projeto variem de empresa para empresa, há dez etapas que absolutamente devem estar em um plano de projeto para evitar confusão e improvisação forçada durante a fase de execução do projeto.

Neste artigo Trago-lhe o meu conselho para ajudá-lo a escrever bem o seu plano de projeto. Se você deseja executar seu projeto com sucesso, seu plano de projeto deve incluir absolutamente os seguintes elementos:

1. Objetivos do projeto

Os objetivos do projeto são definidos no termo de abertura do projeto. No entanto, eles também devem ser incluídos no plano do projeto para explicar melhor os objetivos do projeto. No entanto, um gerente de projeto escolhe incorporar objetivos no plano do projeto, o importante é manter uma ligação clara entre o termo de abertura do projeto – o primeiro documento chave de um projeto – e o segundo documento chave do projeto, seu plano de projeto.

2. Escopo do Projeto

Assim como os objetivos do projeto, o escopo é definido no termo de abertura e deve ser mais refinado no plano do projeto pelo gerente do projeto. Ao definir o escopo, o gerente de projeto pode começar a mostrar como será o objetivo do projeto.

Se o escopo não for definido, ele pode se estender por todo o projeto. Isso leva a custos excessivos e prazos perdidos.

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Por exemplo, se você estiver liderando uma equipe de marketing para criar um folheto para a linha de produtos de uma empresa, liste o número de páginas e forneça exemplos de como ficará o produto final.

Para alguns membros da equipe, um folheto pode significar duas páginas, enquanto outros podem considerar dez páginas adequadas. Definir o escopo pode colocar toda a equipe na mesma página desde o início.

3. Marcos e principais resultados

As principais realizações de um projeto são chamadas de marcos e os principais produtos de trabalho são chamados de entregas principais. Ambos representam os principais componentes do trabalho em um projeto. Um plano de projeto deve identificar esses elementos, defini-los e definir cronogramas para sua conclusão.

Se uma organização está realizando um projeto para desenvolver um novo software, as principais entregas podem ser a lista final de requisitos de negócios e como implementá-los.

Em seguida, o projeto pode ter marcos para a conclusão do design, teste do sistema, teste de aceitação do usuário e data de implantação do software. Esses marcos estão associados a produtos de trabalho, mas se relacionam mais com os processos do que com os próprios produtos.

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Os marcos e os principais prazos de entrega não precisam ser datas exatas, mas quanto mais específicos, melhor. Datas precisas ajudam os gerentes de projeto a dividir as estruturas de trabalho com mais precisão.

Nesta etapa do plano, você criará marcos para poder pegar entregas grandes ou de alto nível e dividi-las em entregas menores, que podem ser descritas na próxima etapa.

4. A Estrutura Analítica do Trabalho

Uma estrutura analítica do projeto divide os marcos e as principais entregas de um projeto em partes menores para que uma pessoa possa ser responsável por cada faceta.

Ao desenvolver essa estrutura, o gerente de projeto leva em consideração muitos fatores, como os pontos fortes e fracos dos membros da equipe do projeto, as interdependências entre as tarefas, os recursos disponíveis e o prazo geral do projeto.

Os gerentes de projeto são os responsáveis ​​finais pelo sucesso do projeto, mas não podem fazer o trabalho sozinhos. A estrutura analítica é uma ferramenta que o gerente de projeto usa para garantir a responsabilidade pelo projeto.

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Essa ferramenta também informa às partes interessadas do projeto quem é responsável por quê. Se o gerente de projeto está preocupado com uma tarefa, ele sabe exatamente com quem falar sobre essa preocupação.

5. O orçamento de investimento

O orçamento de um projeto mostra quanto dinheiro é alocado para concluir o projeto. O gerente de projeto é responsável pela alocação adequada desses recursos.

Para um projeto que possui fornecedores, o gerente de projeto garante que as entregas sejam concluídas de acordo com os termos do contrato, prestando atenção especial à qualidade. Alguns orçamentos de projetos estão vinculados ao plano de recursos humanos.

É importante estabelecer o custo de cada etapa observando o tempo necessário e o custo da mão de obra necessária para concluir as tarefas. O custo do projeto está relacionado à duração do projeto, que se resume ao escopo do projeto. Escopo, marcos, tarefas e orçamento devem ser alinhados e realistas.

6. O plano de recursos humanos

O plano de recursos humanos mostra como o projeto será dotado de pessoal. Ele define quem fará parte da equipe do projeto e quanto tempo cada pessoa deve se comprometer.

Ao desenvolver esse plano, o gerente de projeto negocia com os membros da equipe e seus supervisores quanto tempo cada membro da equipe pode dedicar ao projeto. Se forem necessários funcionários adicionais para consultoria sobre o projeto, mas fizerem parte da equipe do projeto, isso também será documentado no plano de pessoal. Mais uma vez, os supervisores apropriados são consultados.

7. O plano de gerenciamento de riscos

Muitas coisas podem dar errado ao executar um projeto. Embora seja difícil prever todos os possíveis desastres ou incidentes menores, muitas armadilhas podem ser previstas. No plano de gerenciamento de riscos, o gerente de projeto identifica todos os riscos do projeto. Também determina a probabilidade de ocorrência desses cenários e as estratégias para mitigá-los.

Ao formular esse plano, o gerente de projeto pode buscar informações do patrocinador do projeto ou de sua equipe de projeto.

As estratégias de mitigação são implementadas para os riscos que são prováveis ​​de ocorrer ou que têm custos elevados associados a eles. Riscos de baixa probabilidade de ocorrência e de baixo custo são anotados no plano, mesmo que não possuam estratégias de mitigação.

8. O plano de comunicação

Um plano de comunicação descreve como um projeto será comunicado a vários públicos. Muito parecido com a estrutura analítica do trabalho, um plano de comunicações atribui a responsabilidade pela conclusão de cada componente a um membro da equipe do projeto.

Nesta etapa, é importante descrever como os problemas serão comunicados e resolvidos dentro da equipe. A frequência de comunicação com a equipe e as partes interessadas também deve ser especificada. Cada mensagem tem um público-alvo. Ele ajuda os gerentes de projeto a garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento certo.

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9. O Plano de Gestão das Partes Interessadas

Um plano de gerenciamento das partes interessadas identifica como as partes interessadas serão usadas no projeto. Às vezes, as partes interessadas só precisam receber informações. Isso pode ser levado em consideração no plano de comunicação.

10. O plano de gerenciamento de mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças estabelece uma estrutura para fazer mudanças no projeto. Embora os gerentes de projeto tendam a querer evitar mudanças no projeto, às vezes elas são inevitáveis.

O plano de gerenciamento de mudanças fornece protocolos e processos para fazer mudanças. É essencial para a responsabilidade e transparência que os patrocinadores do projeto, gerentes de projeto e membros da equipe do projeto sigam o plano de gerenciamento de mudanças.

Em resumo ...

O plano de projeto é um documento importante para o sucesso do projeto. Ele serve como uma bússola na condução do projeto, do início ao fim. Por isso, requer a participação ativa de todos os interessados ​​para chegar a um acordo sobre os vários pontos. Também é importante levar todo o tempo necessário para defini-lo.

O maior risco de um plano mal definido é que você fica exposto a disputas a serem resolvidas em pontos de discordância que não foram enquadrados.

Convido você a compartilhar suas opiniões e experiências nos comentários.