O papel de um assistente virtual em uma empresa

Se você é como a maioria dos blogueiros, sempre pensou que precisava seguir sozinho? É este o seu caso? E sim, a maioria dos empreendedores começa por conta própria ou contrata um assistente virtual.

Neste artigo, mostro porque um assistente virtual é importante para o seu negócio. Mas primeiro, aqui está um curso de treinamento que irá possibilita o sucesso no empreendedorismo.

O que é um assistente virtual?

Um assistente virtual (VA) é alguém que fornece serviços de suporte a outras empresas a partir de um local remoto.

O termo nasceu na década de 1990 a partir da possibilidade de funcionar virtualmente graças aos avanços tecnológicos. Um assistente virtual é alguém contratado para realizar as tarefas tediosas do dia a dia do seu negócio.

Pode ser em outra cidade, estado ou país. Também podem ser pessoas que vêm ao seu escritório ou se reúnem em um espaço de coworking uma vez por semana. Realmente depende de você.

O mais importante é que se encarreguem de realizar as tarefas que o seu cliente precisa sem problemas, seja porque detesta fazê-lo ou porque leva muito tempo.

Os assistentes virtuais são particularmente procurados por empreendedores e negócios online. Essas empresas precisam de ajuda, mas não querem contratar funcionários fisicamente. Para atendê-lo, Finance de Demain trabalha com uma média de dois assistentes virtuais.

O que faz um assistente virtual

Em teoria, um assistente virtual pode fazer tudo o que qualquer outra equipe de suporte faz. No entanto, as tarefas de suporte virtual não se limitam ao trabalho de escritório. Muitos assistentes virtuais fornecem serviços de marketing, web design e outros.

Alguns assistentes virtuais se especializam em um conjunto de habilidades específicas. Por exemplo, um assistente de marketing virtual apenas faz trabalho de marketing. Outros assistentes virtuais executam uma variedade de tarefas, mas em um setor específico. Por exemplo, um assistente virtual para empresas imobiliárias.

A maioria dos assistentes virtuais tem seu próprio negócio de assistente virtual baseado em casa. Isso permite que eles ganhem mais e tenham melhor controle sobre as tarefas que executam. No entanto, muitas pequenas empresas contratam assistentes virtuais como parte de um trabalho ou contrato.

Finalmente, muitos VAs usam sites freelance ou sites de coworking para encontrar projetos rápidos e com tempo limitado.

Como um assistente virtual pode beneficiar o seu negócio?

Porque delegar tarefas que consomem seu tempo e energia, que você não gosta de fazer e que o mantêm no ciclo de passar de uma tarefa tediosa para outra, um AV permitirá que você recupere o controle de seus negócios.

Aumentar sua equipe significa que você pode fazer um trabalho essencial, focar na estratégia e no quadro geral. Você pode começar a sonhar e planejar em uma escala maior.

Como você sabe quando está pronto para contratar um assistente virtual?

Quando você estará pronto para contratar é diferente para cada pessoa, o que torna a decisão muito difícil. Recomendamos a contratação de um VA antes que você pense que está pronto para ir.

A razão para isso é que a maioria das pessoas (inclusive eu!) espera até que já estejamos em um ponto de “insanidade” para começar a delegar e pedir ajuda para o negócio. Portanto, se você está pronto para expandir seus negócios e acha que está pronto, recomendo fortemente que comece a procurar seu assistente virtual.

Será muito mais fácil para vocês dois se você trouxer alguém para a equipe quando as coisas estiverem um pouco mais calmas, para que tudo corra bem nos momentos mais movimentados.

Aqui estão algumas perguntas a serem respondidas antes de tomar a decisão final de contratação:

• Você está pronto para expandir seus negócios mais rapidamente do que até agora?
• Você pode pagar alguém todos os meses?
• Você tem tarefas definidas para começar a delegar?

Se você respondeu sim a todas essas perguntas, está pronto para iniciar o processo de contratação do VA.

Como contratar um VA?

Embora a assistência virtual seja uma ótima ideia de negócio doméstico, obter ajuda virtual é crucial para que os proprietários de empresas domésticas maximizem suas receitas e facilitem o crescimento. Como proprietário de uma empresa doméstica, chega um momento em que é impossível fazer tudo, pelo menos bem o suficiente para ser eficaz e eficiente.

A contratação de um assistente virtual irá liberar seu tempo para que você possa se concentrar no seu trabalho, nas tarefas que produzem os melhores resultados de negócios para você. Além disso, muitos assistentes virtuais são melhores que você em certas tarefas.

A longo prazo, é sempre mais rápido e barato contratar trabalhos para os quais você não está qualificado.

O primeiro passo da contratação de um assistente virtual é fazer uma lista das tarefas que você deseja terceirizar. Faça uma lista abrangente, priorizando as atividades que deseja delegar primeiro. Por exemplo, gerenciamento de e-mail é demorado e tedioso, coloque-o no topo da sua lista.

Ou talvez os problemas de tecnologia estejam tomando muito do seu tempo, você pode terceirizar o gerenciamento do seu site. Ou mantenha as contas da sua empresa em dia.

O próximo passo é descobrir quem contratar. Existem muitas maneiras de contratar um assistente virtual. Você pode usar um serviço VA que os contrata e os treina e, em seguida, eles atribuem uma pessoa com base nos serviços de que você precisa.

A última opção é contratar alguém da sua rede que tenha referências. Embora você possa postar um anúncio procurando por um assistente virtual, encontrar um que já tenha credenciais confiáveis ​​economizará tempo e dores de cabeça.

Lista de serviços que os assistentes virtuais podem oferecer

Escrita criativa

• Escrever postagens de blog
• Escreva ebooks, livros, newsletters, funis de e-mail, etc.
• Escreva ou edite transcrições de áudio ou vídeo.
• Escreva postagens de mídia social para Facebook, Twitter ou Instagram.
• Edição e revisão de postagens de blogs, livros, sites, newsletters, receitas, etc.
• Prepare e-mails para o seu e-mail marketing
• Criação de descrições de produtos para lojas online (loja/gerente de produto)
• Compilação/edição de depoimentos.
• Etc ...

Administrador / gerenciamento

• Atendimento ao cliente via e-mail, chat ou telefone.
• Acompanhe e responda e-mails.
• Organizar caixas de correio
• Gerenciar comentários do blog.
• Suporte ao webinar ao vivo
• Gestão de agenda
• Criar apresentações em PowerPoint
• Gestão de insumos e insumos
• Marcar entrevistas
• Atender telefonemas
• Reutilizar conteúdo (Exemplo: converter um vídeo em uma postagem de blog escrita ou uma postagem de blog em uma postagem de mídia social)
• Escrever atas de reuniões por videoconferência
• Gerenciar calendários editoriais do blog
• Tarefas de integração do cliente, como responder a e-mails e enviar faturas e contratos
• Acompanhamento de potenciais clientes/clientes atuais
• Apresentação dos convidados
• Faça planos de viagem
• Preparação de formulários
• Retomar a criação
• Contratação e treinamento de novos membros da equipe
• Tradução
• Brainstorm para posts de blog, produtos, etc.

NB: As tarefas administrativas estão entre os serviços mais procurados. Ajudar os empresários com essas tarefas diárias libera seu tempo para ganhar mais dinheiro. Muito precioso !

Design gráfico

• Criação de gráficos para postagens de blog
• edição de fotos
• Criação de slides para webinars ou workshops.
• Design de cartões de visita, flyers, logotipos, menus, sinalização, etc.
• Pesquisa de imagens para postagens de blog, livros, mídias sociais, etc.
• Criação de guias de estilo de marca.
• Design de e-books ou arquivos PDF para assinaturas de newsletter

NB: O Canva tem vários modelos e é fácil de usar se você deseja criar gráficos.

Mídia social

• Agendamento de atualizações de mídia social.
• Criação e gerenciamento de conta no Pinterest
• Crie e gerencie pins promovidos
• Gerenciar grupos do Facebook
• Criação e gestão de grupos no LinkedIn
• Criar pesquisas de mídia social
• Ajuste os cronogramas de publicação.
• Criação e gerenciamento de postagens no Instagram.
• Responder a mensagens de mídia social.

Contabilidade

• Gestão de pagamentos e faturação.
• Processamento de encomendas e devoluções.
• gestão de cobrança
• Gestão de folha de pagamento
• Faturamento e Faturas.

Como usar esta lista de serviços de assistente virtual?

Como você pode ver, existem muitos serviços que você pode oferecer como Assistente Virtual.

Dependendo do tipo de serviço de seu interesse, você pode combinar um pacote de serviços relacionados e vender como um pacote de serviços: faturado por projeto ou como um serviço mensal contínuo.

Se você encontrar algo que desperte seu interesse, faça mais pesquisas. Se depois de sua pesquisa você ainda estiver interessado, descubra como pode adquirir as habilidades necessárias, caso ainda não as possua.

Você pode aprender com vídeos do YouTube, livros na Amazon ou cursos que você encontra online.

E lembre-se, só porque você está começando com um serviço como VA não significa que você ficará preso oferecendo esse serviço pelo resto de sua vida. Você é livre para atualizar ou adicionar serviços adicionais.

Habilidades necessárias para ser um assistente virtual

Muitas das habilidades necessárias para ser um assistente virtual são as mesmas exigidas para ser um assistente administrativo ou secretário. Por exemplo, você deve ter habilidades organizacionais superiores. Você também deve ter um comportamento agradável ao telefone e habilidades no uso de novas tecnologias.

Como VA, você também precisará de habilidades específicas para trabalhar por conta própria. Por exemplo, você deve ser capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, especialmente se estiver lidando com vários clientes.

Você deve ser capaz de se concentrar no trabalho, em seu ambiente doméstico. Você também precisa do equipamento certo em seu escritório doméstico.

Alguns trabalhos de assistente virtual exigem habilidades adicionais, incluindo Designer de Web, planejamento de eventos, contabilidade e muito mais.

Você pode procurar trabalhos de Assistência Virtual que exijam suas habilidades específicas. Além de habilidades específicas, os empregadores geralmente procuram candidatos com treinamento e/ou experiência em cargos administrativos.

As qualidades essenciais de um assistente virtual

Fiabilité

Este é um dos mais importantes porque, infelizmente, parece ser o mais comum. Muitos clientes me disseram que ficaram desapontados com AVs que não relataram seu progresso ou simplesmente não entregaram.

Isso é totalmente indesculpável e não só dá má fama ao setor de assistência virtual, como o próximo assistente virtual chamado deve suportar as suspeitas e dúvidas do cliente sobre a eficácia do uso desses tipos de serviços.

O profissionalismo é fundamental neste setor, portanto, se um cliente ligar para você, você deve ligar de volta. Se você receber um e-mail, você deve responder! Não precisa ser imediatamente, mas pelo menos tem que ser no dia seguinte.

Boas habilidades de comunicação

Desde o primeiro momento, você deve informar o cliente sobre o andamento do seu trabalho, portanto, estabeleça como e quando atualizá-los quando ele se tornar cliente e antes de iniciar cada nova tarefa.

Se um cliente precisa persegui-lo constantemente para obter atualizações, você não está fazendo seu trabalho direito.

Gerenciamento de tempo

A pesquisa aparentemente diz que você deve se concentrar apenas em uma coisa e isso é ineficiente para multitarefa. Obviamente, você deve se concentrar na tarefa em questão, mas também trabalhará com vários clientes; que pensam que são o seu cliente mais importante.

Você provavelmente tem muito o que fazer em um dia, então planeje com antecedência. Agende tarefas quando for mais eficiente. Use um calendário do Google e marque os itens pessoais de uma cor e os itens de trabalho de outra.

Se você sabe que escreve melhor pela manhã, tente agendar reuniões para o final da tarde. Você também pode encaixar todas as suas tarefas de trabalho em seu calendário (incluindo o tempo de planejamento) para saber de forma realista se você tem tempo para fazer tudo.

Recurso

Frequentemente receberá e-mails com questões técnicas, facilmente encontradas no Google, ou a perguntar quanto custam os seus serviços, quando nem sequer se deram ao trabalho de visitar o seu site e/ou as suas redes sociais.

Você será solicitado a fazer muitas coisas que nunca fez antes e só precisa descobrir como fazê-lo. Espera-se que os VAs forneçam soluções e resolvam os problemas dos clientes.

Se você não tiver a capacidade de resolver um problema e descobrir como fazer algo, não será um bom AV.

O assistente virtual não é Yoda, então é irreal supor que ele será capaz de fazer tudo. Mas você tem que saber pesquisar para encontrar as informações por conta própria. Contanto que você seja honesto com seu cliente sobre a extensão de suas habilidades, você ficará bem.

Os clientes também não esperam que você saiba tudo. Diga a eles que você nunca fez esse trabalho específico antes; mas você está feliz em descobrir como e voltar a ele.

Você deve continuar treinando, onde pode assistir a vídeos do YouTube, trocar habilidades com outros AVs, fazer perguntas em fóruns de VA e participar em geral.

Tente se manter atualizado com o que está acontecendo e mudando, tanto em seu setor quanto no mundo da tecnologia. Decida sobre as coisas sobre as quais deseja saber mais e, em seguida, faça sua pesquisa.

Gerenciando expectativas e construindo confiança

Você não apenas precisa saber o que está fazendo, mas também precisa garantir que o cliente saiba o que está fazendo. Muitas vezes, um cliente nunca trabalhou com um assistente virtual, portanto, se ele não souber o que pode fazer e como tudo funciona, duvidará seriamente de sua capacidade de ajudá-lo.

É provável que um novo cliente o procure para orientá-lo no processo, por isso você precisa conhecer e explicar como você trabalha. Isso vem principalmente com a experiência, mas pratique sua nova lista de perguntas ou dramatização; e até mesmo trabalho voluntário para um empreiteiro que você conhece, para que você possa obter um depoimento e tentar, se isso o preocupa.

Trabalhar sozinho

Parece ser bastante comum que freelancers se sintam solitários, o que me surpreende, pois sou completamente feliz trabalhando sozinho e nunca pensei que algumas pessoas sentiriam falta de ter outras por perto.

Claro, às vezes uso espaços de coworking e outras vezes trabalho em cafés, mas ficar sozinho a semana toda é algo a ter em mente.

Se você tem alguma experiência em atendimento virtual, não esqueça de deixar um comentário. Porém, não posso deixar vocês sem apresentar este treinamento premium sobre finanças pessoais.