Rolul unui asistent virtual într-o companie

Dacă ești ca majoritatea bloggerilor, ai crezut întotdeauna că trebuie să mergi singur? Acesta este cazul tău? Și da, majoritatea antreprenorilor încep pe cont propriu sau angajează un asistent virtual.

În acest articol, îți arăt de ce un asistent virtual este important pentru afacerea ta. Dar mai întâi, iată un curs de formare care va fi face posibilă reușita în antreprenoriat.

Ce este un asistent virtual?

Un asistent virtual (VA) este cineva care oferă servicii de asistență altor companii dintr-o locație îndepărtată.

Termenul a luat naștere în anii 1990 din posibilitatea de a lucra virtual datorită îmbunătățirilor tehnologice. Un asistent virtual este cineva care este angajat pentru a îndeplini sarcinile plictisitoare de zi cu zi ale afacerii tale.

Poate fi într-un alt oraș, stat sau țară. Ar putea fi și oameni care vin la biroul tău sau se întâlnesc într-un spațiu de coworking o dată pe săptămână. Chiar depinde de tine.

Cel mai important lucru este că se ocupă de îndeplinirea sarcinilor de care clientul lor are nevoie fără nicio problemă, fie pentru că urăsc să o facă, fie pentru că durează prea mult timp.

Asistenții virtuali sunt căutați în special de către antreprenori și afacerile online. Aceste companii au nevoie de ajutor, dar nu doresc să angajeze personal personal. Pentru a te servi, Finance de Demain lucrează cu o medie de doi asistenți virtuali.

Ce face un asistent virtual

În teorie, un asistent virtual poate face tot ceea ce face orice alt personal de asistență. Cu toate acestea, sarcinile de asistență virtuală nu se limitează la munca de birou. Mulți asistenți virtuali oferă servicii de marketing, web design și altele.

Unii asistenți virtuali sunt specializați într-un anumit set de abilități. De exemplu, un asistent virtual de marketing funcționează doar de marketing. Alți asistenți virtuali îndeplinesc o varietate de sarcini, dar într-o anumită industrie. De exemplu, un asistent virtual pentru companii imobiliare.

Majoritatea asistenților virtuali au propria lor afacere de asistenți virtuali la domiciliu. Acest lucru le permite să câștige mai mult și să aibă un control mai bun asupra sarcinilor pe care le îndeplinesc. Cu toate acestea, multe întreprinderi mici angajează asistenți virtuali ca parte a unui loc de muncă sau a unui contract.

În cele din urmă, mulți VA folosesc site-uri independente sau site-uri de coworking pentru a găsi proiecte rapide, limitate în timp.

Cum poate un asistent virtual să vă avantajeze afacerea?

Pentru că delegarea sarcinilor care vă consumă timpul și energia, pe care nu vă face plăcere și care vă țin în ciclul de a trece de la o sarcină plictisitoare la alta, un VA vă va permite să recâștigați controlul asupra treburilor.

Creșterea echipei înseamnă că puteți face o muncă esențială, vă puteți concentra pe strategie și pe imaginea de ansamblu. Puteți începe să visați și să planificați la o scară mai mare.

De unde știi când ești gata să angajezi un asistent virtual?

Când vei fi gata să angajezi este diferit pentru fiecare, ceea ce face decizia atât de dificilă. Vă recomandăm să angajați un VA înainte de a crede că sunteți gata de plecare.

Motivul pentru aceasta este că majoritatea oamenilor (inclusiv eu!) așteaptă până când suntem deja într-un punct de „nebunie” pentru a începe să delegem și să cerem ajutor cu afacerea. Așadar, dacă ești pregătit să-ți dezvolți afacerea și crezi că ești pregătit, îți recomand cu căldură să începi să-ți cauți asistentul virtual.

Va fi mult mai ușor pentru amândoi dacă aduceți pe cineva în echipă când lucrurile sunt puțin mai calme, astfel încât lucrurile să meargă fără probleme atunci când ajung la cele mai aglomerate momente.

Iată câteva întrebări la care trebuie să răspundeți înainte de a lua decizia finală de angajare:

• Ești gata să-ți dezvolți afacerea mai repede decât a fost până acum?
• Îți poți permite să plătești pe cineva în fiecare lună?
• Aveți sarcini definite pentru a începe să delegați?

Dacă ați răspuns da la toate aceste întrebări, atunci sunteți gata să începeți procesul de angajare VA.

Cum să angajezi un VA?

În timp ce asistența virtuală este o idee grozavă de afaceri la domiciliu, obținerea de ajutor virtual este crucială pentru proprietarii de afaceri la domiciliu pentru a-și maximiza veniturile și a facilita creșterea. Ca proprietar de afaceri acasă, vine un moment în care este imposibil să faci totul, cel puțin suficient de bine pentru a fi eficient și eficient.

Angajarea unui asistent virtual îți va elibera timpul, astfel încât să te poți concentra pe munca ta, pe sarcinile care produc cele mai bune rezultate de afaceri pentru tine. Mai mult, multe asistenții virtuali sunt mai buni decât tine în unele sarcini.

Pe termen lung, este întotdeauna mai rapid și mai ieftin să angajezi locuri de muncă pentru care nu ești calificat.

Primul pas al angajării al unui asistent virtual este să faci o listă cu sarcinile pe care vrei să le externalizezi. Faceți o listă cuprinzătoare, prioritând activitățile pe care doriți să le delegeți mai întâi. De exemplu, gestionarea e-mailului este consumatoare de timp și plictisitoare, pune-o în partea de sus a listei tale.

Sau poate că problemele tehnologice vă ocupă prea mult timp, vă puteți externaliza gestionarea site-ului. Sau păstrați conturile companiei dvs. la zi.

Urmatorul pas se află pe cine să angajeze. Există multe modalități de a angaja un asistent virtual. Puteți folosi un serviciu VA care îi angajează și îi instruiește, iar apoi vă atribuie o persoană în funcție de serviciile de care aveți nevoie.

Ultima opțiune este să angajezi pe cineva din rețeaua ta care are referințe. Deși puteți posta un anunț în căutarea unui asistent virtual, găsirea unuia care are deja acreditări de încredere vă va economisi timp și dureri de cap.

Lista serviciilor pe care asistenții virtuali le pot oferi

scriere creativa

• Scrie articole pe blog
• Scrieți cărți electronice, cărți, buletine informative, pâlnii de e-mail etc.
• Scrieți sau editați transcrieri audio sau video.
• Scrieți postări pe rețelele sociale pentru Facebook, Twitter sau Instagram.
• Editarea și revizuirea postărilor de blog, cărți, site-uri web, buletine informative, rețete etc.
• Pregătiți e-mailuri pentru marketingul prin e-mail
• Crearea descrierilor de produse pentru magazinele online (magazin / manager de produs)
• Culegere/editare de mărturii.
• Etc ...

Administrator / management

• Serviciu clienți prin e-mail, chat sau telefon.
• Urmăriți și răspundeți la e-mailuri.
• Organizați cutiile poștale
• Gestionați comentariile pe blog.
• Suport webinar live
• Gestionarea calendarului
• Creați prezentări PowerPoint
• Managementul aprovizionărilor și consumabilelor
• Aranjați interviuri
• Răspunde la apeluri telefonice
• Reutilizați conținut (Exemplu: convertirea unui videoclip într-o postare scrisă pe blog sau a unei postări pe blog într-o postare pe rețelele sociale)
• Scrieți procesele-verbale ale întâlnirilor prin videoconferință
• Gestionați calendarele editoriale de blog
• Sarcini de integrare a clienților, cum ar fi răspunsul la e-mailuri și trimiterea facturilor și a contractelor
• Urmarirea potentialilor clienti/clienti actuali
• Prezentarea invitaților
• Faceți aranjamente de călătorie
• Pregătirea formularelor
• Reluați crearea
• Angajarea si instruirea de noi membri ai echipei
• traducere
• Brainstorming pentru articole de blog, produse etc.

NB: Sarcinile administrative sunt printre cele mai căutate servicii. Ajutarea proprietarilor de afaceri cu aceste sarcini zilnice le eliberează timp pentru a câștiga mai mulți bani. Foarte prețios!

Design grafic

• Crearea de grafice pentru postările de blog
• editare foto
• Crearea de diapozitive pentru webinarii sau workshop-uri.
• Design de cărți de vizită, flyere, logo-uri, meniuri, semnalizare etc.
• Căutare de imagini pentru postări de blog, cărți, rețele sociale etc.
• Crearea ghidurilor de stil de brand.
• Design de cărți electronice sau fișiere PDF pentru abonamente la newsletter

NB: Canva are o mulțime de șabloane și este ușor de utilizat dacă doriți să creați grafică.

Rețele sociale

• Programarea actualizărilor rețelelor sociale.
• Crearea și gestionarea contului Pinterest
• Creați și gestionați pinurile promovate
• Gestionați grupurile Facebook
• Crearea si managementul grupurilor LinkedIn
• Creați sondaje pe rețelele sociale
• Ajustați programul de publicare.
• Crearea și gestionarea postărilor pe Instagram.
• Răspundeți la mesajele din rețelele sociale.

Cont de contabilitate

• Gestionarea plăților și a facturării.
• Procesarea comenzilor și retururilor.
• Managementul colectarii
• Gestionarea salarizării
• Facturare și facturi.

Cum se utilizează această listă de servicii de asistenți virtuali?

După cum puteți vedea, există multe servicii pe care le puteți oferi ca asistent virtual.

În funcție de tipul de serviciu care vă interesează, puteți combina un pachet de servicii conexe și puteți vinde ca un pachet de servicii: facturat pe proiect sau ca serviciu lunar continuu.

Dacă găsiți ceva care vă stârnește interesul, faceți mai multe cercetări. Dacă după cercetarea dvs. sunteți în continuare interesat, aflați cum puteți dobândi abilitățile necesare dacă nu le aveți deja.

Puteți învăța din videoclipuri YouTube, cărți de pe Amazon sau cursuri pe care le găsiți online.

Și amintiți-vă, doar pentru că începeți cu un serviciu precum VA nu înseamnă că veți rămâne blocat să oferiți acel serviciu pentru tot restul vieții. Sunteți liber să faceți upgrade sau să adăugați servicii suplimentare.

Abilitățile necesare pentru a fi un asistent virtual

Multe dintre abilitățile necesare pentru a fi asistent virtual sunt aceleași cu cele necesare pentru a fi asistent administrativ sau secretar. De exemplu, trebuie să ai abilități organizatorice superioare. De asemenea, trebuie să aveți un comportament plăcut la telefon și abilități în utilizarea noilor tehnologii.

În calitate de VA, veți avea nevoie și de abilități specifice pentru munca independentă. De exemplu, ar trebui să puteți face mai multe sarcini, mai ales dacă jonglați cu mai mulți clienți.

Trebuie să te poți concentra la muncă, în mediul tău acasă. De asemenea, aveți nevoie de echipamentul potrivit în biroul dvs. de acasă.

Unele locuri de muncă de asistent virtual necesită abilități suplimentare, inclusiv web design, planificare de evenimente, contabilitate și multe altele.

Puteți căuta locuri de muncă de Asistență Virtuală care necesită abilitățile dumneavoastră specifice. Pe lângă abilitățile specifice, angajatorii caută adesea candidați cu pregătire și/sau experiență de birou într-o anumită capacitate administrativă.

Calitățile esențiale ale unui asistent virtual

încredere

Acesta este unul dintre cele mai importante pentru că, din păcate, pare a fi cel mai frecvent. Mulți clienți mi-au spus că au fost dezamăgiți de VA care nu și-au raportat progresul sau pur și simplu nu și-au dat rezultate.

Acest lucru este complet de neiertat și nu numai că dă un nume prost industriei de asistență virtuală, dar următorul asistent virtual numit trebuie să suporte suspiciunile și îndoielile clientului cu privire la eficiența utilizării acestor tipuri de servicii.

Profesionalismul este esențial în această industrie, așa că dacă un client te sună, ar trebui să-l suni înapoi. Dacă primești un e-mail, trebuie să răspunzi! Nu trebuie să fie imediat, dar cel puțin trebuie să fie a doua zi.

Abilități bune de comunicare

Din primul punct, trebuie să informezi clientul despre progresul muncii tale, așa că stabilește cum și când să le actualizezi când devine client și înainte de a începe fiecare nouă sarcină.

Dacă un client trebuie să te urmărească în mod constant pentru actualizări, atunci nu îți faci treaba corect.

Gestionarea timpului

Cercetările aparent spun că ar trebui să vă concentrați doar pe un singur lucru și acesta este ineficient pentru multitasking. Desigur, trebuie să vă concentrați asupra sarcinii în cauză, dar veți lucra și cu mai mulți clienți; care cred că sunt singurul și cel mai important client al tău.

Probabil că aveți multe de făcut într-o zi, așa că planificați-vă din timp. Programați sarcini atunci când sunteți cel mai eficient. Utilizați un calendar Google și marcați articolele personale cu o culoare și articolele de lucru cu alta.

Dacă știți că scrieți cel mai bine dimineața, încercați să programați întâlniri pentru după-amiaza târziu. De asemenea, puteți încadra toate sarcinile de lucru în calendar (inclusiv timpul de planificare) pentru a ști în mod realist dacă aveți timp să faceți totul.

ressource

Veți primi adesea e-mailuri care vă pun întrebări tehnice, pe care le-ar putea găsi cu ușurință folosind Google, sau vă întrebă cât costă serviciile dvs., atunci când nici măcar nu s-au obosit să vă viziteze site-ul și/sau rețelele sociale.

Vi se va cere să faceți o mulțime de lucruri pe care nu le-ați mai făcut până acum și trebuie doar să vă dați seama cum să le faceți. Se așteaptă ca VA să ofere soluții și să rezolve problemele clienților.

Dacă nu ai capacitatea de a rezolva o problemă și de a-ți da seama cum să faci ceva, atunci nu vei fi un VA bun.

Asistentul virtual nu este Yoda, așa că este nerealist să presupunem că va fi capabil să facă totul. Dar trebuie să știi să cercetezi pentru a găsi informațiile pe cont propriu. Atâta timp cât ești sincer cu clientul tău în ceea ce privește amploarea abilităților tale, vei fi bine.

De asemenea, clienții nu se așteaptă să știi totul. Spune-le că nu ai mai făcut niciodată această treabă înainte; dar ești bucuros să afli cum și să revii la asta.

Ar trebui să continuați să vă instruiți, unde puteți viziona videoclipuri YouTube, puteți face schimb de abilități cu alți VA, puteți pune întrebări pe forumurile VA și, în general, puteți participa.

Încercați să fiți la curent cu ceea ce se mișcă și se schimbă, atât în ​​industria dvs., cât și în lumea tehnologiei. Decideți asupra lucrurilor despre care doriți să aflați mai multe, apoi faceți-vă cercetările.

Gestionarea așteptărilor și construirea încrederii

Nu numai că trebuie să știi ce faci, dar trebuie și să te asiguri că clientul știe ce face. Adesea, un client nu a lucrat niciodată cu un asistent virtual, așa că dacă nu știe ce poate face și cum funcționează totul, se va îndoi serios de capacitatea ta de a-l ajuta.

Este posibil ca un nou client să te caute pentru a-l ghida prin proces, așa că trebuie să știi și să explici cum lucrezi. Acest lucru vine în principal cu experiență, dar exersați-vă noua listă de întrebări sau jocul de rol; și chiar și munca voluntară pentru un antreprenor pe care îl cunoașteți, astfel încât să puteți obține o mărturie și să încercați, dacă asta vă îngrijorează.

Lucreaza singur

Se pare că este destul de obișnuit ca freelancerii să se simtă singuri, ceea ce mă surprinde deoarece sunt complet fericit că lucrez singur și nu m-am gândit niciodată că unora le va lipsi să am pe alții în preajmă.

Sigur, uneori folosesc spații de coworking, iar alteori lucrez în cafenele, dar să fiu singur toată săptămâna este ceva de reținut.

Dacă aveți experiență în asistența virtuală, atunci nu uitați să-mi lăsați un comentariu. Cu toate acestea, nu vă pot părăsi fără să vă prezint acest training premium pe finanțe personale.