Как составить коммуникационный план проекта?

Планы коммуникаций важны для ваших проектов. Эффективная коммуникация, как внутренняя, так и внешняя, имеет важное значение для успеха проекта. Крайне важно иметь план коммуникаций проекта, в котором будет указано, кто является заинтересованными сторонами, а также когда и как с ними связаться. Однако, имея хорошее коммуникационная стратегия может быть вам очень полезен. В этой статье рассматриваются:

• Преимущества коммуникационных планов проекта
• Что включить в план коммуникаций
• Как написать план коммуникации
• И как использовать план коммуникаций на протяжении всего проекта

Но прежде чем начать, я хотел бы рассказать вам об этом премиум-тренинге, который лично позволил мне повысить коэффициент конверсии на моих сайтах. Просто нажмите здесь, это партнерская ссылка.

Преимущества коммуникационных планов проекта

По своей сути, планы коммуникаций проекта способствуют эффективному общению. Они обеспечат бесперебойную работу ваших проектов и помогут избежать провала проекта. Другие важные преимущества включают установление ожиданий и управление ими, лучшее управление заинтересованными сторонами и помощь в процессе планирования проекта.

Устанавливайте ожидания и управляйте ими

Коммуникации проекта — это улица с двусторонним движением. Как и при планировании проекта, необходимо установить ожидания, а команда проекта и заинтересованные стороны клиента должны взять на себя ответственность за бесперебойную коммуникацию.

Несмотря на то, что проект не начинается без составленного плана проекта, планы коммуникаций проекта не так легко обсуждать, но они должны обсуждаться.

Сообщая клиенту на ранней стадии процесса проекта, чего ожидать, вы задаете тон всему проекту, начиная с процесса проектного предложения.

Им также полезно заранее знать, что вам от них нужно, чтобы они могли подготовиться, когда придет время.

Управление заинтересованными сторонами и клиентами

На протяжении всего проекта успешная коммуникация о согласовании с целями и этапами и последующее согласование с ними по мере изменения проектов имеет важное значение для заинтересованности заинтересованных сторон и прозрачности статуса проекта.

Коммуникация является ключом к поддержанию хороших отношений с клиентом, и план коммуникации проекта может помочь вам поддерживать это общее понимание того, что происходит и что должно происходить на протяжении всего проекта.

Планирование проекта

План коммуникации управления проектом определяет, как будет предоставляться важная информация на протяжении всего проекта, кем и как часто. Когда вы закончите планирование проекта, вы также должны завершить планирование коммуникаций.

Не все проекты одинаковы, и по этой причине план коммуникаций проекта уникален для вашего проекта, поэтому важно подумать об этом при создании плана проекта после запуска.

У крупных проектов другие потребности в общении, чем у небольших проектов, и то же самое касается проектов с командами заинтересованных сторон по сравнению с одним контактным лицом по проекту.

Проекты с целями, бюджетами, разные сроки и даже разные результаты требуют коммуникации с учетом этих потребностей, и об этом следует помнить при создании плана коммуникации проекта.

Что включить в планы коммуникаций

Хотя особенности вашего плана коммуникаций будут различаться в зависимости от типа и масштаба проекта, в каждый план коммуникаций проекта, который вы создаете, должны быть включены несколько ключевых элементов:

Основные заинтересованные стороны

Запишите все ключевые заинтересованные стороны, включая основное контактное лицо клиента. Включите контактную информацию, такую ​​как номера телефонов и адреса электронной почты, чтобы любой, кто получает доступ к плану связи, мог найти эту информацию.

Члены команды

Включите ключевых членов команды вашего проекта и их роли. Это удобно для тех, кто новичок или не знаком с проектом. Перечислите членов вашей команды, участвующих в передаче результатов, проведении стратегических дискуссий или в том, как вы будете управлять техническими разговорами между заинтересованными сторонами и вашей командой.

Способы связи

Опишите основные методы коммуникации и различные каналы, которые вы будете использовать для связи с заинтересованными сторонами. Используйте электронную почту, телефонные звонки, встречи лицом к лицу, видеовстречи, социальные сети или любые другие. Включите примечания о предпочтительных каналах заинтересованных сторон.

тип связи

Включите типы общения, то, как это сообщение будет передано, что будет включено и с кем это общение будет. Например, вы можете предоставлять еженедельные отчеты о состоянии клиента.

Подумайте, как вы будете это предоставлять, кому это будет предоставлено и какая информация должна быть включена в отчет.

Стили общения

Это может быть разбито по заинтересованным сторонам и методам коммуникации. Предпочитает ли определенная заинтересованная сторона только официальное общение или вы можете относиться к нему более небрежно?

Календарь встреч

Хотя вы можете корректировать это по мере необходимости на протяжении всего проекта, полезно иметь первоначальное представление о том, как часто вы будете встречаться с заинтересованными сторонами.

В зависимости от масштаба проекта вы также можете указать, как часто вы будете отправлять электронные письма клиенту. Также включите внутренние встречи команды в календарь встреч.

Ключевые сообщения

Для каждой заинтересованной стороны определите ключевое сообщение или информацию, которые необходимо будет донести до них на протяжении всего проекта. Это также включает любую информацию или отзывы, которые вам понадобятся от них.

Коммуникационные цели

План коммуникации, который включает в себя цели коммуникации, может помочь вам принимать решения, основанные на том, чего вы пытаетесь достичь.

Как написать свой собственный план коммуникации проекта

1. Разберитесь со своими настройками

План коммуникации проекта не обязательно должно быть формальным. Но это должно быть написано хотя бы для вашего удобства. Занимайтесь грамматикой не потому, что хотите показаться умным, а потому, что хотите, чтобы речь была ясной и понятной.

Инструменты письма могут помочь вам справиться с этим, не занимая слишком много времени. После этого вы можете с уверенностью приступить к созданию своего контента.

Во-первых, он позволяет вам сесть и установить параметры проекта. К ним относятся размер проекта, информация о компании-клиенте, результаты проекта, график и команда проекта.

Считать стили общения вашей команды и вашего клиента:

• Насколько успешными были коммуникации до сих пор?
• Отметил ли ваш клиент предпочтения в общении: он обычно звонит, когда у него есть вопрос, или он ориентирован на электронную почту?
• Вы встречались лично или по видеосвязи?
• Как часто ваша команда напрямую взаимодействует с вами в проекте? Предпочитают ли они письменный контекст встречам?

Как только вы поймете, с какой командой и клиентами вы работаете, вы сможете применить это к плану действий по коммуникации.

2. Определите свои цели и заинтересованные стороны

Перечислите результаты вашего проекта и ключевые заинтересованные стороны проекта. Затем добавьте цели вашего проекта в этот список: подумайте о том, что такое успешная коммуникация проекта не только с вашим клиентом, но и с вашей командой.

Этот список будет направлять коммуникационные решения.

3. Составьте план коммуникации

в настоящее время пришло время составить план. Определите свой подход к коммуникациям, которые будут осуществляться на протяжении всего проекта. Зная цели вашего проекта, подумайте, как часто вы будете общаться с заинтересованными сторонами вашего клиента, как вы будете это делать и что будет включать в себя это общение.

Вы можете решить использовать несколько подходов, таких как еженедельные проверки по телефону для обновления графика и хода бюджета, а также ежедневные электронные письма для оперативных вопросов и менее частые личные встречи для представления обновлений. проект.

Что бы вы ни решили, помните о своих показателях и целях. Это должно помочь вам определить типы коммуникаций, которые будут наиболее полезны для вашего проекта, а также то, насколько подробными и глубокими должны быть ваши сообщения.

Как использовать план коммуникаций проекта

1. Поделитесь этим со своей командой

Поделившись планом с вашей командой, вы проинформируете их о вашем ритме общения, что повлияет на их работу и сроки доставки, а также даст им больше информации о том, как вы будете общаться и с кем.

Обмен этой информацией означает, что ваша команда может помочь вам реализовать план коммуникации.

2. Оставайтесь на правильном пути

Убедитесь, что ваша команда знает и понимает ваш план коммуникаций, чтобы ваш клиент получал последовательную и значимую информацию, доставляемую им на протяжении всего проекта.

Назначайте все ключевые совещания по проекту, как только у вас будет готов план, и добавляйте в свой календарь напоминания о регулярных проверках и даже электронные письма о проекте, чтобы не отставать от важных вещей, которые вы установили в своем плане.

Если в какой-то момент вы отклонитесь от своего плана коммуникаций и вам будет трудно вернуться к нему, пересмотрите подход, который вы установили:

• Соответствует ли он по-прежнему целям вашего проекта?
• Изменились ли каким-либо образом цели или заинтересованные стороны с момента начала проекта?
• Существуют ли более эффективные способы передачи информации о проекте на данном этапе?

Коммуникационный план = Успех

Наличие плана коммуникаций проекта дает вам инструменты для эффективного общения. План также может позволить вам пересмотреть свой подход и потребности вашего клиента, если это необходимо.

Неважно, насколько формальным или неформальным может быть ваш план коммуникаций по проекту, он может быть разницей между очень успешным и эффективным проектом и проектом, который просто буксует без четкого плана.

Думайте об этом как о еще одном способе установить и проверить ожидания на протяжении всего проекта. Думайте об этом как о способе с легкостью обеспечить осмысленное и успешное общение.

Что вы думаете ?

Насколько важен план коммуникации проекта для успеха проекта? Считаете ли вы, что менеджеры проектов всегда должны составлять план коммуникаций для проектов, независимо от их размера? Дайте мне знать ваши мысли, оставив комментарий!

Однако, если вы хотите взять под контроль свои личные финансы через шесть месяцев, я настоятельно рекомендую это руководство.

Оставьте нам комментарий