Контролируйте затраты по проекту для повышения рентабельности

Контроль затрат играет жизненно важную роль в любой финансовой стратегии. Как вы остаетесь в рамках бюджета, когда вы отслеживаете финансы вашего проекта? Как и при составлении личного бюджета, вам доступны несколько вариантов: классифицировать расходы, определить самые дорогие статьи и найти решения по ограничению расходов в каждой области. Выполнив все эти действия, вы сможете контролировать бюджет, проанализировать вашу прибыльность и увеличить прибыль.

Основные принципы контроля затрат одинаковы для всех бюджетов, корпоративных или личных. В этой статье, Finance de Demain Consulting Объясняет концепцию контроля затрат и то, как он вписывается в более крупную систему управления затратами.

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат – это принцип выявления и сокращения расходов, направленный на увеличение прибыли компании. Это может осуществляться на уровне проекта или на уровне всей компании.

В этом случае мы сосредоточимся на применении процесса контроля затрат в рамках проекта или группы проектов.

Как менеджеру проекта, контроль затрат поможет вам следить за планом управления ресурсами и реагировать на перерасход бюджета.

Если вы превысите бюджет своего проекта, вам также может пригодиться инструмент отчетности. Предположим, дизайнеру-фрилансеру, которого вы наняли для нового проекта, потребовалось гораздо больше времени, чем ожидалось, для редактирования изображений.

После определения этих дополнительных затрат вы можете принять решение нанять штатного дизайнера для своего следующего проекта, чтобы сократить расходы и повысить эффективность.

Как контроль затрат может изменить ситуацию?

Ваша команда не соответствует масштабу или бюджету проекта? Вот где контроль затрат становится важным. Даже если вы находитесь в рамках бюджета, контроль над расходами может помочь вам сократить его еще больше и одновременно увеличить доход.

Этот процесс дает представление об общих расходах компании: он выделяет самые дорогие области и дополнительно определяет расходы в каждой из этих областей.

В качестве первого шага к проекту можно применить контроль затрат с целью снижения затрат в этом масштабе и, таким образом, потенциального увеличения прибыли компании.

Что такое методы контроля затрат?

Первоначально контроль затрат может происходить на более высоких уровнях бизнеса, но чаще всего он осуществляется на уровне проекта. Именно на этом уровне вы можете оценить фактические затраты на проект и эффективно управлять ими.

Вот пять шагов, которые необходимо выполнить, чтобы лучше контролировать затраты на проект:

1. Планируйте свой бюджет

Во-первых, вам необходимо спланировать свой бюджет, чтобы получить подробную смету расходов и эффективно распределить ресурсы. Разработка подробного плана проекта уменьшит отклонения в стоимости, которые представляют собой разницу между вашим первоначальным бюджетом и фактическими расходами.

Включите в свой бюджетный план:

• Количество членов команды, необходимое для проекта
• Оценка времени, необходимого для завершения проекта
• Материалы необходимые для проекта

При расчете времени и материалов, необходимых для проекта, оставьте небольшой резерв в своем бюджете. Непредвиденные обстоятельства нередки, и вам может потребоваться продлить сроки проекта или запросить дополнительные ресурсы.

2. Контролируйте все расходы

Вторым шагом в управлении стоимостью проекта является мониторинг хода расходов по проекту. Вам будет легче принять корректирующие меры, если вы заметите отклонения в стоимости в режиме реального времени.

В конце проекта будет поздно, деньги будут потрачены. На данный момент все, что вам нужно сделать, это извлечь из этого уроки, чтобы предотвратить повторение этой ситуации в будущем.

Чтобы эффективно контролировать свои расходы во время проекта, установите этапы проекта. На каждом этапе вы можете проанализировать свои расходы и убедиться, что объем проекта соблюдается. И если вы когда-нибудь заметите перерасход средств на определенном этапе, вы можете найти решение, чтобы сократить его позже в проекте.

3. Используйте системы контроля изменений

Очень важно установить четкие цели на этапе планирования проекта. Чтобы гарантировать достижение этих целей, может потребоваться процесс управления изменениями.

Управление изменениями — это набор шагов, управляющих всеми изменениями, внесенными заинтересованными сторонами в ходе проекта. Это позволяет вам предотвратить дрейф целей, подготавливая вас к изменениям, как только они появляются, и, таким образом, соответствующим образом адаптируя проект.

4. Этапы процесса контроля

грунтовка

Процесс управления изменениями начинается, когда заинтересованная сторона запрашивает изменение проекта. Запрос может быть разным: это может быть продление сроков или новые результаты проекта.

Оценка

Менеджер проекта или руководитель отдела просматривает запрос на наличие базовой информации, такой как необходимые ресурсы, влияние запроса и получатели запроса. После первоначальной оценки запрос на изменение переходит к этапу анализа.

L'анализировать

На этапе анализа соответствующий руководитель проекта утверждает или отклоняет запрос. В некоторых случаях для контроля за утверждением изменений может быть создан комитет по контролю за изменениями. Менеджер проекта утверждает или отклоняет запрос и уведомляет команду.

В зависимости от размера проекта руководитель проекта может также зарегистрировать изменение в журнале изменений, чтобы обеспечить получение информации всеми заинтересованными сторонами проекта.

Реализация

Внедрение изменений может варьироваться в зависимости от стадии проекта, но обычно включает обновление графика и результатов, а также информирование команды проекта.

Вам следует оценить масштаб проекта и убедиться, что изменение графика не окажет серьезного влияния на запланированные цели.

Забор

После документирования, распространения и реализации запроса вы можете перейти к заключительному этапу. Рекомендуется иметь официальный план закрытия, чтобы все члены команды могли получить доступ к этой информации и ссылаться на нее в будущем.

Благодаря эффективному анализу изменений в ваших проектах контроль затрат должен стать естественным.

Точное прогнозирование бюджета и успеха проекта предполагает поддержание добросовестного управления от начала до конца. Непредвиденные события на этом пути неизбежны, но создание определенных систем помогает защититься от этих отклонений.

4. Управляйте своим временем

Управление временем является неотъемлемой частью контроля затрат: когда общая продолжительность проекта увеличивается, общая стоимость проекта также увеличивается. Чтобы не превысить выделенный бюджет, вы должны прежде всего соблюдать график проекта.

Применяйте стратегии тайм-менеджмента, чтобы повысить производительность и помочь членам команды выполнять работу вовремя в рамках бюджета.

Вот несколько советов по тайм-менеджменту:

Тайм-боксинг

Таймбоксинг – это целенаправленная стратегия управления временем, которая предполагает выполнение задач в течение « блок времени .

Например, если вам нужно написать сообщение в блоге, вы можете создать двухчасовой блок, чтобы наметить его. Затем, после перерыва, вы можете вернуться к другому трехчасовому блоку, чтобы сделать первый набросок.

Блокировка времени

Блокировка времени похожа на блокировку времени, но вместо того, чтобы планировать определенное количество времени для каждой отдельной задачи, вы блокируете определенные периоды своего календаря для связанной работы.

Метод помидора

Подобно тайм-боксингу и блокировке времени, техника Pomodoro помогает выполнять задачи за короткий промежуток времени и делать перерывы между рабочими сессиями.

Например, поработайте 25 минут, затем сделайте пятиминутный перерыв четыре раза. Затем, после четвертого сеанса работы, сделайте более длительный перерыв в 20 или 30 минутs.

Авалес ле crapaud

SСогласно знаменитой цитате Марка Твена: «Если вам нужно проглотить жабу, лучше сделайте это утром». Стратегия тайм-менеджмента «Съешь лягушку» вдохновлен этими словами и побуждает вас сначала позаботиться о важных или сложных задачах, прежде чем приступать к менее важным или менее срочным.

Принцип Парето

Еще называют правило 80-20 Этот принцип основан на фундаментальном правиле: мы посвящаем 20% нашего времени выполнению 80% работы. Конкретно, возможность обрабатывать эти 80% задач достаточно быстро, поэтому оставляет нам больше времени в течение рабочего дня, чтобы позаботиться об оставшихся 20%, что займет у нас 80% времени.

Доводить дело до конца (GTD)

Изобретен Дэвид Аллен в начале 2000-х годов метод « Getting Things Done » или «Как привести дела в порядок» по-французски, рекомендует заранее составить список запланированных дел в письменной форме. Освободившись от этих соображений, вместо того, чтобы полагаться на инструменты управления работой, вы сможете действовать, не придумывая, что делать.

Сосредоточение внимания на производительности как части контроля затрат может показаться нелогичным, но эффективность проекта является краеугольным камнем денежного потока.

Если ваша команда непродуктивна, вы не сможете уложиться в сроки проекта, а несоблюдение сроков приводит к дополнительным затратам. Логично, что если ваш проект стоит дороже, денежный поток вашей компании уменьшается. 

5. Отслеживание освоенного объема

Отслеживание заработанной стоимости может помочь вам предсказать финансовый результат проекта. Этот метод контроля затрат требует знания учета затрат. Это может помочь вам обнаружить начало переменных затрат и, следовательно, предотвратить отклонения в будущих проектах.

Заработанный объем — это количество задач, фактически выполненных в рамках проекта. Чтобы отслеживать освоенный объем и следить за соблюдением графика, необходимо умножить процент выполненных задач на бюджет проекта.

Шаги для отслеживания освоенного объема

Чтобы отслеживать заработанную стоимость, выполните следующие действия:

Шаг 1: определить степень выполнения каждой задачи в процентах.

Шаг 2: установить плановое значение (Плановая стоимость или PV) или сметную стоимость планируемых работ. Это бюджет, утвержденный для выполнения запланированных работ.

Шаг 3: определить освоенный объем (Eзаработанное значение или EV), или сметную стоимость выполненных работ. Это фактически выполненный объем работ.

Шаг 4: установить фактическую стоимость (Фактическая стоимость или AC), что представляет собой фактическую стоимость выполненных работ. Это расходы, относящиеся к уже выполненным работам.

Шаг 5: рассчитать отклонения затрат (Отклонение стоимости или CV) путем вычитания заработанной стоимости из фактической себестоимости (CV = EV – AC).

Шаг 6: скомпилировать результаты.

Для первых трех шагов вам необходимо собрать информацию о затратах для вашего проекта, а для последних трех необходимо выполнить расчеты и анализ. Отклонения по стоимости отражают состояние затрат по вашему проекту.

Когда вы контролируете расходы, ваше резюме является показателем, который определяет, соответствует ли ваш проект бюджету. А Отрицательное резюме означает, что проект превышает бюджет.

Должны ли вы контролировать расходы или управлять затратами?

Часто путают контроль затрат с управлением затратами. Это два разных термина, которые необходимо правильно определить и понять. Контроль затрат — это подпроцесс в рамках более крупной системы управления затратами.

В то время как контроль затрат заключается в выявлении расходов и их сокращении для увеличения прибыли, управление затратами — это общий процесс оценки, составления бюджета и контроля затрат по проекту.

Вероятно, в вашей компании много сотрудников, занимающихся управлением затратами. В зависимости от размера вашей команды над планированием ресурсов и составлением бюджета могут работать разные люди.

Для эффективного контроля затрат командам необходимо отслеживать расходы на разных уровнях бизнеса, уделять достаточно внимания каждой части бизнес-бюджета и тщательно анализировать ее.

Используйте контроль затрат, чтобы отслеживать и сокращать расходы по проекту

Отслеживание данных о затратах для сокращения затрат на проект — утомительный процесс, но управление затратами напрямую влияет на прибыльность.

Чтобы эффективно управлять расходами, создайте настраиваемую панель мониторинга, чтобы вся информация была у вас под рукой. Эта автоматизация позволит вам переключаться между управлением проектами и контролем затрат в одном месте.

Оставьте нам комментарий. Но прежде чем уйти, вот робот, который позволяет вам очень легко зарабатывать на торговле EUR/USD.