O que é um termo de abertura e qual é a sua função?

Um termo de abertura do projeto é um documento formal que descreve o objetivo comercial do seu projeto e, quando aprovado, inicia o projeto. Ele é criado de acordo com o caso de negócios do projeto, conforme descrito pelo proprietário do projeto. É uma parte crucial do processo de iniciar um projeto de investimento. Portanto, o objetivo do termo de abertura do projeto é documentar as metas, os objetivos e o caso de negócios do projeto.

Uma vez criado, o termo de abertura do projeto serve como uma espécie de contrato entre o proprietário do projeto e o gerente do projeto. Dá uma visão geral das expectativas de alto nível e autoriza o gerente de projeto a mobilizar recursos para obter os resultados certos.

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Uau, isso soa muito complexo? Não se preocupe, Finance de Demain Consulting apresenta tudo o que você precisa saber. Mas antes de começar, aqui está um treinamento que permite que você saiba como comece a negociar com negociações vencedoras.

Vamos

Para que serve um termo de abertura no gerenciamento de projetos?

Como mencionado acima, o termo de abertura do projeto atende a três funções principais:

1. Ele define as metas básicas, os objetivos e a finalidade do trabalho (todos os quais eventualmente serão incluídos no plano do projeto).

2. Isso cria um entendimento comum das metas, objetivos e necessidades de recursos do projeto, antes de você começar a aprofundá-los cada vez mais.

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3. Isso permite que você apresente todos os itens acima às partes interessadas do projeto para obter adesão, investimento e permissão para seguir em frente.

Mas não é usado apenas na fase de iniciação. O termo de abertura do projeto é algo ao qual você pode voltar ao longo do ciclo de vida do projeto para garantir que seu trabalho esteja alinhado com as principais metas e objetivos que você definiu em acordo com o patrocinador do projeto e/ou as principais partes interessadas.

Por que o termo de abertura do projeto é importante? ?

Além de cumprir essas funções principais, existem alguns outros benefícios em ter um termo de abertura do projeto.

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O objetivo do projeto é claro?

Como o termo de abertura do projeto declara explicitamente o caso de negócios do projeto, isso significa que todos sabem como o projeto contribui para os objetivos estratégicos gerais da empresa.

Isso garante que seu projeto não esteja apenas marcando caixas arbitrárias, mas realmente fazendo algo que afetará as metas gerais de negócios.

Isso ajuda você a identificar suas partes interessadas

O termo de abertura do projeto desempenha um papel muito importante na formulação do plano geral de gerenciamento do projeto, mas uma das áreas em que é particularmente útil é ajudar a identificar as principais partes interessadas do projeto – desde o início.

Assim que o termo de abertura do projeto estiver concluído, você pode começar a fazer a análise das partes interessadas, o que significa que pode começar a envolver as principais partes interessadas em conjunto com a criação do plano do projeto.

Dá autoridade ao gerente de projeto

Tudo bem, “dar” qualquer coisa pode começar a soar um pouco medieval. Mas se você presentear, legar, doar ou conceder, o termo de abertura do projeto formalmente dá ao seu gerente de projeto autoridade sobre o projeto.

Isso significa que eles têm o poder de planejar e controlar o projeto e estabelece seu papel em relação ao restante da equipe do projeto e às partes interessadas.

É a sua estrela do norte

Ok, já mencionamos isso antes, mas vale a pena repetir. Embora seu plano de projeto seja ótimo para ver se você está cumprindo tarefas e prazos, às vezes todos esses detalhes minuciosos podem ser mais uma distração.

O termo de abertura do projeto, por outro lado, é a essência absoluta do seu projeto. Portanto, se você não tiver certeza se algo está apontando na direção certa ou descarrilando, o termo de abertura do projeto ajuda você e sua equipe a cortar o ruído e reavaliar se o trabalho que você está fazendo atende às suas necessidades.

O que está incluído em um termo de abertura de projeto?

Então, o que realmente acontece no termo de abertura do projeto? O termo de abertura do projeto é uma visão geral de alto nível, mas ainda pode abranger muito terreno. Aqui estão alguns elementos do termo de abertura do projeto que você deve considerar incluir em seu documento de termo de abertura do projeto:

O objetivo do seu projeto

Por que está fazendo isso? Quais são as metas e objetivos? Tente resumir tudo a uma declaração de meta concisa. E deixe isso claro! Compare o seguinte:

Uma declaração de propósito ruim: “Queremos que esse projeto aumente a receita.

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Uma melhor declaração de propósito: “Este projeto visa entregar um novo produto ao mercado X no tempo Y para aumentar nosso faturamento em Z% em 2 anos.”

Certifique-se de entender o que está fazendo e por quê, porque uma boa declaração de objetivo pode definir o tom para todo o resto. (Sem pressão!)

Como é o sucesso

O que espera alcançar com este projeto? Agora é um bom momento para começar a pensar em KPIs mensuráveis ​​para que você possa criar um plano de projeto que atenda concretamente aos seus critérios de sucesso.

Os principais jogadores

Talvez você ainda não conheça todos os envolvidos, mas deve saber o suficiente para começar: patrocinador do projeto, gerente do projeto e quaisquer outras partes interessadas importantes. Este é um bom momento para listá-los, juntamente com suas funções específicas no projeto.

Os riscos que você identificou

Novamente, você descobrirá mais à medida que detalhar seu plano de projeto, mas este é um bom lugar para reconhecer os riscos de alto nível que você já conhece desde o início.

Entregáveis ​​principais

O que você realmente precisa entregar como parte deste projeto?

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Visão geral de alto nível dos recursos

Se recursos pré-aprovados já estiverem atribuídos a este projeto, anote isso no termo de abertura do projeto para saber com o que está trabalhando. Um calendário de resumo de alto nível. Você pode se aprofundar mais tarde, mas é útil definir um cronograma básico para o seu projeto, além de traçar os principais marcos ao longo do caminho.

Como criar uma carta de projeto?

Agora vamos aprender como criar um termo de abertura do projeto. Quaisquer que sejam os itens que você decida incluir ou excluir da lista acima, aqui estão algumas dicas gerais a serem lembradas ao escrevê-la.

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Familiarize-se com a forma como sua organização faz isso

Aproveite ao máximo todos os ativos de processos organizacionais existentes que você possui. Existem exemplos anteriores de termo de abertura de projeto com os quais você pode aprender? Seu departamento possui um modelo de termo de abertura do projeto?

Exemplos e modelos podem realmente ajudá-lo a ter uma noção de como as coisas são feitas – e o que é importante para sua organização – para que você possa seguir o exemplo e começar com o pé direito.

Escreva em linguagem básica e fácil de entender

Ao escrever o termo de abertura do projeto e defender a importância do seu projeto, pode ser tentador usar palavras sofisticadas e terminologia complicada para tornar as coisas mais impressionantes. Mas, na verdade, quanto mais simples for a linguagem, melhor, especialmente quando se trata do termo de abertura do projeto.

Pincele a penugem

Corte declarações selvagens que não significam nada ou se aplicam ao seu projeto. Fale direto, sem jargões, para que todos possam ler o termo de abertura do projeto, entender o propósito do projeto e saber por que ele é importante.

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Isso tem o benefício adicional de eliminar a ambigüidade e não deixar espaço para interpretações, o que é especialmente importante no gerenciamento de projetos, onde uma comunicação boa e clara é fundamental.

Se você não pode fazer isso? Continue trabalhando e reduzindo as coisas até que você possa. É mais difícil do que parece, mas obriga você a destilar o que está realmente tentando fazer até sua essência mais pura e poderosa.

Mantenha seu plano e termo de abertura do projeto à mão

Ok, talvez não mais perto. Mas para que o termo de abertura do seu projeto realmente funcione, ele não pode simplesmente ser guardado em uma gaveta metafórica. Você deve mantê-lo em um local central onde você, seus patrocinadores de projeto e sua equipe de projeto possam consultá-lo sempre que precisar.

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