Этапы плана проекта, обеспечивающие успех проекта

План проекта является кульминацией тщательного планирования менеджером проекта. Это основной документ, который определяет ход проекта. Это руководство для руководителя проекта.

Хотя планы проектов различаются от компании к компании, есть десять шагов, которые обязательно должны быть в плане проекта, чтобы избежать путаницы и вынужденной импровизации на этапе выполнения проекта.

В этой статье Я предлагаю вам мой совет, который поможет вам хорошо написать план вашего проекта. Если вы хотите успешно реализовать свой проект, ваш план проекта обязательно должен включать следующие элементы:

1. Цели проекта

Цели проекта определены в Уставе проекта. Однако они также должны быть включены в план проекта для дальнейшего разъяснения целей проекта. Как бы менеджер проекта ни решил включить цели в план проекта, важно поддерживать четкую связь между устав проекта – первый ключевой документ проекта – и второй ключевой документ проекта, его проектный план.

2. Объем проекта

Как и цели проекта, масштаб определяется в уставе и должен уточняться в плане проекта руководителем проекта. Определив масштаб, руководитель проекта может начать показывать, как он будет выглядеть. цель проекта.

Если объем не определен, он может распространяться на весь проект. Это приводит к перерасходу средств и срыву сроков.

Статья для чтения: Как вести процветающий бизнес?

Например, если вы возглавляете группу по маркетингу для создания брошюры для линейки продуктов компании, вы должны указать количество страниц и привести примеры того, как будет выглядеть готовый продукт.

Для некоторых членов команды брошюра может состоять из двух страниц, в то время как другим может хватить десяти страниц. Определение масштаба может привести всю команду к единому мнению с самого начала.

3. Вехи и основные результаты

Основные достижения проекта называются вехами, а основные рабочие продукты называются основными результатами. Оба они представляют основные компоненты работы над проектом. План проекта должен идентифицировать эти элементы, определить их и установить сроки их выполнения.

Если организация реализует проект по разработке нового программного обеспечения, главным результатом может быть окончательный список бизнес-требований и способов их реализации.

Затем у проекта могут быть вехи для завершения проектирования, тестирования системы, приемочного тестирования пользователями и даты развертывания программного обеспечения. Эти вехи связаны с рабочими продуктами, но они больше связаны с процессами, чем с самими продуктами.

Статья для чтения: Место цифрового маркетинга в бизнесе

Вехи и ключевые сроки доставки не обязательно должны быть точными датами, но чем они конкретнее, тем лучше. Точные даты помогают руководителям проектов более точно разбивать рабочие структуры.

На этом этапе плана вы создадите вехи, чтобы можно было брать большие или высокоуровневые результаты и разбивать их на более мелкие результаты, которые можно описать на следующем этапе.

4. Структура работы

Структура декомпозиции работ разбивает вехи и основные результаты проекта на более мелкие части, чтобы за каждый аспект можно было назначить одного человека.

При разработке этой структуры руководитель проекта учитывает множество факторов, таких как сильные и слабые стороны членов команды проекта, взаимозависимости между задачами, доступные ресурсы и общий срок выполнения проекта.

Руководители проектов несут полную ответственность за успех проекта, но они не могут выполнять работу в одиночку. Структура разбивки — это инструмент, который руководитель проекта использует для обеспечения ответственности за проект.

Статья для чтения: Вот 14 советов, как быстро разбогатеть

Этот инструмент также сообщает заинтересованным сторонам проекта, кто за что отвечает. Если руководителя проекта беспокоит какая-то задача, он точно знает, к кому обратиться по этому поводу.

5. Инвестиционный бюджет

Бюджет проекта показывает, сколько денег выделено для завершения проекта. Менеджер проекта несет ответственность за надлежащее распределение этих ресурсов.

Для проекта, в котором есть поставщики, менеджер проекта обеспечивает выполнение результатов в соответствии с условиями контракта, уделяя особое внимание качеству. Бюджеты некоторых проектов связаны с планом человеческих ресурсов.

Важно установить стоимость каждого шага, взглянув на необходимое время и стоимость труда, необходимого для выполнения задач. Стоимость проекта связана с продолжительностью проекта, которая сводится к масштабу проекта. Объем, этапы, задачи и бюджет должны быть согласованы и реалистичны.

6. План людских ресурсов

План человеческих ресурсов показывает, как проект будет укомплектован персоналом. Он определяет, кто будет частью команды проекта и сколько времени каждый человек должен выделить.

При разработке этого плана руководитель проекта договаривается с членами команды и их руководителями о том, сколько времени каждый член команды может посвятить проекту. Если для консультирования по проекту требуются дополнительные сотрудники, но они являются частью проектной группы, это также документируется в штатном расписании. Опять же, проводятся консультации с соответствующими надзорными органами.

7. План управления рисками

При запуске проекта многое может пойти не так. Хотя трудно предвидеть каждую возможную катастрофу или незначительный инцидент, многие подводные камни можно предсказать. В плане управления рисками руководитель проекта определяет все риски проекта. Он также определяет вероятность возникновения этих сценариев и стратегии их смягчения.

При формулировании этого плана менеджер проекта может запросить информацию у спонсора проекта или его проектной группы.

Стратегии смягчения применяются для рисков, которые могут возникнуть или которые связаны с высокими затратами. Риски, возникновение которых маловероятно, а также риски с низкими затратами отмечаются в плане, даже если для них не предусмотрены стратегии смягчения последствий.

8. План коммуникации

План коммуникаций описывает, как проект будет донесен до различных аудиторий. Как и в случае с декомпозицией работ, план коммуникаций возлагает ответственность за выполнение каждого компонента на члена проектной команды.

На этом этапе важно описать, как проблемы будут сообщаться и решаться внутри команды. Также следует указать частоту общения с командой и заинтересованными сторонами. У каждого сообщения есть целевая аудитория. Это помогает руководителям проектов обеспечить получение нужной информации нужными людьми в нужное время.

Статья для чтения: 1 финансовых советов для молодоженов

9. План управления заинтересованными сторонами

План управления заинтересованными сторонами определяет, как заинтересованные стороны будут использоваться в проекте. Иногда заинтересованным сторонам просто необходимо получить информацию. Это можно учесть в плане коммуникаций.

10. План управления изменениями

План управления изменениями устанавливает основу для внесения изменений в проект. Хотя менеджеры проектов стараются избегать изменений в проекте, иногда они неизбежны.

План управления изменениями содержит протоколы и процессы для внесения изменений. Для подотчетности и прозрачности важно, чтобы спонсоры проекта, менеджеры проекта и члены проектной группы следовали плану управления изменениями.

В итоге….

План проекта является важным документом для успеха проекта. Он служит компасом в ведении проекта от начала до конца. Поэтому для согласования различных моментов требуется активное участие всех заинтересованных сторон. Также важно уделить все время, необходимое для его определения.

Основной риск нечетко сформулированного плана заключается в том, что вы рискуете столкнуться со спорами, которые необходимо решить по пунктам разногласий, которые не были сформулированы.

Приглашаю вас поделиться своим мнением и опытом в комментариях.