Роль виртуального помощника в компании

Если вы похожи на большинство блоггеров, всегда ли вы думали, что вам придется действовать в одиночку? Это ваш случай? И да, большинство предпринимателей начинают самостоятельно или нанимают виртуального помощника.

В этой статье я покажу вам, почему виртуальный помощник важен для вашего бизнеса. Но сначала вот учебный курс, который дает возможность преуспеть в предпринимательстве.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник (VA) — это тот, кто предоставляет услуги поддержки другим предприятиям из удаленного места.

Термин родился в 1990-х годах из-за возможности работать практически благодаря технологическим усовершенствованиям. Виртуальный помощник — это человек, которого нанимают для выполнения утомительных повседневных задач вашего бизнеса.

Это может быть другой город, штат или страна. Это также могут быть люди, которые приходят к вам в офис или встречаются в коворкинге раз в неделю. Это действительно зависит от вас.

Самое главное, что они заботятся о выполнении задач, в которых нуждается их клиент, без проблем, либо потому, что они ненавидят это делать, либо потому, что это занимает слишком много времени.

Виртуальные помощники особенно востребованы предпринимателями и онлайн-компаниями. Этим компаниям нужна помощь, но они не хотят физически нанимать персонал. Чтобы служить вам, Finance de Demain работает в среднем с двумя виртуальными помощниками.

Что делает виртуальный помощник

Теоретически виртуальный помощник может делать все то же, что и любой другой вспомогательный персонал. Однако задачи виртуальной поддержки не ограничиваются офисной работой. Многие виртуальные помощники предоставляют маркетинговые услуги, веб-дизайн и другие.

Некоторые виртуальные помощники специализируются на определенном наборе навыков. Например, виртуальный помощник по маркетингу занимается только маркетингом. Другие виртуальные помощники выполняют множество задач, но в конкретной отрасли. Например, виртуальный помощник для компаний, занимающихся недвижимостью.

У большинства виртуальных помощников есть собственный домашний бизнес виртуальных помощников. Это позволяет им зарабатывать больше и лучше контролировать выполняемые ими задачи. Однако многие малые предприятия нанимают виртуальных помощников в рамках работы или контракта.

Наконец, многие виртуальные активы используют сайты фрилансеров или коворкинги для поиска быстрых проектов, ограниченных по времени.

Как виртуальный помощник может помочь вашему бизнесу?

Поскольку делегирование задач, которые отнимают ваше время и энергию, выполнение которых вам не нравится и которые держат вас в цикле перехода от одной утомительной задачи к другой, VA позволит вам восстановить контроль над своими делами.

Рост вашей команды означает, что вы можете выполнять важную работу, сосредоточившись на стратегии и общей картине. Вы можете начать мечтать и планировать в большем масштабе.

Как понять, что вы готовы нанять виртуального помощника?

Время, когда вы будете готовы к найму, у всех разное, что делает решение таким трудным. Мы рекомендуем нанять VA, прежде чем вы думаете, что готовы к работе.

Причина этого в том, что большинство людей (включая меня!) ждут, пока мы не окажемся в состоянии «безумия», чтобы начать делегировать полномочия и просить о помощи в бизнесе. Итак, если вы готовы развивать свой бизнес и думаете, что готовы, я настоятельно рекомендую вам начать искать своего виртуального помощника.

Вам обоим будет намного проще, если вы возьмете кого-то в команду, когда все будет немного спокойнее, чтобы все шло гладко, когда наступает самое загруженное время.

Вот несколько вопросов, на которые нужно ответить, прежде чем принимать окончательное решение о найме:

• Готовы ли вы развивать свой бизнес быстрее, чем это было до сих пор?
• Можете ли вы позволить себе платить кому-то каждый месяц?
• У вас есть определенные задачи, которые нужно начать делегировать?

Если вы ответили утвердительно на все эти вопросы, то вы готовы начать процесс найма VA.

Как нанять ВА?

Хотя виртуальная помощь — отличная идея для домашнего бизнеса, получение виртуальной помощи имеет решающее значение для владельцев домашнего бизнеса, чтобы максимизировать свои доходы и способствовать росту. Как владелец домашнего бизнеса, наступает момент, когда невозможно сделать все, по крайней мере, достаточно хорошо, чтобы быть эффективным и действенным.

Наем виртуального помощника освободит ваше время, чтобы вы могли сосредоточиться на своей работе, на задачах, которые приносят вам наилучшие результаты в бизнесе. Более того, многие виртуальные помощники лучше вас в определенных задачах.

В долгосрочной перспективе всегда быстрее и дешевле нанять работу, для которой вы не обладаете необходимой квалификацией.

Первый шаг найма виртуального помощника — составить список задач, которые вы хотите передать на аутсорсинг. Составьте полный список, расставив приоритеты в отношении тех действий, которые вы хотите делегировать в первую очередь. Например, управление электронной почтой отнимает много времени и утомительно, поместите его в начало списка.

Или, может быть, технические проблемы отнимают у вас слишком много времени, вы можете передать управление своим сайтом на аутсорсинг. Или держите учетные записи вашей компании в актуальном состоянии.

Следующий шаг выясняет, кого нанять. Есть много способов нанять виртуального помощника. Вы можете использовать службу VA, которая нанимает и обучает их, а затем они назначают вам человека на основе необходимых вам услуг.

Последний вариант — нанять кого-то из вашей сети, у кого есть рекомендации. Хотя вы можете опубликовать объявление о поиске виртуального помощника, поиск того, у кого уже есть доверенные учетные данные, сэкономит вам время и нервы.

Список услуг, которые могут предложить виртуальные помощники

Писательское творчество

• Пишите сообщения в блоге
• Пишите электронные книги, книги, информационные бюллетени, воронки электронной почты и т. д.
• Напишите или отредактируйте аудио- или видеотранскрипты.
• Пишите сообщения в социальных сетях для Facebook, Twitter или Instagram.
• Редактирование и проверка сообщений в блогах, книг, веб-сайтов, информационных бюллетеней, рецептов и т. д.
• Подготовьте электронные письма для вашего электронного маркетинга
• Создание описаний товаров для интернет-магазинов (менеджер магазина/продукта)
• Составление/редактирование отзывов.
• И т.д…

Администратор/управление

• Обслуживание клиентов по электронной почте, в чате или по телефону.
• Следите и отвечайте на электронные письма.
• Организуйте почтовые ящики
• Управление комментариями в блоге.
• Вебинарная поддержка в прямом эфире
• Управление календарем
• Создание презентаций PowerPoint
• Управление поставками и расходными материалами
• Устроить интервью
• Отвечать на телефонные звонки
• Повторное использование контента (пример: преобразование видео в письменный пост в блоге или пост в блоге в пост в социальной сети)
• Ведение протоколов видеоконференций
• Управление редакционными календарями блога
• Задачи адаптации клиентов, такие как ответы на электронные письма и отправка счетов и контрактов
• Сопровождение потенциальных клиентов/текущих клиентов
• Представление гостей
• Организовать поездку
• Подготовка форм
• Создание резюме
• Найм и обучение новых членов команды
• перевод
• Мозговой штурм для сообщений в блогах, продуктов и т. д.

NB: Административные задачи являются одними из самых востребованных услуг. Помощь владельцам бизнеса в выполнении этих повседневных задач высвобождает их время для заработка. Очень ценно!

Графический дизайн

• Создание графики для постов в блоге
• редактирование фотографий
• Создание слайдов для вебинаров или мастер-классов.
• Дизайн визиток, флаеров, логотипов, меню, вывесок и т.д.
• Поиск изображений для сообщений в блогах, книг, социальных сетей и т. д.
• Создание руководств по фирменному стилю.
• Дизайн электронных книг или PDF-файлов для подписки на рассылку

NB: В Canva есть множество шаблонов, и его легко использовать, если вы хотите создавать графику.

Социальные медиа

• Планирование обновлений в социальных сетях.
• Создание и управление учетной записью Pinterest
• Создание продвигаемых пинов и управление ими
• Управление группами Facebook
• Создание и управление группами LinkedIn
• Создавайте опросы в социальных сетях
• Скорректируйте графики публикаций.
• Создание и ведение постов в Instagram.
• Отвечайте на сообщения в социальных сетях.

Бухгалтерский счет

• Управление платежами и выставлением счетов.
• Обработка заказов и возвратов.
• Управление коллекцией
• Управление платежной ведомостью
• Биллинг и счета.

Как использовать этот список услуг виртуального помощника?

Как видите, существует множество услуг, которые вы можете предложить в качестве виртуального помощника.

В зависимости от типа интересующей вас услуги, вы можете комбинировать пакет сопутствующих услуг и продавать как пакет услуг: оплачивается за проект или в качестве текущего ежемесячного обслуживания.

Если вы найдете что-то, что вас заинтересует, проведите дополнительные исследования. Если после вашего исследования вы все еще заинтересованы, узнайте, как вы можете приобрести необходимые навыки, если у вас их еще нет.

Вы можете учиться из видео на YouTube, книг на Amazon или курсов, которые вы найдете в Интернете.

И помните, только потому, что вы начинаете с такой услуги, как VA, не означает, что вы застрянете, предлагая эту услугу до конца своей жизни. Вы можете обновить или добавить дополнительные услуги.

Навыки, необходимые для работы виртуальным помощником

Многие навыки, необходимые для работы виртуальным помощником, такие же, как и для помощника по административным вопросам или секретаря. Например, вы должны обладать превосходными организаторскими способностями. Вы также должны иметь приятное поведение по телефону и навыки использования новых технологий.

Как VA, вам также потребуются определенные навыки для самостоятельной занятости. Например, вы должны быть в состоянии работать в режиме многозадачности, особенно если вы работаете с несколькими клиентами.

Вы должны быть в состоянии сосредоточиться на работе в домашней обстановке. Вам также необходимо правильное оборудование в вашем домашнем офисе.

Некоторые рабочие места виртуального помощника требуют дополнительных навыков, в том числе веб-дизайн, планирование мероприятий, бухгалтерский учет и многое другое.

Вы можете искать вакансии виртуальной помощи, которые требуют ваших конкретных навыков. В дополнение к конкретным навыкам работодатели часто ищут кандидатов с обучением и/или опытом работы в какой-либо административной должности.

Основные качества виртуального помощника

Fiabilité

Это один из самых важных, потому что, к сожалению, он кажется наиболее распространенным. Многие клиенты говорили мне, что они были разочарованы VA, которые не сообщали о своем прогрессе или просто не справились.

Это совершенно непростительно и не только создает дурную славу индустрии виртуальной помощи, но и следующий вызванный виртуальный помощник должен нести подозрения и сомнения клиента в эффективности использования этих видов услуг.

Профессионализм имеет первостепенное значение в этой отрасли, поэтому, если клиент звонит вам, вы должны перезвонить ему. Если вы получили письмо, вы должны ответить! Не обязательно сразу, но хотя бы на следующий день.

Хорошие коммуникативные навыки

С первого пункта вы должны информировать клиента о ходе вашей работы, поэтому установите, как и когда их обновлять, когда он станет клиентом, и перед началом каждой новой задачи.

Если клиенту приходится постоянно гоняться за вами за обновлениями, значит, вы делаете свою работу неправильно.

Тайм-менеджмент

Исследования говорят, что вы должны сосредоточиться только на чем-то одном, а это неэффективно для многозадачности. Конечно, вы должны сосредоточиться на поставленной задаче, но вы также будете работать с несколькими клиентами; которые думают, что они ваш один и самый важный клиент.

Вероятно, у вас много дел за день, поэтому планируйте заранее. Планируйте задачи, когда вы наиболее эффективны. Используйте календарь Google и отмечайте личные вещи одним цветом, а рабочие — другим.

Если вы знаете, что лучше всего пишете утром, попробуйте назначать встречи на вечер. Вы также можете поместить все свои рабочие задачи в свой календарь (включая время планирования), чтобы реально знать, есть ли у вас время сделать все.

Ressource

Вы будете часто получать электронные письма с техническими вопросами, которые они могли бы легко найти с помощью Google, или с вопросами о том, сколько стоят ваши услуги, когда они даже не удосужились посетить ваш веб-сайт и/или ваши социальные сети.

Вас попросят сделать много вещей, которые вы никогда раньше не делали, и вам просто нужно понять, как это сделать. Ожидается, что виртуальные машины предоставят решения и решат проблемы клиентов.

Если у вас нет возможности решить проблему и понять, как что-то сделать, вы не будете хорошим VA.

Виртуальный помощник — это не Йода, поэтому нереально предположить, что он сможет все это делать. Но вы должны знать, как исследовать, чтобы найти информацию самостоятельно. Пока вы честны со своим клиентом в отношении степени своих навыков, все будет в порядке.

Клиенты также не ожидают, что вы будете знать все. Скажите им, что вы никогда раньше не занимались этой конкретной работой; но вы счастливы узнать, как и вернуться к нему.

Вы должны продолжать тренироваться, где вы можете смотреть видео на YouTube, обмениваться навыками с другими VA, задавать вопросы на форумах VA и вообще участвовать.

Старайтесь быть в курсе того, что происходит и меняется как в вашей отрасли, так и в мире технологий. Решите, о чем вы хотите узнать больше, а затем проведите исследование.

Управление ожиданиями и построение доверия

Вам нужно не только знать, что вы делаете, но и убедиться, что клиент знает, что он делает. Часто клиент никогда не работал с виртуальным ассистентом, поэтому, если он не знает, что он может делать и как это все работает, он серьезно усомнится в вашей способности ему помочь.

Новый клиент, скорее всего, найдет вас, чтобы помочь ему в этом процессе, поэтому вам нужно знать и объяснять, как вы работаете. В основном это приходит с опытом, но попрактикуйтесь в новом списке вопросов или в ролевой игре; и даже добровольно работать на знакомого вам подрядчика, чтобы вы могли получить отзыв и попробовать, если это вас беспокоит.

Работать в одиночестве

Кажется, что фрилансеры довольно часто чувствуют себя одинокими, что меня удивляет, поскольку я совершенно счастлив, работая в одиночку, и никогда не думал, что некоторые люди будут скучать по другим.

Конечно, иногда я использую коворкинги, а иногда работаю в кафе, но нужно помнить о том, что нужно быть одному всю неделю.

Если у вас есть опыт виртуальной помощи, не забудьте оставить мне комментарий. Однако я не могу оставить вас без презентации этого премиум-тренинга по личным финансам.