Etapele unui plan de proiect care asigură succesul proiectului

Un plan de proiect este punctul culminant al unei planificări atente de către un manager de proiect. Este documentul principal care ghidează progresul unui proiect. Acesta este ghidul managerului de proiect.

Deși planurile de proiect diferă de la companie la companie, există zece pași care trebuie să fie absolut într-un plan de proiect pentru a evita confuzia și improvizația forțată în timpul fazei de execuție a proiectului.

În acest articol, Vă aduc sfaturile mele pentru a vă ajuta să vă scrieți bine planul de proiect. Dacă doriți să vă executați cu succes proiectul, planul dvs. de proiect trebuie să includă în mod obligatoriu următoarele elemente:

1. Obiectivele proiectului

Obiectivele proiectului sunt definite în carta proiectului. Cu toate acestea, acestea ar trebui să fie incluse și în planul proiectului pentru a explica în continuare obiectivele proiectului. Oricum un manager de proiect alege să încorporeze obiective în planul proiectului, lucrul important este să mențină o legătură clară între ele carta proiectului – primul document cheie al unui proiect – și al doilea document cheie al proiectului, planul său de proiect.

2. Domeniul proiectului

La fel ca obiectivele proiectului, domeniul de aplicare este definit în cartă și trebuie să fie rafinat în continuare în planul proiectului de către managerul de proiect. Prin definirea domeniului de aplicare, managerul de proiect poate începe să arate cum va arăta obiectivul proiectului.

Dacă domeniul de aplicare nu este definit, acesta se poate extinde pe tot parcursul proiectului. Acest lucru duce la depășiri ale costurilor și la nerespectarea termenelor limită.

Articol de citit: Cum să conduci o afacere prosperă?

De exemplu, dacă conduceți o echipă de marketing pentru a crea o broșură pentru linia de produse a unei companii, ar trebui să enumerați numărul de pagini și să oferiți exemple despre cum va arăta produsul finit.

Pentru unii membri ai echipei, o broșură poate însemna două pagini, în timp ce alții pot considera zece pagini adecvate. Definirea domeniului de aplicare poate aduce întreaga echipă pe aceeași pagină de la început.

3. Etape și principalele rezultate

Principalele realizări ale unui proiect se numesc repere, iar principalele produse de lucru se numesc livrabile principale. Ambele reprezintă componentele majore ale lucrului la un proiect. Un plan de proiect ar trebui să identifice aceste elemente, să le definească și să stabilească termene pentru finalizarea lor.

Dacă o organizație întreprinde un proiect de dezvoltare a unui nou software, principalele rezultate ar putea fi lista finală a cerințelor de afaceri și modul de implementare a acestora.

Apoi, proiectul ar putea avea repere pentru finalizarea designului, testarea sistemului, testarea acceptării utilizatorilor și data implementării software-ului. Aceste repere sunt asociate cu produsele de lucru, dar se referă mai mult la procese decât la produsele în sine.

Articol de citit: Locul marketingului digital în afaceri

Etapele și termenele de livrare cheie nu trebuie să fie date exacte, dar cu cât sunt mai precise, cu atât mai bine. Datele precise îi ajută pe managerii de proiect să descompună mai precis structurile de lucru.

În această etapă a planului, veți crea repere, astfel încât să puteți lua livrabile mari sau de nivel înalt și să le împărțiți în livrabile mai mici, care pot fi descrise în etapa următoare.

4. Structura de defalcare a muncii

O structură de defalcare a activității descompune etapele și livrabilele majore ale unui proiect în bucăți mai mici, astfel încât unei persoane să i se atribuie responsabilitatea pentru fiecare fațetă.

La dezvoltarea acestei structuri, managerul de proiect ia în considerare mulți factori precum punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei de proiect, interdependența dintre sarcini, resursele disponibile și termenul general al proiectului.

Managerii de proiect sunt în ultimă instanță responsabili pentru succesul proiectului, dar ei nu pot face munca singuri. Structura de defalcare este un instrument pe care managerul de proiect îl folosește pentru a asigura responsabilitatea pentru proiect.

Articol de citit: Iată 14 sfaturi pentru îmbogățire rapidă

Acest instrument le spune, de asemenea, părților interesate din proiect cine este responsabil pentru ce. Dacă managerul de proiect este preocupat de o sarcină, el știe exact cu cine să se întâlnească în legătură cu această preocupare.

5. Bugetul de investiții

Bugetul unui proiect arată câți bani sunt alocați pentru finalizarea proiectului. Managerul de proiect este responsabil pentru alocarea adecvată a acestor resurse.

Pentru un proiect care are furnizori, managerul de proiect se asigura ca livrabilele sunt finalizate conform termenilor contractului, acordand o atentie deosebita calitatii. Unele bugete ale proiectelor sunt legate de planul de resurse umane.

Este important să stabiliți costul fiecărei etape uitându-vă la timpul necesar și costul forței de muncă necesare pentru a finaliza sarcinile. Costul proiectului este legat de durata proiectului, care se reduce la sfera de aplicare a proiectului. Domeniul de aplicare, reperele, sarcinile și bugetul ar trebui să fie aliniate și realiste.

6. Planul de resurse umane

Planul de resurse umane arată modul în care proiectul va fi personal. Acesta definește cine va face parte din echipa de proiect și cât timp trebuie să se angajeze fiecare persoană.

La dezvoltarea acestui plan, managerul de proiect negociază cu membrii echipei și cu supervizorii acestora cât timp poate dedica fiecare membru al echipei proiectului. Dacă este nevoie de personal suplimentar pentru a se consulta cu privire la proiect, dar face parte din echipa de proiect, acest lucru este, de asemenea, documentat în planul de personal. Din nou, sunt consultați supraveghetorii corespunzători.

7. Planul de management al riscului

Multe lucruri pot merge prost atunci când rulează un proiect. Deși este dificil de anticipat orice dezastru sau incident minor posibil, multe capcane pot fi prezise. În planul de management al riscului, managerul de proiect identifică toate riscurile proiectului. De asemenea, determină probabilitatea apariției acestor scenarii și strategiile pentru a le atenua.

În formularea acestui plan, managerul de proiect poate solicita contribuții de la sponsorul proiectului sau de la echipa de proiect.

Strategiile de atenuare sunt puse în aplicare pentru riscurile care pot apărea sau care au costuri mari asociate cu acestea. Riscurile care este puțin probabil să apară și cele care au costuri scăzute sunt notate în plan, chiar dacă nu au strategii de atenuare.

8. Planul de comunicare

Un plan de comunicare descrie modul în care un proiect va fi comunicat diverselor audiențe. La fel ca structura de defalcare a muncii, un plan de comunicare atribuie responsabilitatea pentru finalizarea fiecărei componente unui membru al echipei de proiect.

În acest pas, este important să descrieți modul în care problemele vor fi comunicate și rezolvate în cadrul echipei. De asemenea, trebuie specificată frecvența comunicării cu echipa și părțile interesate. Fiecare mesaj are un public țintă. Ajută managerii de proiect să se asigure că informațiile potrivite ajung la oamenii potriviți la momentul potrivit.

Articol de citit: 1 sfaturi financiare pentru tinerii căsătoriți

9. Planul de management al părților interesate

Un plan de management al părților interesate identifică modul în care părțile interesate vor fi utilizate în proiect. Uneori, părțile interesate trebuie doar să primească informații. Acest lucru poate fi luat în considerare în planul de comunicare.

10. Planul de management al schimbării

Un plan de management al schimbării stabilește un cadru pentru efectuarea modificărilor proiectului. Deși managerii de proiect tind să dorească să evite modificările aduse proiectului, uneori acestea sunt inevitabile.

Planul de management al schimbării oferă protocoale și procese pentru efectuarea modificărilor. Este esențial pentru responsabilitate și transparență ca sponsorii de proiect, managerii de proiect și membrii echipei de proiect să urmeze planul de management al schimbării.

În concluzie….

Planul de proiect este un document important pentru succesul proiectului. Acesta servește drept busolă în derularea proiectului, de la început până la sfârșit. Prin urmare, necesită participarea activă a tuturor părților interesate pentru a conveni asupra diferitelor puncte. De asemenea, este important să vă acordați tot timpul necesar pentru a-l defini.

Riscul major al unui plan prost definit este acela că sunteți expus unor dispute care trebuie soluționate pe puncte de dezacord care nu au fost încadrate.

Vă invit să vă împărtășiți opiniile și experiențele în comentarii.