Controlați costurile proiectului pentru o mai mare profitabilitate

Controlul costurilor joacă un rol vital în orice strategie financiară. Cum rămâi la buget când ține evidența finanțelor proiectului tău? La fel ca dezvoltarea unui buget personal, îți stau la dispoziție mai multe opțiuni: clasificați cheltuielile, determinați cele mai scumpe articole și găsiți soluții pentru limitarea cheltuielilor în fiecare domeniu. După finalizarea tuturor acestor acțiuni, veți putea controla bugetul, pentru a vă analiza profitabilitatea și crește profiturile.

Principiile de bază ale controlului costurilor sunt aceleași pentru toate bugetele, fie ele corporative sau personale. În acest articol, Finance de Demain Consulting Explică conceptul de control al costurilor și modul în care acesta se încadrează într-un sistem mai mare de management al costurilor.

Ce este controlul costurilor?

Controlul costurilor este un principiu de identificare și reducere a cheltuielilor care vizează creșterea profitului companiei. Poate fi realizat la nivel de proiect sau la nivelul întregii companii.

În acest caz, ne vom concentra pe aplicarea procesului de control al costurilor în cadrul unui proiect sau al unui grup de proiecte.

În calitate de manager de proiect, controlul costurilor vă va ajuta să vă monitorizați planul de gestionare a resurselor și să reacționați la depășirile bugetare.

Dacă depășiți bugetul pentru proiectul dvs., un instrument de raportare vă poate fi, de asemenea, util. Să presupunem că designerul independent pe care l-ai angajat pentru un nou proiect a durat mult mai mult decât se aștepta să editeze imaginile.

După identificarea acestui cost suplimentar, puteți decide să angajați un designer intern pentru următorul dvs. proiect, pentru a reduce costurile și a câștiga eficiență.

Cum poate controlul costurilor să facă diferența?

Echipa ta nu reușește să îndeplinească domeniul sau bugetul proiectului? Aici devine important controlul costurilor. Chiar dacă sunteți la buget, controlul costurilor vă poate ajuta să îl reduceți și mai mult și să creșteți veniturile pe parcurs.

Acest proces oferă o perspectivă asupra cheltuielilor totale ale companiei: evidențiază cele mai scumpe domenii și identifică în continuare cheltuielile în fiecare dintre aceste domenii.

Ca un prim pas, controlul costurilor poate fi aplicat proiectului cu obiectivul de a reduce costurile la această scară și, astfel, potențial de creștere a profiturilor companiei.

Care sunt tehnicile de control al costurilor?

Inițial, controlul costurilor poate avea loc la niveluri superioare ale afacerii, dar are loc adesea la nivel de proiect. La acest nivel puteți evalua costurile reale per proiect și le puteți gestiona eficient.

Iată cei cinci pași de urmat pentru a controla mai bine costurile unui proiect:

1. Planifică-ți bugetul

În primul rând, trebuie să vă planificați bugetul pentru a obține o estimare detaliată a costurilor și a aloca resursele în mod eficient. Elaborarea unui plan detaliat de proiect va reduce variațiile costurilor, care reprezintă diferența dintre bugetul dumneavoastră inițial și cheltuielile reale.

Includeți în planul dvs. de buget:

• Numărul de membri ai echipei necesar pentru proiect
• O estimare a timpului necesar pentru finalizarea proiectului
• Materiale necesare pentru proiect

Când calculați timpul și materialele necesare pentru proiect, păstrați puțin bugetul. Neprevăzutul nu este neobișnuit și poate fi necesar să extindeți calendarul proiectului sau să solicitați resurse suplimentare.

2. Monitorizați toate cheltuielile

Al doilea pas în controlul costurilor proiectului este monitorizarea progresului cheltuielilor proiectului. Veți putea lua măsuri corective mai ușor dacă observați variații de cost în timp real.

La finalul proiectului, va fi prea târziu, banii vor fi cheltuiți. În acest moment, tot ce trebuie să faci este să înveți din ea pentru a preveni ca această situație să se repete pe viitor.

Pentru a vă monitoriza în mod eficient cheltuielile în timpul unui proiect, setați reperele proiectului. La fiecare etapă, vă puteți analiza cheltuielile și vă puteți asigura că domeniul de aplicare al proiectului este respectat. Și dacă observați vreodată depășiri de costuri la o anumită etapă, puteți găsi o soluție pentru a le reduce mai târziu în proiect.

3. Utilizați sisteme de control al schimbării

Este esențial să stabiliți obiective clare în timpul fazei de planificare a proiectului. Pentru a vă asigura că atingeți aceste obiective, poate fi necesar un proces de control al schimbării.

Controlul schimbărilor este un set de pași care guvernează toate modificările făcute de părțile interesate în timpul unui proiect. Vă permite să preveniți deriva de obiective, pregătindu-vă pentru modificări imediat ce apar și adaptând astfel proiectul în consecință.

4. Etapele unui proces de control

amorsare

Procesul de control al schimbării începe atunci când o parte interesată solicită o modificare a proiectului. Solicitarea poate varia: poate fi prelungirea termenelor limită sau livrabile noi ale proiectului.

Evaluare

Managerul de proiect sau șeful de departament scanează solicitarea pentru informații de bază, cum ar fi resursele necesare, impactul cererii și destinatarii cererii. După evaluarea inițială, cererea de modificare trece la faza de analiză.

analiză

În faza de analiză, managerul de proiect relevant aprobă sau respinge cererea. În unele cazuri, un comitet de control al schimbărilor poate fi înființat pentru a controla aprobarea modificărilor. Managerul de proiect aprobă sau respinge cererea și anunță echipa.

În funcție de dimensiunea proiectului, managerul de proiect poate înregistra și modificarea într-un jurnal de modificări pentru a se asigura că toate părțile interesate din proiect primesc informațiile.

Implementarea

Implementarea unei modificări poate varia în funcție de stadiul proiectului, dar, în general, implică actualizarea calendarului și a livrabililor, precum și informarea echipei de proiect.

Ar trebui să evaluați domeniul de aplicare al proiectului și să verificați că modificarea calendarului nu va avea un impact major asupra obiectivelor planificate.

Gard

După documentarea, diseminarea și implementarea cererii, puteți trece la faza de închidere. Se recomandă să aveți un plan formal de închidere, astfel încât toți membrii echipei să poată accesa și să se refere la aceste informații în viitor.

Prin revizuirea eficientă a modificărilor aduse proiectelor dvs., controlul costurilor ar trebui să vină în mod natural.

Prognoza cu acuratețe a bugetului și a succesului unui proiect presupune menținerea unui management conștiincios de la început până la sfârșit. Evenimentele neprevăzute pe parcurs sunt inevitabile, dar înființarea anumitor sisteme ajută la protejarea împotriva acestor abateri.

4. Gestionează-ți timpul

Managementul timpului este o parte integrantă a controlului costurilor: atunci când durata totală a unui proiect crește, costul total al proiectului crește și el. Pentru a nu depasi bugetul alocat trebuie mai presus de toate sa respectati graficul proiectului.

Adoptă strategii de gestionare a timpului pentru a crește productivitatea și pentru a ajuta membrii echipei să finalizeze munca la timp, în limita bugetului.

Iată câteva sfaturi de gestionare a timpului:

Timeboxing

Timeboxing este o strategie de gestionare a timpului orientată spre obiective care implică îndeplinirea sarcinilor într-un " bloc de timp ".

De exemplu, dacă trebuie să scrieți o postare pe blog, puteți crea un bloc de două ore pentru a o contura. Apoi, după o pauză, poți să te întorci la un alt bloc de trei ore pentru a face un prim draft.

Blocarea timpului

Blocarea timpului este similară cu timeboxing-ul, dar în loc să setați o anumită perioadă de timp pentru fiecare sarcină individuală, veți bloca anumite perioade din calendar pentru munca aferentă.

Metoda Pomodoro

La fel ca timebox-ul și time blocking, tehnica Pomodoro vă ajută să vă finalizați sarcinile într-un timp scurt și să faceți pauze între sesiunile de lucru.

De exemplu, lucrați timp de 25 de minute, apoi luați o pauză de cinci minute de patru ori. Apoi, după a patra sesiune de lucru, luați o pauză mai lungă 20 sau 30 de minutes.

înghiți broasca

SPotrivit unui citat celebru din Mark Twain: „Dacă trebuie să înghiți o broască râioasă, ar fi bine să o faci la prima oră dimineața”. Strategia de management al timpului „eat the frog” este inspirat de aceste cuvinte și te încurajează să te ocupi mai întâi de sarcinile importante sau complexe înainte de a lucra la altele mai puțin importante sau mai puțin urgente.

Principiul Pareto

Încă numit regula 80-20 Acest principiu se bazează pe o regulă fundamentală: ne dedicăm 20% din timp realizării a 80% din muncă. Concret, capacitatea de a procesa aceste 80% din sarcini suficient de rapid ne lasă, prin urmare, mai mult timp în timpul zilei noastre de lucru pentru a ne ocupa de restul de 20%, ceea ce ne va lua 80% din timp.

A face lucrurile (GTD)

Inventat de David Allen la începutul anilor 2000, metoda „ Lucrurile au fost terminate » sau „Getting things done” în franceză, recomandă să faceți în prealabil o listă cu sarcinile planificate în scris. Odată eliberat de aceste considerații, mai degrabă decât să te bazezi pe instrumente de management al muncii, vei putea lua măsuri fără a fi nevoie să-ți dai seama ce să faci.

Poate părea contraintuitiv să se concentreze asupra productivității ca parte a controlului costurilor, dar performanța proiectului este piatra de temelie a fluxului de numerar.

Dacă echipa ta nu este productivă, nu vei respecta termenele limită ale proiectului, iar nerespectarea termenelor limită generează costuri suplimentare. În mod logic, dacă proiectul dumneavoastră costă mai mult, fluxul de numerar al companiei dumneavoastră scade. 

5. Urmăriți valoarea câștigată

Urmărirea valorii câștigate vă poate ajuta să preziceți rezultatul financiar al unui proiect. Această metodă de control al costurilor necesită cunoștințe de contabilitate a costurilor. Vă poate ajuta să detectați apariția costurilor variabile și, prin urmare, să preveniți variațiile în proiectele viitoare.

Valoarea câștigată este cantitatea de sarcini îndeplinite efectiv în cadrul unui proiect. Pentru a urmări valoarea câștigată și a vedea dacă sunteți conform programului, trebuie să înmulțiți procentul de sarcini finalizate cu bugetul proiectului.

Pași pentru a urmări valoarea câștigată

Pentru a urmări valoarea câștigată, urmați acești pași:

Pasul 1: determinați gradul de îndeplinire a fiecărei sarcini ca procent.

Pasul 2: setați valoarea planificată (Valoarea planificată sau PV) sau costul bugetat al lucrării planificate. Acesta este bugetul autorizat pentru realizarea lucrărilor planificate.

Pasul 3: determinați valoarea câștigată (EValoare arned sau EV), sau costul bugetat al lucrării efectuate. Aceasta este cantitatea de muncă efectiv finalizată.

Pasul 4: stabiliți costul real (Costul real sau AC), care reprezintă costul real al lucrării efectuate. Acestea sunt cheltuieli legate de lucrările deja efectuate.

Pasul 5: calcularea variațiilor de cost (Varianta de cost sau CV) prin scăderea valorii câștigate din costul real (CV = EV – AC).

Pasul 6: compilați rezultatele.

Pentru primii trei pași, trebuie să colectați informații de cost pentru proiectul dvs., în timp ce pentru ultimii trei, trebuie să efectuați calcule și analize. Variantele de cost reprezintă statutul de cost al proiectului dumneavoastră.

Atunci când controlezi costurile, CV-ul tău este măsura care determină dacă proiectul tău este pe drumul cel bun cu bugetul. A CV negativ înseamnă că proiectul este peste buget.

Ar trebui să controlați costurile sau să gestionați costurile?

Este comun să se confunde controlul costurilor cu managementul costurilor. Aceștia sunt doi termeni diferiți care trebuie definiți și înțeleși corect. Controlul costurilor este un sub-proces din cadrul sistemului mai larg de management al costurilor.

În timp ce controlul costurilor se referă la identificarea cheltuielilor și reducerea acestora pentru a crește profiturile, managementul costurilor este procesul general de estimare, bugetare și control al costurilor unui proiect.

Compania dumneavoastră are probabil mulți angajați implicați în managementul costurilor. În funcție de dimensiunea echipei dvs., diferiți oameni pot lucra la planificarea resurselor și bugetarea.

Pentru un control eficient al costurilor, echipele trebuie să monitorizeze cheltuielile la diferite niveluri ale afacerii pentru a acorda suficientă atenție fiecărei părți a bugetului afacerii și a o analiza în detaliu.

Utilizați controlul costurilor pentru a urmări și a reduce cheltuielile proiectului

Urmărirea datelor de cost pentru a reduce cheltuielile proiectului este un proces obositor, dar gestionarea costurilor are un impact direct asupra profitabilității.

Pentru a gestiona eficient costurile, creați un tablou de bord personalizabil pentru a avea toate informațiile la îndemână. Această automatizare vă va permite să jonglați între managementul proiectelor și controlul costurilor, toate într-un singur loc.

Lasă-ne un comentariu. Dar înainte de a pleca, iată un robot care vă permite să câștigați foarte ușor cu tranzacționarea EUR/USD.