هڪ منصوبي جي رابطي جو منصوبو ڪيئن ٺاهيو؟

مواصلاتي منصوبا توهان جي منصوبن لاء اهم آهن. مؤثر رابطي، ٻئي اندروني ۽ بيروني، آهي منصوبي جي ڪاميابي لاء ضروري آهي. اهو ضروري آهي ته هڪ پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان هجي جنهن جي وضاحت ڪئي وڃي ته اسٽيڪ هولڊر ڪير آهن، ۽ انهن تائين ڪڏهن ۽ ڪيئن پهچي سگهن ٿا. بهرحال، سٺو هجڻ رابطي واري حڪمت عملي توهان لاء تمام مفيد ٿي سگهي ٿو. هي آرٽيڪل پکڙيل آهي:

• منصوبي جي ڪميونيڪيشن منصوبن جا فائدا
• رابطي جي منصوبي ۾ ڇا شامل ڪرڻ گهرجي
• رابطي جو منصوبو ڪيئن لکجي
• ۽ سڄي منصوبي ۾ ڪميونيڪيشن پلان ڪيئن استعمال ڪجي

پر شروع ڪرڻ کان پهريان، مان توهان کي هن پريميئم ٽريننگ بابت ٻڌائڻ چاهيان ٿو جنهن ذاتي طور تي مون کي اجازت ڏني آهي ته منهنجي سائيٽن تي منهنجي تبادلي جي شرح وڌائڻ. بس هتي ڪلڪ ڪريو، اهو هڪ الحاق لنڪ آهي.

پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن منصوبن جا فائدا

انهن جي بنيادي طور تي، پروجيڪٽ مواصلاتي منصوبا موثر رابطي کي آسان بڻائي ٿو. اهي توهان جي منصوبن کي آساني سان هلائيندا ۽ توهان جي منصوبي جي ناڪامي کان بچڻ ۾ مدد ڪندا. ٻين وڏن فائدن ۾ اميدن کي ترتيب ڏيڻ ۽ انتظام ڪرڻ، اسٽيڪ هولڊر جي بهتر انتظام، ۽ منصوبي جي منصوبابندي جي عمل سان مدد ڪرڻ شامل آهن.

سيٽ ڪريو ۽ انتظام ڪريو اميدون

پروجيڪٽ مواصلات هڪ ٻه طرفي گهٽي آهن. گهڻو ڪري منصوبي جي منصوبابندي وانگر، اميدون مقرر ڪرڻ جي ضرورت آهي ۽ پروجيڪٽ ٽيم ۽ ڪلائنٽ اسٽيڪ هولڊرز کي آسانيء سان وڃڻ لاء رابطي جي ذميواري کڻڻ جي ضرورت آهي.

جڏهن ته هڪ پروجيڪٽ بغير ڪنهن منصوبي جي منصوبي جي جاء تي شروع نٿو ٿئي، پراجيڪٽ مواصلاتي منصوبا آسانيء سان بحث نه ڪيا ويا آهن، پر انهن کي هجڻ گهرجي.

ڪلائنٽ کي پروجيڪٽ جي عمل جي شروعات ۾ ڄاڻڻ سان ڇا توقع ڪجي، توهان پروجيڪٽ پروپوزل جي عمل سان شروع ڪندي، پوري منصوبي لاءِ سر مقرر ڪيو.

اهو پڻ مددگار آهي انهن لاءِ اڳ ۾ ڄاڻڻ لاءِ ته توهان کي انهن مان ڪهڙي ضرورت پوندي ته جيئن اهي تيار ٿي سگهن جڏهن وقت اچي.

اسٽيڪ هولڊر ۽ ڪسٽمر انتظام

هڪ منصوبي جي دوران، مقصدن ۽ سنگ ميلن کي ترتيب ڏيڻ جي باري ۾ ڪامياب رابطي، ۽ بعد ۾ انهن کي ٻيهر ترتيب ڏيڻ جيئن منصوبن جي تبديلي، اسٽيڪ هولڊر جي خريداري ۽ منصوبي جي صورتحال تي شفافيت لاء ضروري آهي.

ڪلائنٽ سان سٺو تعلق برقرار رکڻ لاءِ ڪميونيڪيشن اهم آهي، ۽ هڪ پراجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان توهان جي انهي گڏيل سمجھه کي برقرار رکڻ ۾ مدد ڪري سگهي ٿو ته ڇا ٿي رهيو آهي ۽ توهان جي سڄي منصوبي ۾ ڇا ٿيڻ گهرجي.

منصوبي جي منصوبه بندي

هڪ پروجيڪٽ مينيجمينٽ ڪميونيڪيشن پلان وضاحت ڪري ٿو ته ڪيئن نازڪ معلومات پوري منصوبي ۾ مهيا ڪئي ويندي، ڪنهن جي طرفان، ۽ ڪيترا ڀيرا. جئين توهان منصوبي جي منصوبابندي کي مڪمل ڪيو، توهان کي پڻ ڪميونيڪيشن پلاننگ مڪمل ڪرڻ گهرجي.

سڀئي منصوبا برابر نه ٺاهيا ويا آهن، ۽ انهي سبب لاء، هڪ پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان توهان جي پروجيڪٽ لاءِ منفرد آهي، اهو ئي سبب آهي ته ان جي باري ۾ سوچڻ ضروري آهي جڏهن توهان جي پروجيڪٽ پلان ٺاهڻ کان پوءِ لانچ ڪيو وڃي.

وڏن منصوبن ۾ ننڍن منصوبن جي ڀيٽ ۾ مختلف مواصلاتي ضرورتون هونديون آهن، ۽ ساڳيو ئي منصوبن لاء اسٽيڪ هولڊرز جي ٽيمن سان گڏ هڪ واحد پروجيڪٽ رابطي سان.

مقصدن سان منصوبا، بجيٽ، مختلف ڊيڊ لائنون ۽ حتي مختلف ڊليوريبلز سڀني کي انهن ضرورتن جي مطابق ڪميونيڪيشن جي ضرورت آهي، ۽ اها ڳالهه ذهن ۾ رکڻ لاءِ آهي جڏهن پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان ٺاهيندي.

ڪميونيڪيشن منصوبن ۾ ڇا شامل ڪيو وڃي

جڏهن ته توهان جي ڪميونيڪيشن پلان جون خاصيتون مختلف هونديون پراجيڪٽ جي قسم ۽ دائري جي لحاظ کان، ڪجهه اهم عنصر شامل ٿيڻ گهرجن هر منصوبي جي ڪميونيڪيشن پلان ۾ جيڪو توهان ٺاهيو ٿا:

اهم اسٽيڪ هولڊرز

سڀني اهم اسٽيڪ هولڊرز کي لکو، بشمول توهان جو بنيادي ڪسٽمر رابطو. رابطي جي معلومات شامل ڪريو جيئن ته فون نمبر ۽ اي ميلون، ته جيئن ڪو به ماڻهو جيڪو رابطي واري منصوبي تائين رسائي ڪري ٿو اهو معلومات ڳولي سگهي ٿو.

ٽيم جا ميمبر

توهان جي پروجيڪٽ جي اهم ٽيم ميمبرن ۽ انهن جا ڪردار شامل ڪريو. اهو هر ڪنهن لاءِ ڪارائتو آهي جيڪو نئين يا پروجيڪٽ سان ناواقف آهي. توهان جي ٽيم جي ميمبرن کي لسٽ ڪريو جيڪي گفتگو ڪرڻ ۾ ملوث آهن، اهم حڪمت عملي بحث، يا توهان اسٽيڪ هولڊرز ۽ توهان جي ٽيم جي وچ ۾ ٽيڪنيڪل گفتگو کي ڪيئن منظم ڪندا.

رابطي جا طريقا

بيان ڪريو مکيه رابطي جا طريقا ۽ مختلف چينل جيڪي توهان اسٽيڪ هولڊرز سان رابطو ڪرڻ لاءِ استعمال ڪندا. استعمال ڪريو اي ميل، فون ڪالز، روبرو ملاقاتون، وڊيو ميٽنگون، سوشل ميڊيا يا ٻيو ڪو. ترجيحي اسٽيڪ هولڊر چينلز تي نوٽس شامل ڪريو.

رابطي جو قسم

ڪميونيڪيشن جا قسم شامل ڪريو، اھو ڪميونيڪيشن ڪيئن ورهايو ويندو، ڇا شامل ڪيو ويندو، ۽ جنھن سان اھو ڪميونيڪيشن ھوندو. مثال طور، توهان ڪلائنٽ کي هفتيوار اسٽيٽس رپورٽون مهيا ڪري سگهو ٿا.

غور ڪيو ته توهان هي ڪيئن فراهم ڪندا، اهو ڪنهن کي فراهم ڪيو ويندو، ۽ ڪهڙي معلومات کي رپورٽ ۾ شامل ڪيو وڃي.

مواصلاتي انداز

اهو اسٽيڪ هولڊرز ۽ مواصلاتي طريقن سان ٽوڙي سگهجي ٿو. ڇا هڪ خاص اسٽيڪ هولڊر صرف رسمي رابطي کي ترجيح ڏئي ٿو، يا ڇا توهان ان کي ٿورو وڌيڪ اتفاق سان وٺي سگهو ٿا؟

گڏجاڻين جو ڪئلينڊر

جڏهن ته توهان هن کي ترتيب ڏئي سگهو ٿا جيئن ضرورت مطابق پوري پروجيڪٽ ۾، اهو مددگار آهي هڪ ابتدائي خيال رکڻ لاءِ ته توهان ڪيتري وقت اسٽيڪ هولڊرز سان ملندا.

پروجيڪٽ جي دائري تي مدار رکندي، توهان اهو پڻ ظاهر ڪري سگهو ٿا ته توهان ڪلائنٽ ڏانهن اي ميلون ڪيترا ڀيرا موڪليندا. توهان جي گڏجاڻين جي ڪئلينڊر ۾ اندروني ٽيم جي گڏجاڻين کي پڻ شامل ڪريو.

اهم پيغام

هر اسٽيڪ هولڊر لاءِ، اھم پيغام يا معلومات جو تعين ڪريو جيڪي انھن کي پوري منصوبي ۾ پھچائڻ جي ضرورت پوندي. ھن ۾ ڪا به معلومات يا راءِ شامل آھي توھان کي انھن کان ضرورت پوندي.

رابطي جا مقصد

هڪ مواصلاتي منصوبو جنهن ۾ ڪميونيڪيشن جا مقصد شامل آهن توهان جي مدد ڪري سگهي ٿي فيصلا ڪرڻ جي بنياد تي جيڪي توهان حاصل ڪرڻ جي ڪوشش ڪري رهيا آهيو.

ڪيئن لکجي پنهنجو پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان

1. سمجھو پنھنجي سيٽنگون

هڪ منصوبي رابطي جو منصوبو رسمي ٿيڻ جي ضرورت ناهي. پر اهو گهٽ ۾ گهٽ توهان جي پنهنجي حوالي سان لکڻ گهرجي. گرامر تي غور ڪريو، ڇاڪاڻ ته توهان سمارٽ آواز ڪرڻ چاهيو ٿا، پر ان ڪري جو توهان صاف ۽ سمجھڻ چاهيو ٿا.

لکڻ جا اوزار توهان جي مدد ڪري سگھن ٿا ان سان معاملو ڪرڻ کان سواءِ تمام گهڻو وقت وٺڻ. انهي سان گڏ، توهان اعتماد سان پنهنجو مواد ٺاهڻ شروع ڪري سگهو ٿا.

پهريون، اهو توهان کي ويهڻ جي اجازت ڏئي ٿو ۽ منصوبي جي پيٽرولن کي سيٽ ڪريو. انهن ۾ شامل آهي پروجيڪٽ جي سائيز، ڪلائنٽ ڪمپني جي معلومات، پروجيڪٽ پهچائڻ، شيڊول ۽ پروجيڪٽ ٽيم.

سوچيو مواصلاتي انداز توهان جي ٽيم ۽ توهان جي ڪلائنٽ جو:

• هينئر تائين مواصلات ڪيتري ڪامياب ٿي چڪا آهن؟
• ڇا توھان جو ڪلائنٽ اشارو ڪيو آھي ھڪڙي ترجيح رابطي لاءِ: ڇا اھي فون ڪندا آھن جڏھن انھن وٽ ڪو سوال آھي يا اھي اي ميل-مرڪز آھن؟
• ڇا توهان ذاتي طور تي يا وڊيو ذريعي ملاقات ڪئي؟
• توهان جي ٽيم ڪيترا ڀيرا سڌو سنئون توهان سان هڪ منصوبي تي رابطو ڪري ٿي؟ ڇا اهي لکت واري حوالي سان گڏجاڻين کي ترجيح ڏين ٿا؟

هڪ دفعو توهان سمجھو ٿا ٽيم ۽ ڪلائنٽ جيڪي توهان ڪم ڪندا آهيو، توهان هن کي لاڳو ڪري سگهو ٿا مواصلاتي ايڪشن پلان تي.

2. پنھنجن مقصدن ۽ پنھنجي اسٽيڪ ھولڊرز جي وضاحت ڪريو

توهان جي پروجيڪٽ جي فراهمي جي فهرست ۽ اهم منصوبي جي اسٽيڪ هولڊرز. اڳيون، پنھنجي پروجيڪٽ جا مقصد ھن لسٽ ۾ شامل ڪريو: سوچيو ته ڪامياب پراجيڪٽ ڪميونيڪيشن ڇا آھي، نه رڳو توھان جي ڪلائنٽ سان، پر توھان جي ٽيم سان پڻ.

هي فهرست رابطي جي فيصلن جي رهنمائي ڪندو.

3. هڪ مواصلاتي منصوبو ٺاهيو

هاڻي اهو منصوبو ٺاهڻ جو وقت آهي. توهان جي رابطي جي انداز کي بيان ڪريو جيڪي توهان وٽ هوندا توهان جي سڄي منصوبي ۾. توهان جي پروجيڪٽ جي مقصدن کي ڄاڻڻ، غور ڪيو ته توهان ڪيترا ڀيرا توهان جي ڪلائنٽ اسٽيڪ هولڊرز سان گفتگو ڪندا، توهان اهو ڪيئن ڪندا، ۽ اهي مواصلات شامل هوندا.

توھان ڪيترن ئي طريقن کي استعمال ڪرڻ جو فيصلو ڪري سگھو ٿا، جھڙوڪ شيڊول ۽ بجيٽ جي پيش رفت کي اپڊيٽ ڪرڻ لاءِ ھفتيوار فون چيڪ اِن، گڏوگڏ روزاني اي ميلون پرواز تي سوالن لاءِ ۽ گھٽ ۾ گھٽ ذاتي ملاقاتون تازه ڪاريون پيش ڪرڻ لاءِ. پروجيڪٽ جا مکيه سنگ ميل .

جيڪو به توهان فيصلو ڪيو، توهان جي ميٽرڪ ۽ مقصدن کي ذهن ۾ رکو. انهن کي توهان جي رابطي جي قسمن کي سڃاڻڻ ۾ مدد ڪرڻ گهرجي جيڪي توهان جي پروجيڪٽ لاء تمام گهڻو فائدي وارا هوندا ۽ توهان جي رابطي کي ڪيترو تفصيلي يا ان جي اندر هجڻ گهرجي.

هڪ پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان ڪيئن استعمال ڪجي

1. ان کي پنھنجي ٽيم سان حصيداري ڪريو

منصوبي کي توهان جي ٽيم سان شيئر ڪرڻ انهن کي توهان جي ڪميونيڪيشن ڪيڊنس جي آگاهه ڪندو، جيڪو انهن جي ڪم ۽ ترسيل جي تاريخن تي اثرانداز ٿئي ٿو، پر انهن کي وڌيڪ حوالو پڻ ڏي ٿو ته توهان ڪيئن گفتگو ڪندا ۽ ڪنهن سان.

ھن معلومات کي حصيداري ڪرڻ جو مطلب آھي توھان جي ٽيم توھان جي مدد ڪري سگھي ٿي رابطي واري منصوبي کي لاڳو ڪرڻ ۾.

2. ٽريڪ تي رکو

پڪ ڪريو ته توهان جي ٽيم توهان جي ڪميونيڪيشن پلان کي ڄاڻي ٿي ۽ سمجهي ٿي ته جيئن توهان جو ڪلائنٽ مسلسل ۽ بامعني معلومات حاصل ڪري انهن کي پوري پروجيڪٽ ۾ پهچائي.

سڀ اهم پروجيڪٽ ميٽنگون بک ڪريو جيئن ئي توهان وٽ هڪ منصوبو آهي ۽ توهان جي ڪئلينڊر ۾ ياد ڏياريندڙ شامل ڪريو باقاعده چيڪ ان ۽ اي ميلون پروجيڪٽ لاءِ ته جيئن توهان پنهنجي منصوبي ۾ مقرر ڪيل اهم شين سان ٽريڪ تي رهو.

جيڪڏهن ڪنهن به موقعي تي توهان پنهنجي مواصلاتي منصوبي کان ڀڄندا آهيو ۽ ان ڏانهن واپس اچڻ مشڪل محسوس ڪندا آهيو، انهي طريقي تي ٻيهر غور ڪريو جيڪو توهان مقرر ڪيو آهي:

• ڇا اهو اڃا تائين توهان جي منصوبي جي مقصدن سان لاڳاپيل آهي؟
• ڇا مقصد يا اسٽيڪ هولڊرز منصوبي جي شروعات کان وٺي ڪنهن به طريقي سان تبديل ٿي ويا آهن؟
• ڇا ھن مرحلي ۾ پروجيڪٽ جي معلومات کي پھچائڻ لاءِ وڌيڪ اثرائتي طريقا آھن؟

ڪميونيڪيشن پلان = ڪاميابي

هڪ پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان حاصل ڪرڻ توهان کي موثر طريقي سان گفتگو ڪرڻ جا اوزار ڏئي ٿو. ھڪڙو منصوبو پڻ توھان کي اجازت ڏئي سگھي ٿو توھان جي انداز جو جائزو وٺڻ ۽ جيڪڏهن ضروري هجي ته توهان جي گراهڪ جي ضرورت آهي.

توهان جو پروجيڪٽ ڪميونيڪيشن پلان ڪيترو به باضابطه يا غير رسمي هجي، اهو هڪ تمام ڪامياب ۽ موثر منصوبي جي وچ ۾ فرق ٿي سگهي ٿو ۽ هڪ اهو آهي جيڪو بغير ڪنهن مضبوط منصوبي کان سواءِ ئي ڀوڳي ٿو.

ان جي باري ۾ سوچيو ته هڪ ٻئي طريقي سان سيٽ ڪرڻ ۽ هڪ منصوبي ۾ اميدن جي جانچ ڪريو. ان کي آسانيءَ سان بامعني ۽ ڪامياب رابطي کي يقيني بڻائڻ جو هڪ طريقو سمجهيو.

توهان ڇا ٿا سمجهو ؟

هڪ منصوبي جي ڪاميابي لاء هڪ پروجيڪٽ مواصلاتي منصوبو ڪيترو ضروري آهي؟ ڇا توھان سوچيو ٿا پراجيڪٽ مينيجرز کي ھميشه انھن جي سائيز کان سواءِ، منصوبن لاءِ ڪميونيڪيشن پلان لکڻ گھرجي؟ مون کي خبر ڏيو ته پنهنجا ويچار ڇڏي تبصرو!

تنهن هوندي، جيڪڏهن توهان ڇهن مهينن ۾ توهان جي ذاتي ماليات جو ڪنٽرول وٺڻ چاهيو ٿا، آئون هن گائيڊ جي سفارش ڪريان ٿو.

اسان کي هڪ تبصرو ڇڏي ڏيو